10 conseils financiers pour les petites entreprises pour 2020

Deux entreprises. Deux équipes de leadership intelligentes, deux staffs motivés, deux produits à succès potentiels. Alors pourquoi l'un grandit et l'autre patauge ?

Trois mots :planification financière intelligente. Que vous soyez un entrepreneur débutant ou un propriétaire d'entreprise visant une introduction en bourse, vous savez probablement qu'il y a beaucoup plus de succès que de garder les livres en ordre, bien que la constitution d'une équipe financière efficace soit certainement une décision intelligente. Pour ceux qui cherchent à passer au niveau supérieur, Voici 10 façons d'améliorer les finances de votre entreprise et d'être au mieux de votre personnalité fiscale.

1. Passez au sans papier, ou au moins « lumière de papier ».

L'abandon du papier n'est pas seulement vert; cela vous fait gagner du temps, l'argent et le chagrin quand vient le temps de faire des impôts ou de travailler avec un vérificateur. Et, avec la prolifération des outils commerciaux basés sur le cloud et le travail à distance, il est devenu à la fois plus facile et plus important d'adopter des pratiques d'accès mobile et sans papier (ou moins de papier).

Bien sûr, nous parlons de la fin du papier depuis des décennies. Mais 2020 pourrait bien être l'année où nous arrêterons enfin de fouiller dans des rames de papier à la recherche de factures, ne serait-ce que parce que nous ne sommes pas au bureau pour accéder à ces stocks de pâte de bois. Et, nous envisageons une diminution spectaculaire de l'utilisation du papier-monnaie :82 % des personnes interrogées lors d'un récent sondage Mastercard ont déclaré que le sans contact est un « moyen de paiement plus propre » à l'ère du COVID, car il offre des paiements plus rapides, plus de contrôle sur la proximité physique et aucun contact avec les appareils publics partagés. Pour les détaillants et ceux qui suivent les dépenses des employés, cashless signifie également une piste électronique plus complète.

Pour résumer les avantages d'un effort concerté pour réduire la consommation de papier :Meilleur accès aux données—avec des documents électroniques, trouver ce dont vous avez besoin est une question d'une simple recherche. Vous pouvez accélérer les paiements et éviter des frais de retard coûteux. Cela facilite la tenue des dossiers, surtout venir la saison des impôts. Cela vous donne un crédit vert auprès des employés. Vous pouvez vous débarrasser de ce copieur encombrant. Qu'est-ce qu'il ne faut pas aimer ?

2. Faire et gérer contre un budget.

L'adage, « Si vous ne planifiez pas, vous prévoyez d'échouer » est particulièrement vrai en ce qui concerne votre budget. Pour toute entreprise, un budget - fixe s'il le faut, flexible si vous le pouvez - sert de feuille de route lorsque vous prenez des décisions commerciales et même tracez des itinéraires d'expansion.

Au minimum, un budget comprendra l'argent que vous comptez encaisser et le montant que vous comptez payer en dépenses. Avec ces chiffres tracés, vous pouvez vous lancer dans la prévision, examiner tout écart entre les chiffres projetés et réels et apporter des modifications en conséquence.

Avantages et inconvénients de la budgétisation flexible

Gardez à l'esprit :ce document n'est pas seulement utile pour votre équipe. C'est l'une des premières choses d'un banquier, un expert en évaluation d'entreprise ou un investisseur extérieur demandera. Avec un budget bien construit en main, vous serez en mesure de fournir une vision claire de la santé financière de votre entreprise.

3. Automatisez vos paiements de factures.

Payer les factures manuellement prend du temps sur des choses comme l'acquisition de clients et le développement de produits. Il existe également un réel danger de ne pas respecter les délais et d'encourir des frais de retard. Affinez votre processus en adoptant les services bancaires en ligne et en automatisant ces paiements. Vous bénéficierez d'une productivité accrue et de pénalités réduites.

Et, cela vous donne une base solide pour passer à l'automatisation complète des comptes fournisseurs à mesure que l'entreprise se développe. L'automatisation AP vous offre une meilleure précision avec moins de temps de traitement, saisie précise des données, rapprochement et codage des factures, approbations rapides et moins de risques de fraude.

4. Épargnez pour la retraite.

