Qu'est-ce que la gestion des voyages d'affaires ?

La gestion des voyages d'affaires couvre toutes les fonctions associées à la prise en charge des voyages d'affaires pour les employés, les clients, fournisseurs et partenaires commerciaux. Les entreprises peuvent s'appuyer sur des équipes internes de gestion des voyages d'affaires, agence de voyages, des outils de réservation en ligne ou toute combinaison de ces options pour exécuter ces fonctions. Les politiques de gestion des voyages d'entreprise créent ou appliquent des procédures de réunion et de voyage tout en transmettant les données de voyage aux systèmes et aux équipes comptables et financières.

Comment fonctionne la gestion des voyages d'affaires ?

En plus de s'assurer que les employés se conforment à la politique de voyage d'une entreprise, la gestion des voyages d'affaires prend en charge d'autres tâches telles que l'organisation de voyages d'affaires, établir des accords privilégiés avec les transporteurs (compagnies aériennes, sociétés de location de voitures, etc.) et les prestataires hôteliers, et l'émission de rapports en temps réel qui transmettent les dépenses de voyage aux services comptables et aux autres parties prenantes de l'entreprise.

Pourquoi la gestion des voyages d'affaires est-elle importante ?

La gestion des voyages d'affaires joue un rôle clé en aidant les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs budgets de voyage en s'assurant qu'elles ne paient pas trop cher pour le transport et l'hébergement. Il établit également la manière dont les employés organisent les voyages d'affaires et garantit que toutes les dépenses de voyage sont allouées dans le meilleur intérêt de l'entreprise. Un programme de voyages d'affaires bien géré est également important pour assurer la sécurité des voyageurs.

Quelles tâches relèvent de la gestion des voyages ?

• Itinéraires
• Prix
• Hébergement
• Transport
• Réunions et événements
• Coûts et conformité aux politiques
• Assistance voyage
• Rapports et analyse de données

Itinéraires

Les entreprises ont des approches différentes en ce qui concerne la façon dont les employés créent des itinéraires pour leurs voyages d'affaires. Les considérations comprennent le coût, équilibré avec les responsabilités professionnelles d'un employé et les politiques de voyage de l'entreprise. Dans la plupart des cas, les employés utilisent désormais des outils de réservation en ligne pour créer leurs propres itinéraires. Certaines grandes entreprises peuvent avoir du personnel ou des ressources d'agences de voyages pour créer des itinéraires pour les hauts dirigeants ou ceux qui voyagent fréquemment. Les entreprises disposant d'un programme de voyages d'affaires peuvent configurer un logiciel de gestion des voyages avec des outils de réservation en ligne pour s'assurer que les voyageurs créent des itinéraires conformes aux directives de voyage de l'entreprise tout en fournissant un mécanisme d'approbation de voyage et de déclaration des voyages et des dépenses.

Prix

La gestion des voyages d'affaires est responsable de la maîtrise des coûts, car les prix des voyages sont notoirement variables. L'optimisation des prix peut avoir un impact mesurable sur le maintien des budgets et aider les entreprises à financer davantage de voyages d'affaires sans augmenter considérablement le budget. La gestion des voyages d'entreprise peut définir des lignes directrices sur le montant que les employés peuvent dépenser pour divers frais de voyage, sur la base de prix raisonnables et habituels dans un lieu donné.

Certaines entreprises négocient les prix avec certains prestataires, tandis que d'autres s'appuient sur des agences et d'autres tiers qui peuvent avoir plus de poids. Certains peuvent s'appuyer à la fois sur des équipes internes et sur une société de gestion de voyages. Là où cela a du sens, les entreprises devraient également tirer parti de toutes les relations commerciales qu'elles pourraient avoir avec ceux qui assurent le transport, l'accueil ou d'autres fonctions d'aide au voyage.

Hébergement

Les frais d'hébergement sont cycliques en fonction des conditions économiques, emplacement, période de l'année et d'autres facteurs. Le coût de l'hébergement varie également considérablement à travers le monde. Ainsi, La gestion des voyages d'affaires peut négocier les prix avec les grandes chaînes hôtelières ou ceux qui proposent des hébergements alternatifs tels qu'Airbnb, ou superviser une agence qui le fait. En plus des frais, les entreprises devraient envisager des aménagements qui répondent aux besoins commerciaux des employés et ont des politiques d'annulation favorables ou sont disposées à renoncer à certains frais.

Transport

Lorsqu'il s'agit de transport, la gestion des voyages d'affaires joue plusieurs rôles, y compris la détermination du meilleur mode de transport pour une destination donnée. C'est le canal par lequel les employés prennent leurs dispositions avec les transporteurs préférés et s'assure que les dispositions de transport sont conformes aux politiques de l'entreprise.

Réunions et événements

Les entreprises qui organisent leurs propres réunions et événements ont besoin de ressources pour réserver des restaurants, hôtels, centres de congrès ou autres lieux pouvant tout accueillir, des petites réunions de direction aux grandes conférences. Une équipe ou un outil de gestion des voyages d'affaires facilite ces réservations.

