4 considérations comptables particulières pour les cabinets d'avocats

Les cabinets d'avocats suivent des règles comptables spéciales pour conserver les fonds des clients. Voici quatre domaines de la comptabilité juridique à connaître avant d'ouvrir un cabinet d'avocats.

Je ne ferais pas un excellent avocat de la défense :je pleure quand je discute des choses les plus insignifiantes. Mais vous pouvez me laisser la comptabilité du cabinet d'avocats.

Présentation :en quoi la comptabilité des cabinets d'avocats diffère-t-elle des autres types de comptabilité ?

Les cabinets d'avocats jonglent avec l'argent de leurs clients plus que dans la plupart des secteurs. Les comptables en droit passent une grande partie de leur temps à suivre l'argent gagné par le cabinet et ce qui doit être versé aux clients, aux tribunaux ou à des tiers.

L'argent entre dans les cabinets d'avocats de toutes les directions. Par exemple, un cabinet d'avocats peut gagner ses revenus grâce à des règlements, où il ne reçoit jamais un centime directement du client. Les clients paient souvent des honoraires pour consacrer le temps de leur avocat à leurs affaires juridiques. Les méthodes de paiement uniques rendent la comptabilité des cabinets d'avocats différente des autres types de comptabilité.

À quelles considérations particulières les comptables des cabinets d'avocats doivent-ils prêter attention ?

Shocker :La comptabilité légale a des règles dans le wazoo. Améliorez vos compétences en comptabilité 101 avant de vous plonger dans ce que je considérerais comme du matériel de comptabilité 201.

1. Comptes fiduciaires clients (CTA)

Tout argent que votre entreprise détient pour un client et n'a pas gagné est versé dans un compte en fiducie client (CTA). Vous pouvez ouvrir un CTA dans les banques qui proposent des comptes bancaires professionnels.

Supposons que votre client vous ait payé 20 000 $ à l'avance, sachant que les frais d'avocat dépasseront de loin ce montant. Comme vous n'avez pas encore gagné les 20 000 $, vous devez le mettre dans un CTA. De nombreux CTA génèrent des intérêts au profit du client.

Selon l'American Bar Association (ABA), les cabinets d'avocats ouvrent le plus souvent des CTA :

• Pour retenir les paiements anticipés des frais juridiques
• Pour retenir les règlements, payables à un client ou à un tiers
• Gérer le patrimoine d'un client

Les cabinets d'avocats peuvent avoir des ennuis lorsqu'ils retirent des fonds non gagnés des CTA. L'argent d'un CTA ne vous appartient pas immédiatement - vous êtes appelé un fiduciaire, ce qui vous oblige à faire preuve de la plus grande diligence avec les fonds de votre client. Vous ne pouvez transférer des fonds CTA sur votre compte d'exploitation professionnel qu'après l'approbation d'une facture par votre client.

Comme tous les comptes bancaires, les CTA s'accompagnent de frais de service bancaire. Certains États empêchent les cabinets d'avocats de déposer leurs propres fonds dans des CTA, vous devez donc les payer à partir de votre compte d'exploitation. Dans les États qui le permettent, vous déposerez juste assez pour couvrir les frais. Vous êtes libre de facturer au client les frais payés par votre cabinet.

Tous les fonds qui entrent dans un CTA sont un passif sur votre bilan parce que c'est de l'argent que vous détenez mais que vous n'avez pas gagné. Nous aborderons les détails de la comptabilité plus tard.

2. Intérêts sur les comptes en fidéicommis des avocats (IOLTA)

Les intérêts sur les comptes en fiducie des avocats (IOLTA) sont un type de CTA. Alors que d'autres CTA gagnent des intérêts pour les clients, les IOLTA envoient les intérêts à des programmes parrainés par l'État qui financent des bourses d'études en droit et des services juridiques pour les pauvres.

Il est d'usage d'utiliser les IOLTA lorsque vous déposez des montants nominaux qui rapporteraient peu ou pas d'intérêts. L'État met en commun les fonds des IOLTA individuels pour générer suffisamment de revenus pour financer les programmes publics. Vous voudrez un CTA traditionnel portant intérêt pour les dépôts substantiels ou les fonds que vous prévoyez de détenir à long terme.

Certains États obligent les cabinets d'avocats à utiliser les IOLTA dans certaines situations, alors vérifiez auprès de votre barreau d'État les règles applicables à votre cabinet.

Vous ne pouvez pas utiliser les fonds IOLTA pour payer les frais bancaires. Si la banque ne renonce pas ou ne couvre pas les frais de service bancaire IOLTA avec les revenus d'intérêts, vous devez faire un chèque à partir du compte d'exploitation de votre entreprise. Encore une fois, vous pouvez facturer le client pour vous rembourser les dépenses.

Vous pouvez utiliser le même IOLTA pour plusieurs clients, mais vous devez disposer d'une méthode fiable pour suivre le solde courant de chaque client.

