Un guide indolore de la comptabilité du commerce électronique

Lorsque vous demandez à un propriétaire d'entreprise de commerce électronique quelle est la partie de son travail qu'il aime le moins, la plupart diront "la comptabilité".

(Si vous êtes la perle rare qui aime la comptabilité, félicitations virtuelles !)

Et pourtant, 41 % des propriétaires de petites entreprises gèrent leurs livres sans aucune aide.

Source :OnPay

Mais voici le problème :à mesure que votre entreprise de commerce électronique se développe, vos finances se compliquent. Ventes, retours, paiements des fournisseurs, frais bancaires :tous les mouvements d'argent entrants et sortants devront être correctement classés, analysés, puis signalés aux autorités fiscales.

Sans systèmes comptables appropriés en place, vous pouvez rapidement être submergé par toutes les données financières auxquelles vous êtes confronté.

Ajoutez également à cela le fait que :

19 % de ceux qui se perçoivent comme ayant une littératie financière élevée ont des compétences financières.

Nous ne voulons pas vous décourager de faire votre propre comptabilité avec ces données.

Mais nous voulons vraiment attirer toute votre attention. Parce que la comptabilité est importante. Mais apprendre à l'aimer est difficile. Dans ce guide, nous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la comptabilité du commerce électronique sans aucune crainte.

Comptabilité e-commerce vs tenue de livres :quelle est la différence ?

Commençons par les bases et récapitulons qui est qui dans le domaine comptable.

La tenue de livres est la pratique comptable de base consistant à conserver un enregistrement soigné des documents financiers et des transactions. Le but de cette pratique est de décrire et d'organiser l'état de vos finances.

Les principales tâches de comptabilité comprennent :

• Catégorie des transactions.
• Facturation.
• Réconciliation de compte.
• Préparation des bilans.
• Gestion de la paie.
• Gestion des comptes créditeurs et débiteurs.

La comptabilité est une pratique consistant à analyser tous les documents financiers, produits par le comptable, pour créer des rapports financiers, des modèles et des prévisions. Pour que vous puissiez comprendre le niveau actuel de vos finances et planifier l'avenir.

Les principales tâches comptables incluent :

• Préparation des entrées ajustées.
• Audits des informations financières.
• Planification et déclaration fiscales.
• Prévisions financières et analyse des risques.
• Préparation d'états financiers, de rapports et de modèles.

Le but de la comptabilité est de vous doter de connaissances financières pour prendre des décisions commerciales plus judicieuses.

Les 2 types de comptabilité pour votre entreprise de commerce électronique

La systématisation est essentielle en comptabilité. Pour organiser vos finances de commerce électronique, vous pouvez utiliser l'un des deux types de systèmes comptables populaires.

1. Comptabilité de caisse.

Lorsque vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse, vous ajoutez un nouvel enregistrement chaque fois que l'argent arrive sur votre compte bancaire ou en sort comme dépense. De cette façon, vos livres reflètent toutes les informations transactionnelles, stockées sur vos modes de paiement et vos comptes bancaires.

Voici un exemple rapide d'enregistrement comptable en comptabilité de caisse :

Revenu bihebdomadaire : 615 $ 

La comptabilité de caisse est un choix de départ pour la plupart des petites entreprises de commerce électronique. Parce qu'il s'agit d'un système simple à maintenir - vous signalez simplement tous les mouvements d'argent au fur et à mesure qu'ils se produisent. De plus, vous savez toujours combien d'argent vous avez à votre disposition en ce moment.

Un autre avantage de la comptabilité de caisse est le suivant :lors de la déclaration de vos impôts d'entreprise à la fin de l'année, vous n'aurez pas à payer d'impôt sur les paiements que vous n'avez pas encore reçus. Ainsi, votre facture fiscale peut être plus petite.

La comptabilité de caisse fonctionne pour :

• Petits vendeurs de commerce électronique.
• Entreprises de créateurs
• Magasins de produits à la demande
• Magasins Amazon FBA.
• Opérations de livraison directe.

Cependant, cette méthode comptable n'est pas le meilleur choix pour les opérations de commerce électronique plus importantes, car elle ne comptabilise pas les futurs comptes clients et fournisseurs.

