Comment fonctionne la recherche d'espace de bureau

En savoir plus Comment fonctionne la politique de bureau Comment fonctionne le principe de Peter PlanetGreen.com : Passez au vert au travail

Votre plan d'affaires est écrit, vous avez obtenu un prêt, vous embauchez des employés... mais où tout le travail acharné et le succès vont-ils avoir lieu ? Dans votre garage ? Peut-être. Cela a fonctionné pour beaucoup. Regardez Apple Computer. Mais... peut-être que le garage n'est pas le meilleur choix pour votre entreprise. D'ailleurs, où vivrait votre voiture ? Quelles sont vos options en matière d'espace de bureau? Faut-il acheter ou louer son espace ? Un bureau virtuel fonctionnerait-il ? Vos salariés pourraient-ils faire du télétravail ? Qu'en est-il de l'emplacement ?

Dans cette édition de HowStuffWorks , nous vous guiderons tout au long du processus pour déterminer l'espace dont vous avez besoin, trouver le bon emplacement, inspecter l'endroit et négocier l'accord. Et comme toujours, nous vous fournirons de nombreux liens vers des ressources qui peuvent vous aider à y parvenir.

Tendances actuelles en matière d'espace de bureau

D'abord, commençons par ce que font les autres gars. Au tournant du siècle (ce serait celui-ci), vous ne pouviez pas obtenir un espace de bureau à San Francisco sans montrer d'abord à votre propriétaire potentiel votre plan d'affaires et offrir des options d'achat d'actions. Vous deviez présenter votre propriétaire de la même manière que vous l'avez fait pour vos investisseurs en capital-risque. Les propriétaires ont réalisé qu'ils pouvaient choisir des locataires et les interroger, plutôt que l'inverse. Cependant, depuis l'effondrement de la dot-com, cela a radicalement changé. Le taux d'inoccupation à San Francisco est passé de 2 % en 2000 à 9 % en 2001. Aujourd'hui, les propriétaires sont moins pointilleux et divisent souvent les étages de leurs immeubles pour convenir aux petits locataires. Voici quelques chiffres pour ceux qui sont satisfaits des statistiques...

Fin 2000, les régions ayant les taux de vacance moyens les plus bas étaient les suivantes :

• Nord-est avec un taux de vacance de 4,7 %
• Ouest avec un taux de vacance de 6,9 %
• Atlantique Sud avec un taux de vacance de 7 %
• Midwest avec un taux de vacance de 8,9 %
• Sud-Ouest avec un taux de vacance de 11 %

Source :REIS, Inc.

Certains des taux de location à la croissance la plus rapide à la fin de 2000 se trouvaient dans ces villes :

• San Francisco :près du double de celui de 1999 (taux de location moyen de 63,65 psi)
• San José :augmentation de 41 % par rapport à 1999 (taux de location moyen de 46,73 psi)
• Seattle :augmentation de 16,2 % par rapport à 1999 (taux de location moyen de 31,62 psi)
• Oakland-East Bay : augmentation de 25,2 % par rapport à 1999 (taux de location moyen de 31,61 livres par pied carré)
• San Diego :augmentation de 14,7 % par rapport à 1999 (taux de location moyen de 24,07 psi)

• Austin :augmentation de 16,7 % par rapport à 1999 (taux de location moyen de 26,17 psi)

• DC – Augmentation de 7,7 % par rapport à 1999 (taux de location moyen de 35,82 psi)
• Boston – augmentation de 19,2 % par rapport à 1999 (taux de location moyen de 42,09 livres par pied carré)
• New York :augmentation de 23,4 % par rapport à 1999 (taux de location moyen de 50,82 psi)

Source :REIS, Inc.

Donc, vous pouvez voir qu'à la fin de l'année dernière, les choses étaient encore assez florissantes dans le monde de l'immobilier commercial, bien qu'un peu moins qu'en 1999 et 2000. Cela signifie-t-il que vous aurez du mal à trouver un bureau espace? Cela dépend de l'endroit où vous cherchez. Dans la plupart des marchés, l'espace est facilement disponible (San Francisco étant le marché le moins facile). La zone elle-même dictera ce que vous devrez payer, alors vérifiez les prix moyens au pied carré et réfléchissez longuement aux besoins d'emplacement de votre entreprise avant de déménager.

D'autres tendances incluent davantage de télétravail et de travail à domicile. Selon le William Olsten Center for Workforce Strategies, plus de 50 % des entreprises en Amérique du Nord offrent une forme de télétravail à leurs employés et environ 75 % prévoient d'étendre les programmes. Selon le U.S. Census Bureau, les bureaux à domicile sont également passés de 4 millions en 1990 à 11 millions en 1997. Ce nombre devrait passer à 20 millions en 2001. Permettre le télétravail a un impact certain sur vos besoins en espace de bureau. Ces travailleurs ont toujours besoin d'espace lorsqu'ils viennent au bureau, mais ils n'ont pas besoin d'un bureau désigné qui reste vide trois jours par semaine. La clé est d'avoir des postes de travail centraux disponibles auxquels n'importe qui peut se brancher lorsqu'il est au bureau. Cela réduit l'espace requis pour votre bureau et permet toujours à vos télétravailleurs de travailler pendant qu'ils sont au bureau.

