Qu'est-ce qu'un budget et pourquoi votre entreprise en a-t-il besoin ?

Un budget est un outil de planification essentiel pour estimer les revenus futurs de votre entreprise, dépenses et bénéfices. Cela aide à contrôler les dépenses et à identifier les problèmes potentiels où les revenus pourraient ne pas couvrir les dépenses et les opportunités de croissance potentielles lorsque vous disposez de liquidités supplémentaires qui pourraient être investies dans de nouvelles opportunités. Un détaillé, Un budget réaliste peut également aider l'entreprise à obtenir des financements auprès des banques et des investisseurs.

Qu'est-ce qu'un budget ?

Qu'est-ce qu'un budget d'entreprise ? C'est une vue d'ensemble des finances de votre entreprise. Il répertorie des informations sur l'état actuel de votre situation financière, ainsi que des estimations de dépenses et de revenus futurs. Il comprend les revenus réguliers, dépenses, les dépenses en capital et les engagements tels que les prêts. Votre budget aide à guider la prise de décision de votre entreprise. Les budgets sont généralement établis pour un exercice financier et contrôlés régulièrement, au moins une fois par mois.

Qu'est-ce qu'un bon budget ?

La comparaison des revenus et dépenses estimés et réels vous aidera à savoir si vous avez assez d'argent pour rester à flot, si vous devez faire des coupes et si vous faites des bénéfices. Un bon budget fournit suffisamment de détails et établit un plan pour que vous ne dépensiez pas plus d'argent que vous n'en gagnez, mais en même temps, vous dépensez suffisamment pour développer stratégiquement votre entreprise et la maintenir compétitive. Un budget d'entreprise doit inclure les quatre éléments clés suivants :

• Revenu: Il s'agit généralement du chiffre d'affaires. Certaines entreprises peuvent également avoir des revenus d'autres sources, comme les subventions, investissements et frais.
• Frais de fonctionnement : Les dépenses courantes de votre entreprise. Ceux-ci sont divisés en dépenses fixes et variables. Les dépenses fixes sont généralement les mêmes d'un mois à l'autre et sont payées régulièrement, comme le loyer ou les salaires et traitements des employés. Des dépenses variables sont à prévoir mais peuvent changer en fonction de l'utilisation, fabrication et vente, et d'autres influences du marché. Ils peuvent inclure le prix des matières premières, la main-d'œuvre et le coût de distribution de vos biens et services.
• Dépenses ponctuelles : Il s'agit notamment des dépenses en capital et des acquisitions.
• Profit: La mesure de profit la plus importante est généralement le revenu net, également connu sous le nom de ligne de fond.

Points clés à retenir

• Un budget fixe des objectifs pour le chiffre d'affaires de votre entreprise, dépenses et bénéfices.
• Les budgets prévoient généralement les performances sur une période de douze mois, mais peuvent également être produits semestriellement, trimestriel ou mensuel.
• Le suivi de l'écart entre les prévisions budgétaires et les performances commerciales réelles peut fournir des informations sur les conditions commerciales et la santé financière globale de votre entreprise, ainsi que différents départements et domaines. La création d'estimations budgétaires pour différents scénarios peut vous aider à prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise.
• L'utilisation d'un budget comme outil de gestion peut freiner les dépenses et motiver le personnel.
• Un budget bien géré peut aider votre entreprise à obtenir des prêts à des taux d'intérêt abordables.

Budgets d'entreprise expliqués

Un budget d'entreprise dresse la carte de votre paysage financier et définit la voie que vous souhaitez suivre. Pour construire un budget, commencez par documenter la situation financière actuelle de votre entreprise. Lister tous les revenus, dépenses et bénéfices. Utilisez ensuite le budget pour prévoir les scénarios futurs avec les revenus et les dépenses prévus. Utilisez le budget pour fixer des objectifs et mieux comprendre les revenus que vous devrez générer afin de couvrir les coûts prévus. Surveillez régulièrement vos progrès et faites le suivi des dépenses et des revenus réels par rapport aux projections.

Typiquement, les budgets des entreprises couvrent une période comptable de 12 mois. Il peut également être utile de ventiler le budget en deux segments de trimestre et de mois. La plupart des budgets correspondent à l'année fiscale, ou la période de temps utilisée à des fins de déclaration financière et fiscale.

