Statistiques sur la paie des petites entreprises :chiffres que vous devez connaître

Pré-COVID, les petites entreprises représentaient la grande majorité des employeurs américains. Bien que ces entreprises aient été touchées de manière disproportionnée par les fermetures, ceux qui sont restés ouverts et ont pu profiter du programme de protection de la paie de la loi CARES ont été confrontés à une bénédiction mitigée :ils ont pu garder leurs employés, mais le processus de paie est devenu encore plus complexe.

En réalité, pour les petites entreprises, la masse salariale est traditionnellement à la fois l'un des plus gros coûts d'exploitation et l'une des charges administratives les plus lourdes, notamment pour les entreprises qui gèrent la paie manuellement. Et pour cause, les erreurs peuvent entraîner à la fois de lourdes sanctions IRS et des employés mécontents.

Les changements fréquents des règles fiscales et autres réglementations rendent le traitement de la paie encore plus difficile, en particulier pour les petites entreprises qui continuent d'être touchées par COVID-19. Une façon de gérer la complexité consiste à utiliser un logiciel ou des services de paie pour automatiser les calculs et les paiements de la paie, réduire les maux de tête administratifs et augmenter la précision.

Les petites entreprises emploient de nombreux Américains

Les petites entreprises restent l'élément vital de l'économie américaine, même s'ils font face à des défis. L'emploi a diminué, en moyenne, 27 % pour les entreprises de moins de 500 salariés et environ 28 % pour les entreprises de moins de 50 salariés entre mi-février et mi-avril 2020, selon une étude de la National Academy of Science des États-Unis.

Le secteur est parti d'une position de force, selon la Small Business Administration des États-Unis. Depuis décembre 2019 :

• Les 31,7 millions d'entreprises de moins de 500 employés représentaient 99,9 % de toutes les entreprises américaines.
• Les petites entreprises employaient 60,6 millions de travailleurs américains, soit 47,1 % de la main-d'œuvre du secteur privé.
• Les petites entreprises ont représenté 65 % de la croissance de l'emploi entre 2000 et 2019, création de 10,5 millions de nouveaux emplois nets contre 5,6 millions de nouveaux emplois créés par les grandes entreprises.

Ces entreprises ont été secouées par des forces indépendantes de leur volonté, et la plupart avaient moins d'un mois d'argent en réserve, par McKinsey. Ceux qui survivent et retrouvent des niveaux d'emploi comparables à fin 2019 auront prouvé leur résilience.

Apprendre encore plus:

Actes de l'Académie nationale des sciences des États-Unis :L'impact de COVID-19 sur les résultats et les attentes des petites entreprises

U.S. Small Business Administration Office of Advocacy :2020 Small Business Profile (pdf)

U.S. Small Business Administration Office of Advocacy :FAQ (pdf)

McKinsey &Co. :Effet de COVID-19 sur l'emploi dans les petites entreprises aux États-Unis

Statistiques de la paie par industrie

Les petites entreprises opèrent dans tous les secteurs de l'économie américaine; le graphique ci-dessous montre les 12 principaux secteurs avec le plus grand nombre de petites entreprises en 2017, selon le Groupe d'innovation économique.

Top 12 des petites entreprises

Secteur Nombre de petites entreprises avec des employés Nombre total d'employés Nombre moyen d'employés par entreprise Professionnel, Services scientifiques et techniques 807, 932 5, 190, 980 6.4 Construction 700, 393 5, 373, 702 7,7 Autres services 695, 268 4, 697, 878 6.8 Soins de santé et assistance sociale 650, 689 8, 984, 159 13,8 Commerce de détail 645, 685 5, 526, 296 8.6 Hébergement et services de restauration 537, 443 8, 542, 661 15.9 Administration et soutien et gestion et assainissement des déchets 343, 791 3, 754, 463 10.9 Immobilier et location et crédit-bail 308, 106 1, 451, 546 4.7 Fabrication 244, 098 5, 039, 772 20.6 Finances et assurances 236, 657 1, 909, 993 8.1 Transport et entreposage 182, 688 1, 685, 388 9.2 Arts, Divertissement, et loisirs 129, 287 1, 428, 531 11

Source :Part de l'emploi des petites entreprises du GIE par secteur d'activité

Les entreprises impliquées dans la santé et l'aide sociale, y compris les cabinets médicaux et les services sociaux, employait le plus de travailleurs de tous les secteurs en 2017, soit près de 9 millions. Entreprises de services d'hébergement et de restauration, y compris les hôtels et les restaurants, est venu en seconde position, avec 8,5 millions de travailleurs.

