Le guide ultime du processus des comptes fournisseurs

Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou responsable au sein d'une entreprise internationale, le suivi de vos dépenses et de vos paiements est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise prospère. Le suivi de vos finances peut devenir compliqué lorsque vous travaillez avec plusieurs partenaires, entreprises et fournisseurs. C'est aussi sans arrêt. Dès qu'un jeu de factures a été traité, les suivants semblent s'empiler.

Être fiable dans vos pratiques commerciales s'applique également à vos finances, garantissant non seulement que votre entreprise reste rentable dans un avenir immédiat, mais également à plus long terme avec des prévisions financières. Sans une méthode en place, les vendeurs et les fournisseurs recevront des paiements en retard et seront moins disposés à travailler avec votre entreprise. Un processus de comptes fournisseurs aide vos équipes financières à gérer cela et à se forger une réputation de paiements ponctuels.

Contenu :

1. Qu'est-ce qu'un processus de comptes fournisseurs ?

2. Avantages des comptes fournisseurs

3. Gestion de vos comptes fournisseurs

4. Tirez le meilleur parti de vos comptes fournisseurs professionnels

Qu'est-ce qu'un processus de comptes fournisseurs ?

Au sein de votre service financier, vous pouvez avoir une équipe de comptes fournisseurs ou une personne qui en prend la charge. Leur rôle est de surveiller les paiements de votre entreprise aux fournisseurs ou vendeurs externes et de s'assurer qu'ils sont payés à temps. Cela peut être fait à l'aide d'applications, d'un logiciel de comptabilité fournisseurs ou d'une application IoT en saisissant les factures et les fournisseurs concernés ainsi que les délais de paiement. Alternativement, les comptes fournisseurs peuvent être effectués manuellement.

Le processus des comptes fournisseurs cartographie les points importants dont vos équipes financières doivent être conscientes. Par exemple, lorsque les services ou les matériaux ont été livrés, lorsque les factures sont soumises et les délais de paiement, ce qui facilite la livraison des paiements à temps et le respect du budget. Les comptes créditeurs sont à l'opposé des comptes débiteurs, qui suivent plutôt les paiements dus à votre entreprise pour leurs services et produits.

Flux de travail

Les processus impliqués dans les comptes fournisseurs sont divisés en deux workflows - en amont et en aval. Les processus en amont font référence aux étapes jusqu'à ce que votre entreprise achète des produits et des services. Cela inclut chaque étape de la recherche de fournisseurs, en les contactant avec votre numéro de vanité pour les entreprises, en établissant les tarifs et la livraison, et en créant des contrats de partenariat. Le suivi de ces processus vous permet de répertorier tous les fournisseurs, leurs tarifs et leurs produits dans vos comptes.

Les processus en aval ont lieu après l'achat de produits et de services auprès de votre fournisseur et concernent principalement la réception des produits, le traitement des factures et le paiement. Ces processus peuvent être plus familiers à un service financier, qui s'assure que les services et les produits sont payés et informe le fournisseur de tout problème. La gestion des étapes en aval peut améliorer votre processus de paiement afin que les fournisseurs soient payés plus efficacement.

Avantages des comptes fournisseurs

La gestion des finances peut être déroutante avec plusieurs fournisseurs et vendeurs impliqués, il est donc logique d'avoir un système en place pour vous aider. Cela peut être aussi complexe ou simple que cela convient à votre entreprise, y compris des informations de paiement importantes de vos fournisseurs, votre inventaire de produits pour identifier les produits idéaux pour des profils de clients particuliers et des notes supplémentaires pour les fournisseurs. Ainsi, l'utilisation des comptes fournisseurs est avantageuse pour votre entreprise pour plusieurs raisons, notamment :

⭐️ Cela réduit la consommation de papier

Au lieu de gérer manuellement les paiements et les factures, les comptes fournisseurs les déplacent sur une feuille de calcul ou dans un logiciel spécifique pour simplifier le processus. Avoir des copies papier de tout ralentit également le processus - souvent, vous devez attendre que d'autres membres de l'équipe transmettent les bons documents pour l'étape suivante. Le passage aux copies numériques avec comptes fournisseurs facilite le partage et l'envoi de fichiers, tout en limitant l'accès aux documents sensibles à ceux qui en ont besoin.

