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Constituer une équipe financière et comptable pour une petite entreprise

Chaque petite entreprise a besoin d'une fonction comptable et financière. Le nombre de personnes qui composent cette équipe et la nature de leur travail dépendent de la taille de l'entreprise et de la complexité de ses finances.

Le rapport 2019 Benchmarking Accounting &Finance Functions du cabinet de dotation en personnel comptable et financier Robert Half détaille la taille moyenne des fonctions financières dans les petites entreprises. Les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 25 millions de dollars employaient en moyenne trois personnes dans un rôle financier. Ceux dont les revenus se situaient entre 25 et 99 millions de dollars employaient en moyenne six professionnels de la finance.

Une autre façon d'évaluer le montant à investir dans une équipe financière est de considérer le coût en pourcentage des revenus. Pour de nombreuses entreprises, la fonction finance devrait consommer environ 1% du chiffre d'affaires.

Dans les petites entreprises, de nombreuses fonctions financières sont d'abord externalisées, peut-être à un comptable à temps partiel ou à un fiscaliste, ou par l'intermédiaire d'une entreprise tierce pouvant gérer plusieurs rôles.

Quelles sont les principales responsabilités des services financiers et comptables dans une petite entreprise ?

Peu importe le nombre de personnes qui effectuent des tâches liées aux finances, les responsabilités fondamentales sont universelles dans toutes les entreprises. Ils comprennent des tâches comptables de base telles que :

  • Comptes à payer
  • Comptes débiteurs
  • Paie
  • Reporting et états financiers
  • Contrôles financiers
  • Fiscalité et conformité

Lisez la suite pour une explication plus approfondie de chacune de ces fonctions.

Explication des responsabilités financières et comptables des petites entreprises

En fonction du niveau d’expérience et des certifications professionnelles du salarié et de la taille de l’entreprise, les responsabilités comptables énumérées ici peuvent être combinées en un seul rôle ou s'étendre sur plusieurs rôles. Ils pourraient également être sous-traités à un tiers. Les spécialistes internes de la RA et de la RA seront payés entre 60 $, 000–80 $, 000 par an, et jusqu'à.

  • Comptes fournisseurs (AP) :

    Cela implique de garder une trace de tous les paiements et dépenses, y compris les bons de commande et les factures. Les comptes créditeurs tiennent des registres, vérifie les écritures de journal et compare les rapports des systèmes aux soldes réels. Les comptes créditeurs vérifient également les notes de frais et préparent les remboursements aux employés. La comptabilité fournisseurs communique avec les fournisseurs et les paie en planifiant les paiements et en s'assurant que tous les crédits en cours sont à jour.
  • Comptes clients (AR) :

    Cette fonction s'assure que l'entreprise reçoit des paiements pour les biens et services qu'elle vend et enregistre ces recettes. La facturation, qui comprend la génération de factures et de relevés de compte, est souvent une responsabilité des comptes débiteurs. Le service des comptes clients effectue les rapprochements de comptes, conserve tous les fichiers et enregistrements et assure le suivi de toute irrégularité.
  • Paie:

    Robert Half dit que la paie est la fonction la plus courante à externaliser, au moins partiellement. Les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 499 millions de dollars sont plus susceptibles d'externaliser la paie que les grandes. La fonction paie traite les chèques de paie, rapproche le livre auxiliaire de la paie avec le grand livre, verse les charges sociales, gère les déclarations gouvernementales et le respect des lois fiscales, et prépare les bulletins de paie. La paie répond aux questions liées à la paie et fournit la documentation fiscale aux employés, également.
  • Rapports et états financiers :

    L'équipe comptable, idéalement à l'aide d'un logiciel de comptabilité, est chargée de générer des états financiers indiquant à l'entreprise si elle a réalisé un profit, ce qu'il possède et doit, et si elle dispose de suffisamment de liquidités pour couvrir ses obligations. Ces états financiers comprennent le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie. Ces déclarations aident l'entreprise à suivre ses progrès par rapport aux objectifs, comprendre quels ajustements apporter et établir des prévisions.
  • Contrôles financiers :

    Chaque entreprise, petit ou grand, public ou privé, a besoin de contrôles financiers rigoureux. Pour les petits, entreprises privées, des contrôles financiers tels que la division des fonctions au sein du département pour s'assurer qu'une personne n'approuve pas à la fois les paiements des fournisseurs et ne coupe pas les chèques aux fournisseurs, peut protéger contre la fraude. Plus, en mettant en place des contrôles financiers et des rapports solides dès le début, une petite entreprise est préparée pour l'examen minutieux accru qui viendra à mesure qu'elle grandit. Des contrôles financiers sont exigés par la loi pour les sociétés cotées en bourse. Les sanctions en cas de non-respect des procédures, vérifications, les contrôles et les rapports requis par la loi Sarbanes-Oxley peuvent inclure des amendes et des peines de prison.
  • Conformité fiscale:

