3 meilleures pratiques lors de l'enregistrement des dépenses non monétaires

Toutes les entreprises ont des dépenses non monétaires. Découvrez ce que sont les dépenses hors caisse et comment les enregistrer avec précision pour votre petite entreprise grâce à ces conseils.

Les nouveaux propriétaires d'entreprise ou ceux qui découvrent la comptabilité ont tendance à assimiler les dépenses à la sortie de trésorerie, en supposant que toute dépense créée par votre entreprise inclura également une réduction de trésorerie. Bien que cela soit vrai si vous utilisez la comptabilité de caisse, si vous utilisez la comptabilité d'exercice, une dépense enregistrée n'inclut pas toujours une réduction de trésorerie.

Pour les propriétaires de petites entreprises, les dépenses d'amortissement sont susceptibles d'être le type le plus courant de dépenses hors trésorerie dont votre entreprise devra s'inquiéter. N'oubliez pas que l'amortissement est utilisé pour passer en charge un article coûteux sur sa durée de vie utile, plutôt que de le passer en charge au moment de l'achat.

L'amortissement est considéré comme une dépense hors caisse puisque vous n'enregistrez que la dépense mensuelle, car la dépense en espèces a déjà été enregistrée lors de l'achat initial de l'article.

Présentation :que sont les dépenses non monétaires ?

Les dépenses non monétaires, parfois appelées charges non monétaires, sont toutes les dépenses enregistrées dans votre compte de résultat qui n'impliquent pas de décaissement de trésorerie. Les transactions hors trésorerie sont toujours enregistrées dans le compte de résultat, car elles ont un impact direct sur le résultat net total, mais n'ont pas d'impact sur les flux de trésorerie.

Par exemple, votre entreprise achète une grande pièce d'équipement pour votre usine. L'équipement a coûté 5 000 $, que vous avez payé en espèces. Cependant, la charge de l'équipement n'a pas été comptabilisée au moment de l'achat, mais sera plutôt amortie sur cinq ans. Voici comment vous enregistreriez la dépense initiale, qui affectera votre état des flux de trésorerie :

	Compte	Débit	Crédit
11-1-2020	Immobilisations - Equipement	5 000 USD
01/11/2020	Espèces		5 000 USD

Ensuite, vous devrez créer un compte de contrepartie pour votre équipement afin de suivre vos dépenses d'amortissement mensuelles. Cette dépense sera enregistrée chaque mois pendant les cinq prochaines années jusqu'à ce que l'équipement ait été entièrement amorti ou éliminé.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, l'un des moyens les plus simples de vous assurer que la charge d'amortissement est correctement enregistrée consiste à créer une écriture de journal récurrente, qui garantit que votre compte de résultat sera exact chaque mois.

	Compte	Débit	Crédit
11-1-2020	Dotation aux amortissements	83,33 $
01/11/2020	Amortissement cumulé		83,33 $

Étant donné que vous avez déjà payé l'intégralité de l'article lors de son achat, vous n'enregistrerez que les dépenses de l'article chaque mois et non son coût.

3 dépenses non monétaires que votre entreprise peut subir

Il existe de nombreux types de dépenses non monétaires que votre entreprise peut subir, mais il existe trois exemples de dépenses non monétaires qui sont le plus souvent subis par les petites entreprises.

1. Dotation aux amortissements

Chaque fois que vous achetez un article coûteux pour votre entreprise, il devra être amorti. L'amortissement, comme détaillé ci-dessus, est l'acte de passer en charge l'achat sur la durée de vie utile de l'actif plutôt que de tout dépenser en une seule fois. Étant donné que vous avez déjà dépensé l'argent, mais que vous passerez l'actif en charge sur sa durée de vie utile, la charge d'amortissement est considérée comme une dépense hors trésorerie.

2. Dotation aux amortissements

L'amortissement est similaire à l'amortissement, mais traite des actifs incorporels tels que les brevets, les droits d'auteur et d'autres actifs qui n'ont pas de présence physique mais doivent être passés en charges sur leur durée de vie utile. Et comme une charge d'amortissement, une charge d'amortissement est considérée comme une dépense hors trésorerie, puisque l'actif a déjà été payé.

3. Provision pour créances douteuses

Si vous vendez à crédit, il est probable que certains des clients qui ont acheté des produits à crédit ne paieront pas. Alors que de petits montants peuvent être simplement radiés à la fin de l'année, des montants plus importants doivent être passés en charges au cours de l'année pour comptabiliser plus précisément les paiements des clients qui peuvent ne pas être payés. Cela peut être fait en créant un contre-compte qui est utilisé avec votre compte de comptes clients.