Pour les réunions et événements importants, l'équipe recherchera divers lieux et s'assurera que chacun peut répondre aux besoins et aux budgets d'une réunion ou d'un événement. S'il s'agit d'un grand rassemblement qui réunira des clients, investisseurs ou autres parties prenantes influentes, des équipes de gestion des voyages d'affaires visiteront le site. En plus d'évaluer la salle de réunion, l'équipe s'assurera que les logements environnants et la logistique sont adaptés.

Coûts et conformité aux politiques

De nombreuses entreprises exigent que la gestion des voyages d'affaires définisse non seulement des seuils de coûts, mais également qu'elle suive et oblige les employés à s'y conformer. Idéalement, la gestion des voyages d'affaires lie la conformité aux politiques de remboursement. De plus, ses systèmes devraient empêcher les employés de prendre des dispositions qui ne respectent pas les politiques de l'entreprise.

Parce que les circonstances peuvent parfois nécessiter des exceptions, la gestion des voyages d'affaires devrait avoir des mécanismes d'approbation flexibles. De nombreuses entreprises émettent également une carte de crédit d'entreprise, ce qui permet un meilleur suivi des déplacements et des dépenses, réservation de voyage simplifiée, remboursement plus rapide et accès aux données en temps réel concernant les coûts des employés.

Assistance voyage

Parfois, les équipes de gestion des voyages d'affaires serviront d'intermédiaire entre les employés, leurs superviseurs et les comptes créditeurs. Les grandes organisations peuvent sous-traiter ce rôle à des agences de voyages, comme American Express, qui ont des plateformes sophistiquées de gestion des voyages. Certaines organisations fourniront des niveaux de soutien plus élevés, comme l'organisation du transport vers les aéroports, faire des réservations pour le dîner ou servir de liaison avec les voyageurs lorsqu'ils ont besoin d'aide. Dans les deux scénarios, autres que les cadres supérieurs et les invités VIP, On attend de plus en plus des employés qu'ils s'appuient sur des outils en libre-service pour répondre aux besoins de déplacements courants.

Rapports et analyse de données

La gestion des voyages d'affaires doit déclarer tous les frais de voyage à la comptabilité. Les services financiers utilisent ces informations non seulement pour suivre les dépenses engagées au cours d'une période comptable, mais également pour informer les budgets et les prévisions actuels et futurs.

Gestion automatisée des voyages ou embauche d'un gestionnaire de voyages

Jusque récemment, les entreprises devaient décider si elles devaient embaucher des personnes pour prendre en charge et gérer les voyages ou s'appuyer sur des agences externes pour superviser ces fonctions, puis laisser les services des comptes fournisseurs appliquer les politiques lors du remboursement des dépenses des employés. Alors que certaines entreprises choisissent l'une ou l'autre et que d'autres optent pour un mélange des deux, De nos jours, les entreprises ont la possibilité d'automatiser une grande partie du processus de gestion des voyages.

Certaines plateformes de gestion d'entreprise, par exemple, offrent des capacités de gestion des voyages d'affaires. La plupart des principales plates-formes ont des fonctionnalités telles que la gestion des dépenses, analytique, gestion des clients et gestion de projets, qui, ensemble, servent à automatiser la gestion des voyages. Ces plateformes fournissent également aux équipes comptables des informations en temps réel sur l'impact des déplacements sur la performance financière.

Comment l'IA change-t-elle le paysage de la gestion des voyages ?

Les voyageurs d'affaires utilisent désormais activement des outils pour automatiser la gestion des voyages. Avec les avancées récentes de l'intelligence artificielle (IA), ils peuvent désormais réserver un voyage d'affaires encore plus rapidement grâce aux outils de réservation en ligne. Par exemple, American Express Global Business Travel (GBT) fait partie des entreprises qui utilisent l'IA pour automatiser la planification des voyages d'affaires. L'agence de voyages mondiale dispose désormais d'un moteur de recommandation qui utilise l'historique d'un voyageur pour aider à trouver un hébergement approprié lors de la planification d'un voyage.

Mais ce ne sont pas seulement les agences de voyages géantes qui utilisent l'IA pour aider à automatiser la réservation de voyages d'affaires et les processus associés. Compagnies aériennes, les opérateurs hôteliers et les agences de location de voitures ont commencé à introduire des chatbots pour répondre aux demandes et aux problèmes de routine. Les gens utilisent des commandes vocales pour les recommandations et pour effectuer des réservations. Ces technologies commencent à apparaître dans l'automatisation de la main-d'œuvre, service d'assistance et autres systèmes de gestion des processus métier pour permettre un libre-service accru pour les processus de routine.

Le vrai potentiel de l'IA pour la gestion des voyages d'affaires vient de l'utilisation de toutes les données amassées par les voyageurs pour éliminer autant de tâches que possible dans la planification des voyages, selon le magazine Travel &Hospitality.