Alors que la plupart des propriétaires de petites entreprises souhaitent naturellement réinvestir leurs bénéfices dans l'entreprise, il est essentiel de mettre de côté au moins 15 % de votre revenu avant impôt pour la retraite. Pour les meilleurs résultats, envisager un régime d'épargne-retraite fiscalement avantageux, tel qu'un compte de retraite individuel simplifié pour les salariés, ou SEP-IRA. Tout employeur, y compris les travailleurs indépendants, peut établir un SEP. Vous en bénéficierez même si vous n'avez pas d'employés, et lorsque vous êtes prêt à embaucher, vous pourrez leur offrir cet avantage.

5. Analyser les flux de trésorerie.

Le manque de liquidités est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises échouent. Vous devez rester au top de vos entrées et sorties de trésorerie. La meilleure façon de le faire est de créer un état des flux de trésorerie pour analyser votre santé financière, et le mettre à jour au moins une fois par mois.

Bien que ce relevé soit plus facile à créer si vous disposez d'un logiciel de comptabilité, vous pouvez également établir un état des flux de trésorerie à la main à partir des informations de votre bilan et de votre compte de résultat. Commencez par créer une feuille de calcul dans laquelle vous saisissez le solde de trésorerie total de votre entreprise au début de la période que vous choisissez. Ce numéro devrait figurer sur votre bilan. Suivant, additionner toutes les entrées et sorties de trésorerie qui entrent dans trois catégories :activités d'exploitation, les activités d'investissement et les activités de financement. Marquez les entrées comme positives et les sorties comme négatives. Puis, additionnez le tout pour arriver à un solde de clôture.

Si ce solde est supérieur au solde d'ouverture, vous avez une trésorerie positive. Si le solde de clôture est inférieur au solde d'ouverture, vous avez un flux de trésorerie négatif. Si vous voulez voir un exemple, consultez notre exemple de déclaration pour les dresseurs et promeneurs de chiens de Wild Bill.

Un flux de trésorerie positif est généralement le signe d'une entreprise en bonne santé. Pourtant, une entreprise peut avoir des flux de trésorerie négatifs si elle est nouvelle et a beaucoup dépensé en équipements et biens, ou dépend de capital-risque ou d'un autre financement au fur et à mesure de sa croissance. Pourtant, si vous êtes constamment confronté à une mauvaise trésorerie, vous pourriez avoir besoin de faire quelques ajustements au personnel, inventaire ou marges unitaires.

6. Protégez vos biens personnels.

Votre entreprise est-elle une entreprise individuelle? Vos biens personnels pourraient être vulnérables à des poursuites judiciaires. Vous pouvez vous protéger en vous déclarant en tant que société S ou en créant une société à responsabilité limitée (LLC). Une entreprise individuelle ou une société de personnes, ainsi qu'un C corp., complètent les structures d'entreprise les plus courantes pour les startups. Chacun a également des implications fiscales spécifiques.

Quels sont les avantages et les inconvénients fiscaux de chaque structure d'entreprise?

7. Séparez vos affaires et vos finances personnelles.

Comme règle, les finances personnelles et professionnelles ne doivent pas se mélanger, et pour une bonne raison. Pour un, le suivi des dépenses d'entreprise et des déductions fiscales est beaucoup plus facile si vous utilisez un compte d'entreprise séparé. En outre, séparer les affaires et les finances personnelles, avec le S corp. et les structures LLC mentionnées ci-dessus, vous protège de la responsabilité personnelle.

Même si vous devrez peut-être signer des garanties personnelles pour les baux, prêts et lignes de crédit lorsque l'entreprise est jeune et n'a pas une bonne cote de crédit, votre objectif devrait être de transférer ces responsabilités à votre entreprise dès que possible. Autrement, vous pouvez être personnellement responsable de toute dette contractée en cas de défaillance de l'entreprise.

8. Équilibrez le travail et la vie.

Gérer une entreprise peut être épuisant, surtout quand on débute. Il y a beaucoup de travail et apparemment jamais assez de temps pour le faire. De nombreux entrepreneurs se dépassent, sacrifier leur vie personnelle pour l'entreprise.

Cela peut conduire au burn-out, et cela peut finir par nuire à votre entreprise.

