Qu'est-ce qu'une note de frais et comment la créer - avec modèle et exemple

Lorsque votre petite entreprise est toujours en mouvement, essayer de garder une trace de toutes vos dépenses professionnelles peut être un défi. Heureusement, il ne doit pas en être ainsi. En créant une note de frais, vous pouvez suivre toutes vos dépenses professionnelles en un seul endroit pour ne pas avoir à vous soucier d'oublier quoi que ce soit.

Si vous essayez de développer votre entreprise et de rester au courant des choses, vous devez savoir où va votre argent. Heureusement, la création d'un rapport de dépenses n'est pas un processus difficile. Même si votre entreprise est petite, vous pouvez générer une simple note de frais pour suivre vos dépenses professionnelles. Utilisez ce guide pour créer une note de frais pour votre petite entreprise et rester au top !

Contenu :

1. Qu'est-ce qu'une note de frais ?

2. À quoi ressemble une note de frais ?

• Que doit contenir une note de frais ?

3. Comment créer une note de frais

• Comment faire une note de frais
• Note de frais dans Synder

4. A quoi sert une note de frais ?

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Exploiter une entreprise nécessite de gérer un grand nombre de tâches et de dépenses différentes. Qu'il s'agisse de publicités, d'achat de fournitures supplémentaires ou de la couverture des taxes professionnelles, chaque dépense doit être comptabilisée.

Une note de frais est un relevé des dépenses engagées par une entreprise. Il s'agit d'un document financier qui répertorie toutes les dépenses d'une petite entreprise et les détails correspondants sur le coût, le temps et l'origine.

Vous pouvez utiliser une note de frais pour savoir quelle a été la dépense la plus importante de l'entreprise et combien elle vous a coûté au cours de la période comptable. Il est également utile pour vérifier l'exactitude des dépenses enregistrées par l'entreprise. Il sert à suivre les activités financières de l'entreprise et à surveiller les habitudes de dépenses de l'entreprise.

À quoi ressemble une note de frais ?

Les notes de frais des petites entreprises doivent être exactes et fiables. Une note de frais doit être détaillée et refléter toutes les dépenses de l'entreprise. Cela vous aidera à savoir où va votre argent et à vérifier que vous ne dépensez pas de l'argent à la légère.

Que doit contenir une note de frais

En tant que propriétaire d'une entreprise de commerce électronique, vous devez être conscient des coûts suivants que vous devez inclure dans votre note de frais :

Produits . Les articles et les coûts supplémentaires de fabrication que vous dépensez pour les biens que vous vendez.

Stockage. Le montant d'argent que vous dépensez dans les entrepôts où vous conservez les produits finaux.

Frais de plateforme. Quelle que soit la plateforme sur laquelle vous vendez (Shopify, Etsy, WooCommerce, etc.), ils ont probablement des frais.

Applications supplémentaires. Si vous utilisez des applications supplémentaires pour de meilleures performances (qu'il s'agisse d'un logiciel de comptabilité ou d'une application qui vous aide avec la publicité), vous devez les inclure dans vos rapports car ce sont également des dépenses.

Frais d'expédition. Le coût que vous payez pour l'expédition à vos clients.

Remboursements. Aucune entreprise de commerce électronique n'est à l'abri des produits qui arrivent parfois endommagés ou du mécontentement du client à l'égard du produit. Vous devez être prêt à faire face à ces dépenses au cas où le client souhaiterait retourner le produit.

Frais bancaires/de traitement. Que vous utilisiez Stripe, Square, PayPal ou toute autre passerelle de paiement, ils auront des frais supplémentaires pour le traitement de vos transactions.

Taxes. Soyez également prêt à gérer les impôts. Vous ne voulez pas vous tromper avec ceux-ci.

Assurance. Ce n'est pas l'un des éléments essentiels, mais néanmoins, si vous souhaitez protéger vos produits contre le vol et toute autre catastrophe, vous devez en tenir compte.

Comment créer une note de frais

Lorsqu'il s'agit de gérer votre entreprise ou de rendre compte de vos finances, une chose est certaine :vous devrez savoir comment créer une note de frais. Que vous soyez un petit amateur cherchant à garder un œil sur vos dépenses ou une entreprise indépendante qui doit surveiller vos dépenses professionnelles, vous devrez contrôler vos finances.

Comment faire une note de frais :

1. Manuellement
2. Avec l'aide d'un logiciel de notes de frais

Examinons les deux solutions.

Mode difficile :manuellement à l'aide du modèle de note de frais

Il est préférable d'aller directement à la banque. Une fois connecté, les catégories de votre rapport de dépenses manuel vous seront présentées. Vous pouvez même les trier afin que les dépenses que vous souhaitez suivre soient en tête. Après avoir choisi vos catégories, le reste est facile. Il vous suffit de copier ou de joindre les informations de la banque, puis de mettre à jour la feuille de calcul.

