Comment démarrer avec la comptabilité des petites entreprises en 2022

La comptabilité n'est peut-être pas la partie la plus amusante de la gestion d'une petite entreprise, mais avoir un système pour l'organiser assurez-vous que ce n'est pas la partie la plus stressante. Laissez The Ascent vous aider à démarrer.

Partie intégrante du cycle comptable, la comptabilité consiste à suivre, gérer et enregistrer toutes les transactions financières de votre entreprise.

Si l'idée de la comptabilité vous effraie, rassurez-vous, il existe aujourd'hui sur le marché une variété d'applications logicielles de comptabilité pour petites entreprises qui facilitent le processus, même si vous n'avez jamais enregistré de transaction financière auparavant.

Présentation :Qu'est-ce que la comptabilité ?

La comptabilité est l'enregistrement approprié de toutes les transactions financières de votre entreprise. La comptabilité implique beaucoup d'attention aux détails; tout, depuis l'identification et le codage corrects des factures, des bons de commande et des factures des fournisseurs jusqu'à la garantie que les factures sont payées rapidement.

Alors que de nombreuses petites entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour gérer les bases de la comptabilité, d'autres continuent de s'appuyer sur des feuilles de calcul pour suivre leurs revenus et leurs dépenses.

De quoi est responsable un comptable ?

Les comptables sont chargés d'enregistrer avec précision toutes les transactions financières d'une entreprise.

Bien que les tâches spécifiques d'un comptable puissent varier considérablement en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise, elles peuvent inclure les éléments suivants :

• Catégoriser les transactions financières
• Saisir et payer les factures des fournisseurs en temps opportun
• Écrire des factures pour les clients/clients pour les biens ou services fournis
• Enregistrer les paiements des clients/clients sur le compte approprié
• Examiner les notes de frais des employés
• Tenir une petite caisse
• Entrez les écritures de journal si nécessaire
• Rapprocher tous les comptes bancaires tous les mois
• Effectuer toutes les écritures d'ajustement de fin de mois
• Préparer des projections financières
• Aider à la préparation d'un budget d'entreprise
• Préparer les états financiers

Pourquoi votre petite entreprise a besoin d'une comptabilité

Il est presque impossible de gérer correctement votre entreprise sans comptabilité.

Imaginez que vous essayez de gérer votre entreprise sans savoir combien vous dépensez chaque mois, ou sans savoir combien d'argent vos clients vous doivent. Imaginez que vous ne comptabilisiez pas correctement ces dépenses et que vous essayiez ensuite de préparer votre déclaration de revenus l'année suivante.

Enfin, imaginez que vous vous adressez à votre institution financière pour un prêt ou une ligne de crédit sans disposer de la documentation appropriée qui montre exactement les performances de votre entreprise.

Vous devez savoir combien d'argent vous avez

Une fois que vous démarrez une entreprise, vous devenez responsable de beaucoup de choses.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez savoir combien d'argent vos clients vous doivent et combien ont été reçus. Vous devez également savoir combien d'argent vous devez dépenser pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Les paiements inattendus des clients peuvent considérablement épuiser votre flux de trésorerie prévu, tandis qu'un retard de paiement peut compromettre votre solvabilité auprès d'un fournisseur.

Paiements fiscaux précis et ponctuels

Nous devons tous payer des impôts, et pour éviter les pénalités, les intérêts et d'autres activités de collecte par l'IRS et d'autres agences fiscales, vous voudrez les payer à temps, et vous voudrez les payer avec exactitude.

La mise en place d'un processus de comptabilité solide vous permettra de faire exactement cela, tout en suivant toutes vos déductions de dépenses professionnelles, une nécessité au cas où votre entreprise serait auditée.

Croissance commerciale potentielle

Si vous envisagez de développer votre entreprise, vous avez besoin d'un bon système de comptabilité en place.

Non seulement la comptabilité vous aide à gérer correctement vos transactions, mais elle fournit également les informations nécessaires pour obtenir un financement supplémentaire pour votre entreprise.

Les banques, les investisseurs et même votre beau-frère voudront voir comment votre entreprise s'est comportée au cours de la dernière année avant d'accepter de vous prêter de l'argent. Si vous ne pouvez pas fournir ces informations, il sera difficile, voire impossible, d'obtenir un financement extérieur.

Budget précis

La création d'un budget est l'une des choses les plus importantes qu'un propriétaire de petite entreprise puisse faire. Mais pour créer un budget précis, vous devez pouvoir accéder à des informations telles que les totaux des comptes clients, les paiements des fournisseurs et les flux de trésorerie.

Comment saurez-vous que vous devez réduire vos dépenses si vous ne savez pas quelles sont ces dépenses ? La comptabilité vous fournit ces informations.

