Comprendre les sous-livres et pourquoi vous en avez besoin

Les sous-livres font partie de votre grand livre général et fournissent des détails sur des comptes spécifiques à forte activité. Apprenez-en davantage sur les livres auxiliaires et pourquoi ils sont importants pour votre petite entreprise.

Un grand livre auxiliaire ou subsidiaire fournit les détails qui composent le solde de comptes de grand livre spécifiques. Étant donné que les comptes du grand livre ne fournissent qu'un solde final pour chaque compte particulier, un grand livre auxiliaire est utilisé pour fournir les détails qui aboutissent à ce solde du grand livre. Seuls les comptes à activité élevée dans votre grand livre utiliseront un sous-livre.

Présentation :qu'est-ce qu'un sous-livre ?

Imaginez que vous consultiez votre grand livre général et que vous deviez actuellement 4 500 $ à vos fournisseurs, mais que vous n'ayez aucune idée du montant que vous devez à chaque fournisseur en particulier. Le même problème peut également avoir un impact sur le solde de vos comptes clients. Bien que le solde de votre grand livre général vous informe que vos clients doivent actuellement 10 000 USD, comment pouvez-vous collecter ces fonds et suivre les retards de paiement si vous ne savez pas quels clients doivent combien ?

C'est pourquoi les revues subsidiaires sont si importantes. Ils fournissent les détails des comptes du grand livre à activité élevée, ce qui facilite le paiement de vos factures et le recouvrement des soldes des clients. Les comptes auxiliaires du grand livre sont courants pour les comptes principaux du grand livre général tels que la trésorerie, les comptes fournisseurs, les comptes clients et les ventes. Voici quelques exemples de sous-livres :

• Comptes clients
• Comptes fournisseurs
• Comptes bancaires
• Comptes de vente
• Comptes d'immobilisations

Si votre entreprise est très petite et que vous n'avez qu'un ou deux fournisseurs ou clients, vous pouvez facilement suivre vos soldes dans votre grand livre. Mais une fois que l'activité des fournisseurs ou des clients augmente, vous aurez besoin d'un moyen de suivre les transactions individuelles qui composent le solde de ces comptes du grand livre général. Seule la comptabilité auxiliaire le fera.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour gérer les finances de votre entreprise, votre logiciel créera automatiquement des comptes auxiliaires pour vous, éliminant ainsi le besoin de suivre ces transactions séparément. Les logiciels de comptabilité rendront le problème du grand livre auxiliaire par rapport au grand livre non pertinent.

3 différences entre un grand livre et un sous-livre

Bien qu'ils soient conçus pour fonctionner ensemble, il existe de nombreuses différences entre un grand livre général et un sous-livre. Voici quelques-unes des plus importantes.

1. Le grand livre fait partie de votre plan comptable

Votre grand livre général sert de plan comptable, tandis que votre grand livre auxiliaire est l'information qui alimente votre grand livre général mais n'a pas son propre plan comptable. En d'autres termes, le grand livre général peut très bien fonctionner sans sous-livres, mais un sous-livre nécessite un grand livre général pour fonctionner correctement.

2. Les grands livres et les sous-livres ont des nombres de comptes différents

Votre compte général ne contient qu'un seul compte spécifique pour chaque catégorie, tandis qu'un sous-livre peut avoir un nombre illimité de transactions de compte.

Par exemple, votre grand livre n'a qu'un seul compte de comptes fournisseurs, tandis que votre sous-livre peut avoir un nombre illimité de transactions de sous-compte qui composent le total de votre compte de comptes fournisseurs.

3. Les comptes du grand livre général fournissent des résumés, tandis que les comptes auxiliaires fournissent des détails

Votre grand livre général est conçu pour fournir le solde de chacun des comptes de votre plan comptable, tandis que le grand livre auxiliaire est conçu pour vous fournir les détails qui composent ce compte particulier.

