Comptabilité 101 :les bases que les propriétaires de petites entreprises doivent connaître

L'idée d'apprendre et de comprendre un tas de concepts comptables apparemment compliqués peut semer la peur dans le cœur des propriétaires de petites entreprises.

Cependant, si vous prenez un peu de temps pour vous familiariser avec les bases de la comptabilité, vous constaterez probablement que ce n'est pas aussi difficile que vous l'aviez imaginé. Nous sommes ici pour vous montrer quelques bases comptables importantes que tout propriétaire de petite entreprise devrait connaître et comprendre.

En un coup d'œil :les bases comptables que les propriétaires de petites entreprises doivent connaître

• Les comptables enregistrent les transactions financières, tandis que les comptables fournissent une analyse de la signification de ces transactions. En tant que propriétaire d'entreprise, vous ferez probablement un peu des deux.
• La comptabilité en partie double est le meilleur moyen de garantir l'équilibre de vos comptes.
• Les débits et les crédits sont au cœur de la comptabilité. Ces entrées peuvent augmenter ou diminuer le solde d'un compte, selon le type de compte.
• Les états financiers vous fournissent les informations nécessaires pour prendre des décisions à court et à long terme concernant votre entreprise.

Définition comptable et glossaire

Bien que la comptabilité puisse sembler intimidante pour les propriétaires d'entreprise, à peu près n'importe qui peut facilement comprendre les bases de la comptabilité.

Se familiariser avec les termes comptables courants peut grandement contribuer à vous rendre beaucoup plus à l'aise avec l'ensemble du processus comptable.

1. Comptabilité en partie double

La comptabilité en partie double signifie que chaque transaction saisie dans votre système comptable ou votre grand livre affectera au moins deux comptes. Pour chaque entrée de débit que vous effectuez, vous devrez effectuer une entrée de crédit correspondante.

De même, si vous effectuez une écriture au crédit, vous devrez effectuer une écriture au débit correspondante. Cela garantit que vos comptes restent en équilibre. Bien que les propriétaires uniques et les indépendants n'aient pas besoin d'utiliser une comptabilité en partie double, les petites entreprises en croissance seront mieux servies en le faisant.

2. Débits et crédits

Les débits et les crédits sont utilisés pour enregistrer toutes les opérations de tenue de livres et de comptabilité de votre petite entreprise. L'effet d'un débit ou d'un crédit sur un compte particulier dépend largement du type de compte concerné.

Par exemple, si vous validez une transaction de débit sur un compte d'actif, cela augmentera le solde de ce compte, tandis que si vous validez un débit sur un compte de passif, le solde de ce compte sera diminué.

Un débit est toujours sur le côté gauche de toute transaction comptable, tandis qu'un crédit est toujours sur le côté droit de la transaction.

3. Plan comptable

Votre plan comptable est le cœur de tout système comptable et répertorie tous les comptes présents dans votre grand livre général, où se trouvent toutes vos écritures comptables.

Vous devez créer le plan comptable avant d'enregistrer toute transaction financière. Heureusement, la plupart des programmes de comptabilité des petites entreprises incluent un plan comptable par défaut que la majorité des petites entreprises peuvent utiliser, avec la possibilité d'ajouter d'autres comptes si nécessaire.

4. Méthode de comptabilité de caisse

Après avoir établi votre plan comptable, vous devrez décider du type de méthode comptable que vous utiliserez. De nombreux pigistes et propriétaires uniques utilisent la méthode de comptabilité de caisse, qui enregistre les espèces lorsqu'elles sont reçues et les dépenses lorsqu'elles sont payées, et elle ne suit pas les soldes des comptes créditeurs ou débiteurs.

5. Méthode de comptabilité d'exercice

Si vous avez des employés ou si vous vendez des produits, vous devriez utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice. Cette méthode enregistre tous les revenus/revenus et dépenses au fur et à mesure qu'ils surviennent, et non lorsque votre client paie ou que vous rédigez un chèque pour une facture.

