Gestion des notes de frais de déplacement et de déplacement :meilleures pratiques et astuces

Vous vous souvenez quand les notes de frais se concentraient sur le remboursement des frais de déplacement aux employés ? Alors que la pandémie de COVID-19 a mis le kibosh sur la plupart des voyages, cela n'élimine pas le besoin de rapports T&E. Avec le passage au télétravail, les entreprises utilisent de plus en plus leurs systèmes de T&E comme un outil pour rembourser une nouvelle tranche de dépenses, tels que les achats pour installer des bureaux à domicile, Internet plus rapide, même livraison de nourriture.

Bien que la gestion des rapports et de la documentation qui les accompagne ait toujours été un processus laborieux et relativement coûteux, les meilleures pratiques combinées à l'automatisation peuvent simplifier la tâche et réduire les coûts tout en améliorant la conformité aux politiques de dépenses.

Que signifie T&E ?

T&E est l'abréviation de « voyages et dépenses » ou « voyages et divertissements ». Le terme s'applique aux dépenses professionnelles que les employés paient de leur poche ou avec une carte d'entreprise; l'entreprise rembourse ensuite les employés pour ces dépenses ou paie la facture de carte de crédit une fois que l'employé soumet les documents appropriés.

Les frais de déplacement et de déplacement couvrent une grande variété de dépenses professionnelles, du dîner avec les clients aux services de téléphonie mobile. Typiquement, il comprend des éléments tels que les voyages en avion, hébergement, repas, frais accessoires et transports locaux. Lorsque les entreprises cherchent à réduire leurs coûts, ils peuvent se concentrer sur les frais de déplacement et chercher des moyens de resserrer les politiques de remboursement et d'améliorer le respect de celles-ci.

Par exemple, Mastercard rapporte que les frais de déplacement et de déplacement sont généralement la deuxième dépense indirecte d'une organisation, derrière le travail. Ce rapport précise également que les fonctions comptables, comme le traitement des dépenses, Audit, la conformité et la gestion des programmes, en moyenne, de 11 % à 23 % du coût total du programme.

Qu'est-ce qu'un rapport de frais de déplacement et de déplacement et que contient-il ?

Les entreprises exigent que les employés soumettent des rapports de frais de déplacement et de déplacement pour documenter les dépenses remboursables. Les rapports de frais de déplacement et de déplacement contiennent généralement des informations sur chaque élément de dépense, tel que:

• La date à laquelle la dépense a été engagée.
• Lorsque la dépense a été engagée, comme Joe's Restaurant, Fourniture informatique Acme.
• Le client ou le projet pour lequel l'article a été acheté, le cas échéant.
• Le compte client ou projet pour lequel facturer la dépense, le cas échéant.
• Le coût de l'article.
• Toute note supplémentaire :« Dîner avec Jane Doe pour discuter de l'élargissement de la portée des travaux. »

Ces champs varient en fonction du type de dépense. Par exemple, les employés demandant le remboursement d'un service Internet à domicile peuvent ne pas inclure le numéro de client/projet ou de compte sur les rapports de déplacement.

Pourquoi est-il important de déclarer les frais de déplacement et de déplacement ?

Les entreprises qui suivent efficacement les dépenses de déplacement et de déplacement ont tendance à détecter plus facilement les violations des politiques et les fraudes, éviter le chagrin d'audit, contrôler les coûts et rester conforme aux règles de l'IRS.

Avec la bonne stratégie de gestion des dépenses, les équipes financières peuvent suivre de près combien elles dépensent pour des articles allant des voyages et des divertissements aux clients aux achats de bureau à domicile, puis utiliser ces informations pour créer ou affiner les politiques de dépenses et identifier les domaines dans lesquels elles peuvent réduire les coûts.

Mais contrôler les sorties de trésorerie n'est pas la seule raison de maîtriser le T&E.

Frais de déplacement et taxes

La déclaration des frais de déplacement et de déplacement est très importante à des fins fiscales. L'IRS reconnaît de nombreuses dépenses d'entreprise comme déductibles d'impôt tant qu'elles sont « ordinaires et nécessaires », c'est-à-dire commun et accepté au sein de votre industrie ou métier, et utile ou approprié à l'entreprise.

Cependant, tandis que les dépenses professionnelles liées au voyage telles que les vols, hébergement, les repas et le kilométrage sont généralement déductibles, les entreprises doivent être en mesure de présenter une documentation catégorisant ces dépenses et précisant leur objet.

Il est également important de noter que depuis la Loi sur les réductions d'impôt et l'emploi de 2017 (TCJA), la plupart des dépenses de divertissement ne sont plus déductibles d'impôt. Les directeurs financiers doivent être en mesure de prouver qu'une dépense de divertissement constitue une exception si l'entreprise est auditée par l'IRS. Les exceptions comprennent les dépenses de loisirs pour les employés, telles que les fêtes de fin d'année et les dépenses liées à la participation à des réunions d'affaires ou à des conférences.

