Comptabilité de caisse :comment ça marche,

Quand cela a-t-il du sens et en quoi cela diffère-t-il de la comptabilité d'exercice

Au moment de décider comment déclarer les revenus et les dépenses, Les propriétaires d'entreprise peuvent choisir entre deux méthodes comptables :la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. En plus d'avoir un impact sur la façon dont une entreprise tient ses dossiers, les différentes approches offrent des perspectives différentes sur la performance financière de l'entreprise.

Comme son nom l'indique, La comptabilité de caisse a tendance à fournir une image claire des réserves de trésorerie d'une entreprise. C'est aussi relativement simple à apprendre.

Cependant, parce que la comptabilité de caisse ne montre pas les paiements entrants ou les engagements à venir, il peut fournir une image incomplète de la santé d'une entreprise. Par exemple, il ne montrerait pas les paiements de location à venir ou les revenus attendus des commandes enregistrées mais non expédiées. Aussi, parce que la comptabilité de caisse ne fait pas correspondre les dépenses aux revenus qui y sont liés, il peut présenter une image trompeuse de la performance d'une entreprise. La performance d'une entreprise peut sembler fluctuer davantage en comptabilité de caisse qu'en comptabilité d'exercice, car l'échéancier des produits et charges comptabilisés dépend, au moins en partie, sur le moment où les entreprises et leurs clients émettent des factures ou paient leurs factures.

En revanche, La comptabilité d'exercice a tendance à présenter une image «plus fluide» des revenus et des dépenses, car elle les enregistre au fur et à mesure qu'elles sont gagnées ou engagées. Par exemple, selon une approche de comptabilité d'exercice, une entreprise enregistre sa masse salariale au fur et à mesure que les employés travaillent, plutôt que lorsqu'il émet des chèques de paie.

La comptabilité d'exercice peut fournir une image plus globale de la rentabilité d'une entreprise. Il montre les revenus lorsque l'entreprise fournit des produits ou des services à un client, sous l'attente, le paiement sera reçu. À l'occasion, espérons-le rare, où le paiement n'est pas reçu, La comptabilité d'exercice tient compte des créances irrécouvrables.

Qu'est-ce que la comptabilité de caisse ?

Les entreprises utilisant la comptabilité de caisse enregistrent les revenus lorsqu'ils sont réellement reçus, par exemple, lorsqu'un chèque est déposé, efface et encaisse les terres du compte et les dépenses lorsqu'un paiement est émis.

Ces dates peuvent différer des dates auxquelles l'entreprise fournit effectivement ses services ou engage une dépense.

Qui utilise la comptabilité de caisse ?

De nombreux professionnels indépendants et propriétaires de petites entreprises utilisent la comptabilité de caisse. La raison? C'est généralement la méthode comptable la plus simple. La comptabilité de caisse fournit également un aperçu rapide du montant d'argent que l'entreprise a réellement en main. C'est une mesure cruciale pour toute entreprise.

Bien que beaucoup plus petits, les jeunes entreprises peuvent utiliser la comptabilité de caisse, ce n'est pas adapté à tous. La plupart des petites entreprises qui ont des stocks devront utiliser la comptabilité d'exercice, car cela leur permettra de suivre l'évolution des stocks. La plupart des entreprises qui offrent leurs services à crédit devront également utiliser la comptabilité d'exercice.

Historique de la comptabilité de caisse et de la comptabilité d'exercice

Aussi longtemps que les gens ont fait des affaires, ils ont probablement essayé d'enregistrer leurs revenus et dépenses. Les chercheurs ont trouvé des preuves de documents comptables datant de milliers d'années en Mésopotamie.

Au XVe siècle, Luca Pacioli, un frère franciscain et mathématicien, a écrit sur un système de tenue de dossiers utilisé par les marchands vénitiens. Les écrits de Pacioli ont aidé à jeter les bases de ce que nous appelons maintenant la comptabilité d'exercice.

Au cours des siècles intermédiaires, les entreprises se sont développées et sont devenues plus sophistiquées. Et, Donc, la discipline de la comptabilité emboîta le pas. Au cours de la révolution industrielle, aux XVIIIe et XIXe siècles environ, la comptabilité a pris de l'importance à mesure que de plus en plus d'entreprises recherchaient des investisseurs extérieurs. Avant de mettre leur argent dans une entreprise, de nombreux investisseurs, sans surprise, voulait une certaine assurance qu'ils obtiendraient un retour. Pendant ce temps, en 1887, lancement du précurseur de l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Être sûr, des problèmes se posaient encore. La Securities and Exchange Commission des États-Unis a été créée dans les années 1930 pour lutter contre les manipulations et les fraudes boursières. Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) des États-Unis ont été élaborés au moins en partie en raison du krach boursier de 1929 et à la suite de la Grande Dépression.

