Comment gérer la paie pour une petite entreprise

Votre petite entreprise est opérationnelle, et vous êtes prêt à commencer à embaucher des employés. Avec les employés vient la paie, une tâche essentielle et complexe. Du temps de suivi à la retenue et au paiement des impôts, chaque aspect de la gestion de la paie requiert la plus grande attention aux détails.

Pourquoi votre petite entreprise a besoin de la paie

La paie peut être chronophage et compliquée. Même les petites entreprises peuvent bénéficier d'un logiciel de paie pour faciliter le traitement et l'enregistrement des avantages sociaux, impôts et salaires. Créer un plan sur la façon dont vous traiterez les avantages sociaux des employeurs et des employés. Voici comment.

1. Une paie efficace et précise protège les avantages sociaux des employés et joue un rôle clé dans la satisfaction des employés. Des avantages importants tels que la santé, les assurances invalidité et chômage, ainsi que les cotisations au régime de retraite sont calculées et gérées par le biais de la paie. Les cotisations des employés sont déduites du salaire brut des employés et les erreurs avec les paiements d'assurance et les régimes de retraite peuvent être coûteuses et problématiques pour les employeurs et les employés. Et payer les employés avec précision et à temps aide à garder les employés satisfaits. Les erreurs de paie peuvent rapidement épuiser le moral et pousser le personnel à chercher du travail ailleurs.

2. Les entreprises doivent se conformer aux lois du travail et aux exigences fiscales sur les salaires. Ces exigences complexes peuvent varier d'un État à l'autre et sont sujettes à changement. Les pénalités de non-conformité de l'IRS et d'autres agences fiscales peuvent être sévères, et les violations du droit du travail peuvent entraîner des problèmes avec le ministère du Travail (DOL) et même des poursuites judiciaires de la part des employés. Un logiciel de paie peut vous aider à vous tenir au courant de l'évolution de la réglementation et à traiter une paie précise et conforme à la loi.

3. Une gestion efficace de la paie aide les entreprises à optimiser leurs flux de trésorerie et leurs performances. La paie est l’une des dépenses récurrentes les plus importantes d’une entreprise. Vous avez besoin d'un fonds de roulement suffisant, ou de l'argent en main, chaque période de paie pour répondre à vos obligations. Comprendre vos coûts salariaux vous aide également à gérer votre main-d'œuvre plus efficacement. Vous voulez avoir suffisamment d'employés pour faire le travail correctement sans gaspiller de l'argent en main-d'œuvre inutile. Mais vous avez également besoin de suffisamment de liquidités pour embaucher de nouveaux employés ou faire des investissements supplémentaires si les affaires reprennent.

Mettre en place un système de paie

Avant de pouvoir commencer à payer vos employés, suivez quelques étapes pour configurer votre système de paie. Plutôt que de tenter toutes ces étapes avec des calculs manuels et des feuilles de calcul, envisager une solution logicielle de traitement de la paie pour simplifier le processus.

• Obtenez un numéro d'identification d'employeur (EIN). Un EIN est un numéro à neuf chiffres que l'IRS attribue à votre entreprise pour l'identifier sur les documents fiscaux, similaire à la façon dont un numéro de sécurité sociale est utilisé pour identifier un individu. Les propriétaires d'entreprise peuvent avoir besoin d'obtenir un EIN avant de pouvoir demander des licences commerciales, ouvrir un compte bancaire professionnel ou déclarer des charges sociales. Demandez un EIN en ligne via le site Web de l'IRS.
• Mettre en place un calendrier de paie. Déterminez à quelle fréquence vous paierez les employés. De nombreuses entreprises paient leurs employés toutes les deux semaines (aux deux semaines). Certains États ont des exigences minimales de fréquence de paie, donc avant de décider d'un calendrier de paie, assurez-vous de vous conformer à toutes les réglementations. Décidez comment vous allez payer les employés, que ce soit par dépôt direct, chèque papier ou carte de paiement rechargeable. Parce que les employés comptent sur leurs chèques de paie, il est important de toujours payer à temps.

• Comprendre les lois sur les salaires. Les lois sur les salaires au niveau fédéral et étatique, tels que les règles relatives au salaire minimum et aux heures supplémentaires établies par la Loi fédérale sur les normes du travail (FLSA), contribuer à protéger le bien-être des employés. En vertu de la LSF, les employeurs doivent suivre et conserver des registres de tout le temps de travail des employés, payer au moins le salaire minimum et payer les heures supplémentaires si les employés travaillent plus de 40 heures par semaine et ne sont pas exonérés. Pour que les employés soient exemptés de la FLSA, ils doivent recevoir un salaire, soit un montant fixe chaque année quel que soit le nombre d'heures travaillées, c'est plus de 684 $ par semaine (35 $, 568 par an) dans la plupart des États. Dans certains États, comme la Californie, Washington et New York, cette exigence minimale est encore plus élevée.