La comptabilité d'exercice fournit une image beaucoup plus claire des revenus et des dépenses pour une période donnée, mais elle peut compliquer la gestion correcte des flux de trésorerie.

6. Actifs

Un actif est tout ce qui a de la valeur et que votre entreprise possède. Les actifs peuvent comprendre l'argent de votre compte bancaire, le solde de vos comptes clients, l'immeuble que vous possédez, les stocks, les fournitures, le matériel informatique et le mobilier. Les actifs peuvent également être intangibles, comme la propriété intellectuelle.

7. Passif

Les passifs sont tout ce que votre entreprise doit. Les soldes de vos comptes fournisseurs sont considérés comme des passifs, car c'est ce que vous devez actuellement à vos fournisseurs. Les prêts sont également considérés comme un passif.

8. Revenus et revenus

Les revenus, ou revenus, sont toutes les sommes reçues dans le cadre de la conduite des affaires, qu'il s'agisse de vendre des produits ou des services.

9. Dépenses

Tout, du paiement de vos employés au paiement de votre facture d'électricité, est considéré comme une dépense. Par exemple, lorsque vous entrez une facture d'électricité à payer le mois prochain, celle-ci est enregistrée comme une dépense. Une note de frais vous aide à suivre vos dépenses professionnelles afin que vous sachiez où va votre argent

10. Équité

Les capitaux propres représentent votre intérêt financier actuel dans votre entreprise et sont dérivés de la soustraction de vos passifs totaux de vos actifs totaux.

11. Comptes fournisseurs (A/P)

Les comptes créditeurs sont un enregistrement des factures qui ont été entrées dans le grand livre ou le logiciel de comptabilité, mais qui n'ont pas encore été payées. Une fois qu'un fournisseur a été payé, le solde fournisseur/fournisseur est réduit de ce montant.

Lorsque la facture d'électricité est payée le mois suivant, l'entrée serait :

Vous pouvez voir que l'entrée initiale dans A/P est un crédit, ce qui augmente le solde de ce compte. Une fois cette facture payée, A/P est réduit du montant du paiement, tandis que votre compte de trésorerie est également réduit.

12. Comptes clients (A/R)

Les comptes débiteurs sont l'endroit où tous les fonds actuellement dus à votre entreprise sont enregistrés jusqu'à ce qu'ils soient payés par vos clients. Une fois qu'un client a payé sa facture, le solde A/R est réduit. Vous pouvez utiliser A/R pour avoir un aperçu de vos opérations commerciales en calculant le taux de rotation des comptes clients.

13. Vieillissement

Les comptes A/P et A/R incluent le vieillissement, qui est simplement un moyen de gérer les fonds entrants ou sortants. Le vieillissement A/P affiche une liste de toutes les factures actuellement dues aux fournisseurs et aux fournisseurs, en suivant les dates d'échéance et en vous informant lorsqu'un paiement est dû ou en retard.

A/R fournit les mêmes informations pour les paiements client en attente, vous informant à nouveau lorsqu'un paiement client est en retard. Une fois que vous avez plusieurs clients ou fournisseurs, les rapports chronologiques peuvent devenir inestimables pour votre entreprise.

14. Entrées de journal

Bien que votre logiciel de comptabilité gère probablement la majorité des écritures nécessaires à votre entreprise, il peut arriver que vous deviez saisir une écriture de journal.

Cela peut se produire pour des choses telles que les frais bancaires que vous pouvez trouver lorsque vous rapprochez votre compte bancaire à la fin du mois. Ou bien, il peut s'agir d'écritures d'amortissement si vous enregistrez l'amortissement d'éléments coûteux (tels que des achats de bâtiments, des systèmes informatiques coûteux ou l'achat d'un véhicule de société).

Toutes ces transactions devront être saisies dans votre logiciel comptable en faisant une écriture au journal.