Même avec ces changements, aucune méthode comptable ne peut empêcher complètement toutes les entreprises de falsifier leurs états financiers. Cependant, les organisations qui se livrent à des astuces comptables peuvent faire face à des sanctions importantes. Par exemple, lorsque les régulateurs ont découvert que le géant de l'énergie Enron avait été impliqué dans des manigances comptables comme la surévaluation d'actifs, l'entreprise a fait faillite et plus de 20 employés ont été reconnus coupables de crimes.

Plus récemment, les solutions logicielles ont contribué à automatiser de nombreuses fonctions de tenue de livres et de comptabilité. Ceux-ci ont donné aux propriétaires d'entreprise et aux comptables une plus grande capacité d'examiner et d'analyser les transactions.

Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice

Base de caisse Base d'exercice La description Revenu enregistré lors de la réception du paiement ; dépenses enregistrées lors du paiement. Revenus et dépenses enregistrés lors d'une transaction. Avantages Relativement simple et facile à apprendre; fournit une bonne comptabilité de l'encaisse. Associe plus précisément les revenus et les dépenses aux périodes au cours desquelles ils sont encourus. Fournit un suivi des stocks. Fournit souvent de meilleures informations pour la planification à long terme. Répond aux exigences des PCGR. Désavantages Ne prend pas en compte les comptes débiteurs et créditeurs, il ne montre donc pas facilement les rentrées d'argent ou les factures à venir. Il ne fournit pas de suivi des stocks, paiements partiels, ou des comptes irrécouvrables. Plus compliqué et plus long à utiliser. Il est possible qu'une entreprise doive des impôts sur les revenus qu'elle n'a pas encore perçus. Quelles entreprises utilisent généralement cette méthode Typiquement, entreprises plus petites et plus récentes. Typiquement, plus grand, entreprises plus compliquées, y compris les sociétés ouvertes qui doivent suivre les PCGR. L'IRS exige une comptabilité d'exercice pour de nombreuses entreprises dont les revenus annuels moyens dépassent 25 millions de dollars. Certains prêteurs et investisseurs l'exigent, également.

Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?

En comptabilité d'exercice, les revenus et les dépenses sont enregistrés lorsqu'ils sont gagnés ou encourus, même si aucun argent ne change de mains à ce moment-là. Avec une comptabilité en partie double, requis par les PCGR des États-Unis, toutes les transactions sont enregistrées deux fois, tant au débit qu'au crédit. Les écritures de débit augmentent les dépenses mais réduisent les revenus, alors que les écritures de crédit font le contraire, diminution des dépenses et augmentation des revenus. Le total des écritures au débit et au crédit se compensent.

En utilisant l'exemple ci-dessus, l'entreprise de peinture en bâtiment enregistrerait la vente lorsque le peintre aurait terminé le travail, même si aucun argent n'a changé de mains. De la même manière, le propriétaire de l'entreprise enregistrerait la facture d'électricité lorsqu'elle était engagée.

Principales différences entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

La comptabilité de caisse est généralement plus simple et plus facile à administrer, laissant plus de temps pour simplement gérer l'entreprise. Pour une petite entreprise ou une startup, la comptabilité de caisse suffit souvent.

À mesure que les entreprises grandissent et deviennent plus complexes, la comptabilité d'exercice devient souvent plus appropriée. Il permet d'enregistrer les revenus et les dépenses dans les périodes au cours desquelles ils sont encourus, même si aucun argent ne change de mains à ce moment-là. Il permet également le suivi des stocks, ainsi que les comptes débiteurs et créditeurs. Par conséquent, il peut fournir une image plus précise de la santé financière de l'entreprise.

A la baisse, la méthode de la comptabilité d'exercice prend généralement plus de temps et est plus difficile à comprendre que la comptabilité de caisse. Il peut également être plus difficile de déterminer le montant des liquidités dont dispose l'entreprise.

Choisir entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

Bien qu'une entreprise n'ait pas besoin d'obtenir l'approbation de l'Internal Revenue Service lors du choix initial d'une technique comptable, il le fera s'il décide de changer de méthode. Cette notification se fait par le dépôt du formulaire 3115, Demande de changement de méthode comptable, avec l'IRS.

