Comment créer un tableau de bord de gestion des stocks

En tant qu'entrepreneur en commerce électronique, vous vous concentrez uniquement sur les ventes, vos clients et votre gamme de produits. Bien que la gestion des stocks ne figure peut-être pas en tête de votre liste de priorités, une bonne gestion des stocks peut améliorer votre trésorerie et vos bénéfices lorsque vous l'intégrez à votre routine quotidienne.

Obtenez les bonnes statistiques

Il est probable que vous ayez déjà une bonne compréhension des coûts de possession de vos stocks. Gardez une trace des factures et recherchez les domaines où vous pouvez réduire le montant à payer. Envisagez de négocier de meilleurs contrats ou d'améliorer vos processus internes de gestion des stocks et de commande.

Cependant, certains problèmes ne sont pas directement visibles dans cette approche comptable. Pour avoir une visibilité sur le capital bloqué dans les stocks et sur les coûts évitables causés par des niveaux de stock incorrects, vous devez concevoir les bons outils pour rendre visibles les problèmes potentiels et mesurer les améliorations.

D'un point de vue général, vous souhaitez exécuter toutes les commandes de vos clients, au moindre coût et avec le moins d'inventaire possible. Avec ces 3 éléments de base, vous suivrez la performance globale de votre chaîne d'approvisionnement. Cependant, lorsqu'il s'agit de décomposer cela en mesures opérationnelles et mesurables, il n'y a pas de solution unique qui convienne à tous. Le bon choix de mesures dépend de votre stratégie commerciale et de ce sur quoi vous voulez vous concentrer. Vous devez configurer votre tableau de bord individuel. Choisir les bons KPI à suivre a un impact incroyable sur votre réussite et initier des actions pour améliorer les performances de votre chaîne d'approvisionnement.

Gardez un œil sur les détails

Le tableau de bord de gestion des stocks adoptera une perspective de haut niveau, mais les informations cruciales viendront toujours au niveau de l'article. En fin de compte, la gestion des stocks se fait toujours au niveau de l'article, en mesurant l'unité de gestion des stocks (SKU) par SKU. Après tout, lorsque vous négociez avec vos fournisseurs, vous examinez les quantités commandées de chaque SKU.

Sur quoi se concentrer ?

Avant d'aborder les mesures individuelles, il est utile de les regrouper en fonction de la direction dans laquelle une action doit être entreprise pour améliorer les performances. Le tableau de bord de gestion des stocks couvrira les trois groupes suivants :

• Orienté client :vos performances aux yeux de vos clients
• Centrée sur le fournisseur :les performances de vos fournisseurs
• Vue interne :évaluer vos processus internes

1. Centré sur le client :dans l'œil du client

Les métriques centrées sur le client mesurent comment le client perçoit votre service. Êtes-vous un distributeur ou un fournisseur fiable pour eux ? À quel point êtes-vous réactif ? Les statistiques les plus utilisées sont :

• Taux de remplissage :Combien de commandes avez-vous pu honorer immédiatement en rupture de stock
• Commande en attente  : Combien de commandes n'avez-vous pas pu exécuter immédiatement ?
• Autres KPI potentiels :
  • Délai de commande :combien de temps votre client doit-il attendre ?
  • Commandes en retard qui seront entièrement expédiées mais pas à temps.
  • L'exactitude des commandes lorsqu'un échec entraîne des livraisons retournées ou non payées, le client se plaint d'une quantité, d'une qualité, d'un emplacement ou d'un délai incorrects, etc.

