Un guide de gestion des tâches pour le succès de l'équipe

Dans l'un de nos articles précédents, nous avons parlé des structures des équipes de vente, de leurs avantages et de leurs inconvénients, et de la manière de choisir la meilleure pour votre type d'entreprise. Dans cet article, nous examinons les tâches quotidiennes de vos équipes, comment les gérer correctement et comment cela peut profiter à vos ventes.

La chose importante à garder à l'esprit ici est que la gestion de projet et la gestion des tâches ne sont pas la même chose.

En termes simples, les projets sont constitués de nombreuses tâches différentes. Les tâches sont les plus petites unités de travail, chacune ayant ses propres livrables et délais. Le succès de votre projet dépend de la capacité de votre équipe à exécuter les tâches quotidiennes telles que la surveillance, les tests et la création de rapports.

Pour rendre les tâches plus gérables, il est indispensable de les hiérarchiser de différentes manières. Il existe quelques approches populaires pour cela, mais les deux méthodes les plus courantes sont :

Basé sur la priorité

• Critique
  
• Élevé
• Moyen
• Faible

Basé sur le temps

• Maintenant
• Aujourd'hui
• Demain
• Cette semaine
• Ce mois-ci

Vous devez catégoriser davantage vos tâches avec un système qui prend en charge les mises à jour de statut, afin que votre équipe de vente puisse suivre leur progression à tout moment. Les termes les plus couramment utilisés sont :

• Nouveau
• En cours
• En attente
• Terminé

Ce type de catégorisation peut également être observé dans votre pipeline de ventes, dont nous parlerons plus loin dans cet article. Essentiellement, si vous gérez votre pipeline de ventes à travers ces étapes de vente définies, vous pouvez suivre la progression de chaque prospect et optimiser le processus de vente.

Maintenant que nous avons les grandes lignes de ce qu'est la gestion des tâches, examinons comment un projet est géré à travers elle.

1. Rassemblez toutes les informations

Que vous construisiez un site Web ou organisiez une vente de garage, chaque projet commencera par une tempête d'idées, de questions et d'observations.

Par exemple, disons que vous construisez un vélo. Dans un premier temps, vous rassemblerez et noterez toutes les informations nécessaires à la réalisation de ce projet : par exemple, les pièces dont vous aurez besoin, les différents magasins que vous devrez visiter et peut-être des professionnels spécialisés que vous appellerez pour vous aider.

Si vous faites un projet d'entreprise, mettre les choses sur papier peut ne pas suffire. Ce que vous devez faire, c'est créer des graphiques et des cartes mentales.

Quelques éléments à garder à l'esprit à ce stade :

• Décomposer le projet en plusieurs étapes
  
• Utilisez les projets antérieurs comme guide lâche
• Chaque grande étape doit être associée à un résultat livrable

2. Transformez le chaos en ordre

L'étape suivante consiste à organiser toutes les informations et à les diviser en trois catégories :

• Activités ‒ toutes les actions nécessaires pour accomplir une tâche
• Livrables ‒ le résultat final d'une tâche terminée
• Conseils ‒ des informations issues de vos projets ou expériences précédents qui peuvent vous aider à terminer vos tâches plus rapidement

À ce stade, il est vraiment important de garder à l'esprit un concept appelé dépendance des tâches .

Ici, nous pouvons voir la relation entre les tâches sur lesquelles travaillent vos vendeurs, ou plus précisément, l'ordre dans lequel ces tâches doivent être effectuées.

Vous pourriez vous demander ici, qui détermine la dépendance des tâches et comment ?

Certaines tâches voient leur dépendance décidée naturellement, au fur et à mesure de leur création. Nous pourrions appeler ces dépendances matérielles , car une tâche doit être terminée pour que l'autre commence. Par exemple, la première étape de toute vente consiste à faire une offre à votre client potentiel.

D'autres dépendances sont basées sur les ressources, ce qui signifie que les deux tâches sont financées à partir de la même ressource. Dans ce cas, vous pouvez déterminer lequel doit être terminé en premier.

Conseils pour augmenter l'efficacité

Automatiser autant que possible

Avec la disponibilité actuelle des outils d'automatisation des tâches, vous n'avez aucune raison de ne pas les mettre en œuvre et d'aider davantage votre équipe de vente. Les personnes travaillant dans les ventes ont des tâches répétitives chaque jour. Des éléments tels que l'envoi de contacts, le suivi, la mise à jour de votre CRM et le partage de contenu sur vos réseaux sociaux peuvent être automatisés.

Des recherches récentes sur l'automatisation de la force de vente montrent que vous pourriez obtenir une augmentation de 30 % du nombre de transactions conclues, une réduction de 18 % du cycle de vente et une réduction de 14 % du temps d'administration.

Ne laissez pas vos employés effectuer plusieurs tâches

Cela nous arrive à tous lorsque le travail s'accumule - dans un effort de rattrapage, nous finissons par essayer de faire plusieurs choses à la fois.

Le multitâche peut être utile lorsqu'il s'agit de tâches banales, comme lorsque vous parlez au téléphone et que vous coupez du pain. Bien sûr, au moment où vous terminez votre appel, vous aurez le pain tranché… mais vous pourriez aussi vous retrouver avec une coupe ! Si vous divisez votre attention et faites simultanément deux choses, votre efficacité chutera. Plus les tâches sont compliquées, moins vous serez efficace.

