Appel d'offres (RFB) :un guide complet pour les entreprises

Les fournisseurs potentiels peuvent comparer leurs offres lors d’une ouverture formelle des offres.

Crédit d'image : BananaStock/BananaStock/Getty Images

Plus communément appelée demande de proposition, une demande d'offre est une sollicitation formelle de votre entreprise pour un plan d'action et un prix pour les biens et services que votre entreprise souhaite acheter. Un appel d'offres réussi est suffisamment large pour attirer un certain nombre d'offres, mais suffisamment détaillé pour que vous finissiez par acheter les biens et services qui ont déclenché l'ensemble du processus de demande d'offre.

Faites vos recherches

Avant de commencer à reconstituer votre demande d'offre, quelques recherches sur le sujet vous aideront à rédiger une demande de proposition qui a du sens à la lumière de ce que les fournisseurs peuvent réellement offrir à votre entreprise. Invitez des vendeurs dans votre bureau et laissez-les expliquer les détails des produits ou services qu'ils vendent. Posez beaucoup de questions, prenez beaucoup de notes et informez les représentants du fournisseur que vous allez lancer une demande d'offre officielle.

Définissez vos objectifs pour la demande

La première section de votre appel d'offres doit être un aperçu de votre entreprise et de ce qu'elle fait, suivi des objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la proposition de produit que vous préparez. Plus les fournisseurs qui soumissionnent connaissent votre entreprise et ce que vous essayez d’accomplir, mieux ils seront en mesure d’adapter leurs propositions à vos besoins. Cette section offre également aux fournisseurs la possibilité de s'écarter des spécifications répertoriées s'ils voient une meilleure façon d'atteindre vos objectifs.

Passons aux détails

La section Spécifications informe les fournisseurs des critères qu'ils sont censés respecter ou dépasser dans leurs propositions d'offres. Il s’agit de l’essentiel de votre demande d’enchère et le niveau de détail peut varier considérablement. Vos exigences peuvent aller d'un aperçu général des tâches que le produit ou service doit couvrir à une liste détaillée des spécifications qui doivent être respectées pour qu'une offre soit prise en compte. La section des spécifications couvre les éléments nécessaires pour que le produit ou le service réponde aux besoins de votre entreprise.

Comment les soumissionnaires doivent-ils répondre

Votre demande d'offre doit inclure le format et la méthode d'acceptation des propositions. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que les offres dans une enveloppe scellée soient livrées avant une certaine date. Vous devez également expliquer comment les offres seront traitées. Vous souhaiterez peut-être donner aux fournisseurs une chance de proposer leur meilleur prix, ou vous pouvez choisir de laisser l'attribution du contrat ouverte, ce qui vous permettra de demander plus d'informations à un fournisseur ou de modifier certaines spécifications et de réévaluer une offre.