Feuilles de calcul vs CRM :comment les outils CRM aident vos commerciaux à exceller

Feuilles de calcul. Aimez-les ou détestez-les, ils sont un pilier des affaires modernes. Pourtant, trop souvent, tout le monde, des PME aux entités gouvernementales utiliser des feuilles de calcul comme des bases de données – quelque chose pour lequel ils ne sont tout simplement pas conçus .

De plus, il y a une part de vérité dans le dicton ringard "votre réseau est votre valeur nette". Maintenir des liens avec les prospects et votre communauté d'affaires au sens large est primordial pour toute petite entreprise ou en croissance.

Alors pourquoi tant de petites entreprises utilisent-elles des feuilles de calcul pour la gestion de la relation client ? Votre base de données de contacts est une ressource précieuse, il est donc déroutant de voir autant d'organisations forcer la cheville carrée qu'est la gestion des contacts dans le trou rond d'une feuille de calcul.

Explorons les innombrables avantages d'une plate-forme CRM SaaS sur mesure par rapport à l'utilisation d'une feuille de calcul et comment les CRM aident réellement les commerciaux à être au top de leur forme.

Efficacité et productivité

Une vue épurée de chaque prospect

Lorsque tous vos contacts sont conservés dans une "base de données" de feuille de calcul, vous n'avez pas d'autre choix que d'afficher l'intégralité de la feuille de calcul actuelle. Il n'y a aucun moyen de distinguer et de se concentrer sur un enregistrement spécifique, ce qui peut être très distrayant lorsque vous' re sur un appel de vente à haute pression.

Pourtant, les CRM affichent chaque enregistrement dans une vue individuelle et épurée, de sorte que lorsque vous parlez à chaque prospect, vous pouvez vous concentrer sur eux et eux seuls.

Intégrations, intégrations, intégrations !

La relation client va bien au-delà de la simple conservation de données de contact statiques. Vous devez interagir activement avec vos prospects et planifier des suivis et des rendez-vous en temps opportun. Mais vous ne pouvez pas vraiment le faire à partir d'une feuille de calcul. Si vous vouliez programmer un appel ou envoyer un e-mail à quelqu'un, vous devrez ouvrir votre application de messagerie ou de calendrier et effectuer cette action séparément.

Cela peut sembler peu, mais basculer entre les tâches et les fenêtres a un impact considérable sur la productivité. L'élément manuel ajouté signifie également que des dérapages occasionnels et inévitables se produiront, entraînant potentiellement des suivis mal planifiés, des opportunités oubliées et des prospects déçus.

La réponse ici est l'intégration. Les feuilles de calcul ne s'intègrent pas vraiment à quoi que ce soit, mais les CRM sont conçus pour s'adapter à d'autres outils de productivité. La plupart se synchroniseront avec des outils de calendrier comme Google ou Microsoft 365, de sorte que les suivis et les rendez-vous programmés sont moins susceptibles de passer à travers le net. Beaucoup vous permettent d'envoyer des e-mails aux prospects directement à partir de l'écran d'enregistrement de ce contact. Certains CRM s'intègrent même aux logiciels de comptabilité et aux fonctions d'appel pour créer un écosystème d'entreprise synchronisé totalement complet.

Collaboration, délégation et stratégie

La vente est une question de stratégie. Lorsque vous formulez un nouveau plan d'attaque stratégique, votre équipe de vente doit être totalement coordonnée, synchronisée et sur la même longueur d'onde - travaillant en parallèle. Vous devez également mesurer les progrès et le succès de toute stratégie, en surveillant les KPI essentiels afin de pouvoir corriger le cap si nécessaire.

Lors de l'exécution d'une stratégie d'une précision chirurgicale, la coordination et la responsabilité sont essentielles. Mais sur une feuille de calcul, il est facile de perdre de vue qui fait quoi, quand et pourquoi. Avec un CRM, en revanche, les actions de chaque représentant sont liées à leur connexion, vous pouvez donc facilement voir quels prospects sont attribués à quel membre de l'équipe ; qui a effectué quelles actions et quand; voir les historiques de modification de la base de données ; et même déléguer des tâches.

