Définition du grand livre général :qu'est-ce que c'est et pourquoi vous en avez besoin

Si les actifs et les comptes individuels sont des arbres, le grand livre est la forêt. Il s'agit d'un document principal de l'équipe financière qui montre toutes les transactions de l'entreprise - comptes à payer et à recevoir, encaisse, les immobilisations, inventaire, investissements, Passifs, l'équité et plus encore.

La technologie qui sous-tend le grand livre a parcouru un long chemin depuis le livre emblématique relié en cuir avec des rangées de chiffres soigneusement écrits. Voici pourquoi les équipes financières devraient revoir le rôle du GL, les meilleures pratiques pour sortir du moule du grand livre statique en faveur d'un modèle dynamique et des moyens de tirer de nouvelles informations qui peuvent éclairer la stratégie commerciale dans un monde en évolution rapide.

Qu'est-ce qu'un grand livre (GL) ?

Alors que la façon dont les équipes financières collectent les informations financières a changé, la définition reste la même. Un grand livre général est un enregistrement de tous les éléments d'une entreprise, et ses filiales », les atouts, Passifs, dépenses, revenu et actions. Les grands livres sont généralement décomposés en enregistrements de comptes et soldes de comptes et transactions financières et à partir de là, si nécessaire, dans les livres auxiliaires. Le nombre de catégories et de livres auxiliaires utilisés dépend de la complexité de la structure financière de l'entreprise.

Points clés à retenir

• Sans informations précises dans le grand livre, tous les autres processus comptables et leurs résultats sont suspects.
• Un grand livre bien tenu est le fondement de bonnes pratiques comptables.
• Bien que garder un GL précis et à jour demande des efforts, le retour est des informations en temps réel pour l'entreprise.

Grand livre général expliqué

Le grand livre général résume la situation financière d'une entreprise. C'est le célibataire, enregistrement convenu des données pour les équipes comptables chargées d'assurer l'équilibre des livres, fournir des mises à jour sur la situation de trésorerie de l'entreprise, enregistrer les informations nécessaires aux états financiers et lancer les pistes d'audit.

Les auditeurs doivent être en mesure de suivre les transactions du grand livre aux livres auxiliaires jusqu'à la documentation source, tels que des factures ou des extraits de compte.

Comment fonctionne un grand livre général

En comptabilité papier, les transactions ont été enregistrées dans divers journaux. Ces écritures de journal ont ensuite été résumées et les totaux copiés, ou posté, au grand livre général.

Le plan comptable fournit un cadre pour l'organisation des données financières dans le grand livre. Les transactions enregistrées dans le GL incluent des codes de compte qui fournissent des informations supplémentaires, par exemple si la transaction porte sur des actifs, Passifs, équité, dépenses ou revenus.

Les grands livres reposent sur une comptabilité en partie double, selon laquelle chaque transaction doit créditer un compte et en débiter un autre. Pour vérifier que les débits correspondent aux crédits, une balance de vérification est effectuée. Le logiciel de comptabilité automatise l'enregistrement des transactions dans le journal, puis leur enregistrement dans le grand livre général. Le rapport de balance de vérification est ensuite utilisé pour vérifier les erreurs et aider à produire des états financiers.

Qu'est-ce qui est inclus dans un grand livre général?

N'oubliez pas que le grand livre est le référentiel central de toutes les transactions financières. Chaque entrée comprend la date, une description de l'opération, le code du grand livre pour comptabiliser l'écriture au journal sur un compte spécifique, le montant débité et crédité, et l'équilibre.

Chaque compte du plan comptable possède son propre grand livre ou compte auxiliaire où toutes les transactions ayant une incidence sur ce compte sont répertoriées. Par exemple, les entreprises peuvent avoir un grand livre auxiliaire des comptes créditeurs qui entre dans le compte de passif du grand livre général.

Que vous dit un grand livre général ?

Le grand livre fournit un résumé de la santé financière de l'entreprise. Son contenu est utilisé pour générer des états financiers—avec le passif, capitaux propres et actifs figurant au bilan, et les produits et charges au compte de résultat. Un logiciel moderne de grand livre peut automatiser les rapports pour la gestion et les rapports financiers. Il fournit également les informations détaillées nécessaires pour analyser une anomalie dans les données transactionnelles commerciales et historiques à utiliser dans les processus de budgétisation annuels.

Pourquoi les grands livres sont-ils importants ?

Précis, des données complètes sont absolument indispensables à la création des prévisions financières, projections et déclarations que les chefs d'entreprise et financiers, bailleurs de fonds, acheteurs potentiels, les auditeurs et autres parties prenantes dépendent pour analyser la santé de l'organisation.

En cas de divergences, un grand livre général permet à un auditeur ou à un comptable d'explorer les écritures de journal individuelles pour trouver la source du problème.

