Qu'est-ce que la commande en souffrance dans la gestion des matériaux ?

Imaginez-vous faire des ventes énormes. La vitesse à laquelle les produits s'envolent de vos étagères est si rapide que vous ne pouvez pas répondre à leur demande. Que se passe-t-il ensuite ? Arrêtez-vous de vendre ? Vous ne pouvez pas vous permettre de décevoir vos clients, de les perdre au profit de votre concurrent et de gâcher vos ventes. Pas du tout. Pour éviter cela, vous utilisez la commande en attente.

Qu'est-ce que la commande en attente ?

La commande en attente permet à vos clients de passer leurs commandes même lorsque vous n'avez pas assez de stock à portée de main ou que vous ne pouvez pas honorer les commandes. Une entreprise met en place des commandes en souffrance lorsque les ventes augmentent brusquement, ce qui signifie que les produits sont vendus plus rapidement qu'ils ne sont stockés. C'est un grand rêve pour toute entreprise et un énorme problème si vous n'avez pas la tactique pour y faire face.

Une augmentation soudaine des ventes oblige l'entreprise à faire face à une forte augmentation de la demande. Si l'entreprise utilise une stratégie de gestion des stocks juste à temps où elle reçoit les marchandises à la demande, elle aura régulièrement des produits en rupture de stock. Une prévision précise de la demande des clients dans un certain laps de temps est vitale. Dans une telle situation, la commande en rupture de stock est cruciale et essentielle pour maintenir les opérations de l'entreprise.

Dans certains cas, le client initie la commande en souffrance, en particulier si l'article est destiné à des demandes saisonnières. Une telle précommande tombe dans la zone de commande en attente.

Si vous exploitez une boutique de commerce électronique, améliorez votre gestion des stocks et établissez une bonne expérience client en réduisant ou en gérant les commandes en attente de manière appropriée.

Que sont les commandes en souffrance ?

Une commande en attente consiste à commander des services ou des biens qui sont actuellement en rupture de stock en raison d'un approvisionnement indisponible. Le produit peut ne pas être retenu dans l'inventaire de l'entreprise mais peut être en production, ou encore, l'entreprise doit fabriquer l'article. Lorsque vous autorisez la commande d'un produit en rupture de stock, cela signifie que vous achetez l'article, mais que vous le recevez ultérieurement une fois qu'il est disponible.

Les commandes en souffrance indiquent que la demande de produits de l'entreprise dépasse l'offre. On l'appelle aussi le carnet de commandes de l'entreprise. La nature de la commande en souffrance et la quantité affectent le temps nécessaire avant que vous ne receviez finalement votre article commandé. Plus les articles sont en rupture de stock, plus leur demande augmente.

Les commandes en souffrance symbolisent tout montant de stock que les clients ont commandé à l'entreprise, mais qu'ils n'ont pas reçu en raison de son indisponibilité. Le manque d'approvisionnement d'un article ne signifie pas que l'entreprise ne peut pas effectuer de commandes en souffrance. L'entreprise peut continuer à fonctionner même s'il n'y a pas d'inventaire dans les livres. Le maintien des stocks en rupture de stock stimule la demande, augmente et fidélise les clients et ajoute de la valeur aux produits.

Qu'est-ce qu'un article en rupture de stock ?

Les articles en rupture de stock sont qualifiés de produits pré-vendus aux acheteurs respectifs et sont livrés rapidement.

Les articles populaires pourraient se vendre rapidement et être temporairement en rupture de stock. Cela signifie que la cargaison est en route pour réapprovisionner les magasins. Le produit est envoyé au client immédiatement après sa réception. La promesse de tenir contient une date d'expédition que le client accepte d'attendre. Le client est informé par e-mail de confirmation d'expédition lorsque le produit en rupture de stock a été expédié.

Livraison directe

Selon l'entente avec le fournisseur, une entreprise peut expédier les articles. La vitesse d'exécution augmente considérablement, améliorant l'expérience client. Si un article spécifique se vend en grande quantité, créant des pénuries, vous devriez envisager un recours étendu en contournant le cycle d'achat typique.

Ce que signifie une commande en attente

Permettre à un produit d'être en rupture de stock signifie que le client peut désormais acheter l'article et le recevoir plus tard.

Si une commande contient un article en rupture de stock, elle ne sera pas emballée pour l'expédition immédiate en raison de l'indisponibilité d'un article physique en stock pour le moment. Si d'autres articles de la même commande sont en stock, la commande peut être fractionnée et l'expédition effectuée en plusieurs phases.

Analyse de la gestion des stocks

Les commandes en souffrance sont une considération importante dans l'analyse de la gestion des stocks. Le nombre de produits en rupture de stock et le temps nécessaire pour livrer les commandes des clients permettent de mieux comprendre comment une entreprise peut gérer son inventaire.

Si les commandes sont relativement gérables dans un court délai d'exécution, cela indique que l'entreprise se porte bien. Les commandes en souffrance importantes et les longs délais d'attente pourraient être problématiques. Les entreprises avec des commandes en attente gérables conservent une forte demande, tandis que celles qui ne suivent pas perdent leurs clients.