Gestion des pipelines

Mieux visualiser le processus de vente

Votre équipe de vente doit comprendre fondamentalement les étapes de votre pipeline de vente. Beaucoup d'entre nous envisagent cela comme un "entonnoir" de vente. Pourtant, lorsque vous avez un système entièrement textuel comme une feuille de calcul, vous pouvez facilement perdre de vue le parcours de votre acheteur et, par conséquent, à quel point chaque prospect est proche de l'achat.

Les CRM excellent (pardonnez le jeu de mots) pour visualiser le pipeline des ventes. Des widgets et des rapports visuels (comme notre widget de tableau de bord d'entonnoir de vente et la prochaine fonctionnalité de tableau Kanban) permettent à vos commerciaux de voir, en un coup d'œil, à quel point leurs prospects sont proches d'une vente à tout moment. Cela peut les aider à repérer les opportunités proches de la clôture et d'autres gains rapides qui sont simplement noyés dans une feuille de calcul.

Tenue de dossiers approfondie et chronologique

Il n'y a pas grand-chose que vous puissiez faire avec une feuille de calcul au-delà des simples fonctions de "carnet d'adresses" et peut-être un peu de calcul numérique. Les CRM, en revanche, vous permettent de conserver des enregistrements détaillés et chronologiques de toutes vos interactions avec chaque prospect.

Votre enregistrement de prospect CRM moyen contient toutes leurs données de contact ; une chronologie des e-mails et des conversations ; des informations sur les tâches et rendez-vous à venir ; fichiers joints; opportunités de vente actuelles ; devis précédents et historique des commandes ; et bien plus encore selon la plateforme que vous utilisez. Essayez de faire tout cela sur une feuille de calcul !

Avec une base de données de contacts à plat, vous perdez les subtilités d'une conversation ou d'une relation. Pourtant, lorsque vos commerciaux disposent d'un historique de toutes les interactions entre les deux parties, ils débloquent une compréhension plus riche et plus approfondie de cette relation, ce qui peut les aider à gagner plus d'affaires.

Pleins feux sur l'amélioration du pipeline

Les outils CRM vous donnent un aperçu détaillé de votre pipeline de ventes qui serait difficile à obtenir sur une feuille de calcul. Lorsque vous pouvez voir exactement comment les prospects circulent dans votre pipeline de ventes, vous pouvez commencer à voir où des améliorations peuvent être apportées.

Y a-t-il une étape particulière où un nombre disproportionné de prospects décroche ? Ou une étape où les prospects semblent passer beaucoup de temps ? Les différents membres de votre équipe gèrent-ils mieux les différentes étapes de votre processus de vente ou les différents types de clients ? L'établissement de tendances comme celles-ci peut vous aider à évaluer de manière critique votre entonnoir de vente et à mettre en œuvre des changements positifs.

Gestion des données

Saisie de données et édition groupée :simplifiées

La saisie de données peut être une véritable corvée. C'est long, monotone et il est facile de faire des erreurs. Selon le type de feuille de calcul que vous utilisez, il est difficile d'automatiser la saisie de données sur une feuille de calcul (mais pas impossible avec Google Sheets et Zapier).

De nombreux CRM, cependant, disposent de fonctions de saisie de données automatisées - de la fonctionnalité de numérisation de cartes de visite à la synchronisation du carnet d'adresses (bien que certains CRM aient parfois besoin d'outils comme Zapier pour y arriver).

L'édition en bloc peut également être pénible avec les feuilles de calcul. Le remplissage Flash est excellent, mais les outils de « recherche et remplacement » sont un peu émoussés :il est facile de faire des erreurs et la modification de fichiers volumineux peut peser sur les ressources d'un appareil. La fonctionnalité d'édition en masse a tendance à être beaucoup plus fluide dans les outils de CRM cloud.

Les CRM sont conçus pour la sécurité des données

Alors que le RGPD au Royaume-Uni bat son plein, les entreprises doivent porter une attention particulière à la confidentialité et à la sécurité technique des données qu'elles détiennent.

Les feuilles de calcul sont simplement des fichiers sur un lecteur ou un serveur qui peuvent facilement être consultés, modifiés, supprimés ou volés. Une simple feuille de calcul pourrait être totalement balayée par une seule cyberattaque ou défaillance technique. Si un commercial devait quitter votre organisation, il lui serait relativement facile d'apporter une copie de l'intégralité de votre feuille de calcul de prospect à un nouvel employeur concurrent. Ces scénarios pourraient vous rendre potentiellement responsable des dommages liés à la protection des données et avec vos données de prospects entre de mauvaises mains.