    Les équipes comptables et financières s'assurent que l'entreprise paie ses impôts. Il s'agit notamment de l'impôt sur les sociétés, impôts régionaux, taxes municipales, taxe sur les salaires et taxe sur l'équité (le cas échéant), la taxe sur la valeur ajoutée et le précompte mobilier. Selon la complexité de l'entreprise, c'est une bonne idée d'impliquer un expert-comptable agréé (CPA) dans les processus de préparation et de dépôt des déclarations de revenus.

6 postes clés dans les services comptables et financiers des petites entreprises

Au début, vos embauches doivent être des comptables et des comptables, mais à mesure que vous augmentez votre base de revenus et que les décisions commencent à tourner autour du financement et des prévisions, la façon dont vous développez votre équipe financière s'oriente vers la finance.

  1. Comptable: Dans les petites entreprises, un comptable est souvent le premier – et le plus important – embauché. Les responsabilités de cette personne peuvent varier considérablement selon la maturité de l'entreprise, mais les comptables se concentrent sur les tâches comptables quotidiennes. Cette personne pourrait être chargée de l'enregistrement et du suivi de toutes les transactions financières de l'entreprise, y compris les comptes créditeurs, comptes débiteurs, trésorerie et paie. Ils rapprochent également les relevés bancaires avec le grand livre et aident à fermer les livres chaque mois. Un comptable n'a pas les qualifications pour travailler avec l'IRS en cas de contrôle fiscal. Un comptable à mi-temps dans ce rôle coûtera entre 30 $, 000–60 $, 000 par an.
  2. Spécialiste de la facturation : Pour les entreprises avec des processus de facturation complexes, heures facturables ou un volume important de factures, avoir un employé dédié à la fonction de facturation a beaucoup de sens. Dans un cabinet d'avocats, par exemple, un spécialiste de la facturation compile les heures facturées par les avocats pour les cas des clients et s'assure que tous les clients ont été facturés correctement. Le spécialiste de la facturation est responsable de la création de la facture. Ils répondent également aux questions des clients sur les factures.
  3. Spécialiste de la paie : Cette personne traite la paie et prépare et tient à jour les dossiers et rapports relatifs à la paie, y compris les rapports de fin d'année et les documents fiscaux pour les employés. Ce rôle nécessite une connaissance des réglementations entourant la paie et les avantages sociaux. Les certifications permettent de s'assurer que le spécialiste de la paie possède ces compétences.

    L'American Payroll Association (APA) propose deux types de certification :la Fundamental Payroll Certification (FPC) et la Certified Payroll Professional (CPP). Le FPC est destiné au personnel débutant. Le CPP est une certification avancée nécessitant une expérience préalable dans le domaine et une connaissance approfondie de concepts tels que les taxes sur l'emploi, les avantages sociaux et la Fair Labor Standards Act (FLSA). La certification CPP garantit une connaissance approfondie des calculs de paie, systèmes de paie et administration de la paie. Un spécialiste de la paie doit également avoir une connaissance approfondie de la réglementation et de la législation récente dans ce domaine.

  4. Préparateur de déclarations de revenus : Un comptable peut gérer les déclarations fiscales et peut faire rapport à l'IRS s'il audite l'entreprise. Mais une petite entreprise peut également passer un contrat avec un spécialiste en déclarations si elle n'a pas quelqu'un avec cette compétence en interne. Un préparateur d'impôts remplit et dépose les déclarations de revenus des entreprises, dont 1120, Formulaires 1120-S et 1065 et déclarations en souffrance. Cette personne peut lever un prélèvement IRS ou un privilège fiscal fédéral, mettre en place un plan de paiement des impôts ou supprimer la saisie-arrêt sur salaire.
  5. Responsables Comptables : Les entreprises aux finances plus complexes qui ont besoin d'une ressource interne qui peut s'occuper des déclarations fiscales, les états de fin d'exercice et les documents gouvernementaux devraient embaucher un directeur comptable. Le responsable comptable peut gérer le comptable et utiliser la comptabilité quotidienne précise de cette personne pour avoir un aperçu des finances de l'entreprise, y compris les possibilités de réduire les coûts et/ou de gagner en efficacité. Un responsable comptable peut être un CPA, une licence d'examen pour les comptables qui reflète une formation et une expérience rigoureuses dans le domaine.
  6. Manette: À mesure que les affaires deviennent plus complexes et que l'équipe comptable s'agrandit, les entreprises peuvent avoir besoin d'embaucher un contrôleur. Les contrôleurs ont une vision plus stratégique de la situation financière de l'entreprise que les rôles décrits ci-dessus et sont responsables de la création et de la mise en place des procédures financières. Les contrôleurs ont également une vision prospective de l'entreprise, budgets et prévisions de construction. Ils peuvent également négocier des accords financiers avec les banques, comme les prêts et les marges de crédit.