Qu'en est-il des bureaux virtuels
Avez-vous vraiment besoin de biens immobiliers pour que votre entreprise réussisse ? De toute évidence, si vous planifiez une grande entreprise de fabrication, vous aurez besoin d'un espace commercial ou industriel pour le faire. Mais qu'en est-il des plus petits qui commencent un service de conseil ? Combien d'heures vous ou vos employés passeriez-vous dans un bureau de toute façon ? Avez-vous besoin d'un contact en face à face avec vos employés, ou les téléphones et les e-mails suffiraient-ils ? La vidéoconférence est également largement disponible. Un bureau physique vaut-il vraiment la dépense et l'entretien ? Peut-être qu'un bon bureau virtuel serait vraiment le plus dont vous avez besoin. En tirant parti de la technologie et d'autres nouveaux services de bureau, vous pouvez offrir à vos clients bon nombre des mêmes avantages que vos homologues en location immobilière. Vous pouvez même avoir une adresse prestigieuse avec un numéro de suite disponible dans des endroits comme Mailboxes Etc. et d'autres entreprises d'emballage et de publipostage. La plupart de ces entreprises offrent l'équivalent d'une boîte postale, mais avec un "numéro de suite" plutôt qu'un numéro de boîte postale. Vous pouvez recevoir des colis, et avoir accès 24h/24 à votre box.

Options d'espace de bureau
Si votre travail implique des déplacements, vous disposez de nombreuses options pour effectuer votre travail. Le plus évident, et le moins confortable, est le parking à l'extérieur du bâtiment de votre client, ou le siège que vous trouvez à l'aéroport en attendant d'embarquer dans votre avion. D'autres options plus confortables incluent :

• Télécentres Il s'agit d'un centre d'affaires qui loue de l'espace ainsi que l'accès à l'assistance de bureau, au courrier électronique, à la messagerie vocale, aux services de télécopie et à une réceptionniste. Ceux-ci sont utiles pour les forces de travail qui voyagent la majorité du temps. La plupart des grandes villes possèdent plusieurs de ces centres.
• Espace locataire Il s'agit d'espaces loués qui sont utilisés pour des projets spécifiques pendant de courtes périodes (généralement des semaines ou des mois).
• Hôtellerie Populaire dans les domaines du conseil, de la finance et de la haute technologie, ce système vous permet d'acheter ou de louer un espace plus petit que celui dont vous auriez autrement besoin. Cela fonctionne pour les entreprises qui ont la majorité de leurs employés sur la route la plupart du temps. Avec ce système, les employés réservent des espaces de travail pour des blocs de temps spécifiques et conservent tous leurs fichiers avec eux sur un ordinateur personnel ou un autre appareil électronique. L'ensemble du processus est facilité par un "concierge".
• Suites Exécutives Ceux-ci peuvent être loués pour aussi peu que 100 à 200 $ par mois. (Pour une utilisation très limitée.) Ce type d'arrangement vous offre une réceptionniste, une messagerie vocale, un e-mail et d'autres services, ainsi que l'accès à des bureaux privés, une zone de réception, une salle de réunion et bien plus qui est partagé avec d'autres entreprises et gérées par une société de gestion.
• Incubateurs d'entreprises Il s'agit de groupes qui encouragent le démarrage de nouvelles entreprises en fournissant l'espace de bureau et les services habituels, ainsi qu'une assistance en matière de gestion et de financement.
• Le bureau à domicile ultime Dans un avenir pas si lointain, il est prévu que de nombreuses zones urbaines auront ce qu'on appelle des condominiums Live-Work. L'idée est de tirer parti d'un espace de bureau qui n'est utilisé que 8 à 10 heures par jour et de le transformer en un environnement de logement et de travail combiné.

Pour ceux d'entre vous qui savent que vous avez besoin d'un certain type d'espace de bureau permanent, examinons les fonctions possibles dont vous pourriez avoir besoin dans un espace de bureau.

Quelles fonctions l'espace doit-il remplir

Lorsque vous décidez à quelles fins vous avez besoin de votre espace de bureau, pensez à vos activités quotidiennes prévues. Par exemple:

• Attendrez-vous des clients visiter votre bureau? -- Pensez à.... un bel espace d'accueil, un parking aisé, des espaces de présentation des produits, des espaces de conférence

• Ces clients rester pendant de longues périodes? -- Pensez à.... des salles de réunion plus grandes, des salles audiovisuelles, l'impact et les impressions que le reste de votre espace de bureau fera sur eux... Devrait-il y avoir une zone fermée que les clients visitent ?

• Les groupes de vos employés auront-ils des réunions de projet régulières ? ? -- Pensez à.... avoir plusieurs petites salles de réunion avec des tableaux blancs, des branchements informatiques, des systèmes de rétroprojection, etc.

• Est-ce que beaucoup de vos employés voyageront beaucoup ? ou télétravail ? -- Pensez à.... la mise en place de postes de travail centraux non assignés où chacun peut se brancher et faire son travail avec accès au courrier électronique et à la messagerie vocale.

