Qu'est-ce qu'un Safe Harbor 401k ?

Possédez-vous une entreprise où les particuliers comptent sur vous pour leurs revenus et leurs avantages sociaux ? Si c'est le cas, vous êtes peut-être en train de déterminer le programme d'avantages sociaux idéal pour vos employés si vous ne l'avez pas déjà fait. Lorsqu'il s'agit d'offrir un régime de retraite aux membres de votre entreprise, une grande variété d'options sont disponibles, avec le 401k étant l'un des plus connus. Cependant, si vous décidez de fournir un plan 401k, c'est toujours un processus simple car plusieurs directives et règles s'appliquent aux différentes options 401k disponibles. Dans cet article, nous allons discuter d'une telle option, le Safe Harbor 401k. Un Safe Harbor 401k est un type de plan 401k qui permet aux employeurs d'éviter certains tests de conformité annuels. Les dispositions Safe Harbor 401k peuvent être particulièrement bénéfiques pour les petites entreprises.

Voyons pourquoi les entreprises pourraient choisir d'utiliser un Safe Harbor 401k, et plonger plus profondément dans ses lignes directrices et ses exigences.

Qu'est-ce qu'un plan Safe Harbor 401k ?

Selon l'IRS, Un plan Safe Harbor 401k est similaire à un plan 401k traditionnel, mais, entre autres, un employeur doit verser des cotisations aux régimes de ses employés qui correspondent au même pourcentage de salaire pour tout le monde. Les cotisations doivent également être entièrement acquises lorsqu'elles sont versées. Ces cotisations peuvent être des cotisations de contrepartie de l'employeur, limité aux employés qui reportent, ou des cotisations patronales versées au nom de tous les employés admissibles, qu'ils fassent ou non des reports facultatifs. Le plan Safe Harbor 401k n'est pas soumis aux tests de non-discrimination annuels complexes qui s'appliquent aux plans 401k traditionnels.

Les plans Safe Harbor 401k garantissent que les cotisations de l'employeur sont immédiatement acquises à l'employé et aident les propriétaires de petites entreprises à passer les tests de l'IRS en offrant des avantages et un accès égaux à tous les employés, quel que soit le niveau de rémunération de chaque employé.

Les plans Safe Harbor 401k sont conçus pour rendre la participation aux plans 401k plus équitable, donc tous les employés (pas seulement ceux qui sont hautement rémunérés) peuvent participer. C'est pourquoi les plans Safe Harbor 401k ne sont pas soumis à de nombreux tests de non-discrimination de l'IRS.

Guide sur les tests de non-discrimination de l'IRS

En proposant des plans Safe Harbor 401k aux employés, les entreprises sont exonérées de l'obligation de se soumettre Tests IRS qui évaluent l'équité globale de l'offre 401k d'une entreprise pour tous les employés, et pas seulement les personnes hautement rémunérées.

1. Le test du pourcentage réel de report (ADP) : Le but de ce test est de calculer combien d'argent un employé hautement rémunéré (a reçu une rémunération de l'entreprise de plus de 125 $, 000 si l'année précédente est 2019 ; et 130 $, 000 si l'année précédente était 2020, et, si l'employeur le souhaite, figurait dans le top 20 % des employés selon le classement par rémunération) contribue à un plan d'entreprise 401k, par rapport à ses collègues de travail moins rémunérés, sur la base des cotisations patronales. Pour trouver l'ADP, vous pouvez simplement diviser le montant de la différence de l'employé par le revenu total figurant sur son relevé de revenus W-2.
2. Le test du pourcentage de contribution réelle (ACP) : Ce test vise à vérifier si les salariés fortement rémunérés reportent significativement plus d'actifs financiers à un régime d'entreprise en termes de cotisations globales que les salariés non fortement rémunérés. Ce pourcentage peut être calculé en divisant la contribution de l'entreprise à un employé par son revenu W-2.
3. Le test le plus lourd : Ce test porte sur « employés clés » qui sont définis par l'IRS comme des agents gagnant plus de 185 $, 000 en 2020, un propriétaire de 5% de l'entreprise, ou un employé possédant plus de 1 % de l'entreprise et gagnant plus de 150 $, 000. Une entreprise échoue au test Top-Heavy lorsque les actifs dans les comptes des employés clés représentent plus de 60% de tous les actifs détenus dans le plan 401 (k) d'un employeur.
4. Le test de couverture : Vise à garantir un accès et une participation généralisés au plan 401 (k) d'une entreprise - de tous les employés. Il le fait en mesurant le rapport entre les membres du personnel moins bien rémunérés et ceux qui sont mieux rémunérés, à l'aide d'une formule prédéfinie. Si une entreprise n'a pas un ratio de 70 % d'employés moins bien rémunérés par rapport à des employés mieux rémunérés, il échoue au test.