De nouvelles recherches montrent que le multitâche est un mythe - même si vous pensez en faire plus, la réalité est que la qualité de votre travail se détériore. En créant un environnement de travail qui prend en charge la tâche unique, votre équipe de vente sera plus efficace.

Laissez vos employés se reposer

Même si vos employés réussissent à éviter le multitâche, leurs performances chuteront après un certain temps. Lorsque vous planifiez des tâches, en particulier des tâches stressantes, assurez-vous de laisser suffisamment d'espace pour respirer entre elles afin d'éviter l'épuisement professionnel des employés.

Diviser votre projet en « sprints » et « pauses » est la théorie de base derrière la gestion agile des tâches et des projets.

La mère de tous les outils ‒ CRM

Puisque nous avons parlé de ce qu'est la gestion des tâches, de sa place dans le projet dans son ensemble et de la manière de la rendre plus efficace, examinons ce que le logiciel CRM peut apporter à la table de gestion des tâches.

Avec notre CRM, vous pourrez configurer des tâches, que vous pourrez suivre et gérer depuis votre tableau de bord. Vous pouvez également créer des rappels dans vos comptes clients, qui peuvent être synchronisés avec votre calendrier.

Les tâches terminées apparaîtront dans la chronologie des activités de vos clients, et les tâches qui ne sont pas terminées sont clairement visibles pour tous les membres de votre équipe. Ici, vous pouvez en savoir plus sur notre processus de gestion des tâches.

En dehors de cela, il permettra à votre équipe de vente d'être plus efficace en automatisant certaines des tâches administratives les plus banales qu'elle gère. De plus, l'automatisation ne s'applique pas seulement aux tâches simples, mais également aux processus plus complexes tels que la gestion du pipeline des ventes. Avec chaque nouveau prospect ajouté au pipeline, son statut sera automatiquement mis à jour tout au long du cycle de vente, créant des tâches selon les besoins pour optimiser la vente.

En utilisant un logiciel CRM, vous mettrez fin à la duplication des données, aux pertes de temps et à la maltraitance des tâches.

Autres outils utiles

Trello

Les outils de gestion de tâches et de projets n'ont jamais été aussi agréables à regarder. Trello utilise un système de cartes qui représentent chaque tâche. Ils sont organisés en catégories verticales - les tableaux Trello. Les cartes ont également un recto avec un bref résumé et un verso avec des détails.

Le système de cartes est parfait pour les commerciaux puisque chaque carte peut représenter un lead avec toutes les informations nécessaires. Il y a aussi un statut visible du prospect, qui change avec le déplacement des cartes de « entrant » à « gagné ». Une autre fonctionnalité intéressante est que vous pouvez joindre des fichiers à des cartes telles que des SLA et des contrats.

Trello a également une application, donc si vous suivez la tendance BYOD, vos employés pourront faire tout cela en courant.

Wrike

Avec un look plus traditionnel, Wrike vous permet de créer des projets et des tâches, de créer des dossiers et de télécharger des fichiers. Grâce à un système d'édition en temps réel, vous pouvez suivre les activités de vos équipes, et si vous n'êtes pas satisfait des dernières mises à jour, vous pouvez choisir la version précédente.

Il est également livré avec des diagrammes de Gant, qui permettent à l'utilisateur de visualiser le calendrier de son projet et de définir des dépendances pour les tâches. Pour faciliter la planification et l'investissement, il suit également le temps, le budget et les ressources.

Asana

Cet outil de gestion de tâches agile vous permet de gérer des projets de toutes sortes. Certaines des fonctionnalités notables sont la création de tâches, l'ajout de délais et de propriétaires de tâches, et le téléchargement de fichiers.

Asana est gratuit pour un maximum de 15 utilisateurs, ce qui le rend parfait pour les petites et moyennes équipes.

Avec le tableau de bord, vous obtenez quelques-unes des tâches de votre équipe, leur statut et à quel point vous êtes proche de l'achèvement du projet.

Chaque lundi matin, vous serez accueilli avec un résumé hebdomadaire de tous vos projets. Comme ces rapports sont automatiques, c'est une chose de moins à craindre.

Cliquez vers le haut

ClickUp a commencé comme une application interne, mais maintenant c'est une application avec une vision pour créer un endroit où vous pouvez tout faire. Avec des fonctionnalités entièrement personnalisables, il permet à différents types d'équipes de collaborer. Vous pouvez créer des documents, des rappels, des événements et suivre le temps. Si vous êtes dans un espace partagé, les autres membres de l'équipe peuvent voir les tâches en toute transparence.

Donc, si vous avez une plus grande équipe qui travaille sur de nombreux projets différents, cette application peut être très utile.

À emporter

La gestion des tâches peut sembler très intimidante, mais elle est nécessaire pour tout projet, quelle que soit sa taille.

En mettant en œuvre les connaissances et les conseils de cet article, votre équipe de vente sera en mesure de maîtriser chaque tâche et chaque projet que vous lui lancez. Heureusement, il existe également divers outils et automatisations pour simplifier et rationaliser la gestion des tâches.