Comment les logiciels comptables et financiers peuvent vous aider

L'enquête comparative de Robert Half a révélé que les entreprises de toutes tailles ont augmenté le niveau d'automatisation de leurs processus comptables au cours de la dernière année. Quelque 39 % des entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 500 millions de dollars utilisent des logiciels automatisés, avec les fonctions les plus susceptibles d'être automatisées dont la facturation, génération de rapports financiers, collecte de données et stockage et conformité de la documentation. Sans surprise, les petites entreprises étaient le groupe le moins susceptible d'avoir automatisé la prise de décision financière, capacités de reporting prédictif et de modélisation financière.

Plus de la moitié des personnes interrogées ont déclaré qu'elles utilisaient une partie ou uniquement des logiciels basés sur le cloud pour la comptabilité et la finance, et la dépendance des entreprises à l'égard de Microsoft Excel continue de diminuer, même parmi les petites entreprises. Quelque 59 % des entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 25 millions de dollars ont déclaré qu'elles utilisaient Excel pour la budgétisation et la planification, mais c'est 10 points de moins que l'enquête 2018 et près de 20 points de moins que l'enquête 2017.

Un logiciel de comptabilité peut améliorer la qualité et augmenter l'efficacité d'une équipe comptable de petite entreprise. Un logiciel de finance peut aider à automatiser les données"> automatiser les tâches de saisie et de rapprochement des comptes, gain de temps pour le personnel et réduction des erreurs. Le temps gagné sur la saisie manuelle des données peut être utilisé pour un travail plus stratégique.

Automatiser les comptes fournisseurs, par exemple, peut conduire à des paiements plus rapides des fournisseurs, qui peut qualifier l'entreprise pour un meilleur paiement. Pour les comptes débiteurs, les entreprises peuvent utiliser un logiciel pour envoyer automatiquement des rappels aux clients concernant les factures impayées et les relevés mensuels afin de réduire le nombre de jours de ventes impayés.

Un logiciel de comptabilité a aidé les petites entreprises à réduire le temps nécessaire pour finaliser les rapports financiers de 13 jours à 10 jours, selon Robert Half. Le stockage de toutes les informations financières sur une seule plateforme facilite non seulement la préparation de ces rapports et le dépôt des impôts, mais assure l'exactitude et la conformité.

En outre, Les logiciels de comptabilité et de finance peuvent aider à améliorer les contrôles financiers avec un accès et des autorisations basés sur les rôles qui garantissent que seuls les employés approuvés peuvent accéder à certaines données financières.

Organigramme gratuit des finances et de la comptabilité des petites entreprises

Les petites entreprises n'ont généralement pas de directeur financier. S'il y a un leader financier stratégique, il s'agit généralement d'un contrôleur, et cette personne dirige l'organisation des finances et de la comptabilité.

L'un des plus grands défis auxquels les petites entreprises peuvent être confrontées est de trouver des personnes qualifiées pour travailler dans leur service financier à mesure que la demande de personnes possédant ces compétences augmente. Le guide salarial 2020 de Robert Half pour les notes de comptabilité et de finance demande une forte demande et une offre faible pour les professionnels de la comptabilité et de la finance aux États-Unis. Les entreprises conservent les meilleures performances en offrant de meilleurs salaires, avantages et possibilités d'avancement que les concurrents. Un logiciel de comptabilité soutient ces efforts, parce qu'il offre une automatisation qui donne aux membres des équipes comptables et financières plus de temps pour développer davantage d'autres compétences recherchées, comme la pensée critique et la communication.

Et avec un système de comptabilité basé sur le cloud, ces employés peuvent en outre développer l'une des compétences technologiques les plus demandées par les comptables :la maîtrise des solutions financières basées sur le cloud.