Qu'est-ce qu'un formulaire fiscal W-9 et que devez-vous faire si vous en obtenez un ?

Cet article a été vérifié par nos rédacteurs et Rachel Weatherly, spécialiste des produits fiscaux avec Credit Karma Tax®.

L'IRS veut connaître tous vos revenus, et il ne se contente pas de vous croire sur parole lorsque vous déclarez votre revenu total dans votre déclaration de revenus fédérale.

Généralement, les organisations qui fournissent votre revenu — comme un employeur, une entreprise qui vous contracte du travail indépendant, ou un administrateur de l'IRA - doivent également partager ces informations avec l'IRS. Pour pouvoir faire ça, ces organisations ont besoin de vos informations fiscales de base, incluant votre numéro d'identification fiscale, nom ou raison sociale, et adresse.

Pour obtenir ces informations, une entreprise peut vous demander de remplir un formulaire fiscal W-9. Le formulaire aide également l'entreprise à comprendre si elle doit ou non retenir l'impôt sur les montants qu'elle vous verse.

Regardons les informations sur un formulaire W-9, quand vous pourriez recevoir une demande pour en remplir une et ce que vous devez faire si cela se produit.

• Qu'est-ce qu'un formulaire fiscal W-9 ?
• Quelles sont les informations sur un W-9 ?
• Qui pourrait me demander un W-9 ?
• Vais-je devoir remplir plus d'un W-9 ?
• Que dois-je faire avec un formulaire W-9 rempli ?

Qu'est-ce qu'un formulaire fiscal W-9 ?

Un W-9, Demande de numéro d'identification fiscale et certification, est un formulaire fiscal que les entreprises utilisent pour demander un numéro d'identification fiscale, ou NIF, d'un contribuable avec qui ils font affaire.

Chaque personne ou entreprise possède un NIF unique que l'IRS utilise pour identifier ce contribuable. Pour les particuliers, c'est généralement un numéro de sécurité sociale, qui est délivré par l'administration de la sécurité sociale. Les personnes qui doivent payer l'impôt fédéral sur le revenu, mais ne sont pas éligibles pour obtenir un numéro de sécurité sociale, peut demander un numéro individuel d'identification fiscale, ou ITIN, de l'IRS. Pour les entreprises, le NIF est un numéro d'identification d'employeur, que l'IRS délivre.

Votre NIF unique doit être soumis avec tous vos formulaires fiscaux afin que l'IRS puisse facilement identifier vos informations fiscales.

Lorsque vous êtes salarié, votre employeur peut obtenir votre numéro de sécurité sociale à partir de votre formulaire W-4, un formulaire fiscal qui lui indique le montant d'impôt à retenir sur votre chèque de paie. Mais si vous êtes un travailleur indépendant ou si vous gagnez un revenu autre que le salaire d'un employé, l'entreprise ou la personne qui vous a payé peut vous demander de remplir un formulaire W-9. Les informations sur le formulaire peuvent aider à garantir que l'entreprise utilise votre NIF correct lorsqu'elle déclare à l'IRS tout montant qu'elle vous a payé au cours de l'année d'imposition.

La société déclarera probablement ces montants à l'IRS sur un certain type de formulaire 1099. Par exemple, une entreprise peut remplir et déposer un formulaire 1099-MISC pour un pigiste qu'elle a payé 600 $ ou plus pour des services au cours de l'année d'imposition.

Quelles sont les informations sur un W-9 ?

Un formulaire fiscal W-9 contient des informations fiscales de base, comprenant …

• Votre nom tel que vous l'écrivez sur votre déclaration de revenus
• Le nom de votre entreprise, s'il est différent de ton nom
• Comment vous ou votre entreprise êtes classés aux fins de l'impôt fédéral (entreprise individuelle/individuel ou LLC à membre unique, société à responsabilité limitée, société, Partenariat, ou fiducie ou succession)
• Votre adresse complète
• Votre numéro d'identification fiscale, avec des champs séparés pour un numéro de sécurité sociale (pour les particuliers) ou un numéro d'identification d'employeur, ou EIN, pour les entreprises.

Vous devrez signer votre formulaire W-9. En faisant cela, vous certifiez que vous avez fourni votre identifiant fiscal correct, que vous êtes un citoyen américain ou un étranger résident américain, et que vous n'êtes pas soumis à une retenue à la source ou à des exigences de déclaration en vertu du Foreign Account Tax Compliance Act, ou FATCA.

Des informations facultatives peuvent également être incluses sur le formulaire, y compris le nom de la personne ou de l'entreprise qui demande son achèvement.

Qu'est-ce que la retenue de sauvegarde ?

