Comment fonctionne un grand livre ?

Les grands livres enregistrent simplement les crédits et les débits. Nous utilisons un registre chaque fois que nous inscrivons des chèques ou des dépôts dans nos chéquiers ou des dépôts et des retraits dans un livret d'épargne. Certaines personnes tiennent un livre de ménage. D'autres tiennent des registres d'entreprise pour les petites entreprises ou les sociétés internationales. Bien que l'informatisation ait simplifié le travail du comptable d'entreprise, il peut également être appliqué aux finances des ménages. Les grands livres informatiques sont disponibles en tant que freeware ou shareware ainsi que les packages professionnels disponibles à l'achat. Les tablettes du grand livre sont disponibles dans tous les magasins de fournitures de bureau et dans la plupart des papeteries.

Les registres contiennent au moins cinq colonnes, utilisé pour la date, détail, crédit, débit et solde. La colonne de détail est utilisée pour le nom du bénéficiaire ou de la source de revenu et des notes. Le revenu ou la dépense est enregistré dans la colonne crédit ou débit (en laissant l'autre colonne vide) et un total cumulé est inscrit dans la ligne de solde. Des colonnes peuvent être ajoutées pour indiquer le revenu imposable ou les dépenses déductibles. Les grands livres doivent être conservés pendant une certaine période --- une semaine ou un mois --- selon le nombre de transactions qui se produisent. En fin de période, les débits et les crédits sont totalisés et le solde de clôture est vérifié en ajoutant les crédits et en soustrayant les débits du solde d'ouverture. Le solde de clôture est « reporté » en tant que solde d'ouverture sur le grand livre pour la période suivante. Assurez-vous de marquer chaque feuille de votre grand livre d'un titre (grand livre du ménage, nom de l'entreprise), les dates de la période couverte par la feuille et les en-têtes des colonnes. S'il faut plus d'une page pour couvrir une période d'activité, assurez-vous de marquer les numéros de page pour le nombre total sur chaque page.

Les grands livres sont utilisés par les comptables pour préparer les bilans, suivre les revenus et les dépenses pour les déclarations de revenus et préparer les budgets. Pour utiliser le grand livre pour cela, ils attribuent des numéros de compte à chaque groupe d'actifs et de passifs. Un numéro de compte distinct peut être attribué :aux revenus de chaque source, louer, remboursements d'hypothèques et de prêts, location d'ordinateurs, les dépenses scolaires ou tout type de revenu ou de dépense dont vous pourriez avoir besoin d'un total à la fin de l'année. La numérotation des comptes facilite la collecte de données pouvant être utilisées pour calculer les impôts ou établir des budgets. À l'aide de votre grand livre, vous pouvez préparer un budget pour votre entreprise et votre ménage qui peut prédire les dépenses que vous devez prévoir et le type de revenu auquel vous pouvez vous attendre. Tenez des registres séparés pour les comptes professionnels et personnels afin de garder une trace de l'argent et d'avoir des dossiers complets pour votre comptable.