Comment fonctionne le logiciel de budgétisation

Établir un budget pour une petite entreprise peut être un peu plus difficile qu'un budget personnel, car les revenus ne sont pas aussi normalisés.

Le logiciel de budgétisation est probablement quelque chose auquel la plupart d'entre nous ne pensent pas trop souvent, mais selon la plupart des experts en finances personnelles, c'est l'un des outils les plus importants pour assurer le succès financier. Il peut être difficile de créer et de respecter votre propre budget, c'est pourquoi un logiciel de budgétisation peut être pratique à la fois au niveau personnel et au niveau des petites entreprises. Cela peut vous aider à atteindre vos objectifs financiers pour effectuer de nouveaux achats et vous donner une vision à long terme de vos investissements, de vos habitudes de dépenses et peut-être plus important encore, vous aider à vous cacher un peu en cas d'urgence. La plupart des logiciels de budgétisation sont directement connectés à votre compte bancaire et fonctionnent essentiellement comme un chéquier intelligent qui équilibre automatiquement et suggère des moyens d'économiser de l'argent.

Les logiciels de budgétisation existent depuis longtemps. En fait, l'un des premiers programmes sur les ordinateurs personnels, le tableur, s'est rapidement transformé en un moyen pour les gens d'équilibrer leur chéquier. Des logiciels comme VisiCalc, qui a été le premier tableur pour ordinateurs personnels, ont donné aux utilisateurs la possibilité de voir leurs données devant eux de manière propre, simple et ordonnée [source :Hormby].

L'essor de l'ordinateur personnel est également à l'origine des logiciels de budgétisation à domicile. Lorsque les systèmes Microsoft DOS et Windows ont gagné en popularité, des programmes comme Quicken, qui ont été conçus sur mesure pour vous aider à suivre votre budget, ont également gagné en popularité.

Depuis lors, beaucoup de choses ont changé. Le logiciel est devenu plus accessible - vous pouvez désormais accéder au logiciel de budgétisation directement en ligne, via un téléchargement, des CD-ROM et même sur votre smartphone. L'un des premiers programmes à arriver sur le marché, Quicken, est toujours l'un des leaders dans le domaine - et la société derrière, Intuit, mène également la poussée des applications Web avec le service Mint.com qu'elle a acquis en 2009. Mint .com intègre tous vos comptes en ligne afin qu'ils soient accessibles de n'importe où [source :Wortham].

Et c'est exactement là que bon nombre de ces services se dirigent. Combiné avec une poussée pour plus d'applications mobiles conçues pour garder un œil sur vos dépenses et suivre vos achats, l'objectif principal des logiciels de budgétisation est la disponibilité et la facilité d'utilisation.

Il existe encore de nombreuses options, et beaucoup conviennent mieux aux petites entreprises qu'à un usage personnel ou privé. Au cours de cet article, nous verrons comment fonctionnent certains des logiciels les plus populaires et comment ils vous aident à suivre vos finances.

Logiciel de budgétisation pour petites entreprises

Établir un budget pour une petite entreprise peut être un peu plus difficile qu'un budget personnel, car les revenus ne sont pas aussi normalisés et plusieurs facteurs, comme le coût des biens et des services, ne sont pas toujours fixes. Pour cette raison, les logiciels de budgétisation pour petites entreprises se présentent sous différentes formes et tailles, selon les fonctionnalités qui vous intéressent le plus. Certains, comme Quicken Home &Business, regroupent vos finances personnelles et professionnelles en un seul endroit afin que vous puissiez facilement suivre les deux en même temps. D'autres, tels que QuickBooks, PeachTree et Plan Guru, offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que les services de paie et le traitement des paiements. Vous devrez choisir ce dont vous avez besoin en fonction de la taille de votre entreprise et des fonctionnalités que vous recherchez.

Le cœur de ces programmes sera familier à la plupart des gens qui ont équilibré un budget. En plus de la prise en charge accrue des facteurs spécifiques à l'entreprise, les logiciels pour petites entreprises offrent davantage de méthodes de prévision pour vous aider à mieux planifier le budget de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez examiner les bénéfices potentiels sur 10 ans en utilisant des données historiques, ou vous pouvez utiliser votre propre ensemble de facteurs. La plupart ont plusieurs types de modèles intégrés au logiciel pour vous permettre d'avoir une vue d'ensemble du potentiel de votre entreprise et de planifier votre budget en conséquence.

Contrairement aux logiciels personnels, vous disposez généralement de plus d'options pour générer des rapports de tous types, ce qui vous donne une meilleure idée de l'endroit où va votre argent et pourquoi.

Pour les types de bricolage dans les logiciels personnels et pour petites entreprises, il existe le premier et le plus courant des outils de budgétisation :les feuilles de calcul. La plupart des tableurs donnent accès à des modèles de budgétisation simples, ou ils peuvent être trouvés (souvent gratuitement) en ligne. Ceux-ci fonctionnent de la même manière que les logiciels que vous pouvez acheter, mais vous obligent à saisir ou à importer manuellement les données de votre banque. Ils ne sont pas accompagnés de routines sophistiquées pour vous aider à prévoir ou à catégoriser vos types d'achat.

Ensuite, soyons personnels.

Logiciel de budget personnel

Le logiciel de budgétisation personnelle est similaire au type de petite entreprise, mais de manière simplifiée et plus facile à utiliser. De nombreux services vous permettent d'importer directement vos relevés bancaires soit en exportant un type de fichier spécifique à partir du site Web de votre banque, soit en vous permettant d'entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe afin qu'il puisse les extraire directement pour vous. Ce logiciel va généralement de gratuit à 100 $, Quicken et You Need a Budget étant deux des plus populaires.

Avec toutes vos données financières importées dans le logiciel, le programme de budgétisation classera vos dépenses afin que vous puissiez voir combien vous dépensez et où. Par exemple, le logiciel reconnaîtra votre épicerie et la placera dans une catégorie "épicerie" ou il remarquera que vous êtes allé au café tous les jours et l'a mis dans la section "manger au restaurant". Cela vous permet de voir exactement à quels types de dépenses votre argent est destiné.

À partir de là, vous pouvez définir un budget avec des objectifs :disons que vous souhaitez économiser suffisamment d'argent pour prendre des vacances d'ici l'année prochaine, vous entrez le montant d'argent dont vous aurez besoin, puis le logiciel de budgétisation examinera vos données passées. et générer un montant que vous devez mettre de côté chaque mois. Dans la plupart des cas, c'est à vous de décider ce qui doit être coupé de votre budget si vous voulez atteindre votre objectif, mais certains logiciels proposent des suggestions sur les endroits où vous pourriez être en mesure de réduire. Il vous avertira également lorsque vous dépensez plus d'argent que d'habitude dans une catégorie particulière, mais cela prend généralement quelques mois d'utilisation avant que cela ne devienne utile.

Les logiciels et les programmes Web tels que Mint, Buxfer et Mvelopes ne diffèrent pas à bien des égards, à l'exception du fait que les logiciels Web sont incités à tout intégrer dans un seul site Web, ce qui signifie que vous y aurez accès. depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone. L'inconvénient est qu'il comporte également des problèmes de sécurité, car toutes vos données sont stockées dans un emplacement centralisé qui n'a pas la sécurité de votre ordinateur personnel. Vous voudrez garder cela à l'esprit lorsque vous choisirez le service ou le programme qui vous convient.

À la base, l'objectif du logiciel de budgétisation est de vous aider à créer et à maintenir des habitudes de dépenses cohérentes et à créer un moyen facile à comprendre pour atteindre vos objectifs financiers. Pour plus d'informations, passez à la page suivante.