Exemple de grand livre

Les grands livres sont basés sur une comptabilité en partie double, où chaque transaction est enregistrée à la fois comme un débit et un crédit ; cette méthode minimise les erreurs comptables en enregistrant deux fois chaque transaction financière et en vérifiant que ces comptes sont toujours égaux.

Une écriture de journal de base dans le grand livre général pour une transaction de 500 $ pour des fournitures de bureau ressemblerait à ceci :

Date GL
Type de compte GL
nom du compte GL
numéro de compte Débit Crédit 1er février Dépenses Fournitures de bureau #5000 100$ 1er février Vérification des actifs #1000 100$

4 raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un grand livre général

Les entreprises ayant de solides pratiques de tenue de dossiers sont mieux à même de fournir des informations sur leur situation financière et bénéficieront probablement d'une évaluation plus élevée et d'audits plus faciles. Un grand livre général complet est un élément fondamental de la comptabilité.

1. Exactitude des transactions financières : Un grand livre est utilisé pour enregistrer les transactions et les données statistiques d'une entreprise, et certains systèmes avec des modèles de données unifiés relient ces détails de transaction aux informations sur les clients, commandes et inventaire. Le suivi de ces informations aide à planifier les besoins commerciaux tels que les achats de stocks, comment fixer le prix des produits et comment l'entreprise financera ces besoins.
2. Livres d'équilibrage : Par dessus tout, un grand livre général assure l'équilibre des livres. La balance de vérification permet aux comptables de repérer les erreurs et de les corriger, ainsi que d'attraper les activités frauduleuses avant qu'elles ne deviennent des problèmes majeurs.
3. Facilité de déclaration des impôts : Une bonne comptabilité est essentielle pour s'assurer que l'entreprise effectue les paiements pour les licences commerciales et les assurances nécessaires à la conformité fiscale. Il s'assure que toutes les informations financières sont correctes pour des états financiers précis qui permettent à l'entreprise de faire des projections et des plans financiers. Il donne à l'entreprise les informations détaillées nécessaires à des fins fiscales et une trace écrite dans le cas d'un audit IRS.
4. Identifier et arrêter la fraude : Tenir de bons dossiers financiers aide l'entreprise à identifier les transactions frauduleuses et à y remédier avant qu'elles ne deviennent des problèmes majeurs.

Qu'est-ce que le processus du grand livre général ?

1. Créer le grand livre général : Configurer le grand livre général selon le plan comptable de l'entreprise.
2. Créez une écriture de journal ou un journal des détails des transactions commerciales au fur et à mesure que chaque transaction se produit : Cela inclut la date, le compte et le montant débité, le compte et le montant crédité, et une description de la transaction.
3. Catégoriser chaque transaction sous un compte pertinent tel que les ventes, espèces, PA : Chaque écriture au journal s'enroule sous les plans comptables utilisés par l'entreprise, et ils sont regroupés sous les types d'actifs de compte du grand livre, Passifs, équité, revenus et/ou dépenses.
4. Rapprocher les informations : Le comptable prépare une balance de vérification pour s'assurer que les débits sont égaux aux crédits. Si les chiffres sont éteints, l'équipe financière doit retourner dans le journal ou le journal pour trouver et corriger l'erreur et préparer la balance de vérification ajustée.
5. Transférer les écritures de journal au grand livre : Une fois l'exactitude vérifiée, l'écriture au journal est enregistrée dans le grand livre.

5 étapes du processus de rapprochement du grand livre

Le rapprochement du grand livre est un élément clé de la clôture des livres. Les équipes comptables doivent vérifier régulièrement l'exactitude des écritures GL en rapprochant les soldes des comptes avec les pièces justificatives, tels que les relevés bancaires mensuels.

Réconcilier régulièrement le grand livre général afin que les erreurs ne s'aggravent pas, étapes suivantes pour rapprocher le grand livre au niveau du compte :

1. Faites correspondre le solde d'ouverture du compte au détail de rapprochement de fin de la période précédente.
2. Faites correspondre les transactions dans les comptes aux transactions individuelles.
3. Passez en revue toutes les écritures de journal d'ajustement. Le Corporate Finance Institute affirme que ces ajustements sont effectués pour les régularisations et les reports, ainsi que des estimations ou pour corriger des erreurs comptables.
4. Vérifiez les écritures de contrepassation et assurez-vous qu'elles sont correctes.
5. Assurez-vous que le détail de fin du compte correspond au solde du compte de fin.

Grands livres et comptabilité en partie double

Le grand livre, une fois rempli manuellement, nécessite une comptabilité en partie double. Cela signifie que chaque transaction doit créditer un compte et en débiter un autre. Le logiciel de comptabilité doit automatiquement enregistrer les débits et les crédits sur les bons comptes et mettre à jour les soldes des comptes en temps réel.