⭐️ Cela minimise les erreurs

L'utilisation de fonctions et de vérificateurs automatisés sur vos comptes fournisseurs accélère le processus et limite la marge d'erreur de votre équipe financière. Ils étiquettent les factures comme payées et les produits comme reçus pour éviter les doublons ou la confusion. De même, le logiciel peut être programmé pour mettre en évidence des problèmes, tels qu'un inventaire limité, incitant votre entreprise à se réapprovisionner ou à réviser.

⭐️ Il suit l'équipement et les ressources

Un processus de comptes fournisseurs stocke et suit les informations concernant tous les paiements et livraisons, ce qui signifie qu'en cas de problème, vous disposez de toute la documentation nécessaire. Cela permet de comptabiliser les équipements ou produits manquants et garantit que les paiements sortants sont effectués au bon endroit. Les comptes créditeurs aident également à gérer la rotation des stocks en suivant les produits disponibles et la date de la prochaine livraison.

⭐️ Paiement dans les délais

Laisser les paiements à votre équipe financière peut être écrasant, en particulier lors de la gestion et de la réception simultanées de factures de plusieurs fournisseurs. L'acheminement de ces factures vers les comptes fournisseurs facilite l'identification des échéances de paiement et la réalisation des transactions. Cela vous permet d'éviter des frais de retard ou de perdre des affaires futures en raison de paiements non fiables. Au lieu de cela, lorsque vous utilisez un logiciel pour les gérer, vos paiements sont réguliers et ponctuels.

Gérer vos comptes fournisseurs

Maintenant que vous savez ce qu'est la comptabilité fournisseurs et comment elle fonctionne, il est temps de penser à établir votre propre routine. Commencer par les bases peut fournir une introduction en douceur à son utilisation. Au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec les comptes fournisseurs, vous pouvez ajouter plus de fonctionnalités et le rendre plus complexe. Quel que soit le nombre de fournisseurs ou de vendeurs que vous avez, commencez par vous concentrer sur les quatre principales étapes des comptes fournisseurs et construisez à partir de là.

1. Comptes graphiques et fournisseurs

Commencez par établir qui votre processus de comptes fournisseurs est censé suivre. Recueillez les informations sur les fournisseurs auprès des entreprises qui approvisionnent votre entreprise. Ajoutez ceci à vos comptes créditeurs lorsque vous travaillez avec eux et créez des contrats ensemble. Les informations doivent inclure le nom de leur entreprise, leurs tarifs et leurs conditions de paiement. Pour les systèmes multi-locataires, essayez d'utiliser un seul système de comptes fournisseurs avec des feuilles séparées pour les entreprises concernées.

Une fois que vos fournisseurs sont enregistrés, commencez à tracer vos transactions avec leurs entreprises. Que vous utilisiez un tableur ou un logiciel spécifique, saisissez la date de réception de la facture, le coût, le délai de paiement et son statut de paiement. D'autres catégories peuvent être ajoutées pour organiser les transactions en fonction du type, de l'activité ou des fichiers de factures joints. Les paiements sont enregistrés numériquement, ils peuvent donc être consultés et approuvés par votre service financier.

2. Recevoir et examiner les factures

Entrez vos nouvelles factures dans le processus des comptes fournisseurs lorsque vous les recevez. Cela les stocke numériquement dans un emplacement centralisé facilement accessible lorsque vous en avez besoin avec le rapprochement des comptes. L'utilisation de vos comptes fournisseurs relie également les factures à d'autres de la même entreprise, ce qui aide à repérer les doublons et à suivre vos transactions au fil du temps. Vous pouvez également configurer des paramètres de sécurité pour vous assurer que les factures et les factures ne sont accessibles qu'à certaines personnes.

