Qu'est-ce que les comptes fournisseurs (AP) ?

Les comptes fournisseurs d'une entreprise représentent ses dettes à court terme :factures dues aux fournisseurs, par exemple. Les services AP sont chargés de traiter les notes de frais et les factures et de s'assurer que les paiements sont effectués. AP est un poste clé dans la section passif du bilan d'une organisation.

Dans le domaine de la comptabilité, les comptes créditeurs sont la contrepartie directe des comptes débiteurs (AR).

Quelques points clés à retenir :

• Les comptes créditeurs représentent les passifs à court terme d'une organisation.
• Les équipes AP sont responsables du traitement des factures et des bons de commande conformément aux politiques et aux flux de travail établis.
• Le total des dettes à court terme est un poste clé des bilans et du grand livre.

Vidéo :AP contre AR

Comptes fournisseurs expliqués

Regardons quelques choses fondamentales à comprendre.

Comptes à payer vs comptes à recevoir

Lorsque AP représente le montant qu'une entreprise doit sous forme d'obligations à court terme envers les créanciers et les fournisseurs, AR est les fonds qu'il doit recevoir des créanciers, tels que les clients, distributeurs et partenaires.

Types de comptes créditeurs

Dépenses, les paiements et les remboursements de prêts à court terme sont tous inscrits dans un bilan en tant que comptes créditeurs. Une responsabilité clé qui n'est pas considérée comme AP est la paie, qui est détaillé séparément.

Comptes fournisseurs vs comptes fournisseurs

Certains décrivent les comptes et les dettes commerciales comme la même chose. Techniquement, bien que, les dettes commerciales sont un sous-ensemble des AP en ce qu'elles décrivent les montants impayés dus pour les stocks livrés à une entreprise.

Pourquoi les comptes créditeurs sont-ils importants ?

Essentiellement, AP représente une part importante du passif d'une entreprise. Ne pas suivre les meilleures pratiques lors de la gestion des comptes fournisseurs peut s'avérer coûteux. Certains accords avec les fournisseurs incluent des frais croissants pour le paiement tardif des factures. Prendre du retard peut entraîner des retards dans la réception des biens et services des fournisseurs. L'habitude de payer des factures en retard signale également souvent des problèmes de trésorerie.

Workflow des comptes fournisseurs

Le processus d'approbation par lequel les organisations reçoivent les factures et les pièces justificatives est appelé « flux de travail des comptes fournisseurs ». Historiquement, le processus AP était manuel, et de nombreuses petites entreprises et entreprises individuelles utilisent encore cette approche. Mais toute organisation qui a de gros volumes de factures à traiter a probablement mis en place un système d'automatisation des comptes fournisseurs qui simplifie le processus de workflow formel, s'assure que les politiques sont appliquées et facilite les audits.

Comment enregistrer les comptes créditeurs

Lorsqu'une équipe financière reçoit, dire, une note de frais d'un employé ou une facture originale ou un bon de commande pour des biens et services, il est inscrit dans le grand livre comme une dépense. Une fois qu'un responsable autorisé approuve la dépense et que le paiement est émis conformément aux conditions de paiement du contrat (comme Net 30 ou Net 60 jours), l'équipe comptable l'enregistre comme payée.

Exemples de comptes fournisseurs

Pratiquement toutes les entreprises ont des dépenses. Les restaurants doivent commander un inventaire de nourriture auprès de n'importe quel nombre de fournisseurs. Les coûts d'exploitation typiques comprennent le loyer, services publics et assurances. Un cabinet médical peut payer une entreprise de nettoyage spécialisée et dépenser des fonds pour du matériel loué et des conseils juridiques. Essentiellement, en dehors de la paie, si votre entreprise reçoit et paie une facture, c'est AP.

Quel est le rôle des comptes fournisseurs ?

Les équipes AP enregistrent les notes de frais, factures originales et traiter les bons de commande dans les meilleurs délais, conformément aux conditions contractuelles d'engagement. Le service est chargé de confirmer que les notes de frais et les bons de commande comprennent les pièces justificatives, et ils assurent le respect des politiques de l'organisation ainsi que des l'industrie et les réglementations nationales. Une fois les paiements émis, l'équipe les enregistre. Les équipes de comptabilité fournisseurs jouent un rôle essentiel dans la déclaration du passif global d'une entreprise et la gestion des flux de trésorerie.

Quel est le processus des comptes fournisseurs ?

Dès réception d'une facture originale ou d'un bon de commande, quelqu'un du service AP l'examine pour s'assurer que tous les détails sont exacts et conformes aux politiques. Outre les éventuelles inexactitudes, le processus d'examen comprend la recherche de signes de fraude, s'assurer que la facture n'est pas un doublon et vérifier les conditions du fournisseur pour s'assurer que la facture est traitée à temps.

Les comptes fournisseurs sont-ils une dépense ?

Oui. Les dépenses typiques comprennent le loyer, La publicité, Provisions, les services publics et le remboursement des déplacements des employés.

Quel est le taux de rotation des comptes fournisseurs ?

Un ratio de rotation des comptes fournisseurs est la mesure de liquidité en comptabilité qui décrit la rapidité, ou lentement, une organisation paie ses factures. Un taux de rotation élevé des AP suggère qu'une organisation paie les factures et les notes de frais rapidement, tandis qu'un taux de rotation à payer inférieur signifie qu'il est plus lent à effectuer des paiements.

Équipe des comptes fournisseurs (AP)

Selon la taille d'une organisation, une équipe AP peut comprendre une ou plusieurs personnes. Dans les cas où une équipe se compose de plusieurs employés, un gestionnaire est généralement responsable du bon fonctionnement du département.

Compétences en comptabilité fournisseurs : Les membres de l'équipe AP doivent avoir une solide organisation, capacités d'analyse et de communication; être minutieux; et fonctionne bien avec les ordinateurs, y compris un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs.

Choisir un logiciel de comptabilité fournisseurs (ou fournisseur)

Le choix d'un système d'automatisation des comptes fournisseurs est une décision stratégique. Les évaluations devraient inclure toutes les parties prenantes, y compris ceux qui travaillent dans le département AP et le directeur financier d'une organisation. Les considérations incluent la façon dont le logiciel d'automatisation des paiements peut traiter et échanger des données à partir d'autres systèmes au sein de l'organisation ainsi que d'autres au sein de l'industrie et de la chaîne d'approvisionnement de l'organisation. Les directeurs financiers doivent évaluer dans quelle mesure les solutions d'automatisation AP s'intègrent à leurs systèmes ERP. Idéalement, le fournisseur de solutions d'automatisation AP s'est soit associé au fournisseur ERP, soit a subi une certaine forme de certification ou de validation pour garantir la compatibilité et la capacité d'atteindre le niveau d'automatisation souhaité.