Comment tenir la comptabilité de votre petite entreprise

Si vous êtes un propriétaire unique ou un pigiste, il y a de fortes chances que vous vous débrouilliez avec un journal manuel ou un tableur pour enregistrer votre activité financière. Mais même un indépendant pourrait bénéficier de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour enregistrer ses transactions financières.

Si vous êtes prêt à commencer, il y a quelques choses que vous devrez faire.

1. Choisissez entre la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double

Vous vous demandez probablement si la comptabilité en partie simple ou en partie double est préférable pour votre entreprise ?

La comptabilité en partie unique ressemble beaucoup à cela. Vous enregistrez une seule entrée dans un journal ou une feuille de calcul de la même manière utilisée pour enregistrer un enregistrement dans votre chéquier. Voici à quoi ressemblerait une seule entrée dans votre journal.

Date	Payé à	Montant
15/01/2020	Nevada Power - Services publics	175,00

La comptabilité en partie double utilise un débit et un crédit lors d'une écriture. Le même paiement à Nevada Power ressemblerait à ceci en utilisant une comptabilité en partie double.

Date	Compte	Débit	Crédit
15/01/2020	Utilitaires	175,00
	Espèces		175,00

L'utilisation de la comptabilité en partie double vous aide à mieux suivre les revenus et les dépenses de votre entreprise, ce qui est important à des fins fiscales, ainsi que pour la préparation des budgets et des états financiers.

Gardez à l'esprit que l'IRS désapprouve les changements en milieu d'année, alors lorsque vous prenez votre décision, soyez prêt à vous y tenir pendant au moins un an.

Conseil de pro : Avant de vous engager dans une comptabilité en partie unique, essayez un logiciel de comptabilité pour petite entreprise et voyez par vous-même à quel point la comptabilité en partie double peut être simple.

2. Décidez entre la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice

Comme pour la comptabilité en partie simple ou en partie double, vous devez décider si vous souhaitez utiliser la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice avant de commencer le processus de comptabilité.

La comptabilité de caisse enregistre une transaction lorsque de l'argent est échangé. En d'autres termes, la dépense pour la facture d'électricité est enregistrée lorsque la facture est payée; pas quand il est reçu.

La comptabilité d'exercice enregistrerait la dépense à la réception de la facture. Encore une fois, les très petites entreprises peuvent utiliser la comptabilité de caisse, mais la comptabilité d'exercice vous permet de comptabiliser les dépenses au cours du mois approprié, plutôt qu'au moment où elles sont reçues ou payées.

Conseil de pro : Si vous avez déjà un employé ou prévoyez d'embaucher des employés à l'avenir, vous devrez utiliser la comptabilité d'exercice.

3. En savoir plus sur les comptes de base

Il existe trois comptes de base que vous utiliserez pour toutes vos transactions de comptabilité.

1. Actifs : Les actifs sont tout élément de valeur que vous possédez, comme vos comptes de trésorerie, vos comptes clients, votre immeuble, vos actifs incorporels ou votre inventaire.
2. Passifs : Les passifs correspondent à ce que vous devez, tels que vos comptes fournisseurs, vos prêts et vos hypothèques.
3. Équité : L'équité est la propriété de l'entreprise, qu'il s'agisse de vous seul en tant que propriétaire de l'entreprise ou de tout investisseur ou partenaire que vous pourriez avoir.

Conseil de pro : Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, envisagez d'utiliser le plan comptable par défaut fourni avec l'application, qui comprend les comptes d'actif, de passif et de capitaux propres.

4. Commencez à saisir correctement vos transactions

Au lieu de jeter ce reçu sur votre bureau pour plus tard, il est temps de commencer à le comptabiliser correctement.

Vous venez de terminer un travail pour quelqu'un? Rédigez une facture et envoyez-la à votre client. Vous venez de recevoir une facture d'électricité ?

Au lieu de le mettre de côté pour le payer plus tard, inscrivez-le dans vos comptes créditeurs pour qu'il soit payé à la date d'échéance. Toute transaction financière, aussi petite soit-elle, doit être enregistrée de manière appropriée.

Conseil de pro : Examinez et approuvez les transactions financières lorsqu'elles sont reçues, et affichez-les en conséquence. De nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent un jour de la semaine où ils traiteront leurs comptes fournisseurs ou enregistreront les paiements des clients.

5. Rapprochez vos comptes bancaires

Si vos comptes bancaires sont liés à votre logiciel de comptabilité, le rapprochement est un processus simple et rapide.

Sinon, vous pouvez probablement toujours importer votre relevé bancaire dans votre logiciel de comptabilité pour simplifier le processus de rapprochement. Sinon, vous devrez attendre de recevoir votre relevé bancaire pour effectuer le rapprochement.