Comment mettre en place un système comptable pour votre petite entreprise

Heureusement, les applications logicielles de comptabilité pour petites entreprises d'aujourd'hui telles que QuickBooks Online, Xero et FreshBooks sont conçues pour faciliter la configuration de votre entreprise.

Bien que les propriétaires de petites entreprises puissent utiliser un logiciel de tableur, il est vraiment dans votre intérêt de trouver un logiciel de comptabilité avec lequel vous êtes à l'aise et de commencer à créer votre entreprise.

Étape 1 :Créer un plan comptable

Encore une fois, en utilisant un logiciel de comptabilité, ce processus est généralement automatisé et assez indolore, la plupart des propriétaires de petites entreprises pouvant utiliser le plan comptable par défaut fourni dans le logiciel.

Étape 2 :Déterminez votre méthode comptable

Avant de saisir des transactions, vous devrez déterminer si vous souhaitez utiliser la méthode de comptabilité de caisse simplifiée ou la méthode de comptabilité d'exercice plus complète. N'oubliez pas que si vous avez des employés ou si vous gérez beaucoup d'inventaire, la méthode de régularisation devrait être votre méthode préférée.

Étape 3 :Configurez les soldes d'ouverture, le cas échéant

Si vous êtes un nouveau propriétaire d'entreprise, vous n'aurez pas de soldes d'ouverture, mais ceux qui passent d'un tableur ou d'une autre application comptable devront saisir leurs soldes d'ouverture dans les comptes appropriés du grand livre général.

Étape 4 :Commencez à saisir les transactions

Une fois que vous avez créé votre plan comptable, choisi votre méthode comptable et saisi vos soldes d'ouverture dans votre application logicielle actuelle, vous pouvez commencer à saisir vos transactions financières.

Comment un logiciel de comptabilité peut vous aider avec vos finances

Il y a des années, les propriétaires de petites entreprises se retrouvaient souvent complètement perdus lorsqu'il s'agissait de comprendre et de naviguer dans un logiciel de comptabilité.

Aujourd'hui, ces applications ont rendu l'ensemble du processus beaucoup plus facile, en utilisant des écrans de saisie de données intuitifs tout en remplaçant les termes obsolètes par un vocabulaire familier que la plupart d'entre nous connaissent déjà.

En fait, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut avoir les conséquences suivantes :

• Une réduction des erreurs : Un logiciel de comptabilité est conçu pour capturer avec précision vos transactions financières, telles que les dépenses et la rédaction de factures, et réduire les erreurs de saisie. Bien qu'il soit facile d'oublier de saisir la deuxième partie d'une transaction dans une feuille de calcul, en utilisant un logiciel de comptabilité, vous serez immédiatement averti en cas d'oubli.
• Plus de temps libre : La saisie de toutes vos transactions dans une feuille de calcul peut prendre du temps. La saisie manuelle de ces informations dans des registres séparés peut être encore pire. Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous constatez que vous avez en fait plus de temps libre à consacrer à votre entreprise, au lieu de faire du travail de comptabilité.
• Accès à des rapports financiers complets : La création d'états financiers à partir de feuilles de calcul est une recette pour le désastre. Au lieu de cela, il faut environ 30 secondes pour créer un ensemble complet d'états financiers tels qu'un bilan, un compte de résultat et un état des flux de trésorerie à l'aide d'un logiciel de comptabilité.

Trouver la bonne solution comptable pour vous

Avec l'aide d'un logiciel de comptabilité, vous pouvez avoir votre entreprise sur une base financière solide en un rien de temps.

Si vous avez encore du mal à trouver le logiciel qui vous convient ou à choisir entre deux options, telles que FreshBooks ou Quickbooks, assurez-vous de consulter nos avis sur les logiciels de comptabilité.

De nombreuses applications proposent une démo gratuite qui vous permet de tester le logiciel avant de l'acheter.