• Avez-vous besoin d'espaces ouverts qui favorisera la pensée créative et le travail d'équipe? -- Pensez à.... mettre en place des zones séparées où les efforts de collaboration peuvent facilement être discutés et réfléchis sans déranger les autres.

• Aurez-vous des employés impliqués dans des négociations téléphoniques, des études de recherche et d'autres tâches nécessitant une concentration plus calme ? -- Pensez à.... bureaux privés où un travail plus indépendant et des discussions privées peuvent avoir lieu.

• Aurez-vous des employés ou des clients souffrant de déficiences visuelles ou auditives, de problèmes physiques, etc. ? -- Pensez à.... hébergements spéciaux pour les employés ou les clients ayant des besoins spéciaux.

• Avez-vous besoin d'une salle de repos ? -- Pensez à.... espace salle à manger, électroménagers de cuisine, jeux et activités pour évacuer le stress et favoriser la pensée créative, décor reposant, décor énergique, etc.

• Est-ce que du bruit être un problème à tous égards? -- Pensez à.... insonorisation des salles de réunion, des salles de repos, des zones de développement de produits, des zones de fabrication, etc.

• Avez-vous besoin de quais de chargement et d'expédition ? -- Pensez à.... de futures entreprises dans des gammes de produits que vous ne proposez peut-être pas maintenant, la réception de grosses commandes de fournitures, etc.

Il y a probablement d'autres utilisations pour votre espace de bureau, alors assurez-vous d'avoir bien réfléchi à toutes les activités que vous voyez être effectuées de manière routinière (et même non routinière) et notez-les. Votre espace final sélectionné devrait répondre à la plupart, sinon à tous, de ces besoins.

Alors maintenant, vous connaissez les utilisations que l'espace aura, mais combien de pieds carrés devriez-vous rechercher ? Passons à la prochaine séance pour savoir comment estimer la taille de bureau dont vous avez besoin.

Combien d'espace est suffisant ?

Si vous savez que vous avez besoin d'un espace physique pour votre entreprise et que vous savez de quelles fonctionnalités vous avez besoin dans cet espace, alors votre prochaine question est probablement "de combien d'espace ai-je besoin ?" Selon OfficeFinder.com, dans des scénarios de bureau typiques, vous pouvez estimer 175 à 250 pieds carrés par employé. Si vous savez, cependant, que vous aurez besoin de quelques grands bureaux exécutifs alors vous devez estimer plus de pieds carrés pour ceux-ci. Les bureaux "présidentiels" typiques vont de 150 à 400 pieds carrés. L'espace de secrétariat et d'administration, quant à lui, variera de 60 à 110 pieds carrés.

N'oubliez pas l'espace de salle de réunion . Les salles de conférence doivent prévoir 25 à 30 pieds carrés par personne pour un agencement de salle de conférence traditionnel. Si vous l'utilisez dans une configuration de style salle de classe (ou théâtre), vous pouvez estimer 15 pieds carrés par personne.

Votre espace d'accueil devrait accueillir votre réceptionniste, ainsi que le nombre moyen de personnes que vous vous attendez à entrer à un moment donné. Si vous vous attendez à ce que des groupes de 6 à 9 personnes arrivent et attendent régulièrement dans votre zone de réception, assurez-vous d'avoir au moins 300 pieds carrés. Pour les petits groupes de 3 à 5 personnes, vous avez besoin d'au moins 200 pieds carrés.

D'autres besoins en espace, comme les zones de classement, l'espace bibliothèque, les salles de pause, les salles de courrier et le stockage général ne doivent pas non plus être oubliés. Les exigences d'espace pour ces types de zones varient en fonction de votre utilisation et de vos besoins. Voici quelques consignes supplémentaires :

• Pour les classeurs, prévoyez 7 pieds carrés par armoire.
• Dans votre bibliothèque, n'oubliez pas de comptabiliser les personnes ainsi que vos étagères multimédias.
• L'espace pour les personnes peut généralement être estimé à 15 mètres carrés par personne pour s'asseoir à des tables dans les salles de repos, les bibliothèques et les salles de réunion.

N'oubliez pas de planifier en conséquence pour les télétravailleurs et autres travailleurs « de passage ». Si une grande partie de vos employés font du télétravail ou sont absents du bureau pendant la majeure partie de leur temps, installez des postes de travail non assignés qu'ils peuvent utiliser à leur arrivée. Dans la plupart des cas, un espace de bureau désigné n'est pas nécessaire pour les employés qui travailler à partir de nombreux endroits. Vous pouvez économiser énormément sur votre superficie en utilisant ce type de système. Cela peut signifier que davantage de classeurs, d'imprimantes, etc. sont nécessaires au domicile des employés, mais vous vous en sortirez toujours mieux à long terme.

Ce ne sont là que quelques lignes directrices pour déterminer vos besoins en espace. De nombreux sites Web proposent des calculateurs d'espace. La section Liens de cet atelier fournit des liens qui vous mèneront à d'autres de ces sites.