En analysant le comportement des voyageurs d'une entreprise à l'autre dans la création de leurs itinéraires, Les outils d'automatisation de l'IA peuvent devenir plus précis dans la prédiction des préférences, selon le rapport. « Quand les préférences peuvent être satisfaites sans même les demander, le temps de recherche est fortement réduit, et la traction est augmentée. Même les changements de partenaires de voyage peuvent être détectés à l'avance lors des négociations avec les propriétés. Finalement, un mécanisme de recommandation basé sur l'IA pourrait éliminer la dépendance vis-à-vis des complications potentielles des changements de dernière minute.

Les défis de la gestion des voyages d'affaires

• Le désir des employés de flexibilité et de confort peut entrer en conflit avec les efforts d'une entreprise pour gérer les coûts.
• Les services qui étaient autrefois inclus dans le prix du billet d'avion ou d'une réservation d'hôtel peuvent maintenant coûter plus cher, créant des disparités dans les politiques des entreprises.
• L'escalade des frais d'annulation ou de modification est coûteuse si les employés font des erreurs lors de la réservation.
• Les politiques de l'entreprise peuvent souvent limiter la capacité des employés à choisir des services moins coûteux qu'ils découvrent par eux-mêmes.
• De nombreuses entreprises ne disposent toujours pas de moyens de calibrer les besoins de l'entreprise avec les coûts et les conditions commerciales changeantes lorsqu'il s'agit de voyager.
• Les politiques de comptes fournisseurs ne sont pas toujours alignées sur la gestion des voyages d'affaires. Le processus de remboursement est très manuel et nécessite des ressources importantes pour examiner et vérifier les reçus des frais de déplacement.

Comment mettre en place une politique de gestion des voyages

Chaque entreprise doit avoir une politique documentée de gestion des voyages et une politique qu'elle applique. La politique doit être raisonnable et idéalement élaborée avec les commentaires des employés qui voyagent fréquemment. La collecte de ces commentaires réduira la non-conformité, qui par divers comptes est élevé. Les enquêtes sur les voyages d'affaires montrent que plus de la moitié ne comprennent pas ou ne respectent pas les politiques de voyage de leur entreprise. La Société de gestion des ressources humaines, une association professionnelle à but non lucratif pour les professionnels des RH a créé un modèle qui offre une politique de base que les entreprises peuvent ajuster pour répondre à leurs propres exigences de conformité et ce que les dirigeants pensent correspondre aux meilleures pratiques de leur organisation.

Tendances de la gestion des voyages d'affaires

Les voyageurs d'affaires s'attendent à ce que chaque aspect de leurs voyages soit accessible depuis leur téléphone et leur ordinateur. Fini le temps d'appeler un agent de voyages pour réserver son voyage et de soumettre des rapports de dépenses manuels.

Des entreprises pouvant intégrer toutes les informations relatives à la planification des déplacements, dépenses et la façon dont les employés passent leur temps sur la route sont mieux placés pour déterminer la valeur qu'ils reçoivent.

Les améliorations technologiques et les progrès de l'IA aident les entreprises à s'assurer qu'elles reçoivent les tarifs les plus compétitifs, plus de flexibilité et une meilleure visibilité.

Meilleurs outils pour la gestion des voyages d'affaires

De nombreuses entreprises consacrent des ressources importantes aux voyages d'affaires pour le développement commercial, ventes et marketing. Outre des frais de déplacement très variables, il y a un coût en termes de gestion du capital humain :les organisations qui utilisent efficacement des outils modernes de gestion des voyages d'affaires sont mieux placées pour obtenir un retour sur investissement plus élevé.

Idéalement, les organisations doivent s'assurer que leurs solutions de gestion des voyages d'affaires sont intégrées, ou inclure, systèmes de gestion des dépenses et des fournisseurs. De même, les organisations devraient intégrer la gestion des voyages d'affaires aux principales plateformes de gestion financière et de comptabilité et aux solutions de ressources et de planification.

A l'avant, le suivi des dépenses de voyage est devenu plus facile maintenant que les employés peuvent utiliser leurs appareils mobiles pour numériser les reçus lorsqu'ils les reçoivent. Par conséquent, de nombreuses organisations ont simplifié leurs processus de gestion des dépenses autrefois gourmands en papier.

Par conséquent, les entreprises doivent s'assurer que leur solution de gestion des dépenses comprend des applications mobiles configurables qui peuvent numériser les reçus et permettre aux employés de détailler et de catégoriser facilement chaque dépense.

Les outils qui peuvent suivre les politiques rejetteront automatiquement les dépenses non autorisées. La plate-forme doit offrir des flux de travail flexibles et configurables qui peuvent éviter les goulots d'étranglement qui retardent les approbations. Les meilleurs outils de gestion des notes de frais offrent également une connectivité avec l'ERP, gestion de projet, comptabilité, facturation, et les systèmes d'analyse.

Des solutions de gestion des frais de déplacement qui offrent une intégration certifiée avec les principales plates-formes et aident les organisations à réduire la quantité de saisie de données parmi les services de comptabilité fournisseurs. De même, ils facilitent la compilation des données de dépenses par les employés, en particulier ceux qui offrent une intégration avec les fournisseurs de cartes de crédit approuvés.