Dans tous les cas, cela doit être fait régulièrement afin de s'assurer que votre dernier relevé bancaire correspond au solde de trésorerie de votre grand livre.

Conseil de pro : Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, envisagez de le lier à vos comptes bancaires. Le processus est tout aussi sécurisé que les services bancaires en ligne et vous permet d'enregistrer facilement les revenus et les dépenses rapidement. De plus, il effectue une grande partie du processus de rapprochement de fin de mois pour vous.

6. Exécutez vos états financiers

Certes, ce processus ne sera pas facile si vous n'utilisez pas de logiciel de comptabilité, mais pour connaître les performances de votre entreprise, vous devez avoir une représentation précise de ces performances. C'est exactement ce que font les états financiers.

Les trois principaux états financiers qui doivent être exécutés à la fin du mois comprennent :

• Bilan : Un bilan présente les actifs, les passifs et les capitaux propres de votre entreprise à une date donnée.
• Compte de résultat : Particulièrement important si vous essayez d'obtenir des informations financières ou des investisseurs externes, un compte de résultat affiche le revenu net de votre entreprise sur une période donnée.
• État des flux de trésorerie : Les états des flux de trésorerie sont conçus pour vous fournir des détails sur les flux de trésorerie de votre entreprise, en affichant les totaux de trésorerie entrants et sortants pour une période de temps spécifique.

Conseil de pro : Pour des états financiers plus précis, un logiciel de comptabilité est la solution.

Le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises

Si vous ne savez toujours pas comment suivre les dépenses de votre entreprise à l'aide d'un tableur, un logiciel de comptabilité peut être la solution. Le logiciel de comptabilité est conçu pour permettre aux petites entreprises de gérer facilement les tâches de tenue de livres et de comptabilité.

Assurez-vous de consulter nos avis sur les logiciels de comptabilité pour déterminer quelle application convient le mieux à votre entreprise, mais voici quelques options pour vous aider à démarrer.

Comptabilité des vagues

Parfait pour les propriétaires uniques et les indépendants, Wave Accounting offre une variété de fonctionnalités de comptabilité, telles que les ventes, les achats, les opérations bancaires et les options de reporting.

La fonction Ventes facilite la préparation d'une facture personnalisée pour vos clients, avec la possibilité d'accepter les paiements en ligne.

Vous pouvez également suivre les factures et les paiements des fournisseurs dans Wave, ainsi que les dépenses professionnelles en prenant simplement une photo d'un reçu avec votre smartphone.

Pour faciliter le rapprochement bancaire, associez vos instituts financiers à Wave pour un bon suivi des dépenses et un rapprochement de fin de mois.

Kashoo

Conçu pour les petites entreprises, Kashoo propose une structure de prix tout compris et vous pouvez ajouter des utilisateurs supplémentaires à Kashoo sans frais supplémentaires.

Tout juste sorti au printemps 2020, Kashoo 2.0 comprend une interface utilisateur entièrement mise à jour qui a l'air étincelante de nouveauté. Bien que d'apparence différente, Kashoo 2.0 inclut toujours les mêmes fonctionnalités, mais avec quelques nouvelles ajoutées, notamment le paiement des factures, les contacts, les comptes et les taxes.

Un nouvel ajout à Kashoo 2.0 est la boîte de réception, qui sert de référentiel central pour afficher les transactions bancaires en cours qui ont été importées à partir de vos comptes bancaires connectés, vous offrant une vue rapide de toutes les transactions. Si vous ne connectez aucun compte bancaire, la boîte de réception restera vide.

Comptabilité Sage Business Cloud

Une bonne option pour les propriétaires uniques, les indépendants et les consultants, Sage Business Cloud Comptabilité comprend d'excellentes fonctionnalités de comptabilité, telles que les ventes, les dépenses, les contacts et les opérations bancaires.

L'application comprend également un système de gestion des stocks décent, ce qui en fait une bonne option pour ceux qui vendent des produits, en particulier les vendeurs en ligne.

En plus de la facturation, Sage Business Cloud Comptabilité vous permet de créer des devis et des estimations, d'ajouter des notes de crédit à n'importe quel compte client et même de publier un lot d'écritures rapides.

Vous pouvez connecter l'application à vos comptes bancaires, et Sage Business Cloud Comptabilité offre également une gestion des factures des fournisseurs et un bon reporting financier.

La comptabilité ne doit pas être difficile

La comptabilité pour les débutants peut être déroutante. Cependant, la plupart des applications logicielles de comptabilité en ligne facilitent la gestion de toutes les bases de la comptabilité dont votre entreprise aura besoin.

Si vous ne savez toujours pas comment faire la comptabilité, vous pouvez choisir de sous-traiter votre comptabilité à un service de comptabilité.