Pour s'assurer que l'espace est mesuré de manière cohérente, la plupart des propriétaires d'immeubles suivent la méthode standard de mesure de la surface de plancher des bureaux dans les immeubles commerciaux de la Building Owners and Managers Association Guidelines (BOMA). Assurez-vous que la propriété qui vous intéresse a été mesurée à l'aide de ces directives afin de ne pas payer pour l'espace que vous n'avez pas.

Ensuite, passons à votre calendrier. Combien de temps tout ce processus va-t-il prendre? Probablement plus longtemps que vous ne le pensez !

Combien de temps cela prendra-t-il ?

Avant même de commencer à chercher de l'espace, assurez-vous d'avoir pensé exactement à ce dont vous avez besoin. Vous vous épargnerez un temps considérable à battre le trottoir, tout en éliminant beaucoup d'efforts inutiles. En outre, commencez le processus le plus tôt possible pour éviter de vous précipiter à prendre la mauvaise décision.

1. Estimez vos besoins en espace aussi précisément que possible, mais gardez à l'esprit la croissance future et tenez-en également compte.
2. Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin dans l'espace. (Consultez notre encadré pour des fonctionnalités de bureau supplémentaires auxquelles vous n'auriez peut-être pas pensé)
3. Ayez en tête un délai "idéal", mais n'oubliez pas que cela peut ne pas être possible.
4. Connaissez votre budget. Si vous connaissez la limite supérieure de ce que vous pouvez dépenser, vous ne perdrez pas de temps à chercher des espaces en dehors de votre stade de base.
5. Connaître la durée du bail dont vous avez besoin. Ne vous laissez pas lier par un long contrat pour un espace dont vous savez que vous deviendrez trop rapidement trop petit.
6. Familiarisez-vous avec le jargon. Ne laissez pas une panne de communication vous amener à payer trop cher votre espace. Sachez ce qu'ils veulent dire quand ils disent "pieds carrés utilisables" versus "pieds carrés locatifs."
7. Ayez une liste de questions prêtes à poser sur chaque emplacement, y compris des éléments tels que "Quels sont les services publics inclus dans le bail ?" ou "quelles sont vos responsabilités de maintenance ?" Avoir une liste prête vous aidera à comparer plus efficacement chaque propriété et à ne pas oublier d'éléments.

D'ACCORD. Donc, maintenant vous êtes un peu mieux préparé pour commencer ce processus. Pour vous donner une idée du temps que cela pourrait prendre, voici quelques lignes directrices pour les espaces jusqu'à 50 000 pieds carrés. (Des horaires plus détaillés sont publiés par TenantWise, une société qui vous aidera à rechercher, négocier et finaliser votre transaction immobilière, et OfficeFinder)

• Déterminez vos besoins :estimez-les entre deux ou trois jours et deux semaines.
• Effectuer la recherche – 1 à 4 semaines
• Parcourez les espaces et affinez vos choix :1 à 4 semaines
• Louez-le ! -- 2 à 4 semaines (y compris la négociation et le travail juridique)
• Modification de l'espace :4 à 5 semaines pour les modifications de construction simples ou 6 à 12 semaines pour les modifications de construction majeures

Ainsi, en retirant l'ancienne calculatrice, vous pouvez voir que cette entreprise peut être terminée aussi rapidement qu'un mois, ou peut s'éterniser pendant près de 7 mois. Planifier ce dont vous avez besoin et ce que vous pouvez vous permettre, ainsi que comprendre les conditions du crédit-bail et de l'immobilier en général, vous aidera énormément.

Location vs achat

Vous devriez comparer les avantages de la location par rapport à l'achat votre propriété du point de vue de la trésorerie, ainsi que du point de vue des besoins les plus évidents, tels que les besoins d'espace à long terme et les possibilités d'expansion. Bien que les deux options présentent des avantages, pour les startups, il semble y avoir plus d'avantages à louer qu'à acheter. Le flux de trésorerie est, bien sûr, un problème et l'achat prend une plus grande partie de votre argent durement gagné à l'avance.

Voici quelques autres monétaires les avantages du crédit-bail :

• Votre cote de solvabilité ne sera pas aussi critique pour la location que pour l'achat. Encore une fois, pour les startups, cela pourrait être un point de friction.
• Votre paiement de location mensuel est déductible des impôts, car il s'agit d'une dépense professionnelle.
• Vous pouvez être libre de payer pour l'entretien du bâtiment.

Voici quelques non monétaires avantages de la location.

• Liberté de sous-louer et de déménager si vous en ressentez le besoin.
• Plus besoin de vendre avant de pouvoir déménager.
• Aucune perte liée à la possession d'un immeuble dans un marché immobilier dégradé.
• Aucune affectation de personnel pour superviser les problèmes de propriété que le propriétaire devrait superviser.

L'achat a aussi ses avantages. Tout dépend de votre situation et du type d'entreprise dans laquelle vous travaillez. Voici quelques-uns des avantages monétaires les avantages de l'achat .