Grand livre général	Sous-livre
Comptes principaux considérés où toutes les transactions et tous les soldes sont enregistrés	Utilisé pour enregistrer les détails du compte du grand livre auquel il est lié
Des exemples de comptes incluent les comptes bancaires, les comptes clients, les comptes fournisseurs, les ventes et les immobilisations	Des exemples de comptes incluent les transactions bancaires, les comptes clients, les comptes de vente, les comptes fournisseurs et les transactions d'immobilisations
Les informations sur les transactions varient d'un compte à l'autre	Chaque groupe de transactions partage des caractéristiques similaires
Il n'y a qu'un seul compte pour chaque catégorie	Il existe souvent plusieurs comptes pour chacun de ses comptes de grand livre correspondants
Ne contient que des informations récapitulatives	Contient des informations détaillées sur chaque transaction
N'a pas d'exigence d'équilibrage	Doit totaliser le montant affiché dans le compte général approprié

Meilleures pratiques lors de l'utilisation d'un sous-livre

Si vous utilisez toujours un système de comptabilité manuel, vous devrez prêter une attention particulière à certaines choses lorsque vous utilisez un sous-livre.

Assurez-vous que les soldes correspondent

Le total de la transaction dans votre compte de grand livre auxiliaire doit toujours correspondre au total de votre grand livre général. Par exemple, si vous avez plusieurs comptes auxiliaires de comptes clients qui s'élèvent actuellement à 15 000 $, le solde de vos comptes clients dans votre grand livre devrait également être de 15 000 $. Si les soldes ne correspondent pas, vous devez rapprocher le compte pour déterminer la raison de la différence.

Compte du grand livre au 31-12-2020	Débit	Crédit
Comptes clients	15 000 $

Grand livre auxiliaire des comptes clients au 31-12-2020

Date	Client	Débit	Crédit	Solde
12-10-2020	J. Smith	1 200 $		1 200 $
15/12/2020	M. Jones	4 000 $		5 200 $
18/12/2020	W. Brown	5 000 $		10 200 $
19-12-2020	C. Johnson	1 800 $		12 000 $
22-12-2020	S. Smith	3 000 $		15 000 $
23-12-2020	W. Brown		5 000 USD	10 000 USD
27-12-2020	J. Johnson	5 000 $		5 000 $
31-12-2020	Totale	20 000 $	5 000 USD	15 000 $

Assurez-vous de compléter vos écritures de clôture après le rapprochement

Après avoir rapproché tous vos comptes auxiliaires, assurez-vous de terminer correctement le cycle comptable en saisissant toutes les écritures de clôture ou les écritures de régularisation que vous pourriez avoir, y compris les transactions manquantes. Vous devrez peut-être également annuler les entrées en double erronées.

Envisagez de passer à un système de comptabilité automatisé

Si vous en avez assez de gérer des sous-livres pour vos comptes de grand livre à volume élevé, envisagez de passer à un logiciel de comptabilité. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité permettra de suivre les totaux de vos livres auxiliaires et de transférer automatiquement le total de ces transactions dans votre grand livre, éliminant ainsi le besoin de les suivre manuellement.

L'utilisation d'un logiciel de comptabilité élimine également la nécessité de reporter les totaux des comptes auxiliaires dans votre grand livre général à la fin du mois. De plus, il automatise l'ensemble du processus d'écriture de journal, de sorte que les seules écritures de fin de mois que vous devrez effectuer sont des écritures d'ajustement pour les intérêts, la dépréciation et l'amortissement.

Les livres auxiliaires sont une partie importante du processus comptable

Alors que le grand livre est l'épine dorsale de votre système de comptabilité en partie double, les livres auxiliaires jouent également un rôle important, détaillant les transactions qui composent les soldes de votre grand livre.

L'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut simplifier le processus de gestion de plusieurs comptes auxiliaires, éliminant ainsi la nécessité d'enregistrer manuellement plusieurs transactions. Cela peut également réduire le temps que vous devez consacrer à la recherche et au rapprochement des comptes déséquilibrés.

Mais que vous enregistriez vos comptes auxiliaires automatiquement ou manuellement, ils sont nécessaires pour gérer correctement la comptabilité de votre petite entreprise, alors assurez-vous qu'ils sont bien faits.