Comptabilisation des commandes en attente

Il n'est peut-être pas possible pour un petit détaillant de risquer de surstocker en achetant plus de stock. Avec les analyses correctes, il est probablement prévisible comment un produit se vendra. Même lorsque vous utilisez un système de gestion des stocks dans le cloud, des augmentations inattendues de la demande peuvent survenir et vous êtes en rupture de stock. Faire une vente est tentant, alors qu'en réalité vous pourriez être en rupture de stock, décevoir vos clients s'ils ne sont pas bien informés que le produit qu'ils veulent acheter prendra un temps inhabituel à livrer.

Les commandes en souffrance nécessitent une comptabilité exceptionnelle. Une entreprise doit informer le client que l'article commandé est en rupture de stock immédiatement après la commande et le délai de livraison prévu. Pour éviter l'annulation des commandes, l'entreprise doit contacter le client chaque fois qu'un problème d'exécution de la commande en attente survient.

La vente doit être enregistrée dans les livres comme une commande en souffrance et non comme une vente conclue. Si le client annule la commande, cela n'affectera pas les résultats de l'entreprise. Les commandes sont ensuite passées auprès du fabricant pour bénéficier de la marchandise. A réception de la livraison, l'entreprise recherche les bons de commande et assure le suivi jusqu'à la livraison. La vente est alors enregistrée et cochée comme terminée.

Pourquoi les commandes en attente sont-elles générées ?

Les commandes en souffrance mettent la chaîne d'approvisionnement sous pression en testant sa réactivité. Des poussées de demande sans précédent pourraient se produire. Malgré des prévisions de ventes sophistiquées, il est difficile de prévoir avec précision les augmentations de la demande dans plusieurs cas. Ils sont inévitables. Les boutiques en ligne dépendent de stratégies prédéterminées qui les encaissent de manière optimale.

Les commandes en souffrance se produisent pour plusieurs raisons. Certains sont hors de contrôle, tandis que d'autres sont évitables.

Les recommandations telles que le marketing d'influence ou d'affiliation pourraient déclencher une demande soudaine pour vos articles. Vos activités de marketing doivent être en harmonie avec la chaîne d'approvisionnement pour garantir des niveaux de stocks optimaux.

Si une entreprise ne suit pas le mouvement des stocks ou si les niveaux de stock appropriés ne sont pas maintenus, des surprises sont attendues. Pour optimiser vos opérations, vous devez avoir une bonne visibilité sur l'inventaire.

Le manque d'options suffisantes pour s'approvisionner en produits ou des programmes de gestion des fournisseurs inadéquats sont l'une des principales raisons des commandes en souffrance. Par exemple, si votre fournisseur ne livre pas les produits comme prévu, vous gérerez les commandes en souffrance de manière chaotique même lorsque les modèles de demande ne se sont pas ajustés. Vous pourriez perdre vos clients au profit de vos concurrents.

Importance des commandes en attente

Le terme rupture de stock pourrait dessiner des images négatives, mais pour les entreprises, il y a des avantages essentiels. Les commandes en souffrance augmentent les ventes de votre entreprise sans perdre vos clients au profit de vos concurrents.

Lorsque vous avez des fournisseurs fiables qui exploitent votre entreprise avec des commandes en souffrance, cela fonctionne bien. Vous commencez par prendre des commandes en attente à partir des produits affichés sur votre site Web. Une fois que vous avez accumulé suffisamment de commandes, il est temps de commander auprès du fournisseur. Il vous permet de proposer divers produits à moindre coût. La livraison directe des commandes en souffrance aux clients réduit encore le temps d'attente car cela sera fait par le fournisseur.

Les meubles sont généralement constitués d'objets volumineux et volumineux dont le coût de possession est élevé. Plutôt que d'engager des frais de transport aussi importants, vous pouvez informer vos clients que le délai de livraison varie d'un article à l'autre. Vous n'avez besoin de conserver qu'un petit nombre d'articles populaires pour une vente immédiate.

Les clients n'ont pas besoin de savoir que vous gérez votre entreprise avec des commandes en souffrance. Seul l'établissement des produits peut prendre un certain temps pour arriver. La plupart des clients acceptent, surtout s'il s'agit d'articles volumineux.

Vous ne devriez pas perdre vos clients à cause des commandes en souffrance. Si les clients rencontrent quelque chose de désagréable comme des temps de transit longs, une expédition coûteuse, un abandon de panier, des articles en rupture de stock, vous risquez de les perdre. Ils pourraient accéder au site Web de votre concurrent en un rien de temps.

Ces avantages de la commande en attente incluent :

• Personnalisation

La commande en attente consiste à transmettre la commande de l'acheteur à votre fournisseur, ce qui facilite la gestion des demandes personnalisées. Par exemple, une entreprise pourrait offrir aux acheteurs la possibilité de construire leur propre moto. Au lieu d'un produit permanent, la commande en souffrance est une décision commerciale pratique et un argument de vente attrayant pour le client.

