Maintenir votre système CRM à jour

De retour de vacances et en pleine forme ? Quel meilleur moment pour examiner votre système CRM et vous assurer qu'il est à jour avec votre entreprise. Garder votre système CRM à jour en nettoyant les anciennes données et en supprimant les anciens contacts vous permettra de tirer le meilleur parti de votre système CRM. Cela pourrait même vous faire économiser de l'argent !

Avant de supprimer quoi que ce soit, assurez-vous de sauvegarder les données, juste au cas où vous vous laisseriez un peu trop emporter par le nettoyage ! Au moins, toute suppression accidentelle peut être annulée. Pour sauvegarder vos données, vous devez être connecté en tant qu'administrateur et accéder à Configuration, puis Télécharger mes données. Une fois que vous avez terminé de sauvegarder vos données, vous pouvez parcourir la liste des utilisateurs et supprimer tous les anciens utilisateurs qui pourraient ne plus travailler pour votre entreprise ou qui n'utilisent plus le système CRM. Vous êtes maintenant prêt à parcourir votre système !

Examinez vos champs CRM

Les utilisez-vous encore tous ? Certains champs peuvent avoir été configurés pour une tâche spécifique qui n'est plus pertinente. Pour supprimer un champ, accédez à Configuration, Gérer les champs personnalisés et supprimez ceux dont vous n'avez pas besoin.

Supprimer les contacts dont vous n'avez plus les coordonnées

Avez-vous des contacts sans adresse e-mail ni numéro de téléphone ? Il est peut-être temps que vous les supprimiez. Si vous ne parvenez pas à les contacter, ils ne seront de toute façon pas des prospects potentiels. Pour trouver ces contacts, allez dans Contact, cliquez sur l'en-tête "email" ou "téléphone" et il vous montrera tous les contacts manquants non plus. Vous pouvez mettre à jour leurs coordonnées ou les supprimer. Vous constaterez peut-être qu'une fois que vous avez supprimé des contacts, vous avez alors des comptes sans contacts du tout, vous pouvez également supprimer ces comptes.

Supprimer les données anciennes et obsolètes

Concentrez-vous sur les gains possibles et supprimez les anciens contacts s'il n'y a pas eu d'activité depuis longtemps. Supprimez tout contact dont l'e-mail rebondit. Il se peut que le contact ait quitté l'entreprise ou ait une nouvelle adresse e-mail.

Si vous commencez à atteindre la limite de votre capacité de stockage, vous voudrez peut-être revoir certains de vos anciens documents et supprimer les anciens comptes liés - tout ce qui a plus de 2 ans peut probablement être supprimé. Vous voudrez peut-être parcourir d'anciens prospects et présentations stockés dans d'anciens comptes professionnels, mais assurez-vous de faire attention aux factures et aux contrats, car vous pourriez en avoir besoin à l'avenir.

Supprimer les anciens modèles d'e-mail

Si vous n'utilisez que quelques-uns des modèles d'e-mail que vous avez créés, il n'est pas nécessaire de conserver le reste. Mettez fin à toutes les campagnes marketing terminées mais toujours signalées comme actives. Supprimez tous les prospects, suspects ou opportunités qui n'ont pas été correctement clôturés. Vous avez peut-être créé des entrées pour inclure des prospects, des suspects ou des opportunités qui n'existent plus, assurez-vous de les supprimer. Jetez un coup d'œil pour voir si vous avez enregistré des tâches qui ne sont plus pertinentes et supprimez-les.

Passez en revue vos rapports

Débarrassez-vous des rapports dont vous n'avez plus besoin. Si vous avez d'anciens rapports qui ont été créés puis jamais utilisés, c'est le moment de vous en débarrasser.

Si vous utilisez des rapports avancés

Vous pouvez exécuter un rapport qui vous montrera quels comptes n'ont eu aucune activité ajoutée depuis une date sélectionnée. Ou, vous pouvez simplement ajouter une case à cocher temporaire Champ personnalisé sur le compte et cocher tous ceux que vous ne voulez plus. Notre équipe d'assistance peut supprimer ces comptes pour vous si vous leur envoyez un e-mail.

Assurez-vous de consulter le tableau de bord et qu'il est mis à jour avec les statistiques dont vous avez réellement besoin de voir chaque jour.

Votre CRM devrait maintenant être au top et prêt à fonctionner !