Si vous vous voyez aller dans cette direction, il est crucial de faire le point et de rétablir l'équilibre. Vous avez le pouvoir de fixer des limites. Prévoyez du temps pour ce qui est important pour vous et respectez ce calendrier. Communiquez vos besoins aux parties prenantes et définissez des attentes réalistes. À la fin, vous bénéficierez d'une meilleure santé personnelle et professionnelle.

Et, étendez cela à vos employés. Nous avons maintenant une main-d'œuvre multigénérationnelle, et les membres du personnel de la génération Z en particulier peuvent avoir besoin d'aide pour trouver un équilibre entre leur vie numérique et leur vie professionnelle.

9. Réduction de la dette.

Bien qu'il soit judicieux d'emprunter lorsque les flux de trésorerie sont faibles ou qu'une entreprise est en période de croissance ou d'expansion, trop de dettes peut devenir un lourd fardeau. Comme Epic échoue comme l'illustrent WeWork et Wag, il y a en fait trop de financement.

Il existe plusieurs façons d'éviter qu'une entreprise ne succombe à la dette.

• Réduire les coûts . Avez-vous de l'espace ou de l'équipement inutilisé? Pensez à le vendre. La paie est-elle à blâmer ? Réduisez autant que possible les heures supplémentaires et les effectifs excédentaires. Voici cinq autres endroits relativement indolores à couper.

• Incitez vos clients à payer et à dépenser plus. C'est un moment privilégié pour atteindre et se connecter avec vos clients. Offrez des démarques si cela signifie qu'ils peuvent vous payer plus rapidement. Offrir une incitation au paiement anticipé peut être une décision intelligente.

• Communiquer avec les fournisseurs. Demandez des remises ou des paiements différés. Beaucoup travailleront avec vous plutôt que de perdre votre entreprise.

• Soyez honnête avec vos créanciers. Partagez votre situation et voyez s'ils peuvent travailler avec vous pour réduire les taux d'intérêt, augmenter votre marge de crédit ou restructurer vos options de remboursement. Vous pouvez également essayer de sous-traiter à une entreprise d'allégement de la dette qui peut négocier en votre nom pour régler les dettes à des taux plus bas. En dernier recours, envisager d'invoquer la notion de force majeure, surtout si la pandémie a durement touché votre entreprise.

• Regrouper les prêts. En regroupant vos prêts en un seul versement, vous pouvez souvent réduire les coûts mensuels sans impacter négativement le crédit. Envisagez un prêt de consolidation de dettes d'entreprise, qui peuvent être non garantis ou garantis par des actifs commerciaux. Ce prêt vous permet de traiter avec un seul créancier plutôt que plusieurs. Cela peut également vous faire bénéficier d'un taux d'intérêt inférieur.

• Faire faillite. Il s'agit d'un dernier recours car il s'agit d'un processus coûteux et complexe nécessitant un avocat de faillite expérimenté. Pourtant, c'est un moyen infaillible de réduire le fardeau de la dette de votre entreprise. Si les problèmes d'endettement de votre entreprise sont temporaires et que l'entreprise est toujours par ailleurs viable, votre avocat peut vous conseiller de déposer le bilan du chapitre 11 ou du chapitre 13.

10. Investissez dans la technologie

L'une des raisons pour lesquelles le logiciel en tant que service (SaaS) a gagné en popularité si rapidement - Forrester Research a estimé à 170 milliards de dollars les abonnements au cloud en 2020 avant même que COVID n'accélère le travail à domicile - est que le SaaS permet même aux plus petites entreprises d'accéder à une technologie de pointe sur une base de paiement au fur et à mesure.

Vous pouvez tout acheter, de l'e-mail à la productivité en passant par les logiciels de commerce électronique et de marketing, mais un domaine particulièrement avantageux pour les petites entreprises est celui des suites comptables qui offrent une gestion financière intégrée, planification et budgétisation. Bien que vous puissiez utiliser une feuille de calcul traditionnelle pour suivre vos finances, le logiciel de comptabilité est beaucoup plus efficace et précis. Vous pouvez suivre plus facilement les ventes et les stocks en dehors des revenus et des dépenses. Le meilleur de tous, vos dossiers sont en un seul endroit et facilement consultables au moment des impôts ou de l'audit.

Pour en savoir plus sur les solutions comptables NetSuite, Planifiez une consultation gratuite dès aujourd'hui.