Exécuteur de succession :ce que cela signifie et ce que vous devez savoir

S'engager dans le travail d'exécuteur testamentaire, c'est devenir une voix pour le défunt.

C'est un honneur d'être invité à exécuter une succession. Que vous acceptiez cet honneur dépend probablement du temps et de l'énergie que vous pouvez consacrer à un travail qui peut prendre étonnamment beaucoup de temps. En tant qu'exécuteur testamentaire, vous agissez comme la « voix » du défunt, en veillant à ce que ses dernières volontés soient respectées.

Si vous acceptez de devenir exécuteur testamentaire (ou « représentant personnel », comme on l'appelle dans certains États), il existe une liste de tâches que vous devez accomplir. Heureusement, vous pouvez régler un problème à la fois.

Avant la mort

Une fois que vous avez accepté d'être l'exécuteur testamentaire, demandez une copie du dernier testament et familiarisez-vous avec celui-ci. Notez qui héritera des biens, s'il y a des co-exécuteurs testamentaires (appelés "co-fiduciaires") et s'il y a des demandes inhabituelles. Renseignez-vous sur l'emplacement de tout coffre-fort, des documents essentiels tels qu'un acte de propriété ou un titre de voiture, et notez où tout se trouve.

Si vous n'avez pas de copie du testament au moment du décès, vous pouvez en obtenir une copie auprès de son avocat.

Après la mort

Commander des certificats de décès

Les certificats de décès peuvent être commandés par l'intermédiaire du crématorium ou du salon funéraire, d'une société tierce ou de l'État ou du comté dans lequel la personne est décédée. Il vous sera demandé de fournir un certificat de décès dans de nombreuses situations, notamment lors de la souscription d'une assurance-vie, de l'accès aux comptes bancaires et, parfois, des relations avec les créanciers. Six à 12 copies du certificat de décès suffiront généralement.

Classer le testament

Un testament doit être déposé auprès du tribunal d'homologation local, même si l'homologation n'est pas nécessaire. Généralement, l'homologation est jugée inutile lorsque la succession est petite, bien que chaque État détermine ce qu'il considère comme "petit". Par exemple, la Californie considère qu'une succession évaluée à 166 250 $ ou moins est suffisamment petite pour contourner l'homologation, tandis que le Missouri a un seuil de 40 000 $. Vérifiez les lois de votre état pour savoir quand le besoin d'homologation entre en vigueur.

Effectuer des appels de notification

Parmi ceux qui doivent être informés d'un décès :l'administration de la sécurité sociale, les sociétés de cartes de crédit, les créanciers, l'administration des anciens combattants et tout autre organisme gouvernemental ayant un intérêt financier.

Demander un numéro d'identification fiscale pour la succession

Même si le défunt avait un numéro de sécurité sociale, vous aurez besoin d'un numéro d'identification fiscale spécifique à la succession. Pour en obtenir un, rendez-vous sur www.irs.gov et remplissez le formulaire SS-4. Le formulaire s'appelle Demande de numéro d'identification d'employeur , un titre qui n'a rien à voir avec ce dont vous avez besoin, mais qui est néanmoins la bonne forme.

Ouvrir un compte bancaire

Ouvrez un compte bancaire au nom de la succession. Par exemple, « Succession de Connie Bradshaw, décédée, Katherine L. Jones, exécuteur testamentaire ». C'est sur ce compte que seront déposés tous les chèques de paie, assurances-vie ou autres fonds entrants. Vous utiliserez également ce compte pour payer des factures tout au long du processus d'homologation et éventuellement pour distribuer de l'argent aux bénéficiaires. Si vous vivez dans un État différent de celui du défunt, ouvrez un compte dans son État d'origine.

Superviser l'entretien de la propriété

Si la propriété doit être vendue ou distribuée aux héritiers, vous devez en surveiller la garde jusqu'à ce qu'elle soit distribuée.

Effectuer un inventaire

Soumettez un inventaire des actifs au tribunal, avec la juste valeur marchande de chaque actif.

Payer les taxes et les frais

Produisez une déclaration de revenus du début de l'année jusqu'à la date du décès et payez les impôts dus.

Payer pour d'autres services

Payez les frais pour les services d'un comptable ou d'un avocat avant de distribuer les actifs.

Distribuer les ressources

Une fois les dettes réglées et les impôts et les services professionnels payés, distribuez les actifs aux bénéficiaires. Il est courant qu'il faille un an ou plus pour en arriver là.

Disposer des biens restants

S'il reste des biens après que vous avez distribué des actifs, disposez-en. C'est une bonne idée de demander aux bénéficiaires par écrit s'ils aimeraient tout ce qui reste et de conserver une trace de leurs réponses avant de prendre une décision finale.

Proposer un décompte final 

Une fois que tout a été réglé, déposez un décompte final de la succession auprès du tribunal. L'homologation ne sera pas fermée tant que tout l'argent n'aura pas été comptabilisé. Un décompte final répertorie ce qui se trouvait dans l'inventaire, le montant total d'argent qui est entré pendant l'homologation, les actifs qui ont été vendus et toutes les distributions.

Fermer le compte

Soumettez tous les reçus et dossiers au tribunal, demandez que la succession soit fermée et demandez à être libéré de votre rôle d'exécuteur testamentaire.

Conseils

Certains domaines nécessitent peu de travail, tandis que d'autres peuvent prendre du temps. Ces conseils peuvent faciliter le processus.

Décidez si vous avez besoin d'un avocat

Si le testament est compliqué ou nécessite que vous preniez des décisions importantes, envisagez de faire appel à un avocat spécialisé dans les successions. Par exemple, si le défunt vous a demandé de distribuer de l'argent (à votre discrétion) à son enfant mineur jusqu'à l'âge de 25 ans, un avocat peut vous conseiller sur la meilleure façon de le faire. Aucune règle ne dit que vous devez engager un avocat, mais cela vaut la peine d'être considéré.

Gardez des enregistrements minutieux

Que vous utilisiez l'expertise d'un avocat ou non, conservez des enregistrements détaillés de tout ce que vous faites. Les registres doivent inclure les dépenses engagées, les revenus et à qui les distributions ont été faites. Les bénéficiaires ont le droit d'examiner vos documents avant la finalisation du processus de distribution.

Être un exécuteur testamentaire peut être simple ou assez compliqué, mais il y a de la satisfaction à savoir que vous avez aidé à réaliser les dernières volontés d'une personne importante pour vous.