• Les intérêts sur le prêt hypothécaire sont déductibles d'impôt.
• Vous pouvez bénéficier de déductions annuelles pour amortissement sur vos impôts.
• À long terme, vous serez probablement gagnant car vous ne serez pas confronté à des augmentations de loyer.
• Vous bénéficierez financièrement si le marché immobilier est bon lorsque vous vendez.
• Vous pourrez peut-être louer une partie du bâtiment si vous déterminez que vous disposez d'un espace excédentaire.
• Si vous devez apporter des modifications substantielles au bâtiment pour accueillir votre entreprise, ces modifications vous appartiennent, et non votre propriétaire.

Non monétaire les avantages de l'achat incluent :

• Vous pouvez apporter les modifications que vous souhaitez à la propriété.
• Les heures d'ouverture de votre entreprise peuvent être celles que vous souhaitez.
• Vous êtes libre de rester au même endroit aussi longtemps que vous le souhaitez.

Analyse des flux de trésorerie
Si vous ne pouvez pas prendre de décision sur la base de ces avantages et inconvénients, vous pouvez (et devriez probablement) effectuer une analyse des flux de trésorerie pour voir quelle option est la plus logique du point de vue de la trésorerie. Cependant, avant de pouvoir le faire, vous devez disposer de toutes les informations nécessaires pour effectuer votre comparaison. Cela comprend des informations telles que le coût total d'achat, les conditions du bail, la valeur dépréciée de la propriété au moment où vous voudriez déménager, une estimation de la valeur de la propriété à ce moment-là, des estimations des coûts d'entretien et vos taux d'imposition. .

Pour effectuer l'analyse des flux de trésorerie, remplissez des budgets de trésorerie (exemple de feuille de calcul des flux de trésorerie au format Microsoft Excel) qui incluent toutes les dépenses que vous engageriez pour l'achat ou la location sur une période donnée. Pour l'analyse du bail, vous devrez déterminer votre décaissement net, c'est-à-dire le montant que vous finissez par dépenser pour le bail une fois que vous avez soustrait les économies d'impôt que vous en retirez. (N'oubliez pas que votre paiement de location est considéré comme une dépense d'entreprise.)

Afin de comparer des pommes avec des pommes du point de vue des flux de trésorerie, vous devez également prendre en considération la variation de la valeur du dollar d'aujourd'hui par rapport à un dollar dans cinq ans. C'est ce qu'on appelle le facteur de remise et peut être calculé à l'aide de la plupart des tableurs.

Vous devrez également connaître le montant de votre déduction d'intérêts que vous obtiendrez sur les impôts de votre entreprise. Vous pouvez arriver à ce nombre en multipliant le taux d'intérêt du prêt par le solde de chaque mois précédent.

Maintenant, pour la partie délicate... rappelez-vous ci-dessus où j'ai mentionné l'estimation de la valeur de la propriété lorsque vous la vendriez ? C'est le nombre qui déterminera finalement qui gagne dans la bataille des avantages de l'achat par rapport à la location. Évidemment, plus vous resterez longtemps dans l'immeuble, mieux vous vous porterez, car vous gagnerez de plus en plus d'équité. Cependant, savez-vous combien de temps vous y serez réellement ? Savez-vous ce que le marché immobilier va faire pendant cette période ? Sauf si vous avez une boule de cristal.

Alors, étudiez le marché actuel, ainsi que les tendances et les prévisions aussi loin que possible dans le futur. Gardez à l'esprit que plus la prédiction est éloignée, moins elle sera fiable. Armez-vous d'autant de connaissances que possible, puis faites votre meilleure estimation. Vous connaissez votre entreprise et vous devriez avoir une bonne idée de sa direction. Si vous savez que vous voulez être dans une zone dans un avenir prévisible (disons 10 ans ou plus), le marché est fort et vous avez identifié un bâtiment qui répondra à vos besoins pour cette période, alors allez-y. Dix ans de fonds propres peuvent être considérables. Si vous pouvez obtenir une bonne affaire sur la propriété (à la valeur marchande ou en dessous), il est certainement logique d'acheter si vous y restez pendant dix ans. Si vous savez que le prix du bâtiment est égal ou supérieur à la juste valeur marchande, ou si vous pensez que cinq ans peuvent être plus longs, pensez à proposer de le louer.

Passons au processus de location et à la façon dont vous pouvez vous renseigner et éviter certains pièges.

Avertissements de bail

Perdre la guerre terminologique
Rappelez-vous quand j'ai mentionné que vous deviez vous familiariser avec le jargon de l'immobilier commercial ? Eh bien voici pourquoi. Lorsque vous demandez à voir des propriétés d'une certaine taille, ce que l'agent vous montrera est l'espace utilisable . Mais l'espace utilisable n'est que l'espace que vous occupez réellement physiquement. Il n'inclut pas les espaces communs tels que le hall d'entrée dans le bâtiment, les salles de repos, etc. La superficie occupée par ces zones est indiquée en pourcentage de l'espace utilisable, et si vous ajoutez la quantité de superficie pour cela espace commun à l'espace utilisable que vous demandez à voir, vous obtiendrez l'espace locatif (alias espace locatif) QUEL EST CE QUE VOUS PAYEREZ . Donc, ne vous promenez pas avec l'agent immobilier en calculant le prix dans votre tête en fonction de la quantité d'espace que vous demandez et en supposant que c'est ce que vous paierez, car ce n'est pas le cas. Vous devez également payer pour l'espace commun. C'est notre premier avertissement.