Pour cette raison, évitez la comptabilité de caisse si vous :

• Gérez une entreprise de commerce électronique avec des niveaux de stock élevés et plusieurs fournisseurs.
• Envisagez de demander un financement ou d'obtenir un prêt pour votre entreprise.
• Vous souhaitez intégrer des auditeurs et obtenir des états financiers audités.

2. Méthode d'exercice.

La comptabilité d'exercice, au contraire, vous invite à enregistrer chaque vente ou dépense une fois qu'elle a lieu, quel que soit le moment où l'argent atteint (ou quitte) votre compte bancaire.

Jetons un coup d'œil à son exemple d'enregistrement :

Revenu bihebdomadaire : 6 600 $

L'entreprise a réalisé 2 500 $ de ventes en ligne. Cet argent a déjà atterri sur le compte bancaire. Mais ce plus gros chèque de 5 000 $ n'a pas encore été encaissé et devrait arriver la semaine 3. Même chose avec les dépenses - les frais d'expédition ont été payés immédiatement. Mais le paiement de l'entrepreneur est dû le mois prochain, ce qui signifie que 800 $ resteront sur le compte bancaire d'ici là.

La comptabilité d'exercice est souvent connue comme la méthode comptable traditionnelle car c'est le système que la plupart des institutions financières utilisent. Pensez aux prêteurs, aux auditeurs, aux investisseurs, aux planificateurs fiscaux ou à toute autre personne intéressée à connaître l'état des finances de votre entreprise.

À première vue, la comptabilité d'exercice semble plus déroutante que la comptabilité de caisse. Vous devez penser à l'argent que vous n'avez pas encore gagné (comptes clients) et soustraire les coûts que vous n'avez pas encore engagés (comptes fournisseurs).

Mais une fois que vous avez dépassé cela, ce système comptable commence à avoir plus de sens. Puisqu'il fournit une représentation plus réaliste de votre revenu d'entreprise chaque mois. De plus, cela permet de faire des projections financières plus précises en tenant compte de vos obligations financières présentes et futures.

L'inconvénient de la comptabilité d'exercice, cependant, est que cette façon de tenir des registres déplace l'attention de combien d'argent vous avez à combien d'argent vous déplacez. En comptant les paiements/dépenses futurs, la comptabilité d'exercice peut donner l'impression que vos opérations sont plus rentables qu'elles ne le sont en réalité. Vous devrez donc surveiller de plus près votre trésorerie.

Devriez-vous passer à la comptabilité d'exercice en tant qu'entrepreneur e-commerçant ?

La reponse courte est oui. Vous devrez adopter ce système comptable à mesure que vos opérations évolueront. La méthode de la comptabilité de caisse pour la déclaration fiscale n'est autorisée que pour les entreprises dont la croissance annuelle moyenne est inférieure ou égale à 5 millions de dollars.

Ce dont vous avez besoin pour commencer à faire la comptabilité de votre boutique en ligne

Quel que soit le système de comptabilité que vous utilisez en premier, vous devez préparer trois éléments :

1. Numéro d'identification fiscale de l'entreprise.

Si vous opérez en tant que société ou partenariat, vous devrez demander un numéro d'identification d'employeur (EIN) à l'IRS. Il s'agit d'un identifiant unique à 9 chiffres de votre entreprise à utiliser dans tous vos documents fiscaux. Vous pouvez en faire la demande en ligne et la recevoir immédiatement par e-mail. Les commerçants individuels peuvent utiliser leur numéro de sécurité sociale (SSN) dans le même but.

2. Compte bancaire professionnel.

Séparer vos finances professionnelles et personnelles est la première règle d'or de la comptabilité. Ouvrez un compte bancaire professionnel dédié pour votre boutique en ligne. Configurez des versions professionnelles des applications de paiement populaires (par exemple, PayPal). Et assurez-vous de ne pas dépenser l'argent de votre compte professionnel pour vos besoins personnels (à moins que ceux-ci ne soient considérés comme des dépenses professionnelles déductibles).

D'autre part, vous pouvez dépenser de l'argent de votre compte personnel pour couvrir vos dépenses professionnelles. Vous pouvez ensuite les réclamer en tant que dépenses « remboursables ». Encore une fois, cela devrait être une dépense commerciale raisonnable. Ou vous risquez d'être interrogé par la réglementation.

