Un guide des petites entreprises sur les dépenses d'entreprise en 2022

Si vous êtes en affaires, vous avez des dépenses. Mais qu'est-ce qu'une dépense d'entreprise et comment savoir si elle est déductible ? Notre Guide des dépenses d'entreprise vous montre comment.

Une grande partie de la comptabilité des petites entreprises consiste à comptabiliser les dépenses. Ces dépenses d'exploitation mensuelles sont déductibles des impôts, ce qui contribue à réduire votre bénéfice net et le montant d'argent que vous devrez payer en impôts à la fin de l'année.

Mais quelles sont les dépenses professionnelles déductibles des impôts ? Nous vous donnerons une liste des déductions fiscales courantes et ce à quoi vous devriez faire attention.

Présentation :Que sont les dépenses professionnelles ?

Les dépenses d'entreprise sont le coût de faire des affaires. Tout, depuis le loyer que vous payez chaque mois pour votre espace de bureau jusqu'au papier que vous avez acheté pour votre imprimante, est considéré comme une dépense professionnelle valide.

L'IRS stipule qu'une dépense d'entreprise doit être à la fois ordinaire et nécessaire, ce qui signifie que la dépense est courante pour le type d'entreprise que vous possédez, tandis que nécessaire signifie qu'elle est utile et appropriée pour votre type d'entreprise.

Voici quelques exemples de dépenses déductibles :

• Fournitures de bureau
• Loyer
• Frais de service professionnels
• Frais bancaires
• Cotisations professionnelles
• Impression
• Frais de port
• Salaire
• Cotisations salariales
• Déduction pour bureau à domicile (avec restrictions)

De plus, si vous fabriquez ou achetez des stocks pour les revendre, le coût des marchandises vendues est également entièrement déductible d'impôt. Cependant, vous ne pouvez pas déduire la même dépense du coût des marchandises vendues et des dépenses commerciales régulières.

Par exemple, si vous avez déjà déduit les salaires des employés de votre usine lors du calcul du coût des marchandises vendues, vous ne pouvez pas inclure à nouveau ces salaires en tant que dépenses.

Dépenses professionnelles déductibles et non déductibles :quelle est la différence ?

Les dépenses déductibles sont toujours directement liées au coût de faire des affaires. Par exemple, vous avez un déjeuner avec un client potentiel qui peut vous rapporter beaucoup de revenus.

Pour vous préparer à la réunion, vous achetez un nouveau costume et faites des réservations dans un restaurant exclusif. Cinquante pour cent du coût du repas est considéré comme déductible, mais votre nouveau costume ne l'est pas, même si les deux ont été achetés dans le but d'attirer un nouveau client.

Le tableau suivant fournit une liste de certaines dépenses courantes déductibles, de certaines dépenses partiellement déductibles et de celles qui ne peuvent pas être déduites.

Dépense déductible	Explication
Véhicule	Vous pouvez déduire les dépenses liées au véhicule telles que l'essence, les péages, le stationnement, etc., ou déduire les miles parcourus en utilisant la déduction de kilométrage standard de l'IRS.
Services professionnels	Si vous faites appel à un CPA ou à un cabinet comptable pour vérifier vos livres ou préparer votre déclaration de revenus, vous pouvez déduire le coût de ces services. Il en va de même pour les frais de services juridiques ou professionnels.
Dépenses d'études	Si vous avez assisté à des ateliers, des séminaires ou des cours liés au travail, vous pouvez déduire le coût.
Commissions	Si vous payez une commission à vos employés, elle est déductible.
Salaires	Les salaires des employés sont entièrement déductibles. Si vous avez des employés directs, assurez-vous que leurs salaires ne sont pas déduits deux fois.
Utilitaires	Pour faire fonctionner votre entreprise, le bureau ou l'usine a besoin d'électricité, de chauffage et de climatisation. Vous pouvez également inclure des éléments tels que les frais de service Internet dans votre coût des services publics.
Fournitures	Toute fourniture nécessaire au fonctionnement de votre entreprise est déductible d'impôt. Pour un restaurant, cela peut être de la vaisselle, des casseroles ou des verres, tandis que les dépenses de bureau comprendront des stylos, du papier, des agrafeuses, des trombones.
Mobilier et équipement	Les classeurs, bureaux, chaises, tables, comptoirs, machines d'usine, établis et canapés qui sont utilisés dans votre établissement sont tous déductibles d'impôt. Vous avez le choix d'amortir ces articles ou de les déduire tous dans l'année où ils ont été achetés.
Dépenses de démarrage	Si vous venez de démarrer une entreprise, vous pourrez peut-être déduire certains de vos frais de démarrage jusqu'à 5 000 USD.
Partiellement déductible	Explication
Repas	Bien que le déjeuner ou le dîner avec des clients soit courant, vous ne pouvez déduire que 50 % de la facture.
Cadeaux	Il y a une limite de 25 $ sur les cadeaux à des fins fiscales. Bien que vous soyez libre de dépenser ce que vous voulez en cadeaux pour vos clients et associés, vous ne pouvez déduire que 25 $ par cadeau.
Non déductible	Explication
Vêtements de travail	Alors que le coût d'un uniforme de travail est déductible, le coût des vêtements adaptés au travail ou spécifiques au travail ne l'est pas. Ainsi, même si vous ne portez vos costumes que pour travailler, ils ne sont pas admissibles à une déduction.
Trajet	Conduire pour se rendre au travail et en revenir n'est pas une dépense déductible, contrairement à la conduite entre les lieux d'affaires.
Pénalités et amendes	Envoi tardif de votre déclaration de revenus ? La pénalité pour cette soumission tardive n'est pas déductible. Le ticket de parking que vous avez reçu la semaine dernière ne l'est pas non plus, même si vous rendiez visite à un client. Toute amende ou pénalité payée au gouvernement, qu'il soit étatique, local ou fédéral, n'est pas déductible.
Contributions politiques	Les paiements qui aident directement un candidat politique particulier ne sont pas déductibles. Les frais de lobbying ne sont pas non plus déductibles.
Paiements illégaux	Cela devrait aller de soi, mais les paiements illégaux tels que les pots-de-vin ou les pots-de-vin ne sont pas déductibles.
Divertissement	Bien que vous puissiez toujours déduire une partie de vos repas, les dépenses de divertissement telles que les billets pour un événement sportif ne sont plus considérées comme des dépenses professionnelles déductibles.