Baux rampants
N'oubliez pas que votre bail comportera probablement aussi une augmentation annuelle dès le départ. C'est vrai. Celles-ci sont appelées clauses d'escalade . Votre propriétaire doit tenir compte de l'inflation, des augmentations de la valeur marchande, etc. Le propriétaire peut proposer une augmentation fixe ou un pourcentage basé sur l'indice des prix à la consommation. N'hésitez pas à négocier ces points.

Lisez les petits caractères !
Assurez-vous d'avoir lu chaque mot de votre bail avant de le signer et négociez avec le propriétaire pour reformuler toutes les sections qui seront irréalistes et difficiles à respecter. N'oubliez pas que le bail a été rédigé en tenant compte des intérêts du propriétaire. Faites attention à des choses comme :

• limites d'heures d'utilisation de la propriété
• exigences selon lesquelles vous devez laisser la propriété exactement comme vous l'avez trouvée sans tenir compte de l'usure typique
• limitations sur les modifications apportées à la propriété
• restrictions de sous-location (N'oubliez pas que vous n'aurez peut-être pas besoin de tout l'espace que vous avez loué, ou que vous pourriez être acquis par ou fusionné avec une autre société modifiant votre propriété légale.)
• restrictions sur les renouvellements de bail. Assurez-vous qu'il existe une disposition qui vous permettra de renouveler le bail si vous le souhaitez, afin que le bâtiment soit remis à quelqu'un d'autre que vous.
• entretien des parties communes. Négocier, négocier, négocier.
• frais administratifs du propriétaire. Vous pourrez peut-être demander au propriétaire de l'abandonner.

Surveillez vos factures !
D'après un article intitulé "Immobilier commercial," par Ed Eriksen publié au Online Women's Business Center, votre propriétaire peut vous facturer des augmentations après les heures d'ouverture des coûts des services publics comme le chauffage et la climatisation. Si vous trouvez que c'est le cas, assurez-vous d'examiner attentivement la facture et assurez-vous que le tarif d'électricité qui vous est facturé est vraiment le tarif pour cette période. En règle générale, les tarifs après les heures de bureau sont inférieurs. Vérifiez auprès de la compagnie de services publics locale pour vérifier les frais avant de payer.

Si vous entrez dans un bâtiment qui abrite des entreprises beaucoup plus grandes que la vôtre, assurez-vous également que vous ne payez pas certaines de leurs dépenses. Les propriétaires auront souvent des accords spéciaux avec les grands locataires qui leur offrent des heures d'ouverture plus longues, ce qui entraînera des factures de services publics plus élevées, des factures de sécurité plus élevées, etc. Assurez-vous que vous ne payez pas pour ces services. Vérifiez les factures que vous recevez de votre propriétaire et assurez-vous que toutes les dépenses sont à vous.

Emplacement, emplacement, emplacement

Décider où vous posez votre mallette est une décision difficile à prendre. Où votre entreprise peut-elle trouver les meilleures opportunités ? Si vous avez les pieds libres et que vous avez envie de vous libérer, vous pourrez peut-être ramasser et aller partout où vous vous attendez à trouver ce pot d'or. Si oui, faites vos devoirs. Consultez les données du marché disponibles sur de nombreux sites Web d'immobilier commercial. Rendez-vous au U.S. Census Bureau et voyez quelles zones ont la plus forte croissance et le plus grand nombre de votre public cible.

Si vous restez là où vous êtes, vous devez encore faire vos devoirs lorsqu'il s'agit de localiser votre entreprise. Où sont vos clients ? C'est probablement votre plus grand défi. S'ils viennent à vous, vous devez être dans un endroit pratique. Si vous vous adressez à eux, réfléchissez à ce qui est pratique pour vous et vos employés. Une grande partie de la décision dépend du type d'entreprise dans laquelle vous vous trouvez. Voici quelques autres problèmes de localisation à prendre en compte :

• Où est votre concurrence ? Est-ce que ça importe? Peut-être, peut-être pas.
• Pouvez-vous trouver de bons employés à proximité ? La commodité de l'emplacement est également importante pour eux.
• Le bâtiment que vous envisagez se situe-t-il dans une zone en pleine expansion ?
• Les bâtiments environnants sont-ils en bon état et attrayants ?
• Est-ce une zone sûre ?
• Y a-t-il suffisamment de places de stationnement gratuites ou devrez-vous payer pour louer des places pour vos employés ?
• Existe-t-il des restrictions de zonage susceptibles d'avoir une incidence sur ce que vous pouvez faire de votre entreprise ?
• Le bâtiment que vous envisagez de louer est-il au tarif en vigueur ?
• Aurez-vous un accès pratique aux fournisseurs et autres fournisseurs dont votre entreprise aura besoin ?
• La zone est-elle accessible en transports en commun ?
• Y a-t-il des restaurants et d'autres services à proximité pour vous et votre personnel ?

