Planification efficace des approvisionnements :un guide étape par étape

Présentation

La conception d'un plan d'approvisionnement efficace implique un processus en quatre étapes :prioriser les stocks avec une analyse ABC, définir une stratégie de commande pour chaque catégorie, définir des paramètres système précis et concentrer les efforts de gestion sur les articles « A » hautement prioritaires pour éviter les ruptures de stock et réduire les stocks excédentaires.

De nombreux planificateurs, acheteurs et analystes des approvisionnements ont souvent du mal à planifier les approvisionnements. Mais qu'est-ce que cela signifie réellement et qu'est-ce que cela implique ?

Dans cet article, nous fournissons un guide complet sur ce qu'est un plan d'approvisionnement, comment le gérer efficacement, pourquoi il est important et les meilleures pratiques pour le faire correctement.

Qu'est-ce qu'un plan d'approvisionnement ?

À proprement parler, un plan d'approvisionnement englobe toutes les actions qui anticipent la quantité de stock, de biens ou de services nécessaires pour gérer (et garantir) leur disponibilité, permettant ainsi le bon déroulement du processus de production ou de commercialisation. Cependant, c'est bien plus complexe que cela.

Un plan d'approvisionnement diffère de la planification de la demande. Le premier concerne les canaux de distribution, les politiques de stocks et le cycle de vie des produits, tandis que la planification de la demande se concentre principalement sur la prévision et tout ce que cela implique.

En outre, les horizons de planification de l’offre et de la demande ont tendance à différer considérablement. Généralement, la planification des approvisionnements est de nature plus opérationnelle, répondant aux besoins à court et moyen terme, qu'il s'agisse d'un centre de distribution, d'un magasin ou d'une succursale.

La planification de la demande, en revanche, couvre généralement une période plus longue, déterminant souvent les plans de vente pour les 12 prochains mois ou plus.

Une distinction clé réside dans leurs objectifs :la planification de la demande vise à respecter un budget de vente, tandis qu'un plan d'approvisionnement cherche à éviter les ruptures de stock sur tous les sites.

L'importance d'un plan d'approvisionnement

Un plan d'approvisionnement bien structuré offre de nombreux avantages, ce qui rend essentiel pour les organisations la mise en place d'un cadre clair.

Un bon plan d'approvisionnement permet :

• Amélioration de la communication au sein de l'organisation et de la proactivité, offrant une perspective stratégique qui réduit les urgences et les achats urgents coûteux.
• Niveaux de stocks réduits, obtenus grâce à une meilleure gestion des ressources et du fonds de roulement. Il aligne également la stratégie d'approvisionnement sur les processus tactiques et opérationnels.

Concevoir un plan d'approvisionnement qui fonctionne

Il existe différentes manières d'élaborer un plan d'approvisionnement, mais plusieurs tactiques éprouvées peuvent contribuer à garantir le succès.

La première étape consiste à analyser l'assortiment de produits et à identifier les articles les plus importants pour les clients, en les priorisant pour déterminer la stratégie appropriée. Une fois cela fait, établissez des règles commerciales claires pour garantir que le plan d'approvisionnement s'aligne sur les objectifs globaux de l'organisation.

L’une des principales causes de l’obsolescence, des stocks excédentaires et de la « lutte contre l’incendie » réactive est que les planificateurs se concentrent souvent sur les mauvais produits. Une analyse ABC soigneusement exécutée peut aider à surmonter ce problème.

Avec les quatre étapes suivantes, vous serez en mesure de créer un plan d'approvisionnement correctement et efficacement :

Étape 1 :Effectuer une analyse ABC

Une analyse ABC consiste à classer tous les articles en stock en fonction de leur contribution au chiffre d'affaires global :par marge brute, prix de revient, chiffre d'affaires ou autre mesure pertinente.

En règle générale, 80 à 90 % du chiffre d’affaires total est généré par seulement 10 à 20 % de l’assortiment. Un point de départ efficace consiste à analyser la contribution par marge bénéficiaire, par exemple.