L'enquête sur le pouls des petites entreprises du Bureau du recensement des États-Unis rapporte que les cinq secteurs les plus durement touchés par COVID étaient l'hébergement et les services de restauration, arts et loisirs, services éducatifs, soins de santé et fabrication. Toujours, de nombreux créneaux de services professionnels se sont imposés, et la demande de logements a maintenu la construction vigoureuse.

Apprendre encore plus:

Groupe d'innovation économique :Part de l'emploi des petites entreprises par industrie

Bureau du recensement des États-Unis :sondage sur le pouls des petites entreprises

Les chèques de paie et vos employés

Tout comme les petites entreprises ont découvert que l'argent en main était la clé de la survie, payer les employés avec précision et à temps est essentiel. Près de 70 % des employés participant à une enquête de l'American Payroll Association ont déclaré qu'il serait difficile de respecter leurs obligations financières si leurs chèques de paie étaient retardés d'une semaine.

La bonne nouvelle est que 93 % des employés ont déclaré que leurs chèques de paie sont toujours remis à temps, bien que seulement 60 % soient « très certains » que leurs retenues sur les chèques de paie et leur salaire net soient exacts ; 27 % supplémentaires sont « plutôt certains ».

Une chose dont la plupart n'ont pas à s'inquiéter est de garder leurs chèques de paie en sécurité :une grande majorité, 93%, des employés américains sont payés par dépôt direct.

Le dépôt direct est efficace, et les employés peuvent accéder rapidement à leur argent même s'ils travaillent à domicile ou en voyage. Ceci est particulièrement important étant donné l'augmentation du nombre de travailleurs à distance. Un sondage Gallup a révélé que 62 % des employés travaillaient à domicile pendant la pandémie de COVID-19, et la majorité d'entre eux, 59%, ont déclaré qu'ils préféreraient continuer à travailler à distance après la fin de la pandémie.

Apprendre encore plus :

American Payroll Association :Enquête sur la rémunération en Amérique

Nacha :Comment fonctionne le dépôt direct

Gallup :les travailleurs américains découvrent l'affinité pour le travail à distance

Temps et argent perdus

Le traitement de la paie est difficile et complexe, et cela peut prendre du temps. Les employeurs doivent retenir et payer avec précision les frais fédéraux, impôts nationaux et locaux, ainsi que les éventuelles déductions pour prestations. Ajoutant à cette complexité, les lois fiscales changent fréquemment.

Pas étonnant, alors, que près d'un quart des petites entreprises déclarent que les charges sociales constituent leur plus gros fardeau fiscal, selon l'enquête fiscale de la National Small Business Association. Environ un tiers des petites entreprises interrogées passent plus de six heures par mois à gérer la paie en interne, tandis qu'un tiers des entreprises de cinq employés ou plus passent plus de six heures par mois à gérer les charges sociales en interne.

Les changements dans la situation des employés créent continuellement de nouvelles tâches administratives liées à la paie. Près de 25 % des employés ont rempli de nouveaux formulaires W-4 en 2020, selon l'enquête Getting Paid in America de l'APA, et la majorité de ces travailleurs l'ont fait parce qu'ils voulaient changer leur retenue d'impôt ou parce que leur situation financière avait changé.

Les fluctuations de l'emploi combinées à des interruptions de revenus peuvent entraîner de graves problèmes de trésorerie :plus de 60 % des petites entreprises connaissent des sorties de trésorerie fluctuantes en raison de changements dans l'emploi, selon JPMorgan Chase. Pourtant, seule la moitié des petites entreprises ont suffisamment de liquidités pour continuer à fonctionner pendant plus de 15 jours si les revenus sont perturbés, et les entreprises dont les flux de trésorerie sont irréguliers sont plus de deux fois plus susceptibles d'être contraintes de fermer définitivement, par poursuite.

Apprendre encore plus:

NSBA :Sondage 2018 sur la fiscalité des petites entreprises (pdf)

JPMorgan Chase &Co. :Perspective des flux de trésorerie sur le secteur des petites entreprises

Pénalités salariales

Les erreurs de paie peuvent être coûteuses, et pas seulement en termes de moral. Les entreprises peuvent faire face à de lourdes amendes pour ne pas payer correctement les travailleurs ou payer tardivement les charges sociales.

• Rien qu'en 2019, l'IRS a prélevé près de 5 millions de pénalités liées aux charges sociales, totalisant 13,7 milliards de dollars.
• Une erreur courante consiste à mal classer les travailleurs. Des études au niveau des États montrent que 10 à 20 % des employeurs classent à tort les travailleurs en tant qu'entrepreneurs indépendants, par l'Institut de politique économique.