Trouver et inspecter votre espace

Trouver la bonne propriété dans l'immobilier résidentiel est un peu plus facile que dans l'immobilier commercial. D'une part, de nombreuses propriétés commerciales ne sont pas répertoriées dans le service inter-agences. Il est donc difficile de tout voir sans parler avec beaucoup d'agents immobiliers. Il est logique pour la plupart de faire appel aux services d'un agent de l'acheteur pour vous aider à trouver tout ce qui est disponible. Les commissions d'agent dans l'immobilier commercial sont beaucoup plus négociables que dans l'immobilier résidentiel. Ils pourront également vous aider à déterminer les propriétés qui sont zonées pour le type d'entreprise dans laquelle vous vous trouvez, les exigences en matière d'espace de stationnement, les réglementations en matière de publicité, etc.

Classes d'espace de bureau
L'espace de bureau est divisé en trois classes - Classe A, Classe B et Classe C. Les classes sont exactement ce qu'elles impliquent, c'est-à-dire une qualité supérieure à l'extrémité A et une qualité inférieure à l'extrémité C . Les classes sont basées sur l'âge du bâtiment, le type de construction, l'emplacement, le montant de la rénovation et les commodités que le bâtiment offre. Vous pouvez également rencontrer ce qui est maintenant appelé espace de bureau de classe E dans certaines villes. Ce sont des bâtiments anciens de classe B qui sont considérablement rénovés pour devenir des espaces au look totalement différent. Ils ont généralement de très hauts plafonds, beaucoup de grandes fenêtres et beaucoup de bois. Ils semblent séduire les groupes high-tech et dot-com. (D'où la désignation "E".)

Les dollars par pied carré varient considérablement d'une classe à l'autre, alors considérez les commodités, l'emplacement, ainsi que le "look" dont vous avez besoin avant de commencer votre recherche.

Voyez autant d'espaces que possible et sortez la liste que vous avez créée plus tôt dans le processus de planification. Assurez-vous d'avoir priorisé les fonctionnalités les plus importantes pour vous et votre entreprise, et accordez-leur la plus grande attention lorsque vous examinez les propriétés. Ne vous laissez pas aveugler par une caractéristique spectaculaire d'une propriété alors que certaines des autres caractéristiques tout aussi importantes sont moins spectaculaires que ce dont vous avez besoin. Vous pouvez même créer un système de notation pour vous aider à comparer chaque propriété de manière égale. Quel que soit le système que vous utilisez, prenez des notes sur les avantages et les inconvénients de chaque site et prenez des photos pour vous aider à les garder en tête. Visitez les sites de votre liste restreinte souvent et à différents moments de la journée pour observer les changements de trafic, de bruit et d'autres problèmes potentiels. Ne laissez pas vos émotions influencer votre décision !

N'oubliez pas d'étudier également les options "build-to-lease", également appelées "build-to-suit leases". Si vous trouvez le bon développeur, vous pouvez adapter l'espace à vos besoins, puis le louer. Cette option nécessitera beaucoup de travail de votre part pour vous assurer d'obtenir la qualité et la structure qui répondront à vos besoins. N'oubliez pas non plus que le promoteur avec lequel vous travaillez ne sera probablement pas propriétaire du bâtiment pendant la durée de votre bail.

Fonctionnalités et extras sympas Outre les équipements typiques de la plupart des espaces de bureau, il existe également de nombreuses nouvelles fonctionnalités intéressantes qui peuvent aider à rendre votre bureau plus efficace et plus sûr sur le plan énergétique. Voici quelques-unes des dernières : Insonorisation/teinture/revêtement réfléchissant pour fenêtres Ascenseurs programmables et à grande vitesse Éclairage activé par mouvement/capteur Commandes d'énergie programmables Systèmes d'entrée par carte à puce pour une entrée sécurisée par les employés Systèmes d'accès par balayage de la paume pour une entrée encore plus sécurisée par les employés

Inspectez la propriété
Vous avez donc trouvé un bon endroit -- pensez-vous. Vous aimez l'emplacement. Il a réussi tous les tests jusqu'à présent. Alors, que devez-vous regarder d'autre avant de signer sur la ligne pointillée ? Voici quelques points à vérifier sur votre liste de questions.

• Tout d'abord, quel âge a le bâtiment ? Avec l'âge, des problèmes et des difficultés peuvent survenir lors de l'intégration de nouvelles technologies.
• Existe-t-il des problèmes structurels ? Discutez avec d'autres locataires et voyez s'ils ont eu des problèmes avec le bâtiment lui-même ou même avec le propriétaire.
• Le toit fuit ?
• Quel âge ont les systèmes CVC ? Will you be dealing with periods of no air in the summer and no heat in the winter?
• Is it wired for computer networks, Internet access, or other electronic items? If not, will you have difficulty wiring it because of the types of wall materials or ceiling?

