Comptabilité à but non lucratif :tout ce dont vous avez besoin pour commencer

La comptabilité à but non lucratif est similaire à la comptabilité des entreprises à but lucratif, avec quelques grandes différences. Découvrez ce que vous devez savoir pour configurer correctement votre système comptable à but non lucratif.

Alors que la comptabilité elle-même peut présenter de nombreux défis pour le propriétaire d'entreprise non comptable, la comptabilité à but non lucratif peut poser un niveau de confusion encore plus grand.

Bien sûr, toutes les entreprises doivent déposer des fonds, suivre les dépenses et payer les fournisseurs et les employés, mais les organisations à but non lucratif doivent également suivre les dons (tant monétaires qu'en nature), gérer les reçus fiscaux et les lettres de remerciement, gérer le personnel bénévole et suivre fonds fournis via des subventions ou des parrainages.

C'est là qu'intervient la comptabilité à but non lucratif ou de fonds. Bien que la comptabilité de fonds puisse sembler compliquée, cela signifie simplement qu'au lieu de suivre l'argent d'une seule entreprise ou entité, vous suivez les revenus et les dépenses en utilisant plusieurs fonds.

Par exemple, lorsqu'une organisation à but non lucratif organise une collecte de fonds, l'argent reçu doit être suivi séparément des autres fonds. Ainsi, si une organisation à but non lucratif a cinq programmes actifs pour lesquels elle obtient régulièrement un financement, elle devra suivre séparément tous les revenus et dépenses pour chacun de ces programmes ou fonds.

Le même principe s'applique aux subventions ou aux dotations.

Lorsqu'un organisme à but non lucratif obtient une subvention d'une fondation, cet argent doit être comptabilisé dans un fonds distinct, avec un rapport fourni à la fondation à la fin de la durée de la subvention qui fournit des informations détaillées sur la façon dont les fonds de la subvention ont été utilisés. Les dotations sont gérées de la même manière.

Bien que la création de plusieurs comptes de fonds puisse certainement être effectuée manuellement ou à l'aide d'un logiciel de comptabilité standard, il s'agit d'un processus plus lourd qui implique la saisie de données supplémentaires, la nécessité de créer un plan comptable spécialisé, ainsi que la nécessité d'ajouter des sous-comptes à votre grand livre général, ce qui rend l'ensemble du processus plus déroutant.

D'autre part, les logiciels de comptabilité à but non lucratif ou de fonds offrent une structure de plan comptable plus flexible, spécifiquement adaptée aux organisations à but non lucratif.

Comme les entreprises à but lucratif, il existe différents types d'organismes à but non lucratif, chacun ayant ses propres besoins spécifiques. Par exemple, une organisation à but non lucratif financée principalement par des dons privés doit effectuer un suivi des fonds très différent d'une organisation à but non lucratif qui reçoit régulièrement des subventions.

Voici quelques éléments que les associations doivent gérer :

• Fonds : Si vous avez de nombreuses sources de revenus, vous avez besoin d'un moyen de comptabiliser correctement toutes ces sources de revenus.
• Gestion des dons : De nombreuses organisations à but non lucratif sont financées principalement par des dons individuels. Non seulement vous avez besoin d'un moyen de suivre les montants des dons, mais vous avez également besoin d'un moyen de gérer les donateurs puisque vous devez leur fournir des lettres de remerciement ou, à tout le moins, un reçu pour leur don.
• Gestion des subventions : Bien que toutes les organisations à but non lucratif n'aient pas besoin d'une gestion des subventions, si vous recevez des subventions de fondations, vous avez besoin d'un moyen de gérer correctement les fonds. En fait, la bonne gestion des fonds est généralement une stipulation de toute subvention reçue par une organisation à but non lucratif.
• Gestion des bénévoles : Si votre association fait appel à de nombreux bénévoles, vous devez trouver un moyen de gérer ces bénévoles correctement.
• Campagnes : Encore une fois, si vous diffusez plusieurs campagnes, vous avez besoin d'un moyen de gérer à la fois la campagne elle-même ainsi que les fonds reçus de ces campagnes.