L'analyse ABC finale doit toujours utiliser les critères les plus pertinents pour l'entreprise, ceux qui donnent des résultats clairs et exploitables pour déterminer quels éléments sont plus importants que d'autres.

Étape 2 :Déterminer la stratégie appropriée

Une stratégie d’inventaire s’articule autour de deux questions clés :quand commander et quelle quantité commander. Cette stratégie dépendra en grande partie de l'urgence et/ou de l'importance de chaque élément.

Pour éviter des ruptures de stock coûteuses, les articles A (produits hautement prioritaires) sont généralement commandés plus fréquemment que les articles C, tels que définis par la classification ABC. Pour chaque catégorie, un équilibre doit être trouvé entre les niveaux de service cibles et les coûts d'inventaire.

Étape 3 :Définir les paramètres

La stratégie choisie doit se traduire par le paramétrage correct au sein de votre système de gestion des stocks. Les questions clés incluent :

• Comment les niveaux de service doivent-ils être pris en compte ?
• Les cycles d'achat doivent-ils suivre des intervalles fixes ou variables ?
• Comment les quantités commandées doivent-elles être calculées ?

Ces paramètres garantissent la cohérence et l'exactitude des processus d'approvisionnement.

Étape 4 : Concentrez-vous sur les éléments A

Une fois les paramètres établis, les planificateurs doivent concentrer leurs efforts sur les produits les plus critiques.

Compte tenu de l’importance des articles A, il est essentiel de surveiller de près les prévisions de ventes et de suivre les fluctuations de la demande. Y a-t-il des pics soudains ? Les estimations doivent-elles être ajustées à la lumière de nouvelles informations sur le marché ou de promotions à venir ?

Une fois le plan d’approvisionnement défini, certains outils permettent d’affiner et d’optimiser davantage la stratégie. Ci-dessous, nous décrivons plusieurs façons dont votre entreprise peut faire passer ses opérations au niveau supérieur.

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Comment optimiser le plan d'approvisionnement

De nombreuses entreprises, dans leur quête de propositions de valeur uniques, ont développé des assortiments étendus comprenant des milliers de références. Même si cela offre aux clients un plus grand choix, cela introduit également d'importants défis de gestion.

Avec des assortiments aussi étendus, de nombreuses entreprises investissent des ressources considérables dans la gestion de milliers d’articles qui contribuent peu au profit global mais ont une valeur significative pour le client final. Dans cette optique, comment les entreprises peuvent-elles maximiser la valeur de leur assortiment sans compromettre leur capacité à répondre aux besoins des clients ?

Affiner le plan d'approvisionnement

L’optimisation d’un plan d’approvisionnement ne consiste pas seulement à gérer efficacement les lignes les plus performantes. Pour maximiser la rentabilité, les décisions en matière d'inventaire doivent être prises avec soin, en particulier pour les articles qui ajoutent le moins de valeur.

Cependant, sans une compréhension complète de l'assortiment, comment pouvez-vous être sûr de faire les bons choix ?

Un article à faible rotation peut ressembler à un espace d'entrepôt gaspillé, mais pour certains clients, cela peut être la raison même pour laquelle ils choisissent votre entreprise. À l’inverse, si un produit génère des rendements minimes, vaut-il vraiment l’investissement pour le maintenir disponible en permanence ?

La gestion des articles de faible valeur nécessite d'équilibrer les niveaux de service avec un investissement en stocks contrôlé. Pour y parvenir efficacement, les entreprises ont besoin d’une visibilité claire sur la manière dont chaque élément contribue à leurs objectifs. La classification des éléments par importance stratégique permet une approche de gestion plus adaptée.

Définition d'un élément à longue traîne

La longue traîne fait référence aux articles qui apportent le moins de valeur à l'assortiment, généralement les 5 % inférieurs du chiffre d'affaires.

Pour de nombreuses entreprises, identifier ces éléments est un défi. Cependant, une analyse ABC bien conçue fournit la clarté nécessaire pour les identifier. Bien que la réalisation d'une analyse ABC offre des informations précieuses sur l'assortiment, il est essentiel que les paramètres d'analyse soient étroitement alignés sur les objectifs commerciaux globaux de l'organisation.