Lorsque vous stockez vos factures, assurez-vous de les examiner d'abord, en vérifiant que vous avez reçu les produits et services indiqués avant de les payer. Vous devez vérifier toutes les informations sur la facture, y compris les détails du compte, les signatures et les dates. Cela peut identifier les factures envoyées par erreur et garantit que tous vos paiements sont effectués sur le bon compte. Remarquer ces détails trop tard peut signifier que votre entreprise doit payer deux fois et ne peut pas toujours être remboursée.

3. Approuver les paiements

Une fois que vous êtes sûr que les factures ou les factures sont correctes, vous pouvez approuver les paiements aux fournisseurs. L'utilisation des comptes créditeurs numériques permet à votre équipe financière de les approuver d'un simple clic, même lorsque vous travaillez à distance. Certaines applications facilitent également les approbations sur les appareils mobiles. Cela signifie que les responsables des paiements ou vos systèmes de paiement automatisés sont instantanément informés des approbations, ce qui réduit le délai avant que les fournisseurs ne reçoivent leurs paiements.

Lors du paiement des fournisseurs et des vendeurs, différents systèmes de comptes fournisseurs ont diverses fonctionnalités et mesures de sécurité pour garantir la protection de tous les paiements numériques. Ces fonctionnalités peuvent également couvrir les paiements internationaux pour les grandes entreprises. Vous pouvez intégrer vos paiements à vos autres paiements pour donner une perspective cohérente sur vos comptes d'entreprise, y compris les charges sociales, les ventes de commerce électronique et d'autres subventions ou investissements.

4. Gardez le contrôle

Les comptes fournisseurs sont un processus cyclique, ajoutant constamment de nouveaux paiements et factures à suivre. Cela nécessite des vérifications et des mises à jour régulières des informations sur les fournisseurs, ainsi que l'examen des factures et des factures à payer. Le reporter ou ne pas le faire régulièrement peut entraîner des délais non respectés, des informations ou des documents obsolètes sur les fournisseurs et des livraisons de commande incorrectes. Cela crée plus de travail pour votre service financier que s'il gérait les comptes fournisseurs au fur et à mesure.

La configuration de rappels automatisés et de feuilles de calcul simples peut aider à garder le contrôle sur les comptes fournisseurs. Cette fonctionnalité permet à vos équipes financières de naviguer plus facilement dans les factures et les livraisons d'inventaire et de trouver des enregistrements et l'historique des commandes, si nécessaire, pour les conférences juridiques. De même, les notifications alertent l'équipe des changements sur les comptes fournisseurs, qu'il s'agisse de nouvelles informations, de commandes ajoutées ou de changements dans l'état des transactions.

Tirez le meilleur parti de vos comptes fournisseurs professionnels

L'organisation de vos finances et la connaissance de vos transactions commerciales font partie de votre succès, tout autant que la gamification du marketing par e-mail ou la fourniture d'un excellent support client. Bien que cela puisse être déroutant au début, les comptes fournisseurs visent à rendre les choses plus simples et plus faciles à comprendre. En rassemblant les informations en un seul endroit, les comptes fournisseurs réduisent les délais de paiement manqués et augmentent la fiabilité de votre entreprise.

Configurez vos comptes fournisseurs dès aujourd'hui pour répondre aux besoins de votre entreprise. Restez attentif aux nouvelles informations et mises à jour en utilisant diverses fonctionnalités automatisées pour informer et rappeler vos équipes financières. Stockez en toute sécurité toutes les informations et la documentation nécessaires pour payer rapidement vos fournisseurs dans un emplacement centralisé afin que ceux qui en ont besoin puissent y accéder de n'importe où. Commencez petit et augmentez vos comptes fournisseurs à mesure que vous gagnez en confiance, dès aujourd'hui.