  Si votre entreprise embauche des pigistes ou des entrepreneurs indépendants, ils auront également leurs propres règles et règlements. Du point de vue de l'IRS, les indépendants sont des travailleurs indépendants, ils ne sont donc pas soumis aux mêmes lois sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires que les employés horaires non exonérés.

• Respectez la réglementation fiscale. Comme les lois sur les salaires, des règlements sur les charges sociales existent au niveau fédéral, niveau étatique et local. Une fois le salaire brut de votre employé déterminé, calculer ces taxes et retenir le montant des chèques de paie à soumettre à l'agence appropriée. Planifiez et budgétisez les taxes suivantes.

  • Taxe fédérale sur le revenu
  • Impôts de la Loi fédérale sur les cotisations d'assurance (FICA)
  • Impôts de la Loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA)
  • Toute autre taxe nationale ou locale pertinente

Les entreprises ne sont pas responsables de la retenue ou du paiement d'impôts pour les entrepreneurs indépendants. Et ils ne sont généralement pas admissibles à d'autres avantages sociaux, parce qu'ils ne sont pas techniquement des employés de l'entreprise. Au lieu de remplir un formulaire W-4 qui détaille les retenues, les pigistes remplissent un W-9.

• Établir un paquet d'avantages. Décidez des avantages que vous offrirez. Pensez à l'assurance maladie, cotisations au régime de retraite et congés payés. Les cotisations au régime sont déduites des chèques de paie. Et les congés payés nécessitent un suivi attentif. Si vous avez un service des ressources humaines, travailler avec eux pour créer et administrer ces avantages.

Un logiciel de gestion de la paie peut vous aider à être plus efficace, mieux comprendre les coûts associés à la paie, maintenir l'exactitude et assurer la conformité aux réglementations fiscales.

Ce qui est inclus dans un système de paie

Le système de paie que vous avez mis en place devra suivre le temps des employés, calculer les déductions, traiter les charges sociales et les avantages sociaux, effectuer des paiements aux employés et soumettre les impôts appropriés. Chaque système de paie a quelques composants.

Suivi du temps :Établissez un système de suivi du temps pour vos employés horaires et formez-les à l'utiliser. Tenez compte de facteurs tels que la rémunération des heures supplémentaires et les demandes de congés. Les logiciels de paie et de suivi du temps peuvent aider à automatiser et à rationaliser ces processus

Les salaires :Le système de paie calculera le salaire ou le salaire brut en utilisant le taux horaire et le nombre d'heures travaillées. Et pour les salariés, leur salaire annuel sera divisé par le nombre de périodes de paie.

Retenues :Le logiciel de paie calculera les obligations fiscales appropriées en utilisant les informations trouvées sur le W-4 de chaque employé, ainsi que d'autres fédéraux, lois nationales et locales. Il automatisera les paiements à vos autorités fiscales et conservera des enregistrements à des fins de conformité. Il peut également traiter les retenues pour saisie-arrêt sur salaire, si nécessaire.

Avantages :Tout comme les impôts, le système logiciel de paie déduira la part des avantages sociaux de l'employé avant qu'un chèque ne soit coupé pour assurer un paiement rapide.

Autres fonctionnalités utiles :Le logiciel de paie de premier plan s'intègre à d'autres logiciels d'entreprise tels que les logiciels de RH et de comptabilité pour résoudre d'autres problèmes courants de paie et de finances.

Établir des politiques et des procédures de paie

Après avoir choisi un système de paie, établir des politiques et des procédures standard pour gérer les tâches de paie de manière efficace et opportune. Voici quelques-uns des détails sur votre période de paie et vos avantages sociaux que vous devriez communiquer à tous les employés :

