Comment utiliser YNAB comme logiciel de budgétisation d'entreprise

La budgétisation est la budgétisation, mais la budgétisation pour votre petite entreprise est juste suffisamment différent de la budgétisation personnelle pour que vous ayez l'impression d'avoir besoin d'acheter un logiciel de budgétisation pour petite entreprise et d'apprendre une toute nouvelle plateforme et routine pour suivre les finances de votre entreprise.

En tant que propriétaire de petite entreprise, la dernière chose dont vous avez besoin est de dépenser plus d'argent pour une autre solution de budgétisation ou de prendre le temps d'apprendre un tout nouvel outil de budgétisation. Il y a du réconfort dans la confiance qui accompagne votre processus de budgétisation existant (à moins que vous n'en ayez pas encore un… aïe. C'est bon, nous pouvons régler ce problème).

Mais ce qui pourrait vous surprendre, c'est que j'ai utilisé YNAB à la fois pour la budgétisation personnelle et gérer les finances d'une petite entreprise.

Alors, revenez au jour où j'ai décroché mon premier client en tant qu'écrivain indépendant. Ce fut un moment passionnant et quelque peu écrasant - j'avais travaillé (pendant ce qui m'a semblé une éternité) pour créer mon site Web et trouver où rencontrer des clients potentiels. Tenue de livre compte? Certainement pas sur mon radar.

Puis-je utiliser YNAB comme logiciel de budgétisation d'entreprise ?

J'ai fait des recherches sur des logiciels de comptabilité comme Quickbooks, FreshBooks et Xero, mais avec un seul client, je ne pouvais pas justifier «d'investir» dans des systèmes logiciels de budgétisation coûteux. Pourtant, je savais que la planification budgétaire et le suivi de mes revenus étaient essentiels à mon succès à long terme (Bonjour, la saison des impôts !) Et je me suis demandé :"Puis-je m'en tirer en utilisant simplement YNAB ?"

J'avais déjà YNAB pour mon budget de finances personnelles, pourquoi ne pas l'utiliser comme logiciel de budgétisation pour petite entreprise ? C'est donc ce que j'ai fait. Cela fonctionnera également très bien pour vous si vous :

• Gérer une entreprise de services simple
• Vous n'avez pas besoin de gérer la paie des employés
• Ne gérez pas une tonne d'inventaire

Les avantages de l'utilisation de YNAB comme logiciel de budgétisation pour les petites entreprises incluent :

• Convivial
• Suivi des dépenses
• Rapports sur les données financières
• Prendre des décisions de dépenses basées sur des données en temps réel
• Gestion des comptes clients
• Suivre, gérer et rembourser les dettes de carte de crédit liées à l'entreprise
• L'application mobile et le logiciel basé sur le cloud signifient que votre budget est disponible partout et à tout moment.

Et voici comment cela fonctionne :

1. Créez votre budget d'entreprise

Si vous utilisez déjà YNAB, connectez-vous. Si ce n'est pas le cas, profitez d'un essai gratuit et vérifiez-le !

Une fois connecté, cliquez sur le nom de votre budget personnel ("Mon budget") qui se trouve en haut à gauche de l'écran. Sélectionnez ensuite "Nouveau budget" dans le menu déroulant. Il ressemble à ceci :

Saisissez les informations relatives au budget de votre entreprise (nom, solde initial, etc.) et cliquez sur "Créer un budget".

2. Créez vos catégories

Ensuite, créez des groupes de catégories et des catégories. Comme vous pouvez le constater, j'ai utilisé des groupes de catégories pour séparer les économies et les différents types de dépenses :

Personnalisez vos catégories en fonction de votre entreprise. Vous pouvez toujours modifier et ajouter à votre liste de catégories plus tard également.

3. Créer un compte de suivi

Maintenant, la meilleure partie :les comptes clients ! (C'est l'argent que vos clients vous doivent pour les services que vous fournissez.)

Cliquez sur "Ajouter un compte" dans la barre latérale gauche. Sélectionnez Dissocié et choisissez l'actif Type de compte. Entrez "Comptes clients" pour le nom et "0" pour le solde.

Ajoutez Comptes clients en tant que compte de suivi afin de pouvoir suivre toutes les factures impayées.

Félicitations, vous êtes maintenant officiellement prêt à être payé. (Je ne sais pas pour vous, mais c'est ma partie préférée !)

4. Enregistrez vos factures

Enregistrez vos factures dans votre nouveau compte de comptes clients en ajoutant une transaction avec la date, le nom du client, le numéro de facture et le montant facturé.

Par exemple, si vous avez facturé 1 500 $ à J. Doe le 3 novembre, cela ressemblera à ceci :

Conseil de pro :incluez toujours le numéro de facture unique dans votre ligne de mémo. C'est super important pour les enregistrements et la réconciliation.

Comme vous pouvez le voir, l'afflux de 1 500 $ se reflète dans le solde des comptes clients mis à jour, qui est passé de 0 $ à 1 500 $. Chaque fois que vous avez besoin de connaître le montant qui vous est dû, consultez le solde de vos comptes clients.

(Notez que rien n'a changé dans le budget car vous n'avez pas encore reçu le paiement de J. Doe.)

5. Réconciliez lorsque vous êtes payé

Flash avant, et J. Doe a payé votre facture. Agréable! Déplaçons la transaction vers le compte budgétaire destinataire en la sélectionnant et en cliquant sur "Modifier" puis sur "Déplacer vers le compte".

Notez que le solde de vos comptes clients est mis à jour. Cela signifie que toutes vos factures sont payées en totalité (Yay !) et que personne ne vous doit d'argent (Oh !).

Lorsque vous cliquez sur votre compte bancaire, vous verrez que le paiement de J. Doe a été ajouté en tant que poste dans votre registre bancaire. Catégorisez la transaction en tant que Flux :prêt à affecter .

Nous vous recommandons de conserver la date de la facture et le mémo de la transaction afin qu'ils correspondent à vos dossiers.

Félicitations, vous avez de l'argent !

6. Il est temps de donner des emplois à vos dollars !

De retour à l'écran du budget, vous verrez que vos 1 500 $ sont prêts à être budgétisés. Maintenant, tout comme avec votre budget personnel, donnez un travail à chaque dollar ! Vous pouvez également appliquer un modèle de budget de base, comme celui-ci .

Vos fonds sont maintenant prêts à être affectés à des catégories.

C'est un Wrap !

Si vous proposez des services indépendants ou si vous dirigez une petite ou moyenne entreprise qui est adaptée à ce type de comptabilité , J'espère que ça aide! La configuration ne vous prendra que quelques minutes, et les avantages en valent la peine :

• Vous disposerez d'un onglet permanent indiquant le montant des affaires que vous avez facturées, c'est-à-dire le montant que vos clients vous doivent, afin qu'aucun de vos paiements ne vous échappe.
• Vous aurez des rapports financiers clairs pour la déclaration de revenus et à d'autres fins commerciales.
• Vous n'aurez pas à payer pour un logiciel de comptabilité d'entreprise.
• Vous n'aurez pas à réinventer la roue en apprenant un nouvel outil de gestion budgétaire pendant que vous êtes occupé à gérer une entreprise.

Et, si vous avez des questions sur YNAB, assurez-vous de participer à nos sessions de questions-réponses en ligne gratuites . Ils ne durent que 20 minutes et nos professeurs seront ravis de répondre à vos questions.