Comment pouvez-vous déclarer les frais de déplacement et de déplacement ?

Il existe de nombreuses façons de gérer les rapports de voyage et de dépenses. Traditionnellement, les entreprises exigent de leurs employés qu'ils remplissent des rapports papier, joindre des reçus physiques et déposer les formulaires remplis au service de comptabilité.

Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent la technologie, allant des feuilles de calcul aux logiciels automatisés de gestion des dépenses, pour gérer les dépenses. Avec un logiciel de notes de frais, les employés remplissent des formulaires de dépenses en ligne et joignent des images de reçus. Le logiciel peut également vérifier la conformité des dépenses avec la politique de l'entreprise et les approuver ou les refuser automatiquement en conséquence.

Comment automatiser la gestion des rapports T&E ?

Le moyen le plus simple d'automatiser la gestion des notes de frais et des déplacements est de choisir une solution offrant la possibilité de définir des règles commerciales personnalisées, créer des notes de frais avec le moins de frictions possible pour les employés, téléchargez facilement la documentation appropriée, puis suivez les rapports tout au long de leur cycle de vie. Vous pouvez également automatiser les workflows d'approbation, intégration directe avec les comptes fournisseurs et les paiements électroniques.

Idéalement, la solution comprendra une application mobile avec un interface intuitive pour faciliter la soumission de documents par les employés, depuis leur domicile pour le moment, mais éventuellement en déplacement.

Avantages de l'automatisation des rapports de frais de déplacement et de déplacement

L'automatisation des notes de frais de déplacement ne profite pas qu'aux employés. Cela peut aider les équipes financières à faire gagner du temps au personnel, atténuer la fraude et créer des pistes d'audit plus complètes.

Les coûts de traitement manuel des notes de voyage et des notes de frais peuvent s'accumuler rapidement :pensez au temps que les employés passent à saisir les données, examiner les rapports d'erreurs et/ou de non-conformité et suivre l'approbation des formulaires de T&E. Des politiques et des logiciels et processus de dépenses plus simples signifient également moins de travail de la part des équipes financières en améliorant la productivité, permettant un meilleur suivi et conformité, maximiser l'exactitude et la rapidité des rapports de dépenses et améliorer l'expérience globale.

L'automatisation des rapports de dépenses peut également aider les entreprises à détecter la fraude. Une étude de l'Association of Certified Fraud Examiners a révélé que les remboursements de dépenses représentaient 21 % des fraudes dans les entreprises de moins de 100 employés. Cela pourrait inclure des rapports de dépenses falsifiés, des entrées en double ou de fausses dépenses ajoutées aux rapports. Les solutions d'automatisation des rapports de dépenses permettent aux entreprises de définir des politiques pour les dépenses admissibles, rechercher automatiquement les anomalies et signaler les dépenses non conformes à ces politiques.

C'est peut-être pourquoi la fraude T&E tombe à 11% parmi les entreprises de plus de 100 employés, qui sont plus susceptibles d'avoir automatisé que les petites entreprises, malgré les avantages d'une gestion des dépenses bien gérée pour les petites entreprises.

Les solutions d'automatisation des frais de déplacement et de déplacement permettent également aux employés de soumettre plus facilement leurs notes de frais depuis leur domicile ou en déplacement. Par exemple, les systèmes automatisés de notes de frais de déplacement et de déplacement incluent souvent la possibilité de numériser ou de photographier des reçus papier avec un appareil mobile.

L'automatisation peut également minimiser les erreurs de données. Dans les grandes entreprises, les rapports de voyage et de dépenses proviennent de divers départements, pour une multitude de projets. Avec toutes ces données, la saisie et l'approbation manuelles des rapports de déplacement peuvent introduire des incohérences. L'utilisation d'une solution automatisée permet aux entreprises d'économiser de l'argent en détectant les erreurs avant qu'elles ne se propagent dans tout le système.

Meilleures pratiques en matière de rapports sur les déplacements et les déplacements

Lorsqu'il est exécuté correctement, Les rapports sur les voyages et les dépenses aident les entreprises à rester en conformité avec les mandats de l'IRS et à mieux répartir leurs budgets. Mais pour faire ça, il est important de suivre les meilleures pratiques pour les rapports T&E. Voici quelques-uns des plus importants :

Facilitez les rapports de voyage et de dépenses pour les employés. Cela ne peut pas être surestimé :si le système est difficile à utiliser pour les employés, ils remettront les rapports au dernier moment possible ou essaieront de trouver des solutions de contournement. Il n'est donc pas surprenant que l'un des principaux moteurs de nombreuses entreprises mettant en œuvre un logiciel de T&E soit de simplifier le processus de reporting pour les employés et les managers.