• Comment fonctionne votre paie. Former les employés sur les procédures de suivi du temps, à qui parler s'ils ont des problèmes de paie et d'autres politiques de l'entreprise, comme les congés payés. Envisagez un système logiciel de paie avec une interface conviviale que tous vos employés, quelle que soit la capacité technique, peut facilement accéder et utiliser pour signaler l'heure, demander des congés et consulter en toute sécurité d'autres informations importantes sur la paie.
• Lorsque la période de paie est. La fréquence de paie dépend en grande partie de ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise et vos employés, bien que certains États aient également des lois sur la période de paie minimale. La plupart des employeurs optent pour une période de paie aux deux semaines, avec vendredi le jour de paie le plus populaire. Les employés comptent sur leurs chèques de paie et il est important qu'ils sachent quand s'attendre à un chèque de paie. Et vous devez savoir quand vous traiterez la paie afin de vous assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de fonds pour couvrir les coûts.
• Comment fonctionnent les prestations. Quel type de plan de santé proposez-vous? Combien sera déduit de chaque chèque pour couvrir les primes ? Qu'en est-il des cotisations de retraite? Existe-t-il un programme de jumelage avec l'employeur si les employés cotisent à leur fonds de retraite ? Après l'établissement du régime d'avantages sociaux, communiquez-le lors de vos processus d'intégration.

Comment exécuter la paie

Maintenant que vos processus de paie sont établis et que vous êtes prêt à commencer, il y a quelques étapes à garder à l'esprit. La première étape consiste à savoir combien d'heures vos employés ont travaillé.

Utiliser un système de suivi du temps

Gardez une trace du temps travaillé par chaque employé. Un système de suivi du temps vous aidera à calculer les salaires des employés payés sur une base horaire. Il peut également être utilisé par les salariés s'ils facturent du temps à des projets ou des clients spécifiques. Utilisez une solution logicielle de paie avec des fonctionnalités de suivi du temps et de reporting.

Une fois que vous avez un dossier complet des heures travaillées et du salaire des employés, vous êtes prêt à commencer à traiter la paie. Voici les étapes à suivre pour un traitement efficace de la paie :

1. Calculer les salaires. Soit à l'heure ou au salaire, trouver le salaire brut de chaque employé. N'oubliez pas de calculer la rémunération des heures supplémentaires, le cas échéant.
2. Calculer le salaire net. Déduire toutes les charges sociales requises, bénéficie des cotisations et des saisies sur salaire du salaire brut. Bien que cela puisse être fait manuellement, Un logiciel de paie peut automatiser cette étape.
3. Payer les employés et distribuer les bulletins de paie si nécessaire. Certains États n'exigent pas de talons de paie, mais même lorsque cela n'est pas nécessaire, il est communément admis que les bonnes pratiques commerciales sont de les partager avec les employés après chaque période de paie. Cela peut être fait par voie électronique ou avec des copies papier.
4. Dépôt de toutes les charges sociales. Cela comprend le revenu fédéral, FICA, FUTA et impôts locaux qui sont retenus sur le salaire des employés ainsi que sur la part de l'employeur. De nouveau, Un logiciel de paie peut automatiser ce processus en déclarant et en déposant les charges sociales pour vous.
5. Tenir des registres. Restez conforme à l'IRS, DOL et réglementations locales.
6. Déposez tous les formulaires fiscaux requis. Ceci est fait trimestriellement pour les impôts fédéraux sur le revenu et le FICA, et annuellement pour FUTA. La fréquence de dépôt locale et étatique variera.

Gestion des charges sociales

Garder une trace et payer correctement toutes les charges sociales n'est pas une mince affaire, parce que vous pouvez être assujetti à plusieurs impôts au fédéral, niveaux étatiques et locaux. Voici un bref aperçu des charges sociales que les entreprises doivent suivre :

• Impôts fédéraux sur le revenu : Chaque employé sera imposé différemment en fonction de ses revenus et de ses retenues sur son formulaire IRS W-4. Les calculatrices en ligne et les logiciels de paie peuvent vous aider dans ce calcul complexe.
• Impôts FICA : Ceux-ci financent la sécurité sociale et l'assurance-maladie et le montant est réparti à parts égales entre l'employeur et l'employé. Pour la Sécurité Sociale, les employeurs et les employés paient chacun 6,25 % du salaire brut chacun pour un total de 12,4 % jusqu'à concurrence de 137 $, 700 des revenus des employés. Le montant versé à la Sécurité sociale des salariés au cours de leur carrière détermine le montant des prestations qu'ils perçoivent après leur retraite. Et les taxes d'assurance-maladie sont de 1,45 % pour l'employeur et l'employé.
• Impôts FUTA : FUTA est payé par l'employeur. Le taux d'imposition FUTA est de 6% sur les 7 premiers $, 000 en salaires versés au cours d'une année civile, à moins que votre état ne reçoive un crédit d'impôt abaissant votre paiement FUTA total.
• Autres considérations fiscales : Payer les impôts nationaux et locaux sur le revenu, plus des obligations financières supplémentaires comme l'assurance invalidité, l'indemnisation des accidents du travail et l'assurance-chômage de l'État.

