Contrats à prix fixe :le guide ultime de l'expert

Les contrats qu'une entreprise signe avec ses clients peuvent faire la différence entre gagner ou perdre de l'argent, car les termes du contrat régiront la portée du projet et combien l'entreprise sera payée pour l'achever. Alors que de nombreux contrats sont négociés individuellement et donc uniques, la plupart peuvent être regroupés en plusieurs catégories :contrats au forfait, les contrats à prix coûtant majoré et leurs variantes.

Quel est l'avantage d'un contrat à prix fixe ? Les contrats à prix fixe offrent à l'acheteur et au vendeur une idée claire du prix. Ils ont également tendance à être assez simples à administrer.

Qu'est-ce qu'un contrat à prix fixe ?

Contrats au forfait, également appelés contrats à prix ferme ou forfaitaire, sont des accords dans lesquels les deux parties énoncent les biens ou services qu'une partie fournira et établissent le prix que l'autre partie paiera pour eux. À certains égards, ils sont similaires aux prix des produits à l'épicerie. Le montant indiqué sur une miche de pain est le prix que le consommateur paie — avec l'ajout des taxes dans de nombreux cas.

Les contrats à prix fixe ont tendance à être mieux adaptés lorsque la portée d'un projet peut être clairement déterminée à l'avance, et les coûts des matériaux et de la main-d'œuvre nécessaires pour respecter les conditions du contrat peuvent être estimés avec une certitude raisonnable. Le montant payé au vendeur n'augmentera pas, même s'il faut plus de matériel ou de temps que prévu initialement.

Qu'est-ce qu'un exemple de contrat à prix fixe ? Une version simplifiée d'un contrat à prix fixe pourrait ressembler à ceci :

Projet :Développer le logo pour Tree Lovers Orchard

Fournisseur :JDK Creative

Date d'échéance :deux semaines (échéance le 1er mars)

Prix ​​:2 $, 000

Avis, le contrat ne mentionne pas les étapes que JDK Creative suivra pour développer le logo. C'est parce que peu importe le nombre d'étapes nécessaires, le prix reste 2$, 000.

Cependant, ils ne sont souvent pas aussi simples. Il existe généralement d'autres sections telles que la responsabilité, conditions de résiliation des contrats, livraison, conditions de paiement, etc. Par exemple, ils peuvent inclure des pénalités en cas de résiliation tardive et des avantages en cas de résiliation anticipée – les entreprises de construction utilisent souvent des termes comme ceux-ci pour garantir que le projet est achevé dans les délais et dans les délais.

Le principal avantage des contrats au forfait est la certitude comptable. Une fois le contrat signé, toutes les parties comprennent les produits ou services à livrer ou à exécuter et le montant d'argent qui sera échangé.

Une autre considération lors de la mise en place des contrats est les conditions de paiement. Cela peut non seulement affecter les flux de trésorerie de votre entreprise, mais il y a aussi d'autres questions fiscales et de conformité à garder à l'esprit. Par exemple, si votre entreprise suit la comptabilité d'exercice, les revenus seront reconnus lorsqu'ils sont gagnés - ou lorsque votre entreprise effectue les actions qui lui permettent de générer les revenus. Cela signifie que même si le paiement est traité avant le début du projet ou bien après son achèvement, les produits seront constatés dans la période où ils sont gagnés. Si vous suivez la comptabilité de caisse, ce ne sera pas le cas. Quels que soient vos processus, il est important d'indiquer dans votre contrat quand le paiement sera effectué, puis planifiez en conséquence.

Contrats à prix fixe ou à prix coûtant plus

Contrats à prix coûtant majoré, parfois appelés contrats de remboursement de frais, diffèrent des contrats à prix fixe de plusieurs manières importantes. Dans le cadre d'un contrat à prix coûtant majoré, l'acheteur rembourse au vendeur les frais réels engagés, plus un montant supplémentaire pour la gestion du projet et du profit - c'est le "plus" dans "cost-plus".

Les contrats à prix coûtant majoré sont généralement mieux adaptés lorsqu'il est difficile d'estimer avec précision la portée du projet au départ.

Les coûts inclus dans un contrat à prix coûtant majoré comprennent généralement la main-d'œuvre et les matériaux directement utilisés dans le projet et les coûts indirects comme l'assurance. Si le projet nécessite plus de matériaux ou de main-d'œuvre que prévu, le prix augmentera en conséquence. Les contrats à prix coûtant majoré offrent aux vendeurs une certaine garantie de profit, même lorsque la portée du projet n'est pas connue au départ.