• Coût réduit

Stocker une grande quantité nécessite suffisamment d'espace de stockage et beaucoup d'argent. Une entreprise sans centre de stockage doit payer les frais de possession. La conservation d'un petit stock dans l'approvisionnement et les commandes en souffrance élimine le besoin de stockage supplémentaire, les services nécessaires pour stocker l'inventaire et le risque, par conséquent, de réduire les coûts. La réduction des coûts pourrait être répercutée sur les clients, en particulier lorsque la demande et les ventes d'un article sont élevées.

• Augmentation de la valeur de la marque et du produit

Diverses entreprises à forte intensité technologique sont aidées par la commande en souffrance comme un gadget marketing pour améliorer la valeur d'un produit aux yeux du client. Le nombre élevé de commandes en souffrance montre que la stratégie contribue à accroître le désir et la curiosité du client.

• Réduction des déchets

Les commandes en souffrance diminuent le gaspillage de produits. Le délai d'exécution court signifie que les produits ont peu de temps pour être endommagés ou obsolètes. Par exemple, si vous vendez des climatiseurs au détail chaque été, il y a une augmentation de la demande. Les invendus en hiver pourraient être éclipsés par de nouveaux modèles ou être endommagés par l'hiver prochain. Vous ne voudriez pas rester avec des unités invendues. Les commandes en rupture de stock répondent à la demande estivale avec un faible risque.

Problèmes de commandes en attente

Si l'entreprise traite continuellement des commandes en souffrance, cela pourrait être considéré comme un signe que ses opérations sont très maigres. Cela pourrait en outre signifier qu'il perd des affaires pour ne pas avoir utilisé les articles demandés par les clients. Si un client reçoit toujours des produits en rupture de stock, il peut décider d'annuler les commandes. L'entreprise est obligée d'émettre des remboursements entraînant un réajustement de ses livres.

Comment fonctionne la commande en attente

Pour comprendre le processus de commande en attente, nous comparons une commande exécutée avec des produits en stock et où les produits sont en rupture de stock et doivent être commandés en attente.

Processus de traitement des commandes lorsque les produits commandés sont en stock :

1.  L'acheteur passe une commande pour le produit.
2.   La commande client du produit est générée.
3.   Associez le produit de l'inventaire à la commande client.
4.   Expédiez l'article au client pour finaliser la commande.

Processus d'exécution des commandes dans un scénario de commande en attente :

1.  L'acheteur passe une commande pour un produit en rupture de stock.
2.  Ouvrez une commande en attente pour le produit en le convertissant en bon de commande auprès du fournisseur.
3.   Envoyez le bon de commande au fournisseur.
4.   Le fournisseur exécute la commande. Lorsque l'article est enfin dans votre magasin, veuillez l'expédier au client qui traite la commande.

La commande en souffrance est relativement plus simple s'il s'agit d'un produit en rupture de stock. Mais lorsque vous traitez divers produits en rupture de stock ou que vous vous fiez aux commandes en souffrance comme principale stratégie d'inventaire, vous devez faire correspondre chaque bon de commande avec le bon bon de commande avant de commencer votre processus de traitement des commandes.

Le processus s'aggrave lorsque vous avez de nombreux produits en rupture de stock provenant de fournisseurs distincts. Pour gérer avec succès les produits entrants et les ventes sortantes simultanément, vous devez disposer d'un système de gestion des stocks qui correspond bien à vos achats et à vos commandes client.

Les commandes en souffrance vous aideront à conserver vos clients en vous assurant que les ventes fonctionnent bien, même avec moins de stock. Lorsque vous avez plusieurs commandes en attente et que vous rencontrez des difficultés opérationnelles pour consolider les bons de commande afin de répondre aux commandes en attente, les feuilles de calcul ne seront pas utiles. Il serait avantageux d'envisager un système de gestion des stocks efficace qui gère automatiquement toutes vos commandes en souffrance.

Fournissez une page de destination distincte où les clients commandent facilement des produits qui mettent du temps à être livrés. Indiquez le délai de livraison estimé et communiquez immédiatement tout changement.

Bon service client

Un bon service client et des commandes en souffrance seront une stratégie commerciale réussie pour vous. L'essentiel est de gérer les attentes de vos clients malgré la taille ou le type de l'article. Plus la valeur de l'article est élevée, que ce soit financièrement ou physiquement, plus la tolérance de livraison du client est élevée. Des pratiques acceptables et les bons outils permettent de gérer efficacement ces situations, en répondant aux demandes du marché.

Après tout, cela ressemble à demander aux clients de payer à l'avance leurs articles, ce qui les inquiète naturellement. Ils demanderont toujours des mises à jour. Le manque de communication et le décalage des dates ne sont pas pardonnables par les clients. Communiquez à temps et excusez-vous en cas de retard.

La commande en attente peut être mal comprise en termes de gestion, mais elle montre la valeur de votre marque. C'est un message que vous dominez le marché, et les clients choisissent d'attendre votre produit au lieu d'acheter des articles similaires chez les concurrents. Trouvez le juste équilibre entre les acheteurs qui attendent avec impatience et les frustrent en attendant trop.