Is there adequate security? Security features can include:

• steel security doors
• security gates that fold out of the way during office hours
• alarm systems that can be monitored by a security firm or the local police department
• video cameras to watch entrances and exits
• bullet-proof glass
• fenced parking
• external lighting all around the building
• security guards

If you're buying the property you need to dig even deeper. Sometimes literally! For instance, you may need to do a Phase 1, 2, or 3 site assessment to make sure there is no environmental contamination that you will be dealing with. Sometimes the lending institute you are getting your loan from will require it.

So what do these assessments entail? A Phase 1 assessment involves reviewing the past uses of the land, and government environment records concerning the property, and a simple observation of the property. If this first assessment shows up any potential contamination or problems then a Phase 2 assessment is needed. Phase 2 involves air, water, and soil samples. The third type of assessment, sometimes referred to as a Transaction Assessment , only takes into account the use you are proposing for the site. It does not take into account any past uses or problems. This is the assessment you would need if the site has previously passed a Phase 1 assessment and had no problems.

It is also recommended by most in the real estate profession that any property, whether it is being leased or purchased, be inspected by a professional inspection firm.

Negotiating the Deal

­­Th­e most important thing to remember when signing a lease for commercial property is that the lease was written with your soon-to-be landlord in mind -- not you. Read it well and have your attorney and insurance broker read it as well. They can help you spot things that are not in your best interest. Remember that much of the success of your negotiating will depend on the current real estate market. Here are a few things to consider before signing:

• The longer the lease the more likely your landlord will be to negotiate on other items. (Just make sure you know the length that is best for your business and your realistic expectations.)
• Always ask for an option to sublet, so if your business does go belly up you have a way to get out of your lease payment.
• Always ask for a rent cap so your lease payment won't escalate too quickly.
• Always make sure you agree to everything that is included in the rent. Sometimes you come out better if those items (utilities, repairs, etc.) are separate.

Incentives
Work credit, cash allowances, or free rent can be used in the negotiating process too. If there are significant improvements that need to be made to the property before you can use it then these are all issues you should discuss as part of the negotiation process. The current market will probably play a part in which side of the fence you're on. If it's a tight market with low vacancy rates and high rents, you'll probably have a tougher time getting the landlord to pay very much for improvements. If there are a lot of empty buildings and the property needs a lot of work, the landlord may offer these allowances as incentives for you to sign the lease.

Cash allowances can be negotiated for things as simple as paint and carpeting. The points you need to cover when negotiating about improvements include who will be doing the work, who is responsible for damage, and what percentage of the total cost the landlord is willing to pay.

The landlord of the property may also offer additional incentives if the market is currently shaky, but always read the fine print and make sure you're protected. Read and review everything with the landlord to ensure total understanding and agreement of the terms, and bring in a real estate attorney to work out the details if there is any questionable issue.

­

Glossary

Class A Office Space

Newer properties (built since 1980) of 100,000 square feet or larger in prime business districts. These buildings usually have at least five floors and are constructed of steel and concrete. They offer many business amenities and good access.

Class B Office Space

These properties are typically smaller, older and of wooden framed construction. They have usually been renovated and are in good locations. If the buildings are newer then they are typically smaller and not in a prime location.

Class C Office Space

Class C properties are older and have not been renovated. Their condition is typically fair but not considered good.

Escalation Clause

A clause that allows for increases in rent over time usually determined by an outside source such as the consumer price index.

Fixed Lease

A lease that does not include increases, but rather has a flat fixed rate over the term of the lease.

Gross Lease

A lease that includes utilities, repairs, taxes or insurance in the monthly payment.

Lease Term

The length of your lease.

Net Lease

A lease that does not include utilities, repairs, taxes and insurance in the monthly payment.

Step Lease

A lease that includes scheduled increases in rent over a specified period of time.

Percentage Lease

A lease that has a set rent amount with an additional amount that is determined by your business's sales.

Purchase Option

The right or requirement to purchase the property at the end of the lease.

Rentable Space (aka Leasable Space)

The total square footage rented. This includes all common areas so the number will be most likely be higher than what you requested to rent.

Usable Space

The space that your business physically occupies. This does not include common areas such as corridors, elevators, lobbies and rest rooms.

Links to help you Find Office Space

• Offices2Share
• OfficeFinder
• OfficeSpace.com
• Office Space Directory
• TenantWise.com
• Computer Associates:Surplus office space opportunities
• Facility City:Site Selection and Facility Management Information
• E-Suite:Listing and Location Services
• HQ:Global Workplace - Temporary office space, virtual mailing addresses, etc.
• High Tech Office Space
• Real Estate Leasing Tips
• LoopNet:Commercial Real Estate Marketplace
• Tenant Advocate:The Tenant Survival Institute

Real Estate Glossaries

• Grubb &Ellis:Real Estate Glossary
• Julien J. Studley, Inc.:Tenant Representation (See glossary at Market Information Link)
• OfficeFinder:Real Estate Glossary

Location Research Links

• Bureau of Labor Statistics:Regional Information
• REIS:Real Estate Investing Information
• Cush Wakeman Real Estate Market Research Information
• SiteNet:Commercial Real Estate News and Information

Links for Building

• Inspection Directory

Office Furniture and Supply Links

• Facility Furniture
• PacSmart:Packaging supplies