En plus de payer ces impôts, les entreprises doivent les déclarer conformément aux annexes de l'IRS. Toutes les entreprises doivent gérer les charges sociales avec la plus grande précision pour éviter les pénalités IRS et les problèmes avec les employés. L'IRS exige que les charges sociales soient payées à des dates précises, soit bihebdomadaire ou mensuel, et vous pouvez faire face à de lourdes amendes si vous ne respectez pas ces délais, jusqu'à 10 % de pénalités. Si vous manquez de fonds et ne pouvez pas couvrir toutes vos dépenses, il existe de meilleures façons de résoudre les problèmes de trésorerie que de sauter vos factures d'impôt. Et aucun employé ne veut être touché par une facture fiscale inattendue parce que son employeur a utilisé un calcul de retenue à la source incorrect.

L'importance de la tenue des registres de paie

Les agences fédérales et étatiques ont des lois qui vous obligent à conserver des registres de paie spécifiques au cas où les agences auraient besoin de ces informations.

En vertu de la LSF, les employeurs doivent conserver certains dossiers pour tous les travailleurs non exonérés pendant trois ans, comme le nom de l'employé, adresse et profession, ainsi que les détails de la paie comme les heures travaillées et les salaires gagnés.

Selon les règlements de l'IRS, tous les registres des impôts sur l'emploi doivent être conservés pendant au moins quatre ans et doivent être disponibles sur demande pour examen par l'IRS. L'IRS exige également que les entreprises conservent des informations pour chaque employé, y compris les salaires, les attestations de retenue ainsi que les dates et montants des acomptes fiscaux effectués en leur nom. La violation des exigences de tenue des registres de paie peut entraîner des amendes coûteuses avec l'IRS et le DOL. Et en cas de litige, dégager, des enregistrements précis peuvent aider à protéger votre entreprise.

Au-delà des raisons légales, de bonnes pratiques de tenue des registres de paie peuvent vous aider à mieux comprendre les indicateurs commerciaux clés tels que les niveaux de productivité, les absences des employés et les coûts salariaux.

Utiliser une personne ou un gestionnaire de point de paie

Suivre l'évolution des pratiques et des réglementations en matière de paie est un défi de paie courant. Une solution consiste à désigner quelqu'un pour être votre responsable de la paie ou à embaucher un gestionnaire de la paie. Si vous exécutez la paie manuellement ou utilisez une solution logicielle de paie, le rôle de gestionnaire de la paie peut être un emploi à temps plein. Et même si vous externalisez la paie, un responsable de la paie peut aider à superviser le processus ainsi que l'échange d'informations en temps opportun entre votre entreprise et le fournisseur de services.

Les gestionnaires de paie gèrent généralement les tâches suivantes :

• Traitement de la paie
• Déduction des cotisations sociales
• Assurer la conformité des charges sociales
• Comprendre et suivre les lois sur les salaires
• Payer toutes les taxes nécessaires
• Soumettre des rapports de paie à l'IRS et à d'autres entités gouvernementales
• Tenir tous les dossiers nécessaires et utiles
• Répondre aux demandes de renseignements sur la paie des employés

Les gestionnaires de paie améliorent les inefficacités dans le processus de paie. Et ils travaillent en étroite collaboration avec la comptabilité pour développer des stratégies de gestion des effectifs afin d'améliorer la santé financière de votre entreprise.

À quel moment une petite entreprise doit-elle nommer un responsable de la paie ou embaucher un responsable de la paie dédié ? Quand la paie devient un casse-tête et commence à entraver d'autres projets. Si vous commencez à avoir des erreurs de paie ou si vous avez du mal à suivre les règles et règlements, envisager d'embaucher un gestionnaire de la paie. Et comme votre entreprise continue de croître, envisagez d'élargir le rôle et de créer une équipe de paie dédiée.

10 conseils de paie pour les petites entreprises

Les 10 conseils suivants peuvent aider votre petite entreprise à gérer la paie avec succès.

1. Mettez de l'ordre dans vos finances. Établissez un budget de paie et estimez combien coûtera la paie. Assurez-vous d'ajouter au moins 20 % au salaire de base d'un employé pour tenir compte des impôts, avantages sociaux et autres charges sociales. Comprendre les flux de trésorerie de votre entreprise vous aidera à garder vos finances en bonne santé et à vous assurer d'avoir suffisamment d'argent pour payer les employés à temps.

2. Se familiariser avec le droit du travail sur un fédéral, niveau national et local, et restez toujours au courant des changements. Le non-respect peut entraîner des sanctions sévères.