Entité à but non lucratif ou à but lucratif :quelle est la différence ?

Il existe de nombreuses façons dont une organisation à but non lucratif diffère d'une entreprise à but lucratif. En voici quelques-unes :

1. Responsabilité : Alors que les entreprises à but lucratif sont responsables devant les actionnaires et les investisseurs, elles ont beaucoup plus d'autonomie qu'une organisation à but non lucratif, qui doit régulièrement rendre compte de la façon dont les fonds reçus sont utilisés et s'assurer qu'ils sont utilisés correctement. En fait, une organisation à but non lucratif est responsable devant toute personne qui lui fournit des fonds, du donateur de 10 $ jusqu'à la fondation qui lui a accordé une subvention de 100 000 $.
2. Taxes : Les organisations à but non lucratif sont généralement exonérées de l'impôt sur les dons et autres fonds reçus, bien qu'elles soient toujours redevables des charges sociales telles que les impôts fédéraux et d'État, ainsi que des cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
3. Diverses missions : L'objectif principal d'une organisation à but non lucratif est de fournir les biens ou les services nécessaires, tandis que la mission d'une entreprise à but lucratif est de faire gagner de l'argent aux propriétaires et aux actionnaires.
4. Répartition des bénéfices : Bien qu'une organisation à but non lucratif soit autorisée à réaliser des bénéfices, tous les bénéfices réalisés doivent être réinvestis dans le travail de l'organisation. Les bénéfices réalisés par une entreprise à but lucratif sont distribués aux propriétaires et aux actionnaires, ainsi que réinvestis dans l'entreprise.
5. États financiers : Les états financiers sont différents pour les organisations à but lucratif et à but non lucratif.

États financiers à but non lucratif	États financiers à but lucratif
État de la situation financière	Bilan
Etat des activités	Compte de résultat
État des dépenses fonctionnelles	Tableau des flux de trésorerie
Tableau des flux de trésorerie

Comment configurer la comptabilité de votre association

Voici comment configurer votre système de comptabilité pour votre organisation à but non lucratif.

Étape 1 :Choisissez un logiciel pour les associations qui convient à votre organisation

Faire la comptabilité manuellement est un travail difficile, mais c'est encore plus difficile si vous essayez de faire la comptabilité d'une organisation à but non lucratif. Bien que vous puissiez utiliser des comptes en T pour vous aider dans vos transactions, le suivi de plusieurs fonds, programmes ou subventions sur une feuille de calcul est une recette pour un désastre.

Prenez le temps de trouver un logiciel de comptabilité à but non lucratif qui correspond à vos besoins et à votre budget. Vous ne le regretterez pas.

Étape 2 :Créer un plan comptable pour les associations

Les organisations à but non lucratif doivent suivre à la fois les revenus et les dépenses dans trois domaines distincts :les programmes, les frais administratifs et la collecte de fonds. Si vous postulez et recevez des subventions ou des parrainages, vous devrez également tenir compte de ces domaines.

Avec des domaines tels que la collecte de fonds et les subventions, vous devrez également tenir compte de l'état des fonds, tels que les fonds restreints, non restreints et temporairement restreints.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité à but non lucratif, votre plan comptable inclura la possibilité d'utiliser plusieurs segments pour gérer plusieurs fonds, ce qui est une nécessité pour gérer correctement les fonds, les programmes et les subventions.

Par exemple, dans un plan comptable standard, un compte de dépenses apparaîtrait comme suit :

5000 - Dépenses salariales

Cependant, si vous souhaitez suivre les dépenses salariales pour un programme particulier, la structure de votre plan comptable ressemblera à ceci :

01-02-5000

Le segment 01 indique le fonds spécifique concerné. Le segment 02 indique le département, le programme ou la subvention spécifique, et 5000 est le numéro de compte de dépenses standard.

Étape 3 :Choisissez la comptabilité de caisse ou d'exercice

Toutes les entreprises - organisations à but non lucratif et entreprises à but lucratif - doivent utiliser une comptabilité de caisse ou d'exercice dans leur comptabilité. Voici la différence.