Et, si une entreprise utilise la méthode de la comptabilité de caisse pour les revenus, il doit également l'utiliser pour les dépenses.

Plusieurs facteurs supplémentaires peuvent entrer en jeu lors du choix entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice :

• Parce qu'une entreprise utilisant la comptabilité de caisse n'enregistre pas de revenu tant qu'elle n'a pas reçu d'argent, il est moins susceptible d'avoir à payer des impôts sur les ventes pour lesquelles il n'a pas encore reçu de paiement. En fin d'année, il peut être en mesure d'accélérer certaines dépenses, diminuant ainsi son revenu net et abaissant les impôts qu'il devra.
• Les sociétés ouvertes aux États-Unis doivent suivre les principes comptables généralement reconnus (PCGR), qui nécessitent la méthode de la comptabilité d'exercice.
• De nombreux prêteurs et investisseurs exigent que les entreprises avec lesquelles ils font affaire utilisent la méthode de la comptabilité d'exercice. Même si une entreprise ne cherche pas actuellement de financement extérieur, s'il compte le faire dans les prochaines années, il peut être judicieux d'utiliser la comptabilité d'exercice dès le départ.
• De la même manière, certains acheteurs d'entreprises exigent des états financiers vérifiés, et les audits effectués selon les PCGR des États-Unis nécessitent une comptabilité d'exercice. Les propriétaires d'entreprise qui envisagent de vendre leur entreprise dans quelques années voudront probablement commencer à utiliser la comptabilité d'exercice s'ils ne l'ont pas déjà fait.

Le facteur le plus important pour décider quelle méthode comptable choisir est simplement :quelle est la meilleure solution pour votre entreprise ?

Exemples de comptabilité de caisse

Considérez un service de peinture de maison qui termine un projet et soumet une facture en avril et reçoit un paiement par carte de crédit sur son compte professionnel du propriétaire en mai. Selon la méthode de la comptabilité de caisse, l'entreprise enregistre le revenu lors de la réception du paiement, même si cela se produit plusieurs semaines après la fin du travail. Il y a un décalage entre le moment où l'« événement économique » s'est produit et celui où il a été enregistré.

Inversement, disons que le peintre en bâtiment reçoit une facture d'électricité de 175 $ couvrant le mois d'avril et la paie en mai. Avec la méthode de comptabilité de caisse, ce 175 $ est enregistré comme une dépense de mai même s'il couvrait des services fournis en avril.

Avantages et inconvénients de la comptabilité de caisse

Les deux méthodes de comptabilité s'adressent à des entreprises différentes pour des raisons différentes.

Avantages de la comptabilité de caisse

La simplicité de la comptabilité de caisse séduit de nombreux propriétaires de petites entreprises. C'est une méthode relativement simple pour former le personnel financier à utiliser et ne nécessite pas autant de tenue de livres que la comptabilité d'exercice, tout en fournissant suffisamment d'informations pour que de nombreuses petites entreprises puissent raisonnablement suivre leurs performances. Et parce qu'il ne tient pas compte des revenus et paiements futurs, cela donne une vision solide de la trésorerie de l'entreprise à l'heure actuelle.

Inconvénients de la comptabilité de caisse

D'autre part, parce que la comptabilité de caisse ne fait pas correspondre les dépenses aux revenus qu'elles contribuent à générer, il peut fournir une image inexacte de la performance de l'entreprise. Supposons qu'une entreprise achète pour 500 $ de t-shirts en août et les revende pour 700 $ en septembre. Selon la comptabilité de caisse (et en supposant qu'il n'y a pas d'autres revenus ou dépenses), il afficherait une perte de 500 $ en août et un profit de 700 $ en septembre. Ni numéro, tout seul, reflète véritablement la performance de l'entreprise.

La comptabilité d'exercice, car il comprend les comptes créditeurs et débiteurs, peut montrer plus précisément la performance de l'entreprise. Cela signifie qu'il peut offrir une meilleure base pour la planification à long terme.

Certains prêteurs exigent que leurs entreprises clientes utilisent la comptabilité d'exercice. Ces entreprises comprennent généralement :

• Les sociétés (autres que les sociétés S) dont les recettes brutes annuelles moyennes pour les trois années d'imposition précédentes dépassent 25 millions de dollars, indexé sur l'inflation.
• Les sociétés de personnes qui ont une société (autre qu'une société S) comme l'un de leurs partenaires, et les recettes brutes annuelles moyennes des trois années d'imposition précédentes dépassant 25 millions de dollars (indexées en fonction de l'inflation).
• Abris fiscaux.

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