Par exemple, Katie gère une petite boutique de cadeaux qui a récemment commencé à vendre à crédit aux clients. Auparavant, le montant de ses créances irrécouvrables était très faible, mais maintenant, elle aimerait un moyen plus efficace de comptabiliser toute créance irrécouvrable possible à la fin de l'année. Si le montant typique des comptes débiteurs de Katie était de 18 000 $, elle pourrait estimer qu'environ 10 % de ce montant pourraient ne pas être reçus de ses clients. Pour enregistrer cette dépense, elle remplirait l'écriture de journal suivante :

	Compte	Débit	Crédit
12-1-2020	Dépenses pour créances irrécouvrables	1 800 $
01/12/2020	Allocation pour créances douteuses		1 800 $

À la fin de l'année, lorsque Katie peut mieux déterminer le montant des créances irrécouvrables qu'elle doit radier, elle peut ajuster sa provision pour créances douteuses et son compte débiteur en conséquence. Toute créance irrécouvrable qu'elle dépense pour l'année sera considérée comme une dépense hors caisse, car le montant est entré pour réduire le solde de ses comptes clients et n'affecte pas directement son solde de trésorerie.

Exemple de dépense non monétaire

Maria possède une petite maison d'édition. L'un de ses concurrents fait faillite, donnant à Maria la possibilité d'acheter les droits d'auteur sur plusieurs publications. Maria finit par acheter plusieurs droits d'auteur pour 10 000 $ et sera bonne pour les dix prochaines années.

Pour enregistrer correctement cet achat, Maria devra amortir la dépense sur les dix prochaines années. Sa première étape serait d'enregistrer l'achat initial de l'immobilisation incorporelle :

	Compte	Débit	Crédit
10-1-2020	Immobilisations incorporelles - Droits d'auteur	12 000 $
01/10/2020	Espèces		12 000 $

Après l'enregistrement initial de l'achat, Maria devra amortir les frais de droits d'auteur sur les dix prochaines années. Elle devrait créer un compte de contrepartie pour enregistrer sa charge d'amortissement, puis effectuer la saisie suivante :

	Compte	Débit	Crédit
10-1-2020	Charge d'amortissement - Droits d'auteur	100 $
01/10/2020	Amortissement cumulé - Droits d'auteur		100 $

Encore une fois, comme l'amortissement, une charge d'amortissement est considérée comme une dépense hors trésorerie, puisque la partie en espèces de la transaction a déjà été correctement enregistrée.

3 bonnes pratiques lors de l'enregistrement des dépenses hors trésorerie

Pour enregistrer correctement les dépenses hors caisse, vous ou votre aide-comptable devez comprendre exactement ce que sont les dépenses hors caisse et comment elles doivent être enregistrées. Bien que la dépréciation et l'amortissement soient deux des dépenses non monétaires les plus courantes auxquelles les propriétaires de petites entreprises devront faire face, il existe d'autres dépenses non monétaires dont tous les propriétaires d'entreprise devraient être conscients. Suivre ces bonnes pratiques peut vous aider.

1. N'oubliez pas d'enregistrer les dépenses non monétaires uniquement sur votre compte de résultat

Les dépenses telles que les dépenses de dépréciation et d'amortissement doivent être correctement enregistrées dans votre compte de résultat. Cela réduira le revenu net et le revenu net imposable. Gardez à l'esprit que les dépenses hors trésorerie n'auront aucun impact sur votre état des flux de trésorerie, car l'argent a déjà été comptabilisé au moment de l'achat initial.

2. Apprenez la différence entre les flux de trésorerie et le revenu net

La trésorerie nette et le résultat net ne sont pas les mêmes. Le flux de trésorerie représente le montant d'argent qui entre et sort de votre entreprise, tandis que le revenu net indique le montant d'argent que votre entreprise a gagné après que les revenus et dépenses appropriés ont été pris en considération.

3. Familiarisez-vous avec les dépenses non monétaires

Bien que la dépréciation et l'amortissement soient les types de dépenses hors trésorerie les plus courants auxquels votre petite entreprise devra probablement faire face, il existe plusieurs autres types de dépenses hors trésorerie que vous devez connaître.

• Rémunération à base d'actions
• Plus-values ​​non réalisées
• Pertes non réalisées
• Impôts sur le revenu différés
• Dépréciations d'actifs
• Provisions pour pertes futures
• Dépréciations ou charges d'actifs

Alors que la plupart des éléments de cette liste de dépenses hors trésorerie sont plus susceptibles d'avoir un impact sur les entreprises publiques, les dépenses hors trésorerie telles que les dépréciations d'actifs et les provisions pour pertes futures peuvent certainement avoir un impact sur les petites entreprises ainsi que sur leurs homologues plus grandes. /P>

Pourquoi les dépenses non monétaires sont-elles importantes ?

Les dépenses n'indiquent pas toujours une réduction de trésorerie. Les dépenses non monétaires telles que l'amortissement réduisent les revenus mais n'ont pas d'impact sur les flux de trésorerie. Si vous utilisez la comptabilité d'exercice pour votre entreprise, il est indispensable d'enregistrer correctement les dépenses hors caisse pour produire des états financiers précis.

Il est également important de se rappeler que les dépenses hors trésorerie n'affectent que votre compte de résultat, où elles ont un impact direct sur le revenu imposable de votre entreprise.