2. Centré sur le fournisseur :évaluation du fournisseur

L'évaluation du fournisseur est un sujet à part entière et il est crucial pour votre propre performance en tant que distributeur ou grossiste. Lorsque vous essayez de déterminer quels fournisseurs contribuent le plus à votre entreprise, vous devez mettre en place un outil d'évaluation des fournisseurs qui combine des informations provenant de plusieurs sources. Une évaluation très importante est la qualité de leurs services. Vous pouvez l'utiliser pour des améliorations internes, mais aussi pour la négociation avec eux. Le fait de disposer d'un historique complet de vos fournisseurs vous permettra d'évaluer leurs performances, ce qui vous placera dans une position plus solide pour le prochain cycle de négociation. Les métriques courantes des fournisseurs consistent à mesurer la fiabilité de la livraison du fournisseur, comme :

• Précision du fournisseur
• Précision de réception
• Autres statistiques potentielles :
  Catégoriser et enregistrer les problèmes de qualité. Suivez les actions que vous avez entreprises pour résoudre les problèmes de qualité :les avez-vous renvoyés, demandé une remise ou avez-vous accepté l'écart, car ce n'était pas essentiel pour votre entreprise ?

Le plus important pour vous est d'évaluer les fournisseurs et de veiller à toute détérioration de la qualité de leur service et des produits. Même si les écarts sont mineurs, vous devez les suivre. Vous découvrirez peut-être que certains fournisseurs ne s'écartent que légèrement mais systématiquement de vos demandes. Même si vous pouvez gérer ces écarts, cela représente un effort supplémentaire et doit être évité. Idéalement, vous devriez avoir un système de sanctions en place. Dans tous les cas, vous pouvez utiliser ces lacunes de qualité lors du prochain cycle de négociation.

3. Vue interne :Performance opérationnelle

Enfin, il y a le 3ème ensemble de KPI qui mesure votre performance interne. Même si vos clients sont entièrement satisfaits de votre taux de remplissage à 100 % et que tous vos fournisseurs livrent avec une précision parfaite, votre processus et votre organisation internes peuvent entraîner des profits ou des pertes sans affecter vos clients ou vos fournisseurs. Pour commencer, regarder le montant du capital immobilisé dans votre inventaire et combien de temps vous gardez votre stock dans l'entrepôt avant qu'il ne soit vendu peut faire une différence pour votre entreprise. Des exemples typiques sont :

• Valeur d'inventaire
• Rotation des stocks
• Coût de possession
• Ruptures de stock  :la raison des ruptures de stock peut être causée par une forte demande imprévue, une erreur de livraison ou une fausse évaluation interne pour commander à nouveau.
• Autres KPI potentiels :
• Stock excédentaire , stock que vous détenez plus longtemps que votre durée moyenne de conservation des stocks, quelle qu'en soit la raison. Vous devez d'abord définir le stock maximum que vous souhaitez conserver pour chaque SKU. Tout montant supérieur à ce seuil est un stock excédentaire qui bloque votre capital.
• Jours prévus pour vendre l'inventaire :Rendre les KPI de rotation des stocks plus tangibles et tournés vers l'avenir :diviser la valeur du stock au prix du marché par les prévisions de ventes quotidiennes. De cette façon, vous comprenez assez bien comment les niveaux de stock sont liés à vos attentes en matière de ventes. Sur la base de prévisions de ventes fiables, vous pouvez facilement repérer les stocks excédentaires sur lesquels vous devez agir et les SKU qui se vendent.

Après avoir décidé des mesures pour votre entreprise, vous devez les examiner régulièrement et planifier des analyses approfondies des SKU et des fournisseurs individuels. En étant proactif, vous serez en mesure de garder une longueur d'avance sur les problèmes au lieu de réagir uniquement aux problèmes d'inventaire lorsqu'ils surviennent.

À propos de l'auteur :

Thorsten Ohm est cofondateur de Waypoint Ventures. Il a 20 ans d'expérience internationale dans de nombreuses zones géographiques, où il a créé des organisations et développé des entreprises. En tant que cadre supérieur d'entreprise et membre du conseil d'administration, il a de l'expérience dans la croissance d'entreprises de manière organique et via des fusions et acquisitions. Waypoint Ventures aide les entreprises à accélérer leur croissance, à améliorer leurs performances et à pénétrer de nouvelles activités ou marchés.