Si un employeur échoue à l'un des tests ci-dessus, l'entreprise peut être passible d'amendes et de pénalités, et la pression de l'IRS pour s'assurer que cela ne se reproduise pas. Les entreprises qui échouent à l'un des tests de non-discrimination peuvent prendre plusieurs mesures pour se conformer à l'IRS :

1. Les entreprises peuvent rembourser les cotisations des salariés fortement rémunérés pour faire baisser les taux de cotisation moyens.
2. Faire Cotisations patronales non électives admissibles (QNEC) à tous les salariés non hautement rémunérés de porter leurs taux de cotisation au pourcentage minimum requis.
3. Une combinaison des deux solutions ci-dessus.

Options de contribution Safe Harbor 401k

Afin de se qualifier pour un Safe Harbor 401k, les employeurs doivent offrir à leurs employés l'un des modes de cotisation suivants :

1. Safe Harbor non électif : Les employés reçoivent une contribution annuelle de l'employeur de 3 % de leur salaire qui est immédiatement acquise, que l'employé cotise ou non au régime.
2. Match de base Safe Harbor : L'employeur verse 100 % des premiers 3 % de la cotisation de l'employé et 50 % des 2 % suivants. Les employés sont tenus de contribuer à leur 401k avec ce plan de contribution particulier afin d'obtenir le match.
3. Match Safe Harbor amélioré : L'employeur verse 100 % des premiers 4 % de la cotisation de chaque employé. Similaire au match de base Safe Harbor, les employés sont tenus de contribuer de l'argent à leur 401k afin de se qualifier pour le match.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devrez peut-être avoir une vision globale de votre entreprise à partir du nombre d'employés, salaires individuels, et le nombre d'employés intéressés à contribuer afin de déterminer la meilleure méthode de contribution pour vous et votre entreprise.

Par exemple, le plan Safe Harbor non électif peut être la méthode la plus rentable, mais si vous avez un plus grand nombre d'employés qui ne contribuent pas à leurs régimes, fournir automatiquement une contribution de 3% aux employés peut être plus coûteux que d'offrir les matchs Safe Harbor de base ou améliorés.

Directives supplémentaires Safe Harbor 401k

En plus de réussir les tests de non-discrimination de l'IRS et d'offrir l'une des méthodes de contribution, les entreprises sont tenues de fournir à leurs employés un avis écrit de leurs droits et des obligations du régime au moins 30 jours avant (pas plus de 90 jours) avant le début de l'année du régime. Les employeurs doivent également définir clairement la rémunération et peuvent accéder à l'IRS pour un langage détaillé sur les exigences.

Les modifications en milieu d'année de votre Safe Harbor 401k sont autorisées, mais il convient de noter qu'avant un changement de régime, les employés doivent être avisés au moins 30 jours à l'avance, mais pas plus de 90 jours, quant aux changements qui entrent en vigueur. Les employés doivent être autorisés à modifier leur choix en espèces ou de report au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des changements.

Dates limites pour les plans Safe Harbor 401k 2020

Pour les propriétaires d'entreprise, la date limite pour mettre en place leur plan Safe Harbor 401k est le 23 août, 2020, faire le 1er septembre 2020 date limite d'envoi des convocations aux salariés.

La date à laquelle les plans peuvent entrer en vigueur et être exemptés des tests de non-discrimination 2019 est le 1er octobre. 2020.

Un Safe Harbor 401k est-il adapté à mon entreprise ?

Chaque entreprise est construite différemment, et avant de lancer des programmes et des avantages pour vos employés, nous vous recommandons de consulter un professionnel.

Si vous envisagez de faire correspondre les cotisations ou de contribuer à la retraite de vos employés ou si vous vous inquiétez de l'un des tests de non-discrimination de l'IRS parce que vous avez une faible participation aux régimes de retraite de vos employés non hautement rémunérés, alors un Safe Harbor 401k peut être le bon plan pour vous et votre entreprise.

Il est peut-être vrai qu'offrir des plans comme un Safe Harbor 401k peut augmenter votre masse salariale et vos dettes globales, mais offrir un Safe Harbor 401k peut augmenter le bonheur des employés, économies d'impôts, et une entreprise qui n'échouera à aucun des tests annuels de non-discrimination.