Gestion des dépenses des petites entreprises :10 façons dont le logiciel de gestion des dépenses peut aider les PME à se développer

La gestion des dépenses est le processus par lequel les entreprises remboursent aux employés l'argent dépensé pour des questions liées à l'entreprise. Elle est le plus souvent associée à des dépenses liées aux déplacements mais pour réellement profiter à l'entreprise, la gestion des dépenses doit englober tout ce qu'un employé peut demander de remboursement, ce qui peut devenir flou, des fournitures de bureau à domicile aux abonnements logiciels.

La gestion des dépenses présente de nombreux défis pour une petite entreprise. Fait manuellement, cela peut nécessiter un investissement important en argent et en temps. Il faut 58 $, en moyenne, soumettre et traiter une note de frais, et 52 $ supplémentaires pour le corriger, selon la Global Business Travel Association (GBTA).

Une bonne gestion des dépenses permet aux petites entreprises d'avoir un aperçu des dépenses des employés et de catégoriser les dépenses. Il assure la conformité fiscale et complète, des rapports facilement accessibles pour les audits. Il indique clairement aux employés quelles sont les lignes directrices et leur donne les moyens de s'y conformer. Une gestion des dépenses bien faite signifie que la finance n'a pas à contester les dépenses avec un employé ou à expliquer pourquoi elles n'ont pas été remboursées en temps opportun.

Consacrer du temps et de l'argent à des processus lourds de gestion des dépenses ne sert à personne. Les automatiser jette les bases de la croissance :vous aurez des employés plus heureux avec plus de temps pour faire ce pour quoi vous les avez embauchés et des données plus précises et accessibles avec lesquelles prendre des décisions commerciales.

10 façons dont le logiciel de gestion des dépenses peut développer les petites entreprises

1. Contrôler les frais de déplacement.

   Les frais de déplacement représentent 10 à 12 % du budget annuel d'une entreprise et représentent environ 1 % de son chiffre d'affaires, selon les données de référence d'Accenture. Et les petites entreprises ont tendance à dépenser plus en voyages que les entreprises, en partie parce qu'ils manquent de pouvoir d'achat et de négociation avec les partenaires de voyage et font naturellement de leur mieux pour entrer en contact avec les clients et rassembler leur personnel. Les règles qui établissent des limites de dépenses peuvent aider à contrôler les coûts. Avec les systèmes logiciels de gestion des dépenses, le leadership peut identifier et fixer ces limites.

2. Assurer la conformité à la politique de gestion des dépenses.

   Ces règles devraient être le produit de bonnes politiques de gestion des dépenses. Environ les deux tiers des personnes interrogées par Allstar Business Solutions ont déclaré ne pas avoir lu la politique de dépenses de leur entreprise. Cette proportion est plus importante parmi les employés des petites entreprises. Un dixième de ces employés ne demande jamais de remboursement en conséquence. Pendant ce temps, quelque 56 % des directeurs financiers dans une récente enquête de Robert Half Management Resources ont déclaré avoir constaté une augmentation du nombre de « demandes de remboursement inappropriées » de la part des travailleurs sur une période de trois ans.

   Les systèmes de gestion des dépenses fonctionnent aux deux extrémités de ce spectre. Ils signalent les dépenses inappropriées ou douteuses et permettent aux employés hésitants de demander plus facilement un remboursement.

3. Facilité de gestion et de suivi des reçus papier.

   La plupart des politiques demanderont aux employés de consigner les reçus. Mais la perte de reçus papier est l'un des plus grands défis pour la gestion des dépenses des petites entreprises. Un bon système de gestion des dépenses commence par faciliter cette partie du processus, ce qui est onéreux pour les employés soumettant des dépenses et les comptables qui les traitent. Le logiciel de gestion des dépenses peut inclure une technologie de reconnaissance optique de caractères, dans lequel une photographie prise sur un téléphone mobile correspond automatiquement aux champs de notes de frais appropriés.

4. Réduisez les erreurs de données qui conduisent à un surpaiement.

   En moyenne, 19% des notes de frais comportent des erreurs, selon la GBTA. La gestion manuelle des notes de frais nécessite une sorte de danse entre l'employé, son responsable et le service comptable où sont enregistrées les dépenses, revu, interrogé, réexaminé, refusé, contesté et ainsi de suite. Le long du chemin, de nombreuses erreurs peuvent se frayer un chemin dans le remboursement. En automatisant la saisie des reçus et le classement des rapports, et signaler les allégations douteuses, un logiciel de gestion des dépenses peut réduire considérablement les erreurs de données.

   L'une de ces erreurs courantes est de surpayer l'employé. Certains domaines sont nombreux pour ces types d'infractions, y compris le suivi manuel du kilométrage ou les dépenses admissibles qui n'exigent pas que l'employé soumette des reçus papier. Une enquête a estimé que la fraude sur les dépenses coûte aux entreprises américaines 2,8 milliards de dollars par an. Cela ne tient même pas compte du coût supplémentaire de traitement des rapports, ce que le logiciel de gestion des dépenses réduit considérablement. Les entreprises qui utilisent un logiciel de notes de frais réduisent ce coût de traitement d'un quart, selon le groupe Aberdeen, un cabinet d'analystes de l'industrie B2B.

5. Assurez la conformité fiscale en fournissant des rapports facilement accessibles.

   Assurer la conformité interne avec votre politique de dépenses peut également garantir la conformité avec les réglementations de l'IRS lors du dépôt et du paiement des impôts. Pour les entreprises publiques qui doivent se conformer à la réglementation Sarbanes-Oxley (SOX), le logiciel de gestion des dépenses fournit des contrôles personnalisables et les outils d'auto-audit pour SOX. Les règles de l'IRS obligent les entreprises à stocker les données pendant sept ans. Le logiciel de gestion des dépenses enregistre toutes les informations relatives aux dépenses engagées par les employés et rend les rapports faciles à extraire à des fins d'audit, qu'ils soient internes ou requis par les investisseurs, prêteurs ou organismes de réglementation.

6. Remboursement rapide grâce à l'intégration avec les systèmes de comptabilité fournisseurs et de paie.

   Le délai entre le moment où un employé effectue un achat lié à l'entreprise et le moment où il est remboursé peut aller jusqu'à quatre semaines, selon une étude d'Allstar Business Solutions. L'intégration d'un logiciel de gestion des dépenses à un système de paie accélère le processus. Les meilleures entreprises transforment les notes de frais des employés en remboursement en 3 jours 1/2, selon Aberdeen.

   L'intégration avec le système de grand livre est également cruciale pour que les données soient enregistrées dans le plan comptable de l'entreprise. L'intégration avec les systèmes de comptabilité et de paie facilite la ventilation des dépenses des employés par catégorie et la comparaison des dépenses dans le temps pour identifier les valeurs aberrantes, tendances et opportunités d'économies.

7. Raccourcissez les flux de travail pour des gains d'efficacité commerciale.

   Selon les données d'Aberdeen, les entreprises voient en moyenne 1 1/2 notes de frais par employé et par mois. Selon la GBTA, il faut en moyenne 18 minutes aux finances pour corriger chaque rapport. Pris ensemble, cela signifie dans une entreprise de 50 employés, les équipes financières passent près de 23 heures par mois à corriger les rapports.Automatiser le processus de soumission d'un rapport, signaler les dépenses inappropriées ou les erreurs, la notification des approbateurs et l'intégration dans la paie peuvent réduire considérablement ce temps.

8. La facilité d'utilisation garantit l'engagement et la conformité.

   La principale plainte concernant la gestion manuelle des dépenses, du côté des employés et des finances, est qu'elle est maladroite et pas du tout conviviale. Un produit facile à utiliser qui inclut des capacités de capture de reçus mobiles, alerte automatiquement les utilisateurs des erreurs possibles et veille à ce qu'ils soient remboursés rapidement, ce qui augmente considérablement les chances que les employés se conforment aux politiques de dépenses.

9. Les données centralisées améliorent l'analyse des dépenses.

   Les systèmes de gestion des dépenses permettent également l'intégration de cartes de crédit d'entreprise pour faciliter le rapprochement. Ils rationalisent les données dans différents formats et enregistrent le tout dans une base de données commune. Avec une vue complète des dépenses initiées par les employés, la finance peut plus facilement identifier les valeurs aberrantes dans les dépenses et explorer les raisons qui les sous-tendent, pour voir si elles sont dues à des raisons économiques ou à une fraude. Les dépenses ministérielles deviennent également faciles à voir. Les données peuvent être utilisées pour identifier ou négocier les tarifs avec les partenaires ou fournisseurs de voyage préférés. Les entreprises peuvent tenir compte de ces coûts pour déterminer les véritables coûts d'acquisition de clients.

10. Des outils intuitifs stimulent l'engagement des employés.

    L'un des plus grands défis auxquels une petite entreprise est confrontée est de trouver et de conserver de bons employés. De mauvais processus orientés vers les employés détérioreront rapidement l'expérience des employés, et peut-être rien n'est plus important que d'assurer une bonne, paiement en temps opportun pour le processus souvent onéreux des voyages d'affaires. Fournir des outils intuitifs aux employés qui facilitent les parties de leur travail qui n'ajoutent pas de valeur, comme la soumission et le traitement des dépenses, est l'une des nombreuses façons de créer une expérience employé de qualité.

Le logiciel basé sur le cloud est un excellent choix pour la gestion des dépenses des petites entreprises. Les petites entreprises n'ont pas beaucoup de monde à consacrer aux projets logiciels. La migration vers un système de gestion des dépenses ne peut pas retirer le personnel de son travail pendant des semaines ou des mois à la fois. Un bon partenaire d'implémentation logicielle fournira les meilleures pratiques pour définir les rôles et les responsabilités, évaluer l'impact sur les différentes parties prenantes, et des outils et pratiques de migration de données robustes lors de la mise en œuvre d'un système de gestion des dépenses.

Les meilleurs processus de gestion des dépenses anticipent les évolutions de l'économie et de l'environnement. De même, les systèmes de gestion des dépenses basés sur le cloud peuvent être facilement mis à jour et mis à niveau, ainsi que d'évoluer lorsque l'entreprise se développe et a besoin d'un support multi-devises et multilingue. Plus important encore, les employés peuvent accéder aux logiciels basés sur le cloud où qu'ils soient, qui, dans le cas des notes de frais, est souvent loin de leur bureau.