Le montant supplémentaire pour la gestion de projet et le profit peut être calculé comme un forfait, sur une base horaire ou en pourcentage du coût du projet. Pour que les contrats à prix coûtant fonctionnent comme prévu, le vendeur a besoin d'un système de comptabilité de projet robuste qui puisse suivre avec précision les coûts directs et indirects consacrés à un projet.

Dans un contrat à prix coûtant majoré, l'acheteur prend plus de risques, car le coût final du projet n'est pas établi au départ. Certains acheteurs peuvent craindre de remettre un chèque en blanc au vendeur.

Cependant, les acheteurs peuvent bénéficier des contrats à prix coûtant majoré. Pour une chose, ils offrent un niveau de transparence, car le vendeur doit généralement soumettre des dossiers indiquant les coûts qu'il engage pour la main-d'œuvre, matériaux et autres objets. Et parce que le vendeur sait que ses frais seront couverts, ils sont moins incités à rogner sur les raccourcis.

Les contrats à prix coûtant majoré peuvent être plus rapides à mettre en œuvre. C'est parce qu'il n'est pas aussi essentiel que tous les éléments du projet soient définis à l'avance, comme c'est prudent avec les contrats à prix fixe.

De plus, un contrat à prix coûtant majoré peut finalement coûter moins cher aux acheteurs qu'un contrat à prix fixe. La raison? Dans le cadre d'un contrat au forfait, le vendeur facture généralement plus pour couvrir le risque qu'il assume.

Pour fournir une certaine certitude dans le cadre d'un contrat à prix coûtant majoré, les parties peuvent convenir que le total final du projet ne peut dépasser un certain montant.

Quelle est la différence entre un contrat à prix fixe et un contrat à prix coûtant majoré ? Avec un contrat au forfait, le vendeur prend le risque d'exécuter le contrat pour un prix déterminé, même si leurs coûts augmentent. Avec un contrat à prix coûtant majoré, les fournisseurs facturent les coûts qu'ils encourent et un montant supplémentaire pour couvrir la gestion du projet et permettre le profit. Cela transfère le risque que le projet soit plus coûteux ou plus long que prévu initialement du vendeur à l'acheteur.

Types de contrats à prix fixe

Le Federal Acquisition Regulation (FAR) des États-Unis est l'ensemble des lois qui régissent le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral américain. Parmi les types de contrats utilisés par le gouvernement figurent les suivants :

• Contrats au forfait ferme : Le vendeur dans ces contrats doit livrer les produits ou services comme indiqué dans le contrat et au prix établi. Ces accords ne laissent aucune marge de manœuvre. Si les vendeurs doivent consacrer plus de temps ou d'argent qu'ils ne l'avaient prévu, ils feront moins de profit que prévu. Pour s'offrir un coussin, certains vendeurs facturent des prix plus élevés qu'ils ne le feraient dans le cadre de contrats à prix coûtant majoré et de types de contrats similaires.

  Les contrats à prix fermes sont généralement mieux adaptés aux projets simples dont les coûts sont bien connus à l'avance. Un exemple serait la livraison de 100 joints en deux semaines.

• Contrats d'intéressement à prix fixe : Dans cette variante de contrat au forfait, l'entreprise qui fournit le produit ou le service peut recevoir un paiement plus élevé si elle dépasse les exigences du contrat. Cela pourrait entrer en jeu si, par exemple, un entrepreneur termine un projet de construction plus tôt que prévu.

  Inversement, l'incitation peut être négative. C'est-à-dire, une pénalité peut être imposée si le vendeur ne remplit pas les critères établis dans le contrat.

• Contrats au forfait avec ajustement économique des prix : Contrats au forfait avec ajustement économique des prix, ou FP-EPA, permettre un ajustement du prix convenu si certains critères sont remplis, tels que les changements dans les prix des matériaux et de la main-d'œuvre ou pour tenir compte de l'inflation. Cet ajustement réduit le risque que le vendeur assume dans un contrat à prix fixe pur.

  Afin de minimiser les risques d'incompréhension, toutes les parties devraient identifier explicitement les critères selon lesquels un ajustement est autorisé. Par exemple, certains FP-EPA utilisent des indices accessibles au public, comme un indice des prix des carburants, pour guider les ajustements.

