Réponses aux 15 principales questions sur la paie des petites entreprises

Si vous avez une petite entreprise ou que vous cherchez à en créer une, il y a de fortes chances que vous sachiez déjà que vous devrez gérer la paie de vos employés. Mais la gestion de la paie peut être plus compliquée que ce à quoi beaucoup de gens s'attendent. Pour vous aider à démarrer, nous avons répondu à 15 des questions les plus fréquemment posées sur la paie des petites entreprises.

1. Que sont les impôts sur les salaires ?

   Charges sociales, également connu sous le nom d'impôts sur l'emploi, sont des impôts qui doivent être payés par les employeurs et les employés. Ils sont généralement calculés en pourcentage du salaire des employés. Les charges sociales comprennent :

   • Impôts sur le revenu fédéral et étatique, qui sont déduits des revenus des employés et régulièrement payés à l'IRS et aux agences fiscales de l'État par l'employeur.
   • Impôts de la Loi fédérale sur les cotisations d'assurance (FICA), qui financent la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Employeurs et employés partagent l'obligation fiscale FICA, chacun contribuant à 50 % du taux d'imposition total.
   • Impôts de la Loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA), qui financent l'assurance-chômage et ne sont payés que par les employeurs. Certains États ont des crédits d'impôt qui réduisent l'obligation fiscale FUTA d'un employeur.
   • Toute autre taxe nationale ou locale pertinente, comme l'assurance invalidité, l'indemnisation des accidents du travail ou les charges sociales imposées par votre juridiction locale.

2. De quelles informations ai-je besoin pour que l'IRS commence ma paie d'entreprise ?

   Avant de pouvoir commencer à exécuter la paie, vous devrez effectuer un travail administratif pour établir votre entreprise en tant qu'entité fiscale auprès de l'IRS, et vous devrez collecter des formulaires fiscaux auprès de vos employés. Planifier à l'avance peut aider à prévenir les problèmes de paie. Voici comment commencer :

   • Choisissez une structure d'entreprise. Vous devrez sélectionner une structure d'entreprise si vous ne l'avez pas déjà fait. Les structures commerciales comprennent les entreprises individuelles, les sociétés et les SARL, qui ont toutes des considérations juridiques et fiscales différentes.
   • Demandez un EIN. Votre petite entreprise doit demander un numéro d'identification d'employeur (EIN). Vous devrez indiquer la structure de votre entreprise sur l'application EIN. L'IRS utilisera votre EIN pour identifier votre entreprise sur différents documents fiscaux, semblable au numéro de sécurité sociale d'un individu. Vous pouvez obtenir un EIN en postulant en ligne, par courrier ou par fax.
   • Choisissez une année d'imposition. Votre revenu imposable est calculé en fonction de votre année d'imposition, qui est une période de 12 mois que vous choisissez à des fins comptables et fiscales. Les entreprises peuvent choisir d'utiliser soit l'année civile, soit un exercice qui ne se termine pas le 31 décembre. Vous établirez votre année d'imposition auprès de l'IRS lorsque vous produisez votre première déclaration de revenus d'entreprise.
   • Recueillir des informations sur les employés. Les employés devront remplir les formulaires IRS I-9 et W-4 pour établir l'admissibilité à l'emploi et la retenue d'impôt appropriée, respectivement.

3. Ai-je besoin d'un compte bancaire professionnel ?

   Si vous allez recevoir et dépenser de l'argent en tant qu'entreprise, vous devriez généralement ouvrir un compte bancaire professionnel. En plus de fournir un emplacement central pour le retrait et le dépôt des paiements commerciaux, ils facilitent également la séparation des fonds de l'entreprise des fonds personnels. Vous aurez besoin d'un EIN pour ouvrir un compte bancaire professionnel.

4. Une petite entreprise peut-elle faire sa propre paie ?

   Oui, vous pouvez gérer la paie de votre petite entreprise à l'aide de feuilles de calcul ou de calculatrices en ligne. Mais plus vous avez d'employés, plus il sera difficile de suivre les heures des employés, payer les employés, gérer les charges sociales et tenir des registres, en particulier parce que chaque employé peut avoir une combinaison unique de salaires, avantages, les exigences de retenue à la source et d'autres déductions. Vous aurez également besoin d'une compréhension approfondie de tous les aspects fédéraux, les lois du travail nationales et locales et les obligations fiscales sur les salaires.