Comment votre petite entreprise peut suivre vos dépenses professionnelles

Il existe de nombreuses façons de suivre les dépenses de votre entreprise, notamment :

1. Manuellement

La méthode de la boîte à chaussures n'est pas vraiment recommandée, mais vous pouvez noter une dépense d'entreprise au fur et à mesure qu'elle se produit et placer le reçu correspondant dans une enveloppe pour référence.

Si vous n'avez que quelques dépenses par an, cette méthode sera probablement suffisante. Si vous ne suivez que des dépenses professionnelles sporadiques, les chances que vous vous souveniez d'enregistrer la dépense et de conserver le reçu sont minces.

2. Utiliser des feuilles de calcul

Les feuilles de calcul sont un pas en avant par rapport à la simple écriture de vos dépenses, mais vous devez toujours vous rappeler de les ajouter à votre feuille de calcul et vous devez toujours enregistrer les reçus.

Bien que l'utilisation d'une feuille de calcul offre une organisation supplémentaire des dépenses, si vous avez des dépenses régulières chaque mois, vous voudrez passer à une application qui peut vous aider à suivre correctement vos dépenses.

3. Logiciel comptable

Un logiciel de comptabilité est un grand pas en avant par rapport à l'enregistrement manuel des dépenses ou à leur saisie sur une feuille de calcul.

De nombreuses applications logicielles de comptabilité pour petites entreprises sur le marché incluent aujourd'hui la possibilité de télécharger des reçus depuis un smartphone directement vers le logiciel, créant ainsi un enregistrement permanent du reçu si vous en avez besoin.

En prime, toutes vos dépenses professionnelles sont enregistrées régulièrement, ce qui facilite le suivi et la déduction des dépenses, le cas échéant.

4. Logiciel de gestion des dépenses

Si vous ou vos employés voyagez fréquemment, avez besoin de suivre le kilométrage quotidien ou les dépenses d'hôtel et de repas, l'utilisation d'une application de gestion des dépenses peut être une bonne option pour votre entreprise.

Conçu pour faciliter le suivi de toutes vos dépenses, vous pourrez télécharger des reçus, suivre le kilométrage et réserver des vols depuis l'application. En prime, la plupart des applications s'intègrent aux applications logicielles de comptabilité, vous n'aurez donc pas à vous soucier de la saisie de données en double.

Commencez à suivre les dépenses professionnelles dès aujourd'hui

Il est important de garder une trace de toutes vos dépenses professionnelles, pas seulement celles qui fournissent des déductions fiscales. N'importe laquelle des méthodes énumérées ci-dessus vaut mieux que de ne pas suivre du tout vos dépenses professionnelles. Voici quelques raisons supplémentaires pour lesquelles vous devriez suivre vos dépenses :

États financiers précis :vous ne pourrez pas créer un bilan ou un compte de résultat précis si vous ne suivez pas correctement vos dépenses.

Impôts :Au moment des impôts, vous n'aurez pas le total des dépenses nécessaires, ni la sauvegarde nécessaire pour radier ces dépenses professionnelles.

Contrôle des dépenses :comment saurez-vous que vous dépensez trop d'argent en fournitures de bureau si vous ne suivez pas ces dépenses ?

Si vous continuez à suivre les dépenses de votre entreprise manuellement ou à l'aide d'un tableur, pourquoi ne pas passer à un logiciel de comptabilité ou à un logiciel de gestion des dépenses ? Le résultat final sera moins de travail pour vous et une bien meilleure maîtrise de vos dépenses.