Qu'est-ce qu'un plan d'urgence financière? Un guide étape par étape pour en créer un

La création d'un plan d'urgence financière est une sage décision pour toute entreprise. Les crises et les revers peuvent frapper soudainement, des catastrophes naturelles aux ralentissements économiques, pannes techniques, faillites de partenaires et désertions de clients. La planification d'urgence établit, en avance, comment réagir rapidement à chacun de ces scénarios et remettre l'entreprise sur les rails.

Qu'est-ce que la planification d'urgence financière?

La planification d'urgence, en général, consiste à hiérarchiser les actions que vous devez entreprendre face à des menaces extraordinaires pour votre entreprise. Quelles sont les premières mesures à prendre en cas de crise ? Si cela ne suffit pas, Quelles sont les prochaines étapes?

La planification d'urgence financière est un aspect de la planification d'urgence qui se concentre sur les ressources financières nécessaires pour que l'entreprise reste solvable et opérationnelle en cas de crise. Par exemple, il peut identifier des moyens de lever des fonds ou de réduire les coûts en cas de baisse soudaine des revenus due à une crise économique.

Qu'est-ce qu'un plan d'urgence financière?

Un plan d'urgence financier identifie les pires scénarios de votre entreprise et leur impact et présente des réponses potentielles. Les entreprises élaborent généralement des plans d'urgence financiers en rassemblant et en analysant des données, puis le remettre aux cadres supérieurs et aux cadres qui réfléchissent aux stratégies. Une entreprise peut également engager un consultant à cette fin spécifique.

Typiquement, une organisation élabore des plans de contingence financière pour chacun des peut-être une demi-douzaine de risques choisis par le groupe. Lorsqu'une crise survient, l'entreprise utilise le plan d'urgence comme un playbook.

Pourquoi les plans d'urgence financière sont-ils si importants ?

Les plans d'urgence financière constituent la base de l'atténuation des risques commerciaux, accélérer la reprise après sinistre et assurer la continuité et la résilience des activités. La pandémie de COVID-19 a mis une nouvelle prime aux entreprises établissant cette résilience, en particulier la résilience de leur chaîne d'approvisionnement, selon les analystes.

La planification d'urgence s'accompagne d'une solide analyse de rentabilisation, car les entreprises capables de réagir efficacement à une crise et de se remettre rapidement sur pied pourraient gagner un avantage concurrentiel sur les autres entreprises.

Avantages d'un plan d'urgence financière

Rester solvable et maintenir des opérations commerciales presque normales peuvent être les avantages les plus importants d'un plan d'urgence financière, mais il offre d'autres avantages importants. L'un est le bénéfice émotionnel, car planifier à l'avance peut réduire le stress et la panique lors d'une crise réelle. Avec un plan clair en place, votre équipe peut rapidement se concentrer sur l'action au milieu d'une situation difficile et souvent dynamique.

Il y a aussi l'avantage de réputation, car réagir efficacement en cas de crise reflète bien votre entreprise. Même si vous n'avez jamais à mettre le Plan B en action, le fait que vous ayez un plan d'urgence financier bien conçu peut mettre les clients et les autres parties prenantes plus à l'aise.

Et gardez à l'esprit que les plans d'urgence financière ne sont pas réservés aux pires scénarios. Ils peuvent également aborder les meilleurs scénarios, comme un flot de nouvelles commandes en ligne que vous n'avez pas la capacité de remplir. De cette façon, la planification d'urgence financière peut également aider les entreprises à tirer pleinement parti de leur succès.

Finalement, alors que vous ne pouvez pas planifier pour chaque crise ou revers, une fois que vous avez en main quelques plans d'urgence financiers testés, vous pourrez peut-être appliquer leurs actions à d'autres scénarios potentiels.

Qu'est-ce qui est inclus dans un plan d'urgence financière?

La planification d'urgence financière a deux objectifs essentiels. L'un est d'aborder la réponse immédiate à la crise; l'autre se concentre sur la normalisation des opérations après la survenance de l'événement, ou dans des secteurs de l'entreprise épargnés par la crise. Par exemple, une réponse à court terme à une crise financière dans une unité commerciale principale peut inclure l'utilisation d'une ligne de crédit existante ; une réponse à plus long terme pourrait impliquer de détourner les dépenses d'unités complémentaires ou non rentables vers le secteur d'activité principal à risque pour l'aider à rebondir.

Le chapitre et le verset d'un plan d'urgence financier varieront en fonction de la taille et du type d'entreprise. En général, un plan devrait inclure des options pour mobiliser les ressources et/ou réduire les coûts. Les leviers financiers que vous devriez être prêt à utiliser peuvent inclure :

Le financement: Les réserves de liquidités sont reines dans les situations de crise. Bien que les experts suggèrent que les entreprises détiennent suffisamment de liquidités ou d'autres actifs très liquides pour couvrir six mois de dépenses d'exploitation, des études montrent que de nombreuses petites entreprises ne le font pas. Accès aux marges de crédit, les prêts à court terme et l'assurance de continuité d'activité sont quelques autres sources de financement que les entreprises devraient obtenir avant toute crise.

Frais: Dépenses, le personnel et même des unités commerciales entières peuvent être réduits ou vendus dans le but de protéger les activités rentables et de maintenir un flux de trésorerie positif.

Un logiciel de comptabilité avec des outils de reporting détaillés et de visualisation des données peut vous aider à brosser un tableau clair de votre situation financière lorsque vous évaluez les meilleures options pour votre organisation, car il s'appuie sur les données en direct de votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP) et d'autres outils.

Exemple de plan d'urgence financière

Il est trop courant pour les entreprises de dépendre d'un seul client pour une grande partie de leurs revenus, ce qui représente un risque majeur et démontre l'importance des plans de contingence. Si, par exemple, vous obtenez 25% de votre chiffre d'affaires avec un seul client, vous devriez avoir un plan d'urgence pour une éventuelle défection de ce client. Les composantes financières d'un tel plan pourraient comprendre :

• Organiser à l'avance l'accès au crédit à court terme avec votre banque pour couvrir tout manque à gagner.
• Comprendre les options pour renégocier les extensions de prêts commerciaux existants.
• Prendre des mesures pour accélérer le paiement des autres clients, comme la renégociation des échéanciers de paiement et le recouvrement des comptes en souffrance.
• Licenciement du personnel associé à l'entreprise du client perdu.

Les réponses à plus long terme pourraient inclure la réduction des dépenses discrétionnaires, réduire les opérations non rentables et doubler le développement de nouvelles entreprises pour remplacer les revenus perdus et rendre votre entreprise moins dépendante de ce seul client. Les principaux domaines d'activité doivent être protégés des réductions qui pourraient nuire à leur rentabilité afin de minimiser l'impact sur le reste de l'entreprise et de maintenir le « business as usual » dans la mesure du possible.

7 étapes pour créer un plan d'urgence financière

Les entreprises doivent adopter une approche méthodique pour élaborer un plan d'urgence financière afin de s'assurer qu'il couvre adéquatement les risques les plus importants. Voici les étapes clés de ce processus :

1. Identifier les risques. Réduisez les risques de votre entreprise à cinq ou six scénarios réalistes qui pourraient vraiment faire dérailler votre entreprise. Quelle est leur probabilité, et quelle serait la gravité de leur impact ?
2. Analyser les causes. Comprenez et documentez pourquoi chacune de ces situations peut survenir.
3. Indicateurs de piste. Sur la base de cette analyse, énumérez les signes possibles de problèmes et trouvez des moyens de les suivre pour garder une longueur d'avance sur la situation.
4. Prescrire des actions. Détailler la stratégie de réponse à chaque crise en précisant et priorisant les actions à entreprendre, comment, par qui et dans quel délai.

Au fur et à mesure que vous élaborez les grandes lignes de votre plan d'urgence, approfondir chacun des risques, les ressources financières dont vous disposez et comment vous pouvez utiliser ces ressources pour répondre :

5. Analysez votre profil financier. Utilisez tous les outils de planification et d'analyse financière dont vous disposez pour détailler vos opérations et les marchés que vous desservez, y compris les frais, trésorerie et positionnement concurrentiel. Cela peut donner à l'entreprise un aperçu de la probabilité de divers scénarios et de leur impact potentiel.
6. Faites l'inventaire de vos actifs et de vos sources de financement. Posez-vous ces questions :De combien disposez-vous de réserves de liquidités ? Quels actifs sont indispensables et doivent être protégés ? Quels actifs envisageriez-vous de fermer ou de vendre ? Où pourriez-vous réduire les dépenses sans risquer la rentabilité ? Combien pouvez-vous emprunter rapidement ? Avez-vous une assurance perte d'exploitation?
7. Faire des plans de réaffectation, couper ou faire levier. Répondre aux questions ci-dessus peut suggérer de puiser dans vos réserves (généralement la première et la meilleure option) ou de réduire la production, en utilisant des lignes de crédit auprès de votre banque ou en vendant une unité commerciale non essentielle. Chaque option doit être évaluée en fonction de sa rapidité et de sa fiabilité pour lever des fonds. Par exemple, la vente d'une unité commerciale peut avoir un effet plus lent, résultat moins sûr que de contracter un prêt à court terme lorsque le temps presse.

Les meilleures pratiques suivantes peuvent également aider à optimiser le développement et la maintenance de votre plan d'urgence financière :

• Activation: Vous devriez avoir une politique en place qui décrit exactement quand un plan d'urgence serait activé, y compris le processus de prise de décision et qui est impliqué.
• Commentaires: Examiner ces plans sur une base trimestrielle, compte tenu des changements économiques et des changements de main-d'œuvre, pour tenir compte de facteurs économiques ou d'autres problèmes liés à l'entreprise, tels que de nouvelles coordonnées ou un changement important dans les réserves de trésorerie.
• La communication: Assurez-vous que le plan est communiqué à certaines personnes de votre entreprise dans tous les départements afin qu'elles puissent l'examiner et le comprendre avant qu'une crise ne se matérialise.
• Apprendre de l'expérience: Comme pour tout bon plan d'affaires, les entreprises doivent tirer les leçons de l'expérience lorsqu'elles se tournent vers le plan d'urgence et procéder à des ajustements qui les mettront dans une meilleure position pour la prochaine crise.

Modèle gratuit de plan d'urgence financière

Une variété d'outils sont disponibles pour vous aider à élaborer un plan d'urgence financière. Vous pouvez commencer à réfléchir à votre réponse aux crises en téléchargeant ce modèle de planification d'urgence financière de haut niveau.

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Ce modèle vous aidera à créer un plan d'urgence financier pour servir de base à l'atténuation des risques commerciaux, accélérer la reprise après sinistre et assurer la continuité et la résilience des activités.

Obtenez le modèle

En outre, Les logiciels de comptabilité et d'analyse de données disposent souvent d'outils de planification et de visualisation qui aident les organisations à cartographier les risques et les réponses financières. Ceux-ci pourraient aider à se préparer aux imprévus en facilitant des activités telles que :

Lignes de tendance : Suivi des métriques critiques dans le temps, tels que les flux de trésorerie et les comptes débiteurs, peut fournir des signes avant-coureurs d'un revers majeur pour votre entreprise.

Les cartes mentales: Les cartes mentales organisent et catégorisent le large éventail de risques auxquels votre entreprise est confrontée, pour vous aider à les éliminer et à hiérarchiser les plus grandes menaces.

Tableaux d'impact des risques : Ces cartes organisent les risques en fonction de leur impact et de leur probabilité d'occurrence, pour vous aider à hiérarchiser les réponses.

Diagrammes de décision : Les diagrammes de décision cartographient visuellement des réponses spécifiques à des événements spécifiques, donner aux dirigeants un plan d'action clair pendant une crise.

Des risques aussi variés que la perte d'un client important à une catastrophe naturelle, l'élaboration de plans d'urgence financiers servira de guide à votre organisation pour traverser la crise.