De nombreux directeurs financiers sont alors agréablement surpris par le gain pour les équipes financières.

Inclure des capacités mobiles. La plupart des employés ont des téléphones portables, il est donc logique qu'ils utilisent leurs appareils pour numériser les reçus ou suivre les dépenses. Certaines applications calculent même automatiquement les taux de change en utilisant les dates sur les reçus et ajoutent des taxes locales en fonction du lieu où les dépenses ont été engagées et du lieu de résidence des employés.

Créez et communiquez des politiques claires. Pour simplifier les rapports T&E, il est utile d'avoir des politiques de dépenses clairement définies. Par exemple, l'entreprise peut avoir un forfait journalier pour le remboursement des repas lorsque les employés se rendent à des conférences. Le défi consiste à communiquer ces politiques aux employés. Impliquez vos collègues RH dans cet effort lors de l'élaboration des politiques.

Définir un flux de travail. Un flux de travail de gestion des dépenses décrit clairement le chemin parcouru par un reçu à partir du moment où il est entré dans le système de gestion des dépenses de l'entreprise jusqu'à ce que l'employé soit remboursé ou que les frais soient payés par l'entreprise. Un flux de travail efficace est un élément essentiel de l'automatisation.

Automatisez au maximum. L'automatisation simplifie et réduit le coût de ce qui était traditionnellement un processus manuel à forte intensité de main-d'œuvre. Cela peut également améliorer la conformité.

Meilleures pratiques de la politique de T&E

Il est important de définir des attentes quant à la manière dont les rapports sont soumis, ce qui peut être remboursé et comment la chaîne d'approbation sera mise en place. Par exemple, à quel montant en dollars un rapport est-il remonté d'un gestionnaire de première ligne ?

De nouveau, Les professionnels des RH et les managers peuvent aider à expliquer et renforcer les règles en utilisant un langage non ambigu, car les employés sont plus susceptibles de se conformer à une politique qu'ils comprennent.

Par exemple, les entreprises doivent spécifier comment les employés réservent les voyages (comme les sites Web, agence de voyage ou d'autres méthodes qu'ils peuvent utiliser) et spécifiez la classe d'hôtels préférée, les lignes directrices sur les voitures de location et les indemnités de repas. Les entreprises peuvent également vouloir définir des règles pour ajouter du temps personnel à un voyage, comme s'ils paieront toujours les vols ou les séjours prolongés à l'hôtel.

La tendance du travail à domicile et les préoccupations concernant l'extension de la piste de trésorerie ont ajouté encore plus de complexité.

Les politiques devraient inclure des critères spécifiques pour l'approbation ou le rejet des dépenses et la façon dont les employés seront remboursés. Définir quand les demandes de déplacement doivent être soumises, et quelles sont les dates limites pour la soumission des rapports de voyage et de dépenses.

Le « pourquoi » doit également faire partie de la politique. Par exemple, l'inclusion des exigences de l'IRS en matière de déclaration peut contribuer à améliorer la conformité, car les employés comprendront la justification de ce qu'on leur demande de faire.

Finalement, Les politiques de T&E ne peuvent pas être figées. A revoir au moins une fois par an, ou plus souvent en cas de changements majeurs, comme une acquisition. Ne vous contentez pas de regarder la politique T&E; examinez les rapports de votre système de gestion des dépenses pour identifier où vous dépensez plus que prévu. Peut-être que vous pouvez économiser de l'argent, par exemple en ajoutant un nouveau site de réservation de voyages ou en élargissant la liste des hôtels acceptables pour inclure les propriétés d'une chaîne à moindre coût.

5 conseils pour la gestion des frais de déplacement et de déplacement

Une déclaration de frais de voyage et de dépenses efficace peut se résumer à cinq conseils principaux :

1. Facilitez autant que possible la déclaration de leurs déplacements et déplacements pour les employés
2. Définissez des politiques claires pour les rapports de dépenses de déplacement et de déplacement.
3. Tenez-vous au courant des nouvelles lois fiscales pour assurer la conformité.
4. Séparez les frais de déplacement par catégorie en cas d'audit.
5. Automatisez autant que possible pour faciliter le processus et aider à prévenir la fraude.

Finalement, commencer de bonne heure. Même les startups ont besoin de politiques de T&E et de bonnes pratiques. En mettant des règles en place dès le départ, vous pouvez éviter les mauvaises habitudes, comme autoriser les dépenses journalières au-delà de ce que l'IRS permettra à l'entreprise de déduire.