Quels sont les trois types de budgets ?

Les différentes sortes se terminent par un surplus, déficit ou sont équilibrés. Bien que ces termes soient plus couramment utilisés pour décrire les budgets gouvernementaux que les budgets des entreprises. Au gouvernement, les termes décrivent généralement si les recettes fiscales sont suffisantes pour couvrir les coûts.

1. Surplus: Les revenus dépassent les dépenses, et l'entreprise fait des bénéfices.
2. Déficit: Les dépenses dépassent les recettes. L'entreprise perd de l'argent, au moins temporairement. Parfois, il est raisonnable qu'un budget soit déficitaire en fin de période. Par exemple, supposons que vous souhaitiez investir dans de nouvelles machines pour augmenter la production et augmenter le potentiel de revenus. Le coût de cette machinerie peut dépasser vos revenus pour cette période, mais une production accrue devrait entraîner des revenus et des bénéfices plus élevés à l'avenir.
3. Équilibré: Le revenu est égal à la dépense. L'entreprise atteint le seuil de rentabilité.

Votre budget vous indique où sont vos finances devrait être en tête. Il est également important de surveiller les revenus et les dépenses réels par rapport à votre budget. Une certaine variance est normale, mais si le revenu réel est systématiquement inférieur au budget ou si les dépenses réelles sont systématiquement supérieures, cela peut être un avertissement que votre entreprise est confrontée à des difficultés financières inattendues.

Les écarts dans les revenus et les dépenses réels peuvent également vous donner des informations sur l'environnement commercial. Par exemple, vous pourriez constater que vos revenus augmentent plus que prévu à l'approche de Noël ou diminuent plus que ce à quoi vous vous attendiez en août. Ces informations peuvent vous aider à planifier les fournitures et à gérer les flux de trésorerie pour faire face aux futures fluctuations saisonnières de l'entreprise.

Pourquoi un budget est-il important en entreprise ?

Créer et suivre un budget peut sembler beaucoup de travail, surtout si votre entreprise est simple et que vous n'avez pas l'intention de vous développer ou d'apporter des changements importants dans l'immédiat. Mais l'utilisation d'un budget pour gérer votre entreprise confère trois avantages importants :

1. Cela peut éviter les dépenses excessives. Les dépenses peuvent facilement devenir folles, alors mesurez-le régulièrement par rapport à vos dépenses prévues dans votre budget. En comparant les prévisions et les données réelles dans votre budget, vous pouvez voir quand les dépenses augmentent ou que les revenus ne suivent pas le rythme des dépenses. Vous pouvez faire des ajustements et des actions correctives pour éviter un déficit.
2. Cela peut aider à motiver les employés. Utilisez votre budget pour partager les objectifs commerciaux avec votre personnel. Cela peut également être un outil perspicace pour fixer des objectifs de revenus et de réduction des coûts. Dans certains cas, associer les primes et les commissions à la performance peut aider à motiver vos employés. Si vous avez du personnel autorisé à dépenser, les encourager à contrôler collectivement les dépenses par rapport au budget peut favoriser le travail d'équipe et la coopération pour aider l'entreprise à atteindre ses objectifs.
3. Cela peut vous aider à obtenir du financement pour votre entreprise. Lors de la recherche de financements extérieurs, les investisseurs et les banques examineront divers aspects de votre entreprise à partir de différents états financiers. Un budget d'exploitation détaillé leur montre ce qu'il en coûtera pour exploiter l'entreprise en termes de revenus et de dépenses futurs attendus. Un budget bien géré et réfléchi peut donner confiance aux banques et aux investisseurs dans votre stratégie et votre entreprise.

Avantages d'un plan d'affaires : Un business plan fixe vos objectifs stratégiques, établit des priorités, définit les objectifs à court et à long terme, identifie les besoins et les sources de financement et répertorie les principales parties prenantes. Les plans d'affaires englobent généralement une vision à long terme, généralement cinq ans ou plus. Ils sont essentiels pour les nouvelles entreprises, ainsi que des entreprises établies.