3. Renseignez-vous sur les obligations fiscales IRS de votre entreprise , ainsi que toutes les exigences fiscales nationales et locales. Comme le droit du travail, ceux-ci sont susceptibles de changer, et les sanctions peuvent être sévères.

4. Gardez une trace minutieuse de tous les paiements de taxes sur les salaires et des délais de déclaration. Les charges sociales doivent être déposées auprès de l'IRS à certaines dates, Sinon, vous encourez des pénalités qui augmentent en fonction du retard de paiement de vos impôts.

5. Sachez quels registres de paie vous devez conserver respecter les exigences IRS et DOL, et combien de temps vous devez les garder.

6. Classez toujours correctement les travailleurs. Les employés déposent un formulaire W-2, qui est utilisé pour déterminer combien d'argent à retenir pour les impôts fédéraux sur le revenu. Entrepreneurs indépendants, d'autre part, sont responsables de l'intégralité des impôts sur le travail et rien n'est retenu sur leur salaire, ils déposent donc un formulaire W-9.

7. Ne tardez pas à utiliser une solution logicielle de paie ; la gestion de la paie est plus rapide, plus facile et plus précis avec un système qui peut simplifier les processus.

8. Assurez-vous que votre solution de paie répond à vos besoins. Identifiez les fonctionnalités importantes et assurez-vous qu'elles sont incluses dans votre logiciel. Par exemple, si vous souhaitez intégrer votre logiciel de traitement de la paie à votre logiciel de comptabilité d'entreprise ou de gestion du capital humain, assurez-vous que c'est une option. Demandez une visite guidée du produit et apprenez à connaître le logiciel avant de l'acheter.

9. Intégrez votre solution de paie à d'autres logiciels métiers, tels que les systèmes comptables ou les systèmes RH. Cela permet aux propriétaires de petites entreprises de voir plus facilement la situation dans son ensemble, comme la façon dont la paie affecte les flux de trésorerie.

10. Vérifiez toujours la saisie des données, même si vous utilisez un logiciel de paie. Feuilles de temps, calculs de paie, calculs des prestations, déductions, demandes de congés, Les formulaires IRS et tout autre document de paie doivent être précis et une double vérification de votre travail peut vous aider à éviter des erreurs coûteuses.

Comment les logiciels et l'automatisation peuvent aider les petites entreprises avec la paie

La gestion de la paie peut être l'un des aspects les plus fastidieux et chronophages de la gestion d'une petite entreprise, compte tenu des détails répétitifs et doit se tenir au courant de l'évolution des lois salariales et fiscales. Cependant, Un logiciel de paie peut considérablement augmenter l'efficacité et aider à réduire les maux de tête grâce à l'automatisation. Par exemple, Un logiciel de paie peut :

• Calculer avec précision les chèques de paie, en tenant compte de tous les facteurs nécessaires, y compris les salaires, retenues d'impôt, l'emplacement et les cotisations sociales. Il élimine les décomptes manuels.
• Calculer les heures supplémentaires, les congés payés et les primes après les heures de travail, le cas échéant. Que ce soit simplement pour suivre la politique de l'entreprise ou pour se conformer aux réglementations fédérales ou étatiques, Le logiciel de paie facilite grandement le suivi des horaires, même les plus complexes.
• Suivez les demandes de congé pour les vacances ou les jours de maladie. Le logiciel de paie peut également gérer des avantages tels que l'accumulation de congés payés qui peuvent devoir être payés si un employé quitte l'entreprise.
• Restez à jour avec les lois fiscales et salariales fédérales, niveaux étatiques et locaux. Gagnez du temps et assurez la conformité.
• Payez automatiquement les employés par dépôt direct ou par carte de paiement.
• Réduire l'erreur humaine. La saisie manuelle des informations de paie peut prendre du temps et être sujette à des erreurs, mais l'automatisation peut gérer les détails tout en permettant aux responsables de la paie et aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Parce que la gestion de la paie est une tâche administrative critique qui doit être exécutée avec précision et à temps à chaque période de paie, il est important de mettre en place un système qui fonctionne pour votre petite entreprise. Les logiciels et l'automatisation de la paie peuvent grandement améliorer l'efficacité et la précision tout en aidant votre entreprise à rester conforme aux réglementations fédérales dynamiques et difficiles, réglementations fiscales nationales et locales. Cela vous évite, à vous et à vos gestionnaires de paie, de vous laisser entraîner dans les détails de processus trop complexes. Un puissant logiciel de paie s'intègre également aux solutions de comptabilité pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur.