Qu'est-ce que le cycle de vente et de collecte?

Le cycle de vente et de collecte, également connu sous le nom de revenu, Créances, et Recettes (RRR) Cycle, est composé de diverses catégories de transactions. La classe de vente et la classe de réception des transactions sont les écritures de journal typiques qui débitent les comptes clientsComptes clientsLes comptes clients (AR) représentent les ventes à crédit d'une entreprise, qui n'ont pas encore été récupérés auprès de ses clients. Les entreprises autorisent et créditent les revenus des ventes, et débiter l'encaisse et créditer les comptes débiteurs, respectivement. Il s'agit de l'enregistrement des ventes et de l'encaissement de la vente.

En outre, il existe d'autres catégories de transactions dans le cycle de vente et d'encaissement qui incluent les retours sur ventes et les remises (débit retours sur ventes, créditer les comptes débiteurs), radiations de créances irrécouvrables (provision de débit pour créances douteuses, créditer les comptes débiteurs), et les dépenses pour créances irrécouvrables (débit des dépenses pour créances irrécouvrables et provision pour crédit pour créances douteuses). Nous nous concentrons ici sur les écritures de journal les plus courantes.

Fonctions commerciales importantes et documents connexes

Bien que de nombreuses entreprises suivent des processus internes différents et utilisent des méthodes plus électroniques, l'organigramme suivant est un processus commercial typique dans le cycle de vente et de collecte.

Le processus commence généralement lorsqu'un client s'approche de l'entreprise et dépose un bon de commande client. Le service commercial reçoit le document et prépare une commande client qui est ensuite envoyée au service de crédit pour une vérification de crédit. N'oubliez pas que les vendeurs n'effectueront pas de vérifications de crédit car leur position en tant que vendeur peut influencer leur parti pris lorsqu'ils prennent des décisions de crédit sur les clients. Cette séparation est appelée séparation des tâches.

Une fois que le service de crédit a approuvé le client et la commande, la commande client est envoyée au service expédition, qui générera un document d'expédition, également appelé connaissement ou connaissement. La commande client approuvée et le document d'expédition sont ensuite envoyés au commis aux comptes clients, qui génère ensuite une facture de vente et effectue l'écriture de journal nécessaireGuide des écritures de journalLes écritures de journal sont les éléments constitutifs de la comptabilité, du reporting à l'audit des écritures de journal (qui se composent de débits et de crédits).

Finalement, une fois l'argent reçu du client, la comptabilité ou la trésorerie enregistre le crédit à la trésorerie et débite le solde des comptes débiteurs.

Contrôles internes pour les ventes Catégorie de transactions

N'oubliez pas que pour les catégories de transactions, il y a cinq affirmations applicables :coupure, classification, complétude, occurrence, et précision . Un contrôle interne relatif à l'assertion d'occurrence est que chaque transaction de vente est appuyée par les documents nécessaires, comme la commande client approuvée, documents d'expédition, et factureModèle de facture (Word)Ce modèle de facture (Word) vous servira de guide lors de la création de factures de vente afin de conserver les enregistrements des transactions.

D'autres contrôles internes de l'entreprise incluent l'exigence d'approbation pour la vente de marchandises à de nouveaux clients, envoi des relevés mensuels aux clients, les plaintes reçues font l'objet d'un suivi indépendant, et examiner les rapports d'exception qui incluent des transactions de vente importantes ou inhabituelles.

En ce qui concerne l'affirmation d'exhaustivité, les documents d'expédition sont généralement prénumérotés de manière séquentielle afin que toute transaction en double ou une transaction manquante puisse être correctement comptabilisée. La question de savoir si la transaction de vente a réellement eu lieu implique généralement un test en amont. Cela signifie que l'auditeur examinera d'abord les états financiers/le grand livre et retracera la vente jusqu'à ses documents sources pour voir s'ils sont authentiques.

Test d'exhaustivité, cependant, est le contraire. L'auditeur commencera à partir des documents sources et confirmera si toutes les transactions sont entièrement enregistrées dans le grand livre.

Contrôles internes pour les encaissements

Certains contrôles internes pour la classe des encaissements comprennent la séparation des tâches entre le gestionnaire de trésorerie et le comptable, et rapprochements bancaires mensuels. Ces deux contrôles concernent principalement l'assertion d'occurrence. En ce qui concerne l'affirmation d'exhaustivité, les relevés clients mensuels sont un contrôle fort, ainsi que l'utilisation de factures de remise ou de pré-listage d'espèces, et le rapprochement des documents avec les bordereaux de dépôt.

Confirmations en tant que tests de détails des soldes

N'oubliez pas que les tests de corroboration comprennent des procédures analytiques de corroboration et des tests de détail des soldes. Les procédures analytiques comprennent des analyses de tendance et de ratio et, pour les comptes débiteurs, il comprend généralement l'analyse des chiffres d'affaires des comptes clients ou le nombre de jours de ventes dans les comptes clients et leurs tendances et leur relation avec les chiffres de l'industrie.

Les tests de détail des soldes des comptes débiteurs sont le plus souvent des confirmations. Ils comprennent des lettres de confirmation envoyées aux clients pour vérifier si le solde du grand livre est correct. Il existe deux types de confirmations :positives et négatives.

Positif Négatif Tapez AType BRDemande au client de répondre si le solde est correct ou nonDemande au client d'indiquer le montant dû à une certaine date (c. le client répond si le solde est correct ou non
Approche plus courante, a généralement un meilleur taux de réponse Des preuves de meilleure qualité mais ont généralement un taux de réponse plus faible Des preuves de moindre qualité que les confirmations positives

Ressources additionnelles

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