Transactions en partie double

La comptabilité en partie double signifie que les transactions doivent être enregistrées sur deux comptes et que les montants inscrits au débit doivent être égaux aux montants inscrits au crédit.

En utilisant l'exemple du tableau, dessus, lorsque l'entreprise a acheté 100 $ en fournitures de bureau, elle a débité son compte fournitures de bureau en charges et crédité sa comptabilité de contrôle en actif. Les débits doivent toujours être égaux aux crédits.

Utilisation des codes du grand livre

Qu'est-ce qu'un code GL ?

Chaque écriture de journal enregistrée dans le grand livre utilise un code GL ou un numéro de compte pour regrouper les articles.

Les codes du grand livre sont des numéros uniques, lettres ou une combinaison de chiffres et de lettres attribuées à chaque compte dans un plan comptable donné. Même une petite entreprise peut avoir des centaines de codes GL, et les codes rendent moins probable que les entrées soient attribuées au mauvais compte. Les noms de compte sont souvent associés à des numéros de compte. Par exemple, les actifs peuvent se voir attribuer des codes numériques distincts dans le 1, gamme 000, passif dans le 2, gamme 000, équité 3, 000, revenu 4, 000 et dépenses 5, 000. Les comptes sont souvent numérotés dans l'ordre dans lequel ils peuvent être convertis en espèces ou arriveront à échéance.

En comptabilité, les dépenses et les actifs sont augmentés des débits et diminués des crédits. Passifs, les capitaux propres et les revenus sont augmentés des crédits et diminués des débits. Par exemple, l'entreprise dépense 100 $ en fournitures de bureau, il augmente ses fournitures de bureau, il débite donc ce compte de dépenses de 100 $. Pour acheter les fournitures, l'entreprise utilise un actif :de l'argent de son compte courant. Il diminue ce montant dans ce compte de 100 $, donc il crédite ce compte de 100 $.

Les entreprises qui utilisent un logiciel de comptabilité peuvent être en mesure de consolider les livres auxiliaires actifs, ce qui signifie qu'il y a moins d'éléments du grand livre à rapprocher.

Date GL
Type de compte GL
nom du compte GL
numéro de compte Débit Crédit 1er février Dépenses Fournitures de bureau #5000 100 $ 1er février Vérification des actifs 1000 $ 100 $

Utiliser un logiciel de comptabilité avec les grands livres

La plupart des entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour automatiser les processus de base liés à la création de transactions et à leur enregistrement dans le grand livre. Le logiciel aide l'équipe comptable à effectuer des tâches comptables, telles que l'établissement et la clôture des périodes comptables, tâches bancaires, écritures de journal et plus encore. Le système calculera automatiquement les débits et les crédits et vous permettra de mettre en place des contrôles pour vous assurer que les transactions ne peuvent pas être saisies qui ne respectent pas les directives.

Le logiciel de comptabilité conserve toutes les informations financières et les enregistrements dans une seule base de données, qui garantit l'intégrité des données, aide à établir et à maintenir des contrôles et rend le processus de rapprochement beaucoup plus rapide et plus facile. Cela inclut la possibilité de créer des écritures et des allocations récurrentes, exécuter la publication, rapporter, des processus de traduction et de consolidation en parallèle pour accélérer le temps de reporting.

Qu'est-ce qu'un plan comptable ?

Le plan comptable est une liste de tous les comptes sur lesquels les transactions peuvent être enregistrées. Il existe cinq types de comptes (Actifs, Passifs, Équité, Revenus et dépenses). Sous chacun d'eux, il existe des comptes principaux et des sous-comptes.

Quelle est la différence entre un journal et un grand livre ?

Une écriture de journal est un enregistrement d'une transaction individuelle. Le grand livre récapitule les totaux des transactions par compte.

Avec de saines pratiques comptables du grand livre, l'entreprise s'organise pour une plus grande efficacité dans de nombreux processus comptables. Il s'assure que l'équipe des finances et de la comptabilité est prête lorsque l'entreprise demande des rapports sur l'ancienneté des comptes fournisseurs ou des comptes clients, veut voir la position de trésorerie ou veut analyser comment les éléments budgétés correspondent aux dépenses réelles.

Quoi de plus, le grand livre est une partie du processus comptable qui peut grandement bénéficier des technologies. Par exemple, l'automatisation des processus robotiques peut réduire les processus manuels fastidieux, augmenter la précision du niveau de la transaction jusqu'à la comptabilisation dans le grand livre, et réduire les risques d'erreurs et de non-conformité.

Les processus impliqués garantissent la préparation à la clôture, fermer les grands livres auxiliaires, gérer la comptabilité intersociétés et les prix de transfert, exécuter la comptabilité générale et clôturer, rapprocher les comptes, préparer les états financiers, effectuer la revue de direction et calculer les provisions pour impôts sur les bénéfices.