Si la satisfaction du client est une priorité, classer les articles uniquement en fonction de leur marge ne contribuera guère à aider l'entreprise à atteindre ses objectifs. La façon dont vous définissez les limites de votre assortiment dépendra en grande partie des KPI les plus critiques pour l'organisation.

De manière générale, deux objectifs principaux façonnent les KPI :

• L'accent est mis sur les marges bénéficiaires ou le chiffre d'affaires ; ou
• L'accent est mis sur la satisfaction client, mesurée à travers les lignes de commande ou les données de transaction.

Réduire les niveaux de stocks pour un plan d'approvisionnement efficace

Pour affiner l'assortiment et faciliter une meilleure prise de décision, les entreprises peuvent suivre trois étapes clés pour optimiser les stocks, améliorer les flux de trésorerie et maximiser la rentabilité à long terme.

1. Décisions de stockage

Certains articles à longue traîne peuvent ne pas justifier d'être stockés, car leurs marges ne parviennent pas à compenser l'investissement. Pourtant, les supprimer pourrait dissuader les clients d'acheter des articles à forte marge.

Par exemple, même s’il est peu probable que les vis et les écrous génèrent des marges élevées, les clients n’achèteront pas de composants plus chers s’ils ne peuvent pas obtenir toutes les pièces qui les accompagnent. De plus, certains articles qui ne sont pas actuellement en stock peuvent être mieux conservés en stock à tout moment, en particulier ceux dont les délais de livraison sont longs ou la faible fiabilité des fournisseurs.

Lorsqu'elles prennent des décisions en matière de stockage, les entreprises doivent prendre en compte un certain nombre de facteurs :

• Quelle marge offre le produit ?
• Est-ce que cela influence les ventes d'autres articles ?
• Des produits alternatifs sont-ils disponibles ?
• Cela affecte-t-il les relations avec les fournisseurs ?
• Est-ce important pour les clients clés ?

2. Réévaluer la politique d'inventaire

Étant donné que la demande de nombreux articles à longue traîne a tendance à être volatile ou irrégulière, il peut être difficile de déterminer les niveaux de stocks appropriés. Les exigences en matière de stock de sécurité varient en fonction de l'importance de chaque article, ce qui signifie que les articles A nécessitent généralement un stock de sécurité plus élevé, car les ruptures de stock pour ces produits peuvent être très coûteuses. En revanche, déterminer le stock de sécurité pour les articles à longue traîne est souvent plus difficile.

Le maintien d’un stock de sécurité excessif peut inutilement immobiliser le fonds de roulement dans des stocks à rotation lente qui risquent de devenir obsolètes, tandis qu’un stock insuffisant peut entraver les ventes et décevoir les clients. Pour éviter ces scénarios, il est essentiel de s’assurer que les niveaux de stocks sont appropriés. Pour y parvenir, il faut examiner attentivement une série de facteurs pertinents.

3. Prioriser les domaines qui nécessitent une attention

Une analyse ABC bien exécutée permet d’identifier les domaines de l’assortiment qui nécessitent le plus d’attention. Grâce à une vision claire des éléments qui stimulent les performances, les entreprises peuvent concentrer leurs efforts là où ils auront le plus grand impact.

Par exemple, l'optimisation des articles à longue traîne peut impliquer de renégocier les quantités minimales de commande, d'ajuster les délais de livraison ou de s'approvisionner auprès de nouveaux fournisseurs.

Cette approche non seulement équilibre les stocks, mais libère également un fonds de roulement pour un redéploiement ailleurs.

En examinant continuellement chaque catégorie révélée par l'analyse ABC, les entreprises obtiennent une image plus claire de leurs performances globales, ce qui leur permet d'identifier et de résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent.

Dernier point à retenir

Un plan d’approvisionnement bien structuré et basé sur des données n’est pas seulement une nécessité opérationnelle, c’est un avantage stratégique. En vous concentrant sur les bons produits, en définissant des paramètres intelligents et en affinant continuellement votre approche, vous pouvez améliorer votre efficacité, accroître la satisfaction de vos clients et générer une rentabilité durable.