Grand livre :tout ce que vous devez savoir en 2022

Le grand livre est un élément essentiel de vos processus de comptabilité et de tenue de livres. Le grand livre général sert de référentiel pour chaque transaction enregistrée et est indispensable pour toute entreprise utilisant la comptabilité en partie double.

Présentation :Qu'est-ce qu'un grand livre en comptabilité ?

Le grand livre général fournit un enregistrement de toutes les transactions financières qui affectent votre entreprise. Il existe cinq types différents de comptes de grand livre, chaque transaction financière ou écriture de journal étant saisie à l'aide d'au moins l'un de ces types de compte :

1. Actifs : Tout objet de valeur appartenant à votre entreprise.
2. Passifs : Tout ce que votre entreprise doit.
3. Équité du propriétaire : Les capitaux propres indiquent la valeur d'une entreprise après soustraction des passifs des actifs.
4. Revenu : Les revenus proviennent de la vente de biens et/ou de services. Il est important d'utiliser le principe de comptabilisation des revenus lors de l'enregistrement des revenus.
5. Dépenses : Les dépenses correspondent au coût de l'activité commerciale et comprennent le loyer, les services publics, les charges salariales, les frais de port et les frais de services professionnels, pour n'en nommer que quelques-uns.

Si vous êtes un indépendant ou un propriétaire unique, il y a de fortes chances que vous puissiez vous débrouiller sans grand livre général, simplement parce que vous n'utilisez pas la comptabilité en partie double. Mais pour tous les autres propriétaires d'entreprise, le grand livre est la partie la plus importante de la comptabilité.

Que vous disent les grands livres sur votre entreprise ?

Bien que votre grand livre général ne soit généralement pas le premier outil que vous utiliseriez pour prendre des décisions commerciales, il peut vous fournir les détails dont vous avez besoin pour afficher les performances financières de votre entreprise au cours du mois en cours, voire de l'exercice en cours.

Qu'il s'agisse de créer un budget ou de calculer le chiffre d'affaires de vos comptes clients, l'un des meilleurs endroits pour commencer est le grand livre.

En fait, si vous voulez voir combien d'argent votre compte bancaire actuel détient, ou pourquoi votre compte de frais d'impression est si élevé, vous devez d'abord consulter votre grand livre.

Mieux gérer les dépenses

Vos dépenses de services professionnels explosent et vous ne savez pas pourquoi. Exécutez un rapport de grand livre pour voir quelle activité s'est déroulée l'année dernière. Votre comptable a-t-il augmenté ses tarifs ? Payez-vous actuellement un avocat pour gérer un litige avec un employé ?

L'une des meilleures façons de mieux gérer vos dépenses est de voir en détail exactement ce que vous payez chaque mois. Bien que cela soit facile à faire pour chaque fournisseur individuel, l'utilisation de votre grand livre général pour afficher toutes les dépenses associées dans chaque catégorie de dépenses vous offre une vue plus globale de vos dépenses professionnelles.

Après tout, vous ne pouvez pas gérer vos dépenses si vous ne savez pas ce qu'elles sont.

Afficher l'activité pour une période spécifique

Bien qu'il existe différents rapports financiers que vous pouvez exécuter pour afficher l'activité du compte pendant une période spécifique, l'exécution d'un rapport de grand livre vous permet d'afficher plus en détail toutes les activités d'une période très spécifique.

Par exemple, l'exécution d'un rapport de grand livre pendant deux mois vous fournira les soldes de début et de fin pour chacun de ces mois, ainsi que toutes les activités enregistrées qui affectent le solde de votre grand livre. Si vous exécutez un rapport de grand livre général du 1er janvier 2020 au 29 février 2020, les soldes de début et de fin seront facilement affichés pour janvier et février.

Identifiez et corrigez les erreurs

Vos dépenses en services publics ont augmenté de 1 000 % depuis le mois dernier, mais vous ne savez pas pourquoi. L'un des moyens les plus rapides de le savoir est de consulter l'activité du grand livre général pour votre compte de dépenses de services publics. Voici deux scénarios possibles où votre grand livre peut vous aider :

Scénario A : Lorsque vous examinez votre grand livre général pour les dépenses de services publics, vous pouvez voir qu'une écriture de journal a été enregistrée pour le montant incorrect, gonflant vos dépenses pour le mois. Vous annulez facilement l'écriture au journal et en saisissez une nouvelle pour le montant correct.

Scénario B : Vous voyez que l'une des entrées concerne un acompte unique pour le nouveau bâtiment que vous louez. Bien que les dépenses en services publics soient supérieures à la normale ce mois-ci, elles sont exactes. Aucune correction n'est nécessaire.