  Étant donné que les FP-EPA permettent des ajustements du prix du contrat, ils sont souvent adaptés aux contrats qui s'étendent sur plusieurs années.

• Contrats à prix forfaitaire (CPFF) : Les acheteurs remboursent aux vendeurs les coûts autorisés à un taux prédéterminé. Ceux-ci ont tendance à avoir du sens lorsqu'il est difficile d'estimer à l'avance tous les coûts nécessaires à l'exécution du contrat. C'est souvent le cas lorsqu'un projet implique une nouvelle technologie ou de la recherche.

  Pour que les contrats CPFF fonctionnent comme prévu, le vendeur a besoin d'un système de comptabilité de projet qui lui permet de suivre et de séparer le matériel, la main-d'œuvre et les autres coûts liés au projet.

• Contrats à prix forfaitaire avec redéfinition des prix : Les contrats à prix forfaitaire avec redéfinition du prix comprennent un prix plafond, qui est le maximum que l'entreprise paiera. Les contrats avec redétermination prospective fixent un prix fixe ferme à la période initiale du contrat, et à un moment donné au cours des périodes ultérieures sont susceptibles d'être redéfinis. Ceux-ci sont utilisés lorsqu'il est possible de négocier le prix pour la période initiale du contrat, mais pas pour les étapes futures.

  Les contrats avec redétermination rétrospective permettent des ajustements de prix une fois le contrat terminé. Ils sont généralement utilisés pour des contrats de recherche et développement dans lesquels il est difficile d'établir un juste prix à l'avance.

Quand utiliser les contrats à prix fixe ?

Aucun type de contrat ne convient à chaque projet, et tous les types ont des avantages et des inconvénients. Les contrats à prix fixe ont tendance à mieux fonctionner lorsque le coût du projet peut être déterminé à l'avance en toute confiance. En général, ces projets :

• sont plus simples, englobant un nombre limité de produits et/ou de services.
• Inclure des livrables bien connus et peut-être répétés ; un exemple serait la livraison de dix rames de papier informatique chaque semaine.
• Utiliser des matériaux et de la main-d'œuvre dont les prix sont assez bien connus à l'avance.
• N'ont que des incertitudes de performance limitées.

Être sûr, certains clients peuvent insister sur un type de contrat particulier, forçant essentiellement le vendeur à suivre ou à perdre l'entreprise. Quel que soit le type de contrat, les deux parties doivent comprendre toutes les nuances avant de signer.

Quand utiliser un contrat à prix fixe ? Les contrats à prix fixe ont tendance à avoir le plus de sens lorsqu'un projet est relativement simple et que les coûts de sa réalisation peuvent être estimés à l'avance en toute confiance.

Avantages et inconvénients des contrats à prix fixe

• Avantages : Les contrats à prix fixe offrent une sécurité, car les deux parties ont une solide compréhension du prix et des produits ou services à livrer. Ils ont tendance à être plus faciles à administrer, car ils nécessitent moins de suivi de la main-d'œuvre et d'autres matériaux que ce n'est généralement le cas avec d'autres types de contrats, comme le coût majoré.

  Bien sûr, l'entreprise qui vend le produit ou le service voudra toujours suivre les ressources qu'elle consacre au projet afin de pouvoir calculer son profit ou sa perte. En réalité, les contrats à prix fixe incitent le vendeur à gérer étroitement les coûts et le calendrier afin de minimiser le risque de perdre de l'argent sur la transaction.

• Désavantages: Si les contrats à forfait peuvent être plus simples à gérer, ils viennent avec des risques. Notamment, le vendeur assume le risque que des obstacles imprévus puissent survenir, nécessitant plus de temps et/ou de ressources que ce qui était prévu dans les conditions convenues. Le vendeur devra encore respecter les termes du contrat, même lorsque cela ronge les bénéfices budgétisés. À cause de ce, de nombreux vendeurs fixent un prix plus élevé qu'ils ne le feraient avec des contrats à prix coûtant majoré.