3. Commissions de retenue

La plupart des cabinets d’avocats acceptent des honoraires qui garantissent la disponibilité des avocats pour les affaires juridiques d’un client. Les honoraires de retenue sont payés d'avance et se reproduisent généralement mensuellement. La façon dont vous comptabilisez les acomptes dépend de l'accord.

Les vrais acomptes ne sont pas remboursables et comptent immédiatement comme des revenus pour l'entreprise. Vous n'avez pas besoin de mettre les fonds dans un CTA et d'en tirer lentement pendant que vos associés travaillent dur. Tout est à vous depuis le saut.

Les acomptes remboursables - où le client peut avoir un remboursement pour les heures prépayées mais non travaillées au cours du mois - sont ce que les comptables appellent des revenus non gagnés ou différés. Les honoraires de retenue vont dans un CTA, et vous pouvez en tirer lorsque le client approuve les factures pour les services rendus.

Les contrats de service professionnel peuvent devenir complexes, mais je n'ai pas besoin de vous le dire. Le facteur de différenciation pour la comptabilité est de savoir s'il existe des clauses d'éventualités ou de remboursement dans le contrat de mandat.

4. Rémunération des partenaires

La structure commerciale standard d'un cabinet d'avocats est une société en nom collectif à responsabilité limitée (LLP). Les propriétaires, appelés partenaires, bénéficient des avantages de la fiscalité répercutée dans le cadre d'un bouclier qui protège leurs actifs personnels des dettes de l'entreprise. Les partenaires sont payés différemment des employés.

Les avocats utilisent le terme « associé » de façon plus libérale que les comptables. Certains cabinets promeuvent des avocats à un titre d'associé sans en faire un copropriétaire de l'entreprise. D'un point de vue comptable, un associé sans participation dans l'entreprise est toujours un employé.

La distinction est importante parce que les partenaires financiers ne peuvent pas gagner des salaires comme les employés. Ils sont imposés en fonction de leur part des bénéfices de l'entreprise et se paient par le biais d'un tirage au sort du propriétaire. Certains partenaires gagnent également des paiements garantis pour assurer un revenu stable même si l'entreprise fonctionne à perte.

En revanche, les employés gagnent un salaire et les entreprises doivent retenir des charges sociales sur leurs salaires. Les associés non actionnaires doivent être imposés en tant qu'employés.

Meilleures pratiques comptables pour les cabinets d'avocats

Suivez ces conseils pour assurer la conformité avec la comptabilité des cabinets juridiques.

1. Ne mélangez pas les fonds de fonctionnement et ceux du CTA

Vous n'êtes pas autorisé à avoir les fonds de votre client et de votre entreprise sur le même compte. Dans d'autres secteurs, vous êtes autorisé à conserver les paiements anticipés des clients dans votre compte d'exploitation et à utiliser l'argent pour financer les projets des clients et payer le loyer. Les cabinets d'avocats n'ont pas ce luxe.

Il est tentant d'emprunter de l'argent à un CTA, sachant qu'une partie de l'argent sera bientôt à vous. Ne le faites pas :vous pouvez être radié du barreau, incapable d'exercer le droit.

Accélérez la facturation pour éviter un problème de trésorerie où vous dépensez de l'argent au nom de votre client sans le récupérer.

2. Former les comptables à la comptabilité des cabinets d'avocats

Assurez-vous que votre personnel de comptabilité connaît les procédures comptables du cabinet d'avocats. Votre licence d'avocat est en jeu chaque fois que votre entreprise déplace de manière inappropriée les fonds d'un client, même si vous ne l'avez pas fait.

3. Configurez des comptes d'actif et de passif pour votre CTA

Vous devez créer deux comptes pour chaque CTA. L'actif est le compte bancaire - tout comme votre compte de trésorerie - et le passif reconnaît que le solde du compte bancaire n'appartient pas à votre entreprise. Les montants de l'actif et du passif doivent toujours correspondre, sans impact sur vos états financiers.

Chaque fois que vous déposez de l'argent dans un CTA, enregistrez cette entrée dans votre logiciel de comptabilité :

Compte	Débit	Crédit
Compte bancaire en fiducie	XXX $
Responsabilité de la confiance du client		XXX $

Pour comptabiliser les revenus et transférer les fonds du CTA vers votre entreprise :

Compte	Débit	Crédit
Responsabilité de la confiance du client	XXX $
Compte bancaire en fiducie		XXX $
Espèces	XXX $
Chiffre d'affaires		XXX $

Ne rejetez pas cette question

Les cabinets d'avocats doivent passer plus de temps à configurer leur logiciel de comptabilité avant d'ouvrir leurs portes. Pour vous assurer que vous configurez le suivi des CTA et des acomptes correctement, engagez un comptable.

Tribunal rejeté. Apportez les homards dansants.