Exemple de grand livre

Toutes les activités financières de votre entreprise sont enregistrées dans le grand livre. Cette activité comprend :

• Dépôts effectués sur vos comptes bancaires
• Chèques émis à l'ordre de divers fournisseurs pour les dépenses d'exploitation
• Chèques de paie émis pour vos employés
• Cotisations sur les salaires versées aux agences d'État et fédérales
• Activité commerciale et activité liée aux comptes clients
• Enregistrement des paiements reçus des clients et clients
• Ajustements d'inventaire tels que la réception de produits ou l'ajustement des niveaux d'inventaire
• Factures reçues et enregistrées dans les comptes créditeurs
• Toutes les contributions du propriétaire à l'entreprise ou les retraits du propriétaire
• Toutes les écritures de journal pour enregistrer les transactions telles que les intérêts et les frais bancaires

Bien qu'il ne s'agisse que d'une liste partielle, n'oubliez pas que toute transaction effectuée par votre entreprise affectera toujours vos comptes de grand livre en conséquence.

Bien que vous puissiez certainement afficher ces détails dans les domaines d'où ils proviennent, tels que les comptes clients, l'inventaire et les comptes fournisseurs, seul le grand livre général vous fournit les détails de tous vos comptes et leur relation avec votre entreprise.

Meilleur logiciel de comptabilité pour consulter votre grand livre

Toute application logicielle de comptabilité prenant en charge la comptabilité en partie double peut également produire un rapport de grand livre. Voici quelques-unes des applications logicielles qui offrent d'excellentes capacités de création de rapports dans le grand livre général.

1. GnuCash

GnuCash est unique à bien des égards. Il s'agit d'un logiciel open source gratuit qui est téléchargé et installé sur un ordinateur de bureau, un poste de travail ou un ordinateur portable. GnuCash est un système à utilisateur unique, il fonctionnera donc bien pour les petites entreprises ou les entreprises qui ne nécessitent qu'un seul utilisateur.

GnuCash comprend d'excellentes options de reporting, avec des rapports détaillés sur l'actif et le passif ainsi qu'un rapport complet sur le grand livre général. Les rapports offrent peu de possibilités de personnalisation, mais il y a tellement de rapports disponibles que la personnalisation ne sera probablement pas un problème.

En tant qu'application open source, GnuCash est entièrement gratuit. Visitez simplement le site Web de GnuCash pour télécharger l'application sur votre ordinateur de bureau, votre poste de travail ou votre ordinateur portable.

2. Livres frais

FreshBooks offre aux petites entreprises un excellent moyen de gérer leur grand livre général. FreshBooks propose actuellement quatre options de plan, ce qui facilite la transition vers un plan plus puissant. FreshBooks est conçu pour une navigation facile, de sorte que même les nouveaux utilisateurs peuvent facilement s'y retrouver.

Bien que les options de création de rapports soient assez basiques dans FreshBooks, les choix de création de rapports se sont améliorés ces dernières années, avec des rapports de tableau de bord et d'analyse disponibles. FreshBooks propose également un rapport de grand livre facile à lire.

Le prix de FreshBooks Lite est de 15 $ par mois, avec Plus de 25 $ et Premium de 50 $. Tous les forfaits incluent la facturation, la capacité de paiement en ligne, les budgets de projet et de solides options de création de rapports.

3. QuickBooks bureau

QuickBooks Desktop offre d'excellentes options de rapport de grand livre général pour les petites entreprises et les entreprises en croissance. Conçu pour le bureau à utilisateur unique ainsi que pour les entreprises en pleine croissance avec plusieurs utilisateurs, QuickBooks bureau propose trois forfaits au choix.

QuickBooks offre également d'autres excellentes options de création de rapports, avec plus de 100 rapports standard inclus dans QuickBooks Pro, tandis que les plans Premier et Entreprise incluent plus de 150 rapports. Des modèles de rapport sont également inclus dans les applications QuickBooks bureau, et vous pouvez facilement personnaliser un rapport de grand livre général pour inclure uniquement les comptes que vous souhaitez afficher.

QuickBooks Desktop Pro coûte actuellement 299,95 $ et prend en charge jusqu'à trois utilisateurs. Premier est au prix de 499,95 $ par an et prend en charge jusqu'à cinq utilisateurs, tandis que le plan Entreprise prend en charge jusqu'à 30 utilisateurs système et est disponible pour 849,10 $ par an.

Le grand livre est le cœur de votre système comptable

Que vous enregistriez encore des transactions comptables à l'aide d'un tableur ou que vous utilisiez un logiciel de comptabilité, le grand livre général est essentiel pour une comptabilité précise, fournissant une liste détaillée de toutes vos transactions financières en un seul endroit.

Comme un chéquier, la comptabilité générale aide à garantir que tous vos comptes restent en équilibre, les débits étant égaux aux crédits.

Si vous recherchez un meilleur moyen de suivre l'activité du grand livre général, assurez-vous de consulter les applications ci-dessus ou consultez les avis sur les logiciels de comptabilité de The Ascent pour afficher encore plus d'options.