• Comptabilité de caisse : Si vous utilisez la comptabilité de caisse, vous enregistrerez les transactions lorsque l'argent est réellement échangé, en enregistrant les revenus lorsque votre client paie et en enregistrant les dépenses lorsqu'elles sont payées.
• Comptabilité d'exercice : La comptabilité d'exercice comptabilise les revenus et les dépenses lorsqu'ils sont encourus. Par exemple, lorsque vous facturez un client, la facture est enregistrée comme produit, que le client ait payé ou non la facture. Il en va de même pour les dépenses, qui sont enregistrées lorsqu'elles surviennent, et non lorsqu'elles sont payées.

Étape 4 :Familiarisez-vous avec les états financiers des associations

Quatre états financiers à but non lucratif sont généralement utilisés.

1. État de la situation financière : L'état de la situation financière est similaire à un bilan. Il affiche les actifs, les passifs et les actifs nets, qui détaillent les actifs restreints, temporairement restreints et non restreints. L'actif net remplace les capitaux propres d'un organisme à but non lucratif, car un organisme à but non lucratif n'a pas de propriétaire ni d'investisseurs.
2. Énoncé des activités : L'état des activités indique toute variation de l'actif net sur une période donnée. L'état des activités est similaire à un état des résultats, mais il comprend les totaux de l'année en cours et de l'année précédente ainsi que les totaux budgétisés et les écarts budgétaires. Une explication de tout changement doit toujours accompagner l'état des activités.
3. Relevé des dépenses fonctionnelles : L'état des dépenses fonctionnelles rend compte de chaque programme individuel offert par l'organisme à but non lucratif, ainsi que des frais administratifs/frais généraux et des dépenses de collecte de fonds. L'état des dépenses fonctionnelles peut également être utilisé lors de la préparation de votre formulaire 990.
4. État des flux de trésorerie : L'état des flux de trésorerie est le seul rapport utilisé à la fois dans les entreprises à but lucratif et les organisations à but non lucratif. L'état des flux de trésorerie identifie et rend compte des flux de trésorerie provenant des activités d'exploitation et d'investissement ainsi que des flux de trésorerie provenant des activités de financement.

Étape 5 :Familiarisez-vous avec le formulaire 990

Bien que de nombreuses organisations à but non lucratif soient classées comme exonérées de l'impôt fédéral sur le revenu, elles doivent quand même préparer des formulaires fiscaux à la fin de l'année.

Le formulaire 990 est dû au plus tard le 15e jour du cinquième mois après la fin de la période comptable ou de l'exercice fiscal de l'organisation, donc si votre exercice fiscal se termine le 31 décembre, le formulaire 990 sera dû au plus tard le 15 mai de l'année suivante.

Il est important de noter que le formulaire 990 est disponible pour inspection publique à tout moment une fois déposé, et il devra être déposé chaque année pour que votre organisation conserve son statut à but non lucratif.

Étape 6 :Commencez à saisir les transactions comptables

Maintenant que la majorité du travail de configuration est terminée, vous êtes prêt à commencer à saisir des transactions pour votre organisation à but non lucratif.

La chose la plus importante à retenir lors de la saisie de transactions est que si vous êtes financé par des donateurs ou des subventions, vous devez suivre la façon dont cet argent est dépensé. Les budgets sont également plus largement utilisés dans les organisations à but non lucratif, plusieurs budgets étant généralement préparés pour chaque programme ou subvention.

De plus, si vous acceptez des dons en nature, vous devrez également savoir comment les enregistrer correctement.

Les organisations à but non lucratif exigent une comptabilité à but non lucratif

Alors que les petites organisations à but non lucratif peuvent certainement se débrouiller avec un logiciel de comptabilité standard, afin de suivre correctement plusieurs programmes, fonds et subventions, vous serez mieux servi si vous utilisez un logiciel de comptabilité à but non lucratif ou de fonds.

Les bases de la comptabilité à but non lucratif sont plus complexes que la comptabilité d'une entreprise à but lucratif, mais l'utilisation d'un logiciel spécifique à l'industrie rendra le processus beaucoup plus facile.