Gestion de projets à prix fixe

Les étapes suivantes peuvent aider les vendeurs à gérer efficacement un contrat à prix fixe et à atténuer le risque qu'ils assument :

1. Évaluez s'il est judicieux de conclure un contrat à prix fixe avec le client. Pouvez-vous être sûr de votre capacité à livrer selon les termes ? Quelle est la probabilité que le projet suive le plan du projet ? Si le projet est bien défini — disons, fournir des services de nettoyage une fois par semaine — le risque d'écart est faible. Des projets moins définis, comme le lancement d'une nouvelle marque alimentaire, sont intrinsèquement plus risqués.
2. Identifier toutes les responsabilités de l'acheteur et du vendeur, y compris le délai et les produits ou services à livrer.
3. Dans la mesure du possible, identifier toutes les étapes et tous les matériaux nécessaires à la réalisation du projet.
4. Estimation, le plus précisément et le plus précisément possible, les coûts de ces étapes et des matériaux. Cela comprend tous les types de main-d'œuvre et de matériaux requis ainsi que le montant et le coût de chacun.
5. Estimer les coûts indirects, tels que le temps de surveillance de la gestion.
6. Totaliser tous les coûts estimés.
7. Identifiez les perturbations possibles. Cela pourrait inclure une augmentation inattendue des coûts des matériaux ou un retard dans une pièce critique.
8. Calculez le montant que vous ajouterez au contrat pour couvrir ce risque. Cela nécessitera généralement d'équilibrer le risque d'obstacles inattendus avec la nécessité de fournir un prix compétitif.
9. Décrivez un processus de gestion des changements.
10. Une fois le projet lancé, surveiller les travaux par rapport au calendrier et au budget.
11. Planifiez des réunions régulières avec le client pour vous assurer que le projet répond aux attentes.

Gérer les modifications apportées à la portée des travaux

Au fur et à mesure que les projets démarrent, il n'est pas inhabituel que la portée ou la direction change. Bien que cela puisse être normal, cela peut également perturber le calendrier et le budget convenus et réduire le bénéfice prévu du vendeur.

Un processus d'ordre de modification permet de gérer les modifications apportées à l'étendue des travaux. Cela devrait décrire qui peut approuver les modifications. Généralement, il devrait s'agir d'une personne à un niveau de gestion qui peut identifier l'impact que le changement aura sur l'ensemble du projet.

Avant d'accepter le changement, identifier l'impact sur l'échéancier et le budget. Travailler avec l'acheteur pour déterminer comment le changement sera reflété dans le budget et le calendrier.

Dressez la liste du changement lui-même et de l'impact sur un ordre de changement et demandez à toutes les parties de signer l'ordre.

Remarque :Évitez d'utiliser les bénéfices et/ou les imprévus prévus dans les conditions initiales du contrat pour tenir compte des modifications du projet. Ces montants sont destinés à faire face aux obstacles imprévus qui pourraient survenir plutôt qu'aux modifications du projet lui-même.

Gérer les contrats à prix fixe avec un logiciel de comptabilité

Le bon logiciel de comptabilité peut aider toute entreprise à mieux suivre et gérer son travail et ses dépenses sur les contrats à prix fixe. Un logiciel de comptabilité de projet vous accompagne à chaque étape du processus, de la gestion des dépenses à la comptabilisation des revenus et à la facturation automatisée. En comprenant vos coûts avec un logiciel de comptabilité, vous êtes mieux à même de prévoir les coûts et de générer des devis pour les contrats à prix fixe. En outre, le logiciel vous donne des informations et des rapports en temps réel afin que vous puissiez voir les performances projetées par rapport aux performances de chaque contrat ou de votre entreprise dans son ensemble.

Un autre outil utile avec le logiciel de comptabilité de projet est ce que l'on appelle parfois le pipeline de renouvellement. Cela vous aide à mieux comprendre l'état des renouvellements, quels revenus sont générés, des ventes incitatives et des retours pour vos contrats. En outre, selon votre structure comptable — comptabilité d'exercice ou comptabilité de caisse — la comptabilisation des revenus peut devoir être comptabilisée différemment et le logiciel de comptabilité vous aide à rester conforme et précis.

Le type de contrat le plus approprié variera pour chaque projet, en fonction de son étendue et de son risque, la mesure dans laquelle les coûts peuvent être estimés en toute confiance à l'avance et la relation entre les parties. Alors que les vendeurs prennent généralement plus de risques avec un contrat à prix fixe, ils peuvent également réduire ce risque en décrivant toutes les étapes et tous les matériaux requis et en incluant un montant pour imprévus. Quel que soit le type de contrat qui régit un projet, toutes les parties devraient avoir une solide maîtrise des termes et des responsabilités.