   Compte tenu de la complexité, il n'est généralement judicieux d'exécuter la paie manuellement que si votre entreprise compte quelques employés avec une structure fiscale et d'avantages simple. Même pour ces entreprises, une solution logicielle de paie peut automatiser des complexes, tâches fastidieuses comme le calcul des chèques de paie. Envisagez d'intégrer votre logiciel de paie et de comptabilité pour rester en conformité avec les réglementations et connecter deux des ressources les plus importantes de votre entreprise, les gens et l'argent.

5. Dois-je engager un service de paie ou essayer un logiciel/l'automatisation ?

   Avant de choisir de faire appel à un service de paie externalisé, utiliser une solution logicielle de paie automatisée ou exécuter la paie manuellement, tenir compte des coûts des options de paie des petites entreprises, ainsi que le temps et les ressources que vous pouvez y consacrer.

   Un service de paie externalisé doit gérer tous les aspects de la paie. Il calcule les salaires et les retenues, distribue les chèques de paie et assume la responsabilité du respect de toutes les lois fiscales et du travail, de sorte que votre entreprise ne devrait pas être tenue responsable des erreurs de paie. C'est la façon la moins longue de gérer la paie, mais il a aussi tendance à être plus cher.

   Les solutions logicielles de paie automatisent de nombreux aspects de la paie, tels que tous les calculs de paie, tout en donnant à votre entreprise plus de contrôle sur le processus. Certaines solutions logicielles de paie déclarent également automatiquement les impôts et paient les employés par dépôt direct ou d'autres méthodes. Vous voudrez peut-être toujours avoir un expert en paie dans votre équipe pour vous assurer que les données sont saisies avec précision, et le processus se déroule sans problème. Étant donné que votre entreprise a toujours le contrôle du processus de paie, vous êtes tenu de respecter toutes les lois fiscales et réglementations du travail. Cependant, une bonne solution logicielle de paie doit rester à jour avec l'évolution des exigences fiscales et du travail sur un fédéral, niveau étatique et local. Un logiciel de paie peut vous aider à surmonter certains des problèmes de paie courants pour les petites entreprises.

   L'exécution manuelle de la paie est le moyen le plus long d'exécuter la paie car vous devrez calculer toutes les taxes et déductions, suivre les avantages et les congés des employés, suivre les heures, envoyer les bulletins de paie, et gérer toutes les obligations de déclaration fiscale annuelle et trimestrielle. Cela peut être l'option la moins chère, mais il est important de noter que les erreurs de paie peuvent bouleverser les employés et également exposer votre entreprise à des sanctions financières de l'IRS ou du département américain du Travail.

6. À quelle fréquence dois-je exécuter ma paie ?

   La fréquence de la paie dépend principalement de deux choses :les lois de l'État et les besoins de votre entreprise. La plupart des entreprises gèrent la paie toutes les deux semaines, mais hebdomadaire, mensuelle et bimensuelle sont d'autres périodes de paie courantes.

   Moins vous exécutez la paie, moins votre entreprise aura à gérer de paperasse, et vous pouvez avoir des coûts de traitement de la paie inférieurs. Mais les employés peuvent préférer être payés plus fréquemment, surtout s'ils sont payés à l'heure et que leur rémunération totale varie d'une semaine à l'autre. En outre, certains États ont des exigences minimales de fréquence de rémunération.

7. Quelles sont mes responsabilités d'employeur?

   En tant qu'employeur, il est de votre responsabilité de vous assurer que les tâches de paie suivantes sont effectuées, que vous les fassiez manuellement, utiliser un logiciel ou louer un service de paie.

   • Collectez toutes les informations nécessaires sur les employés, telles que les W-4 et les I-9.
   • Classez correctement les employés (employés par rapport aux entrepreneurs indépendants ; et horaire par rapport aux salariés).
   • Déterminez une période de paie qui convient à votre entreprise et à vos employés.
   • Établir les politiques de congé et l'admissibilité aux avantages, le cas échéant.
   • Configurez le dépôt direct ou d'autres méthodes de paiement pour les employés.
   • Suivre les heures des employés.
   • Calculer les chèques de paie.
   • Les retenues à la source et toutes les déductions nécessaires, y compris l'impôt fédéral sur le revenu, Impôts FICA, Impôts FUTA, plus toutes les taxes d'état, les accidents du travail et les impôts sur les personnes handicapées.
   • Payez les charges sociales que l'entreprise doit et la part des charges sociales des employés que vous avez retenue sur leurs chèques de paie.
   • Payer les employés.
   • Fournir des talons de paie aux employés si nécessaire.
   • Se conformer à toutes les exigences de déclaration de paie sur un niveau étatique et local.
   • Tenez des registres précis.
   • Respectez toutes les lois du travail.
   • Payer d'autres charges salariales, y compris les prestataires d'avantages sociaux et les logiciels de paie ou les frais d'externalisation.

8. Quelles sont les exigences de déclaration de paie?

   Toutes les entreprises doivent se conformer aux exigences de déclaration de paie, y compris les exigences de l'IRS ou des agences d'État pertinentes :

   • Toute les quarts, vous devez déclarer les impôts sur le revenu et les charges sociales retenus sur les chèques de paie des employés sur le formulaire IRS 941.
   • Chaque année, vous devez déclarer plusieurs charges sociales supplémentaires à l'aide de formulaires standards, tel que:
   • Formulaire IRS 940 pour déclarer les dépôts d'impôt annuels FUTA
   • Formulaire IRS 945 pour déclarer tout impôt sur le revenu non payé retenu, comme l'impôt sur le revenu retenu sur les cotisations au régime de retraite ou les pensions
   • Formulaire IRS W-3 pour déclarer un résumé de tous les salaires et cotisations des employés soumis à l'Administration de la sécurité sociale au cours d'une année d'imposition donnée
   • Vous devez signaler toutes les nouvelles embauches à l'État approprié dès que l'employé est embauché.
   • Vous devez déclarer tous les certificats de retenue W-4 des employés à l'IRS dès qu'ils sont embauchés ou réviser leur W-4.
   • Vous devez fournir les formulaires fiscaux de fin d'année W-2 aux employés avant le 31 janvier de chaque année, et 1099-MISC pour les entrepreneurs indépendants.
   • Vous devez fournir des talons de paie aux employés, si requis par l'état dans lequel votre entreprise exerce ses activités.
   • Vous devez vous conformer à toute autre réglementation étatique ou fédérale spécifique applicable à votre entreprise.

9. Que se passe-t-il si je fais une erreur ?

   Les erreurs de paie peuvent être coûteuses. Les employés comptent sur la réception d'un chèque de paie précis et en temps opportun, les erreurs de paie peuvent donc irriter les travailleurs et réduire le moral. Il n'est pas rare non plus que les entreprises classent à tort les employés comme des entrepreneurs indépendants. Si cela arrive, une entreprise peut risquer d'être poursuivie ou condamnée à une amende et peut être redevable de charges sociales supplémentaires.

   Pour payer les employés avec précision sans l'aide d'un logiciel de paie ou d'une société de traitement de la paie sous contrat, vous devez suivre de nombreuses lois fiscales et du travail, qui sont tous sujets à changement. L'IRS et les gouvernements des États imposent des pénalités pour les erreurs fiscales, tandis que le département américain du Travail peut vous imposer une amende pour des erreurs de paie telles que des violations des heures supplémentaires ou des employés sous-payés.

   Si votre entreprise commet une erreur de paie, il est important de reconnaître l'erreur, l'expliquer aux employés, décrire comment l'entreprise résoudra le problème et s'assurer qu'il ne se reproduise plus. Si vous détectez l'erreur avant que les employés ne soient payés, vous pourrez peut-être annuler le cycle de paie immédiatement, résoudre l'erreur et relancer la paie. Autrement, prendre des mesures pour résoudre le problème et signaler tout écart à l'IRS et à tout autre organisme gouvernemental compétent si nécessaire pour minimiser la probabilité de pénalités de non-conformité.

10. Comment payer les employés par rapport aux entrepreneurs ?

    Une différence clé entre payer les employés et les entrepreneurs est la responsabilité de l'employeur pour les charges sociales. Si vous payez un employé, votre entreprise est responsable de retenir le montant exact de l'impôt fédéral, impôts sur le revenu de l'État et locaux de chaque chèque de paie des employés. La retenue à la source est basée sur le revenu d'un employé et les indemnités de retenue à la source calculées dans son formulaire W-4. Vous payez ensuite les impôts retenus sur les employés à l'IRS et aux agences d'État si nécessaire. En tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes également responsable de retenir toute autre retenue salariale nécessaire, comme les prestations de soins de santé ou de retraite. Les employés reçoivent un W-2 à la fin de l'année d'imposition pour les aider à régler leurs obligations fiscales avec l'IRS.

    Si vous payez des entrepreneurs indépendants, également connu sous le nom d'indépendants, vous n'êtes pas tenu de retenir ou de payer des impôts en leur nom. Les entrepreneurs indépendants reçoivent leur salaire brut complet dans chaque chèque de paie. Ils sont tenus de payer leurs propres impôts à l'IRS et à d'autres agences, y compris les taxes estimatives trimestrielles. Au lieu d'un W-2, les entrepreneurs reçoivent un 1099-MISC à la fin de l'année.

11. Quelle est la différence de paie entre les employés horaires et les employés salariés ?

    Les employés horaires sont payés en fonction d'un salaire horaire et du nombre d'heures travaillées au cours de chaque période de paie. Leur rémunération est généralement réglementée par la Fair Labor Standards Act (FLSA) (pour cette raison, ils sont considérés comme des employés « non exonérés »). Les employés horaires doivent gagner au moins le salaire minimum fédéral et recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine. Les États peuvent avoir des exigences de salaire minimum et de paiement des heures supplémentaires plus élevées qui remplacent ces exigences fédérales.

    Les salariés sont rémunérés sur la base d'un salaire annuel fixe. Ce montant est divisé par le nombre de périodes de paie dans une année pour calculer la rémunération des employés pour chaque période. Certains salariés, tels que les cadres et les employés dans certains rôles professionnels ou administratifs, sont exemptés des lois sur les heures supplémentaires de la FLSA et ne sont donc pas tenus de recevoir des heures supplémentaires s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine. Les employés salariés reçoivent généralement le même salaire de base, quel que soit le nombre d'heures travaillées.

12. Comment fonctionnent les congés payés ou les primes de paie ?

    Les congés payés sont des indemnités versées aux employés les jours fériés, même s'ils ne fonctionnent pas. Par exemple, certaines entreprises peuvent offrir aux employés des congés payés pour les jours fériés tels que le Memorial Day, Fête de l'indépendance et fête du travail. La FLSA n'oblige pas les entreprises à rémunérer leurs employés pour les congés, y compris les jours fériés. C'est à chaque entreprise de décider s'il y a lieu.

    Certaines entreprises peuvent choisir d'offrir aux employés un taux de rémunération plus élevé s'ils travaillent les jours fériés, mais ce n'est pas exigé par la loi. D'autre part, les congés payés sont traités comme des salaires normaux et sont imposés de la même manière.

    La prime est une forme de salaire supplémentaire :le salaire que les employés reçoivent en plus de leur salaire régulier. Étant donné que la prime est différente du salaire normal, c'est taxé différemment. Il existe deux façons de calculer les charges sociales sur les primes :la méthode agrégée et la méthode du pourcentage.

    • Agrégat: Si les primes sont versées en plus du salaire normal, la prime s'ajoute au salaire régulier de l'employé, ce qui peut augmenter la tranche d'imposition du salarié. Les retenues à la source sont ensuite calculées sur la base de la tranche d'imposition temporairement mise à jour.
    • Pourcentage: La prime doit être identifiée comme distincte du salaire normal et est alors imposée forfaitairement sur la totalité du montant. A partir de 2020, le taux d'imposition fédéral pour le salaire supplémentaire est de 22 %. Le paiement des bonus est également soumis aux taxes FICA et à toute autre taxe pertinente.

13. Comment dois-je suivre les programmes d'avantages sociaux des employés dans la paie ?

    Offrir des avantages sociaux aux employés peut être coûteux et les gérer peut demander beaucoup de temps et d'efforts. Mais cela en vaut souvent la peine, car les avantages sociaux peuvent attirer de meilleurs talents et aider votre entreprise à fidéliser ses employés.

    Si vous envisagez d'offrir des avantages sociaux tels qu'une assurance maladie ou des cotisations équivalentes à un régime de retraite, vous devrez effectuer les retenues salariales associées. Étant donné que les déductions peuvent différer pour chaque employé, cela peut devenir compliqué, surtout si vous effectuez la paie manuellement. Cependant, si votre entreprise utilise un service logiciel de paie ou une société d'externalisation, le fournisseur doit calculer automatiquement les retenues et les cotisations pour chaque paie, réduire les erreurs de paie et les erreurs de calcul. Les solutions logicielles de paie peuvent également permettre d'intégrer facilement les informations sur les avantages à la paie, les fonctions métiers de la comptabilité et des RH afin que chaque département dispose d'un registre à jour des avantages sociaux des employés.

14. Comment ma paie change-t-elle lorsque les employés partent en congé, Vous aimez le congé parental ?

    Lorsque les employés prennent congé, l'évolution de leur rémunération dépend d'un certain nombre de facteurs. Il s'agit notamment de la taille de votre entreprise, son emplacement, le type de congé et les politiques de congé de votre entreprise. Par exemple, les règles diffèrent selon que le salarié prend ou non un congé parental, congé militaire ou congé volontaire.

    En vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA), les employés peuvent prendre jusqu'à 12 semaines de congé sans solde par période de 12 mois s'ils doivent s'occuper de leurs besoins familiaux ou médicaux. Les employés sont également autorisés à conserver des plans de santé parrainés par le travail, mais ils doivent continuer à payer leurs cotisations. La FMLA s'applique aux entreprises privées d'au moins 50 salariés, avec quelques restrictions, et toutes les agences gouvernementales et écoles.

    Certains États ont leurs propres lois sur les congés familiaux, qui peut remplacer les exigences FMLA. À New York, par exemple, la plupart des employeurs privés comptant plus d'un employé sont tenus d'avoir souscrit une assurance congé familial payé. A partir de 2021, les employés admissibles aux prestations de congé familial payé peuvent recevoir jusqu'à 12 semaines de congé tout en recevant 67 % de leur salaire hebdomadaire moyen.

    Les employeurs sont légalement tenus d'accorder des congés aux employés servant dans l'armée, offrir le même emploi ou un emploi similaire à leur retour.

    La loi fédérale ne vous oblige pas à payer les employés pour un congé volontaire, comme s'absenter du travail pour poursuivre une opportunité d'éducation, mais les entreprises peuvent créer leurs propres politiques de congés volontaires.

15. Comment savoir à quelles exonérations fiscales mon entreprise a droit ?

    Afin d'être totalement exonéré de l'impôt fédéral sur le revenu, une entreprise doit se qualifier et s'inscrire en tant qu'organisme sans but lucratif, ce qui signifie généralement répondre aux exigences pour les organisations caritatives définies à l'article 501 (c) (3) du code des impôts fédéral. Ces organisations sont également admissibles à des dons de bienfaisance déductibles d'impôt et peuvent être exonérées de l'impôt fédéral sur l'emploi. En plus d'être des organismes à but non lucratif, ils doivent répondre à d'autres exigences. Par exemple, elles ou ils:

    • Doit fonctionner pour les religieux, scientifique, à des fins éducatives ou à d'autres fins caritatives.
    • Ne doit pas tenter d'influencer la législation gouvernementale.
    • Ne doit pas enfreindre l'ordre public fondamental ou pratiquer des activités illégales.

    Même si votre entreprise n'est pas exonérée d'impôt, il peut être admissible à certaines déductions fiscales courantes pour les petites entreprises, y compris les déductions fiscales pour frais de véhicule, salaires et traitements, Fournitures de bureau, avantages sociaux, meubles et équipement, Fournitures de bureau, frais de voyage, et plus. Les déductions fiscales pour les petites entreprises valent la peine d'être étudiées, car elles peuvent réduire votre facture d'impôt annuelle, considérablement dans certains cas.

Conclusion

La gestion de la paie peut être étonnamment complexe, même pour les petites entreprises avec quelques employés. Il est essentiel de comprendre ce qui est requis pour la configuration initiale ainsi que toutes les responsabilités de l'employeur en matière de retenue et de paiement des impôts, classification des travailleurs et congés payés. Envisagez un logiciel de traitement de la paie pour que votre paie se déroule sans heurts et avec précision pour garder vos employés heureux, vous donne la tranquillité d'esprit et aide votre entreprise à rester conforme.