Budgets et business plans : Un budget détaillé est un élément clé de tout plan d'affaires. Le budget définit vos objectifs financiers à court terme et alimente les objectifs à plus long terme de votre plan d'affaires. Le rôle des comptables et la manière dont la planification et la budgétisation sont intégrées dans des objectifs commerciaux plus larges se développent. Les comptables ne font pas que rapporter des informations, la comptabilité de gestion analyse les données pour projeter les tendances et surveiller les performances de l'entreprise.

Comment fonctionnent les budgets d'entreprise

Les budgets d'entreprise tiennent compte de la somme d'argent dont vous disposez et de celle dont vous aurez besoin. Un budget est un outil qui vous permet de prédire si vous aurez plus de fonds que vous ne payez. Vous devez être réaliste avec vos projections financières. Et vous voudrez peut-être sous-estimer votre performance financière, ou créer un conservateur séparé, des budgets moyens et ambitieux. La budgétisation peut être particulièrement difficile si vous débutez et que vous n'avez pas de données historiques à examiner. Dans ce cas, essayez de créer des prévisions financières basées sur les chiffres de vente et les informations que vous pouvez glaner auprès de sociétés homologues. Un logiciel de planification financière peut vous aider dans cette étape.

Chaque mois, vous devez vérifier vos prévisions par rapport aux données réelles. Cela peut vous aider à prendre des décisions et des scénarios de prévision avec des budgets attachés peuvent être un exercice utile.

Par exemple, si vous envisagez d'embaucher du personnel supplémentaire, vous pouvez examiner l'impact budgétaire de l'ajout d'un employé permanent par rapport à l'utilisation d'entrepreneurs temporaires ou de demander au personnel actuel de faire des heures supplémentaires. Si vous envisagez d'investir dans plus d'équipements pour augmenter la production, vous pouvez expérimenter avec différentes estimations de revenus pour voir de combien vous auriez à augmenter la production pour justifier les dépenses en capital.

Les budgets vous aident à prendre des décisions commerciales plus judicieuses. En supprimant l'émotion des décisions d'achat, et plutôt se concentrer sur le respect d'un budget qui reflète les priorités stratégiques, votre entreprise peut plus facilement atteindre ses objectifs et générer des bénéfices.

Le budget de votre entreprise doit être suffisamment détaillé pour vous donner une image claire des revenus et des dépenses. Mais trop de détails peuvent alourdir votre budget. Par exemple, vous pouvez inclure des fournitures de bureau dans votre budget. Mais vous n'avez pas besoin d'écrire le montant spécifique pour les trombones, surligneurs et stylos séparément. Une catégorie générale suffira dans la plupart des cas.

Vous pouvez utiliser votre budget pour définir des objectifs de ventes et de bénéfices d'exploitation pour votre entreprise. Votre budget peut vous aider à identifier des défis tels que des coûts élevés ou un faible flux de trésorerie. Un budget bien pensé peut aider votre entreprise à se qualifier pour un prêt bancaire à des taux d'intérêt raisonnables ou à attirer des financements d'investisseurs.

Types de budgets d'entreprise

Des circonstances différentes peuvent justifier des approches différentes de vos processus budgétaires. En fonction de facteurs tels que les forces externes du marché, la maturité de votre entreprise et la fiabilité de vos données historiques, vous pouvez choisir un budget statique ou flexible.

Statique vs flexible

Budget statique : Un budget statique est plus simple et plus facile à gérer qu'un budget flexible. Vous créez le budget au début d'une période comptable en utilisant les meilleures informations disponibles à ce moment-là. Commencez par examiner les données historiques et les revenus et dépenses attendus pour créer un budget pour l'exercice ou une autre période comptable. Énumérez les revenus et les dépenses attendus par catégorie. Puis au fur et à mesure que l'année avance, surveiller les performances réelles de l'entreprise par rapport au budget. Typiquement, des budgets statiques sont établis un an à l'avance et décomposés en tranches trimestrielles ou mensuelles à des fins de suivi.

L'avantage d'un budget statique est que vous pouvez voir les écarts entre le budget et les performances réelles de l'entreprise. Cela vous indique la précision de vos estimations, et il donne un aperçu des conditions commerciales. Par exemple, si vos estimations de début d'année ne supposaient pas de conditions météorologiques défavorables, mais en août, votre entreprise a subi une interruption soudaine à cause d'un ouragan, l'effet sur chaque élément de revenu et de dépense apparaîtrait comme des écarts par rapport à vos estimations initiales. Avec un budget suffisamment détaillé, vous sauriez non seulement l'impact sur vos résultats, mais aussi quels aspects de votre entreprise ont été les plus touchés.

Cependant, un budget statique a aussi des inconvénients. Lorsque les perspectives sont incertaines ou que votre entreprise évolue, vous pouvez trouver un écart important entre les revenus et les dépenses estimés et réels. Aussi, avec une budgétisation statique, vous faites des hypothèses basées sur des informations historiques et prévues. Vos estimations peuvent s'avérer erronées.

Budget flexible : Si vous avez une entreprise dynamique ou que vous opérez dans des conditions commerciales incertaines, vous pouvez opter pour un budget flexible que vous pouvez mettre à jour avec de nouvelles informations. Contrairement à un budget statique, un budget flexible est conçu pour s'ajuster en fonction des activités de l'entreprise. Un mécanisme pour ce faire consiste à exprimer les coûts sous forme de ratios au lieu de valeurs fixes; par exemple, une entreprise peut budgétiser 40 % de son chiffre d'affaires pour les salaires du personnel.

Les entreprises à croissance rapide peuvent opter pour un budget flexible. Vous pouvez examiner différents scénarios, telles que les opportunités d'investissement et suivre plus facilement leurs effets sur le budget. Par exemple, si une entreprise de fabrication doit utiliser plus d'heures de machine en mars par rapport à février, puis son budget devrait logiquement augmenter en mars. Inversement, s'il les utilise pendant quelques heures, son budget devrait refléter cette baisse. Par conséquent, la plupart des entreprises qui ont des coûts d'entreprise variables chaque mois ou même chaque trimestre ont des budgets flexibles.

Les budgets flexibles sont également utiles lorsque les perspectives commerciales sont incertaines, étant donné que les revenus et les dépenses peuvent varier considérablement dans ces circonstances. Par exemple, si les ventes augmentent de manière inattendue de manière significative, vous devrez commander plus de fournitures que prévu initialement. Avec un budget flexible, vous pouvez établir une relation entre le chiffre d'affaires et le coût des fournitures afin que l'argent budgétisé pour les fournitures s'ajuste automatiquement en fonction du chiffre d'affaires.

Cependant, gérer un budget flexible, vous aurez besoin d'une bonne compréhension de la relation entre vos revenus et vos dépenses. Et n'oubliez pas de prévoir du temps pour tenir votre budget à jour, car cela demande plus de main-d'œuvre qu'un budget statique.

Comment établir un budget

Lorsque vous établissez un budget pour votre entreprise, commencez par décider d'un budget statique ou flexible. Si vous n'en avez jamais préparé auparavant, un budget statique pourrait être un bon point de départ. Cependant, si vous êtes un chef d'entreprise expérimenté confronté à une période d'incertitude, vous pourriez envisager de créer un budget flexible. La décision affectera la façon dont vous développez votre budget.

Prochain, définir la période comptable de votre budget. Les durées courantes sont de trois mois et un an. Établissez un calendrier régulier pour examiner et surveiller les dépenses et les revenus. Cela se fait généralement au moins une fois par mois.

Composantes d'un budget : Recueillir des informations et définir des attentes pour chacun des principaux éléments du budget :chiffre d'affaires, les charges d'exploitation fixes et variables et les dépenses en capital. Utilisez-le pour calculer les bénéfices attendus ou la différence entre les revenus et les dépenses.

Examinez les états financiers pour recueillir une grande partie de l'information et pour vous aider à comprendre où se situe votre entreprise financièrement. L'examen des données historiques, que vous ayez conservé un budget détaillé ou non, peut éclairer vos prévisions.

Revenu: Votre revenu principal provient très probablement des ventes, et les ventes sont généralement variables. Jetez un œil aux tendances des ventes précédentes et utilisez-les pour éclairer votre budget. Si vous venez de commencer, jetez un œil à d'autres entreprises similaires de votre secteur pour définir des attentes réalistes et des objectifs ambitieux mais réalisables.