3. Logiciel de comptabilité.

Les applications de comptabilité et les services en ligne peuvent vous faire gagner beaucoup de temps sur l'enregistrement des ventes, la gestion des dépenses, la génération de rapports et d'autres tâches de comptabilité. C'est pourquoi 50 % des petites entreprises les utilisent.

Source :OnPay 

Les applications de comptabilité les plus populaires pour les petites boutiques en ligne sont :

• FreshBooks.
• QuickBooks en ligne.
• Xéro.
• Vague.
• Kashoo.
• Sauge.

5 tâches importantes de comptabilité du commerce électronique pour commencer

Avec tous les outils alignés, examinons les principales tâches comptables que vous devrez effectuer sur une base hebdomadaire/mensuelle :

1. Classer toutes les transactions.
2. Maintenir un budget d'entreprise.
3. Tenez-vous au courant des taxes.
4. Distinguer les retours et les rejets de débit.
5. Pratiquez une tenue de registres précise.

Être diligent avec chacun d'eux vous aidera à comprendre votre flux de trésorerie et à vous préparer pour la saison des impôts.

Classez toutes vos transactions

La catégorisation des transactions est la pratique de base de la comptabilité du commerce électronique. Vous devez marquer chaque transaction sur votre état des flux de trésorerie comme un revenu ou une dépense. La plupart des applications de comptabilité trient automatiquement les transactions pour vous, vous devez donc simplement les examiner et attribuer des catégories supplémentaires correctes (par exemple, salaire, marketing, retours, etc.).

La catégorisation de vos transactions vous aide à estimer votre :

• Dépenses régulières et ponctuelles
• Revenus mensuels

Vous pouvez ensuite utiliser ces chiffres pour évaluer le compte de résultat de votre entreprise en ligne, planifier vos impôts et créer un budget d'entreprise.

Maintenir le budget de votre entreprise

Un budget d'entreprise est un décompte de toutes vos dépenses d'entreprise et autres obligations financières, soigneusement résumées et comparées à vos revenus réguliers. Le nombre total vous indique la somme d'argent dont vous avez besoin pour atteindre le seuil de rentabilité ou réaliser un profit.

L'objectif d'un budget est de vous aider :

• Surveillez vos schémas de trésorerie.
• Maîtrisez toutes les dépenses récurrentes et imprévues.
• Sachez quand faire des folies et quand pédaler en arrière.
• Mettez un revenu de côté pour les jours de pluie (et les taxes).
• Éviter ou réduire l'endettement de l'entreprise.
• Restez concentré sur vos objectifs financiers à long terme.

Étant donné que 2020 a été une année difficile pour les petites entreprises de commerce électronique, la budgétisation peut être une bonne pratique à adopter et à respecter. Voici comment :

1. Passez en revue votre flux de trésorerie.

Pour budgétiser efficacement, vous devez savoir quand et où va votre argent et combien il rentre régulièrement.

Enregistrez d'abord vos dépenses, car la plupart d'entre elles seront récurrentes. Notez combien vous dépensez :

• Achats d'inventaire.
• Paiements des fournisseurs.
• Salaires des employés/sous-traitants.
• Emballage et manutention.
• Frais de port et d'expédition.
• Frais de traitement des paiements.
• Services bancaires aux entreprises.
• Logiciels, applications, abonnements.
• Hébergement de site Web.
• Publicité.
• Taxes.
• Remboursements/retours.

Ensuite, tenez compte des dépenses ponctuelles (non) planifiées. Le montant total que vous obtiendrez correspond à votre budget de base, une somme dont vous avez besoin pour atteindre le seuil de rentabilité chaque mois.

Étant donné que les volumes de ventes du commerce électronique peuvent zigzaguer en raison des fluctuations de prix, des changements de la demande, de la saisonnalité et d'autres conditions du marché, vos revenus peuvent fluctuer. Vous pouvez donc finir par avoir des mois de trésorerie négatifs, c'est-à-dire lorsque vous avez gagné moins que ce que vous avez dépensé.

C'est une autre raison d'avoir un budget et de mettre de côté des revenus supplémentaires.

2. Créez un calculateur de budget hebdomadaire.

Pour maintenir un flux de trésorerie positif, en particulier aux premiers stades de la croissance, vous devez être conscient de chaque centime que vous dépensez.

Une façon d'y parvenir consiste à créer des « poches d'argent » distinctes pour différentes catégories de dépenses hebdomadaires et à les mettre à jour régulièrement. De cette façon, vous saurez exactement combien vous avez dépensé et pourrez réduire les dépenses non essentielles au cours de la semaine prochaine.

Vous pouvez conserver une feuille de calcul similaire dans laquelle vous répertoriez toutes vos dépenses et vos revenus hebdomadaires pour estimer la dynamique de votre trésorerie :

Tenez-vous au courant des taxes

Les propriétaires d'entreprises de commerce électronique ont à l'esprit deux catégories d'impôts:les impôts sur le revenu des entreprises et les taxes de vente.

La gestion des taxes de vente peut être difficile, car vous devez tenir compte des deux :

• Taxes de vente au niveau de l'État (perçues dans 45 États et le district de Columbia).
• Taxes de vente locales (collectées dans 38 États).

Source :Fondation fiscale

1. Assurez-vous que vos taux de taxe sont corrects pour les clients.

Selon la plate-forme de commerce électronique que vous utilisez pour votre boutique, vous pouvez soit ajouter manuellement toutes les taxes de vente au formulaire de paiement, soit les faire calculer automatiquement, en fonction de l'adresse de livraison des clients. La deuxième option est moins sujette aux erreurs.

2. Payez les taxes professionnelles trimestrielles estimées.

Toutes les entreprises de commerce électronique qui pourraient devoir plus de 1 000 $ d'impôts d'ici la fin de l'année devraient effectuer des paiements d'impôts trimestriels estimés. L'IRS calcule vos cotisations sur la base du dernier retour et attend le paiement selon le calendrier.

3. Déposer les taxes de vente.

Vous devez tenir des registres clairs indiquant que vous avez perçu la taxe de vente pour chaque facture client. Tous ces dossiers devront être remplis auprès de votre juridiction fiscale locale en fonction de la date d'échéance. La fréquence de remplissage varie d'un État à l'autre, mais elle a généralement lieu au milieu ou à la fin de chaque mois.

Distinguer les retours des rétrofacturations

Les retours clients et les rétrofacturations sont deux types de dépenses différents qui doivent être enregistrés séparément.

1. Retour en magasin.

Les magasins de commerce électronique peuvent avoir une ou plusieurs politiques de retour et cela devrait se refléter dans votre comptabilité :

• Crédit magasin : Enregistrez la transaction d'origine en tant que dépense et ajoutez-la à la liste des comptes fournisseurs.
• Remboursement intégral : Une fois que le produit vous est revenu, catégorisez la transaction de remboursement sous "Retours et indemnités" et soustrayez-la directement pour vos revenus.

2. Rétrofacturation du magasin.

Les rétrofacturations se produisent lorsqu'un client conteste une transaction auprès de sa banque en affirmant qu'elle était frauduleuse. Malheureusement, cette «fraude amicale» représente 40% à 80% de toutes les pertes de fraude parmi les e-commerçants.

Catégorisez toutes les rétrofacturations en tant que "Retours et indemnités". En outre, si la rétrofacturation incluait des frais supplémentaires, marquez-la comme une dépense professionnelle.

Pratiquez une tenue de registres précise pour votre boutique en ligne

La comptabilité est l'art de tenir des registres financiers qui racontent une histoire financière complète de votre entreprise (pour vous-même et toute autre personne qui le demande).

Étant donné que vous déclarez vous-même vos finances et vos impôts aux autorités, vous devez conserver une preuve de toutes vos réclamations. Cela signifie que vous devez stocker les enregistrements suivants pour la comptabilité de votre entreprise de commerce électronique :

• Reçus, factures et factures.
• Chèques annulés et sans provision.
• Déclarations fiscales précédentes.
• Formulaires W2 et 1099.
• Compte bancaire, relevés de carte de débit/crédit.
• Relevés de compte des portefeuilles de paiement en ligne.
• Enregistrements des revenus de votre plate-forme de commerce électronique telle que BigCommerce.

Tous ces enregistrements doivent être conservés pendant au moins 3 ans.

Cela vous semble beaucoup ? Eh bien, il est préférable de payer un supplément pour le stockage dans le cloud, puis de faire face à d'éventuelles amendes si vous ne pouvez pas sauvegarder vos réclamations financières lors d'un audit.

3 bonnes pratiques comptables rapides à retenir

Effectuer ces cinq tâches comptables pour votre boutique en ligne peut être écrasant, surtout lorsque vous débutez.

N'oubliez pas :vous n'avez pas besoin de passer en mode gourou financier et d'essayer de créer des projections de flux de trésorerie fantaisistes ou d'utiliser des formules en plusieurs étapes pour calculer votre indice de rentabilité.

Gardez votre comptabilité simple et précise :

1. Prévision des dépenses majeures.

Gardez un enregistrement précis de tous les comptes créditeurs réguliers, ainsi qu'une feuille de calcul Excel de budget hebdomadaire. De cette façon, vous saurez toujours ce que vous devez payer et pourrez contourner le revenu restant pour faire face à une dépense plus importante :un nouvel entrepôt, plus de publicité ou un inventaire supplémentaire.

2. Mettez de l'argent (et du temps) de côté pour les impôts.

La saison des impôts peut être mouvementée si vous êtes désinvolte. Un tiers des propriétaires de petites entreprises consacrent plus de 80 heures (=deux semaines de travail) par an à la préparation de leurs déclarations de revenus fédérales. Votre engagement à maintenir des dossiers soignés tout au long de l'année sera extrêmement payant.

Quant à l'argent, mettez de côté 30 à 40 % de vos revenus d'entreprise pour les paiements d'impôts de fin d'année.

3. Supervisez votre gestion des stocks.

Le secteur américain de la vente au détail fait face à des pertes de 50 milliards de dollars par an en raison de l'inventaire immobile. N'additionnez pas ces chiffres, car une accumulation inutile de stocks a un impact sur vos liquidités et aura une mauvaise incidence sur tous vos actifs et vos résultats.

Il en va de même pour les matières premières - ne soyez pas tenté de sur-acheter à moins que vous ne sachiez que vous pouvez utiliser tout le stock. Les coûts de stockage finiront par trop manger tout type de remise en vrac que vous obtenez.

Pour exécuter des opérations allégées, définissez un volume d'inventaire minimal et maximal que vous pouvez conserver, en fonction de vos budgets et de vos prévisions de trésorerie.

Les deux problèmes courants de comptabilité du commerce électronique à prendre en compte

Pour vous améliorer encore davantage dans la gestion de vos comptes, ne vous laissez pas entraîner par les comportements suivants :

1. Attendre la dernière minute pour examiner les états financiers.

Ne reportez pas la catégorisation des dépenses à la fin du mois, ou pire, à la fin de l'année de référence. Avec des milliers d'enregistrements à parcourir, vous manquerez quelque chose d'important. Cela peut être quelque chose de mineur comme une déduction non réclamée. Ou une omission majeure qui peut nécessiter des corrections dans vos déclarations de revenus.

Que faire à la place : Bloquez 2 à 3 heures chaque mois pendant lesquelles vous vous asseyez et examinez tous les documents financiers, organisez-les par catégorie, puis effectuez un rapprochement des comptes bancaires.

2. Erreurs manquantes (par manque de temps).

Lorsque vous faites vos livres à la hâte, des erreurs s'insinuent. Avoir des erreurs dans vos registres comptables peut échapper à vos projections financières et entraîner des pertes financières. Si ceux-ci sont laissés sans surveillance, ils peuvent être transmis à vos déclarations de revenus. Ensuite, vous devrez produire une déclaration de revenus modifiée. Ce qui, encore une fois, n'est pas la chose la plus amusante à faire.

Que faire à la place : Automatisez votre comptabilité pour éviter les erreurs manuelles et les incohérences. Une fois que vous avez un budget, embauchez un directeur financier (CFO), un CPA (comptable public agréé) ou un comptable e-commerce interne pour vous aider dans vos déclarations fiscales.

Conclusion

Vous n'avez pas besoin d'être comptable agréé pour maîtriser les finances de votre commerce électronique.

Avec le bon système de comptabilité en place, une application de comptabilité à l'appui et une diligence appropriée, vous pouvez maîtriser votre comptabilité et apprendre à aimer la pratique de l'analyse de vos finances. Surtout lorsque ces informations se traduisent par des revenus plus élevés !