D'autre part, les logiciels de gestion de la relation client permettent d'attribuer différents niveaux de privilèges et de révoquer l'accès des utilisateurs si nécessaire.

Au revoir les problèmes de contrôle de version

Lorsque vous conservez toutes vos données client dans un seul fichier, il est essentiel de conserver des sauvegardes efficaces de ce fichier. Mais la gestion de plusieurs versions d'un fichier aussi crucial peut prêter à confusion, surtout lorsqu'il s'agit d'un fichier physique qui circule plutôt que d'une feuille de cloud.

Comment pouvez-vous être sûr que tout le monde modifie la version la plus récente du fichier un jour donné ? Que se passe-t-il si ce fichier est infecté ou partiellement brouillé ? Ou si la dernière version se trouve sur une machine qui tombe soudainement en panne ? Et si un compte cloud ayant accès au fichier est compromis ?

L'utilisation d'un CRM basé sur le cloud évite complètement ces problèmes.

Plus de données =Bon, Données lentes =Mauvais

Nous voulons tous plus de prospects dans notre base de données, mais à mesure que les feuilles de calcul deviennent plus volumineuses, elles deviennent longues et fastidieuses à utiliser. Les fichiers volumineux mettent du temps à se charger ; le traitement de simples fonctions de « recherche » peut gruger un temps productif précieux ; et l'exécution de rapports sur des masses de données peut entraîner l'arrêt de votre ordinateur.

Mais ce n'est pas seulement le nombre de bits et d'octets qui entrent dans un fichier qui peut être un problème. Les différents formats de feuilles de calcul ont également des limites. Il est peu probable que vous atteigniez le plafond de 5 millions de cellules de Google Sheets ou la limite de cellules de 32 767 caractères d'Excel, mais une fois qu'une base de données commence à devenir suffisamment lourde, il peut être temps de rechercher un système de traitement des données à cet effet.

Les CRM sont incroyablement évolutifs, gérant 3 000 000 d'enregistrements de prospects aussi facilement qu'ils en gèrent 30. De nombreux CRM cloud (et de nombreux outils SaaS en général) sont assez modulaires, avec différentes fourchettes de prix et des fonctionnalités payantes optionnelles, qui évoluent avec votre entreprise en fonction des besoins.

Toujours sur la clôture ? Consultez notre guide " Ai-je besoin d'un système CRM ? ".

Rapports

Rapports de ventes sans le Faff

Si vous avez déjà dû extraire des données spécifiques d'une feuille de calcul tentaculaire et encombrante, vous comprenez les malheurs de jongler avec VLOOKUPS et les tableaux croisés dynamiques. Cependant, de nombreux CRM contiennent des outils de reporting complets qui peuvent comparer deux ou plusieurs champs de votre choix; souvent sans avoir à toucher à un morceau de code ou à jouer avec des formules.

De plus, lors de l'exécution de rapports sur des données de feuille de calcul, un seul faux mouvement peut altérer de manière permanente les données de base qu'il contient. Pourtant, les outils de création de rapports CRM vous permettent de découper vos données à la volée pour découvrir des tendances et des corrélations obscures, le tout sans vous soucier d'affecter les données sous-jacentes.

En fait, Really Simple Systems fournit un certain nombre de rapports couramment utilisés directement, vous n'aurez donc peut-être pas besoin de créer de rapports du tout !

Gardez un œil sur le succès de l'équipe

Étant donné que les actions de chaque utilisateur du CRM sont enregistrées, il est facile de suivre les performances de chaque commercial. Cela permet des évaluations de performances bien informées, la définition d'objectifs individuels et fournit une responsabilité et une vision cruciales à l'échelle de l'équipe. Quelque chose qui est presque impossible sur une feuille de calcul.

Le verdict final

Il est clair que les CRM aident vraiment vos commerciaux à donner le meilleur d'eux-mêmes. Les outils CRM permettent de gagner du temps, d'améliorer la concentration, d'augmenter la productivité, d'aider à la stratégie de vente, de sécuriser vos données et de générer des rapports détaillés.