Les coûts d'exploitation: Les coûts d'exploitation comprennent les coûts fixes et variables. Les frais fixes comprennent

• Louer
• Salaires réguliers pour les employés
• Assurance
• Paiements d'intérêts et remboursements de capital sur les prêts aux entreprises

Cette information doit être trouvée sur votre compte de résultat, bilan et autres états financiers. Un logiciel de comptabilité d'entreprise pour les petites entreprises et les startups peut vous aider à garder un œil sur votre situation financière.

Cependant, même les coûts fixes peuvent augmenter avec le temps, alors laissez une certaine marge dans votre budget pour tenir compte de choses comme :

• Augmentations de loyer
• Augmentations de salaire au coût de la vie et autres augmentations
• Incitatifs à la performance
• Personnel supplémentaire pour l'expansion prévue
• Intérêts et remboursements du principal sur la nouvelle dette prévue

Les coûts variables dépendent de l'activité de votre entreprise. Voici quelques exemples :

• Matières premières
• Salaires des travailleurs payés à l'heure ou au travail accompli
• Commissions
• Emballage
• Paiements d'intérêts sur carte de crédit, frais bancaires et frais de découvert

Estimez les coûts des matières premières et des emballages sur la base de données historiques. Assurez-vous de tenir compte de toute expansion prévue ou croissance attendue des ventes. En utilisant les estimations de production et les tendances historiques, vous pouvez également calculer des estimations pour votre personnel horaire. N'oubliez pas d'inclure toute augmentation du coût de la vie, promotions et commissions.

Certains articles ont à la fois des composants fixes et variables. Par exemple, vous pouvez payer une redevance mensuelle fixe pour votre service d'eau, plus un coût supplémentaire pour le montant que vous utilisez.

Dépenses ponctuelles : Vous prévoyez peut-être aussi des dépenses ponctuelles, tels que les nouveaux équipements de bureau ou les machines de production. Inclure des estimations pour ces coûts.

Vous avez maintenant vos estimations de revenus et de dépenses, vous pouvez commencer à comprendre la rentabilité de votre entreprise. Cela peut vous aider à rester sur la bonne voie et à vous fixer de nouveaux objectifs. Par exemple, si votre budget est dans le rouge, vous devrez peut-être trouver de nouveaux domaines pour réduire vos dépenses et de nouvelles façons d'attirer de nouveaux clients ou de vendre plus de biens et de services.

Quatre étapes clés pour créer un budget d'entreprise

Voici un exemple de configuration d'un budget statique à l'aide d'un modèle de budget standard, que vous pouvez télécharger dans la section suivante.

1. Énumérez vos sources de revenus et les revenus estimés de chacune dans la colonne du budget. Vous énumérerez les chiffres réels à côté au fur et à mesure que la période financière progresse.
2. Au titre des charges d'exploitation, listez vos dépenses variables et une estimation pour chacune. Utilisez les revenus attendus et les données historiques pour faire des prédictions. Par exemple, si vous prévoyez de vendre 50 unités chaque mois, prendre en compte le coût des matières premières, le travail pour produire les articles, et le coût de leur vente et de leur distribution.
3. Toujours dans les charges d'exploitation, listez toutes vos dépenses fixes et un montant prévu dans la colonne budget. N'oubliez pas d'inclure des estimations pour les augmentations, les nouvelles recrues et d'autres choses comme les paiements d'intérêts sur la dette.
4. Lister les dépenses ponctuelles, tels que les nouveaux équipements de bureau, avec des devis. Ceux-ci seront répertoriés sous les dépenses hors exploitation dans votre budget.

Ces étapes peuvent être effectuées manuellement, mais la plupart des entreprises utilisent des logiciels pour ces fonctions. Il permet de produire des données plus précises et complètes pour vous aider dans vos prévisions, ainsi que lorsque vous comparez les dépenses réelles. Et un logiciel de planification financière robuste comprend des programmes de formation et de certificat pour vous aider, vous et votre équipe financière, à tirer pleinement parti de ses fonctionnalités.

Quel est un exemple de budget ? Pour un exemple de budget, nous allons utiliser une petite entreprise hypothétique appelée Michigan Widgets. Voici à quoi ressemblait le budget statique de Michigan Widgets après avoir terminé les étapes 1 à 4.

WIDGETS DU MICHIGAN