Pourquoi saisir cette chance ? Les entreprises doivent payer 50% des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie pour les employés, mais pas pour les entrepreneurs. Les employés non exonérés ont également droit au salaire minimum et aux heures supplémentaires payées. Pourtant, si une entreprise classe mal les travailleurs, il peut faire face à des pénalités ainsi qu'à des impôts et éventuellement à des salaires supplémentaires.

Apprendre encore plus:

IRS : 2019 Data Book (pdf)

Economic Policy Institute :classification erronée des entrepreneurs (in)dépendants

Automatisation de la paie

La gestion manuelle de la paie à l'aide de feuilles de calcul est laborieuse, sujettes aux erreurs et de moins en moins pratiques à mesure que l'entreprise se développe. Les petites entreprises peuvent augmenter la précision, l'efficacité et aider à créer un environnement positif pour les employés en automatisant le traitement de la paie à l'aide d'un logiciel interne ou d'un service externalisé.

Lors du choix d'une solution de paie, les petites entreprises sont, bien sûr, soucieux du prix. Mais d'autres domaines qui peuvent rendre leurs équipes financières plus productives incluent les mises à jour automatiques à mesure que les lois fiscales changent et la possibilité de s'intégrer avec les fournisseurs d'avantages sociaux de l'entreprise, afin que les retenues sur la paie servent directement à couvrir ces coûts.

Outre l'automatisation, le calcul des coûts salariaux doit peser la gestion de la paie en interne par rapport à l'externalisation. Les petites entreprises doivent également rechercher un portail intuitif et sécurisé où les employés peuvent vérifier leur propre paie et gérer leurs avantages en ligne.

• Il y en a presque 300, 000 services de paie et de tenue de livres aux États-Unis, selon IBISWorld.
• Plus de la moitié des petites entreprises font appel à un cabinet extérieur pour préparer leur paie, selon l'enquête fiscale de la NSBA.
• La majorité des petites entreprises de l'enquête 2019 sur la technologie et les petites entreprises de la NSBA gèrent leur paie en ligne.
• Un autre rapport d'IBISWorld prédit que les ventes américaines de logiciels de RH et de paie augmenteront de 8,7 % en 2020 pour atteindre 10,8 milliards de dollars. Les ventes ont augmenté en moyenne de plus de 10 % par an entre 2015 et 2020.

Apprendre encore plus:

IBISWorld :Services de paie et de tenue de livres aux États-Unis

NSBA : 2019 Enquête sur la technologie et les petites entreprises

IBISWorld :Logiciel RH et Paie aux États-Unis

Déménagements de paie intelligents

Les petites entreprises commencent souvent par utiliser un progiciel de comptabilité et gérer la paie manuellement ou avec des systèmes distincts de gestion de la paie et du temps. Cependant, le traitement manuel de la paie est laborieux et sujet aux erreurs. Et, en utilisant plusieurs systèmes de comptabilité, La gestion de la paie et du temps peut rendre plus difficile l'analyse et la prévision des coûts dans l'ensemble de l'entreprise.

Le passage de plusieurs systèmes de comptabilité et de paie à une seule suite logicielle intégrée permet généralement d'économiser de l'argent et facilite l'analyse des coûts, comme le montrent plusieurs études de cas.

Fournitures de déménagement N&N, une entreprise familiale qui fournit du matériel aux déménageurs professionnels, a déplacé ses propres besoins en matière de paie et de comptabilité vers NetSuite pour mieux gérer la croissance de l'entreprise. En passant de QuickBooks pour la comptabilité et un système de paie séparé à la solution intégrée de NetSuite, N&N a pu réduire le temps de traitement de la paie de 84 %, équilibrer les comptes plus rapidement et améliorer la précision.

Lorsque les écoles communautaires de St. Hope ont ajouté SuitePeople HR and Payroll à sa solution NetSuite, il a réduit le temps nécessaire pour traiter la paie de 15 heures à deux heures. Précédemment, les employés suivaient les heures et les taux de rémunération sur des feuilles de calcul.

Finalement, Caoutchouc et joint de Chicago, un distributeur de pièces pour moteurs marins et autres produits, constaté que le passage de QuickBooks à NetSuite a permis à l'entreprise d'arrêter d'utiliser un service de paie séparé, économiser 150 $ par mois. Il a également été en mesure de mieux suivre les flux de trésorerie.

Comme de nombreuses petites entreprises l'ont appris, la paie peut être une corvée complexe et chronophage, surtout si vous la gérez manuellement. Par ailleurs, les pénalités pour les erreurs de paie peuvent être sévères. Cependant, l'automatisation du traitement de la paie peut réduire les maux de tête administratifs et augmenter la précision. Vos employés apprécieront l'effort.