Cependant, la création manuelle d'une note de frais peut être stressante et gênante, car vous devez vous assurer que vous ou votre comptable avez correctement saisi tous les chiffres dans le tableau. Une petite erreur et vous devrez tout revérifier dans votre note de frais depuis le tout début et refaire les derniers calculs.

Mode Pro :Utiliser la solution logicielle de note de frais

Une note de frais bien rédigée peut vous aider à gérer efficacement les finances de votre entreprise et à maîtriser toutes vos dépenses professionnelles. Dans le même temps, de nombreuses entreprises accordent peu d'attention et négligent la planification dans le processus de création des notes de frais. Par conséquent, cela devient une source de stress et draine leurs ressources. Si vous souhaitez simplifier la génération des notes de frais, suivre vos finances et surveiller les dépenses de votre entreprise, vous devriez envisager d'utiliser une solution logicielle spéciale pour les notes de frais qui vous aidera à gérer toutes les tâches nécessaires.

Bien que vous puissiez utiliser un outil spécifique pour créer des notes de frais, la mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité réel est bien meilleure. Cela résoudra de nombreux problèmes et vous pouvez être sûr que tout est fait correctement. Un énorme avantage est que tout se fait automatiquement.

Voici un exemple de note de frais dans Synder :

Vous pouvez obtenir un aperçu des performances de votre entreprise dans votre devise locale et même comparer les résultats avec la période précédente. Vous pouvez également télécharger la note de frais sous forme de fichier excel :

En gros, voici à quoi ressemblerait votre note de frais si vous la faisiez manuellement. La seule différence est que Synder Comptabilité calcule tout automatiquement en quelques secondes.

Découvrez comment Synder peut simplifier votre activité de commerce électronique et vérifiez les fonctionnalités ou planifiez une session de démonstration avec les spécialistes de Synder.

À quoi sert une note de frais ?

Les propriétaires d'entreprise doivent tenir un registre de chaque centime dépensé pour les dépenses de leur entreprise. C'est le sujet de presque tous les livres comptables. Cependant, il existe de nombreuses autres utilisations pour une note de frais. Cela peut vous aider à établir des priorités et à prendre des décisions éclairées sur où dépenser votre temps et votre argent. C'est aussi un moyen de garder une trace de vos dépenses quotidiennes pour éviter les dépenses excessives.

Examinons en détail certains avantages de l'utilisation régulière d'une note de frais.

Soyez parfaitement préparé pour un contrôle fiscal

Vous avez du mal à dormir à cause des déclarations fiscales ? Même les plus petites entreprises s'inquiètent de la possibilité d'être contrôlées par les autorités fiscales.

La peur d'être audité peut conduire à l'hésitation, à l'indécision et même au stress chez les propriétaires de petites entreprises. Cela les amène à se demander s'ils font tout ce qu'ils peuvent pour maintenir leur conformité fiscale.

Vous vous demandez peut-être comment vous pouvez vous préparer à un contrôle fiscal et ce que vous pouvez faire pour vous assurer que votre entreprise est en règle. Une bonne note de frais de petite entreprise est une réponse.

Découvrez d'autres conseils sur la manière d'éviter le contrôle fiscal et assurez-vous que votre entreprise fonctionne bien dans notre article de blog IRS Audit Red Flags :How to escape tax audit.

Mieux comprendre votre budget et les performances de votre entreprise

Tenir à jour un budget et des dossiers financiers est quelque chose que chaque entreprise doit faire. De nombreux propriétaires d'entreprise deviennent prudents et ne dépensent que l'argent qu'ils peuvent se permettre. Bien que vous deviez toujours contrôler les finances de votre entreprise, vous devriez également être en mesure de voir que votre entreprise fonctionne bien.

Une note de frais vous aide à savoir combien vous pouvez dépenser. En comprenant les finances de votre entreprise, vous pouvez prendre des décisions éclairées et prendre les bonnes mesures pour améliorer vos performances. Il existe de nombreuses façons de suivre les performances de votre entreprise. Cependant, une note de frais de petite entreprise est l'un des moyens les plus simples de comprendre combien d'argent vous dépensez quotidiennement.

Planifier les stratégies futures

Avec le bon rapport de dépenses, vous pouvez planifier la stratégie pour la planification et les performances futures de l'entreprise. Puisque vous verrez des détails sur le coût des différentes parties de votre entreprise, vous pouvez créer une stratégie appropriée qui sera à la fois abordable et rentable.

Conclusion

Les entreprises dépensent beaucoup d'argent en comptabilité et en audit. S'il est fait correctement, le rapport de dépenses des petites entreprises est essentiel au succès de toute entreprise.

En mettant en œuvre une solution logicielle pour votre rapport de dépenses et votre comptabilité de commerce électronique, vous pouvez créer un système qui vous aidera à élaborer de nouvelles stratégies et à prévoir l'avenir. Vous aurez une longueur d'avance sur la vision de la performance de votre entreprise.
Le logiciel de comptabilité Synder vous offre une excellente opportunité non seulement de créer un rapport de dépenses complet pour les petites entreprises, mais également de suivre votre comptabilité. Êtes-vous prêt à essayer ?