Dans certaines situations, les entreprises effectuant certains types de paiements peuvent être tenues de retenir 24 % des montants des paiements et de les verser à l'IRS. C'est ce qu'on appelle la « retenue de sauvegarde, » et cela peut entrer en jeu lorsqu'un contribuable…

• Ne fournit pas à l'entreprise qui effectue le paiement son NIF.
• Fournit à l'entreprise payante un TIN incorrect qui ne correspond pas au numéro que l'IRS a enregistré pour ce contribuable.
• Ne déclare pas dans sa déclaration de revenus tous les intérêts et dividendes qu'il était tenu de déclarer.
• Ne certifie pas à l'entreprise payante qu'elle n'est pas soumise à la retenue à la source.

Mais si vous faites tout ce que vous êtes censé faire, donnez à l'entreprise votre NIF correct, inclure tous vos intérêts et dividendes imposables sur votre déclaration de revenus, et certifiez votre exemption de la retenue à la source - vous ne serez pas soumis à la retenue à la source.

Qui pourrait me demander un W-9 ?

Généralement, si une entreprise est tenue de déposer une déclaration de renseignements auprès de l'IRS pour déclarer les montants de 600 $ ou plus qui vous ont été versés au cours d'une année d'imposition, il peut vous demander de remplir un formulaire fiscal W-9. Cela signifie que les pigistes et les entrepreneurs indépendants peuvent recevoir une demande de W-9 de la part des entreprises pour lesquelles ils travaillent, mais ce ne sont pas les seuls contribuables qui pourraient recevoir une demande de remplir le formulaire.

L'IRS exige également que les entreprises soumettent des déclarations de renseignements pour les transactions immobilières, les intérêts hypothécaires qu'un contribuable paie à une société de prêts hypothécaires, dettes annulées, Contributions IRA et autres situations. Dans ces situations, les entreprises peuvent également demander un W-9 à un contribuable.

Vais-je devoir remplir plus d'un W-9 ?

Vous pourriez recevoir une demande pour plusieurs W-9.

Par exemple, si vous travaillez avec plus d'une entreprise qui vous paie 600 $ ou plus, chacun pourrait vous demander de remplir un W-9 car ils auront tous besoin de votre NIF pour remplir et déposer un 1099 pour vous. Les entreprises peuvent également remplir 1099 formulaires même si vous n'avez pas atteint le seuil de 600 $, juste pour s'assurer qu'ils déclarent correctement l'argent qu'ils ont payé lorsqu'ils font des affaires.

Vous devez remplir les formulaires fiscaux W-9 pour chaque entreprise qui a un motif légitime d'en demander un, et vous devez remplir le formulaire avec précision ou faire face à une pénalité et éventuellement à une retenue à la source à l'avenir.

Après avoir rempli un W-9 une fois, vous ne devriez pas avoir besoin de le remplir à nouveau pour le même demandeur. Mais si vos informations changent, vous devez alerter l'entreprise qui a demandé le W-9 que vous devez modifier vos informations personnelles. Ceci est important pour que le demandeur ait la bonne adresse et le bon TIN à inclure sur votre 1099.

Attention au vol d'identité

Lorsque vous recevez une demande de W-9, c'est probablement une bonne idée de contrôler le demandeur pour s'assurer qu'il a vraiment besoin des informations qu'il demande. Un W-9 contient des informations sensibles qui pourraient être précieuses pour les voleurs d'identité.

Que dois-je faire avec un formulaire W-9 rempli ?

Lorsque vous remplissez un W-9, vous devrez le retourner à l'entreprise, l'organisation ou la personne qui vous l'a demandé. L'IRS permet aux demandeurs d'utiliser un système électronique pour recevoir des W-9, mais assurez-vous de bien comprendre comment l'entreprise qui demande le formulaire souhaite que vous le renvoyiez.

C'est aussi une bonne idée de conserver une copie de tout formulaire fiscal que vous remplissez tout au long de l'année. Il n'y a probablement pas de bonne réponse pendant combien de temps vous devriez conserver une copie d'un W-9. Mais l'IRS conseille généralement aux contribuables de conserver les dossiers aussi longtemps qu'ils pourraient en avoir besoin pour aider à documenter les revenus ou les déductions sur une déclaration de revenus.

En bout de ligne

Vous devez vous attendre à recevoir un formulaire fiscal W-9 de toute entreprise ou individu, autre qu'un employeur, qui vous a payé plus de 600 $ par année. C'est une forme simple, mais assurez-vous de le remplir avec précision et de fournir votre numéro d'identification fiscale et votre adresse corrects. L'entreprise requérante peut avoir besoin des informations pour préparer et déposer un 1099 qui permettra à l'IRS de savoir combien il vous a payé au cours de l'année d'imposition. Et si vous ne remplissez pas correctement un W-9, vos paiements pourraient être soumis à une retenue à la source.

Rachel Weatherly est un spécialiste des produits fiscaux avec Credit Karma Tax®. Elle a étudié la comptabilité et la finance à la Western Carolina University et a également travaillé comme analyste fiscale. Vous pouvez la trouver sur LinkedIn .