Planification et analyse étendues (xP&A) définies

Les départements financiers des entreprises bien gérées ont développé depuis des années les meilleures pratiques en matière de planification et d'analyse financières (FP&A), qui fournit des informations et des analyses utiles qui aident à orienter l'orientation future d'une entreprise. Mais même la meilleure équipe FP&A peut parfois comporter un défaut potentiellement fatal :son accent sur la planification financière la déconnecte de la planification opérationnelle des départements et des unités commerciales de l'entreprise.

Il ne suffit plus de créer un plan financier indépendamment de la prise de décision stratégique prise dans d'autres secteurs de l'entreprise. Entrez dans la planification et l'analyse étendues (xP&A) - l'extension littérale des pratiques et des outils FP&A au-delà de la finance à l'ensemble de l'organisation.

Qu'est-ce que la planification et l'analyse étendues (xP&A) ?

L'une des définitions les plus simples de xP&A vient du cabinet de recherche Gartner, qui la décrit comme l'extension des projets FP&A au-delà de la direction financière. Lorsqu'une organisation adopte xP&A, toute fonction au sein de l'entreprise qui produit un plan d'affaires opérationnel - ressources humaines, Ventes, commercialisation, opérations, chaîne d'approvisionnement, CE, recherche et développement — le fait à l'aide d'une plate-forme FP&A partagée qui unifie les modèles de données et les méthodologies analytiques.

Cette approche offre de multiples avantages. Traditionnellement, Les processus FP&A ont fourni une approche structurée de la budgétisation, Planification, des prévisions et des rapports afin que l'équipe financière puisse fournir une analyse qui aide les cadres supérieurs à comprendre l'impact financier de leurs décisions. Cependant, d'autres fonctions de l'entreprise élaborent des plans et prennent des mesures qui peuvent également affecter la situation financière et l'orientation future d'une organisation.

Une approche xP&A intègre les meilleures pratiques et outils FP&A dans toute l'organisation pour créer une image plus unifiée de l'impact financier des plans opérationnels des départements et des unités commerciales, stratégies et activités. Il le fait via une plate-forme centrale qui prend en charge les applications de planification opérationnelle personnalisées qui utilisent la même plate-forme FP&A, architecture et modèle de données, améliorant ainsi l'alignement des pratiques de planification dans l'ensemble de l'entreprise.

L'adoption de xP&A s'accélère en réponse aux défis auxquels sont confrontées les organisations qui cherchent à exploiter de nouveaux modèles commerciaux numériques tout en naviguant dans l'incertitude économique.

Points clés à retenir

• La planification et l'analyse étendues (xP&A) étendent l'utilisation des principes FP&A, outils, des modèles de données et des processus aux départements non financiers de l'entreprise.
• L'adoption de xP&A augmente rapidement; les experts prédisent qu'elle deviendra bientôt l'approche dominante en matière de FP&A.
• xP&A augmente l'alignement entre les finances et les autres départements et unités commerciales dans l'ensemble de l'organisation.
• Il permet également aux directions financières d'être plus prospectives, partenaires stratégiques de l'entreprise.

FP&A expliqué

La planification et l'analyse financières (FP&A) englobent toute la planification financière, budgétisation, les processus de prévision et de reporting qu'une entreprise effectue afin d'armer sa direction et son conseil d'administration avec des intelligence dérivée des données pour la prise de décision. Les équipes FP&A se rassemblent, préparer et analyser des données financières pour créer des rapports qui fournissent des réponses basées sur les données aux questions commerciales clés, tel que:

1. Quels produits/services/lignes de produits génèrent la plus grande partie du bénéfice net de l'entreprise ?
2. Quels produits/services ont la marge bénéficiaire la plus élevée ou la plus faible ?
3. Quel pourcentage des ressources financières de l'entreprise chaque département consomme-t-il ?
4. Quelles opportunités l'entreprise devrait-elle envisager pour se développer et se développer ?

Alors que FP&A était autrefois une fonction plus tactique fournissant des informations historiques sur les performances financières ou un instantané de la situation financière actuelle d'une entreprise, il est de plus en plus tourné vers l'avenir, processus stratégique. La technologie de pointe et les nouvelles meilleures pratiques (y compris xP&A) permettent aux équipes FP&A de comprendre pourquoi les choses se sont produites et de prédire avec plus de précision ce qui est susceptible de se produire à l'avenir.

Origines de xP&A

Alors que Gartner a inventé le terme xP&A en 2020, le concept lui-même n'est pas si nouveau que ça. Également appelée planification collaborative ou connectée ou FP&A intégré, xP&A représente la codification d'une variété de multidisciplines, approches interfonctionnelles de la planification d'entreprise, par opposition aux exercices cloisonnés plus typiques du passé. Cette approche plus collaborative permet à l'entreprise d'intégrer la planification financière dans toutes les fonctions - des ventes et du marketing aux opérations, ressources humaines, chaîne d'approvisionnement et informatique - afin que tout le monde travaille à partir des mêmes données et informations financières lors de la création de plans et de stratégies d'entreprise, mesurer les performances et effectuer des changements de direction.

Alors que le manque d'alignement entre les processus FP&A traditionnels et le reste de l'entreprise a longtemps été un défi, la question est désormais primordiale. Dans un environnement économique en mutation, une planification et une analyse plus globales sont essentielles. À la fois, les progrès technologiques rendent désormais possible une planification étendue.

Les entreprises qui ont adopté xP&A ont tendance à constater des améliorations de leurs performances financières par rapport à celles qui ont des processus FP&A plus isolés. xP&A crée une base pour une planification stratégique plus collaborative et inclusive, planification et prévision opérationnelles. Par conséquent, ce modèle gagne rapidement en popularité. Selon Gartner, 70% de tous les nouveaux projets FP&A seront des projets xP&A d'ici 2024, étendre leur portée au-delà du domaine financier à d'autres domaines de la planification et de l'analyse d'entreprise.

FP&A vs xP&A

Le processus FP&A offre une approche structurée de la budgétisation financière, Planification, des prévisions et des rapports qui ont longtemps permis aux équipes financières de fournir une analyse critique qui éclaire la prise de décision par la haute direction et les conseils d'administration. Le problème avec l'application traditionnelle de FP&A, cependant, est qu'elle se déroule uniquement dans la fonction financière, isolée du reste de l'entreprise. Il omet souvent d'intégrer les activités et les plans d'autres fonctions commerciales. Plutôt, chaque fonction fait sa propre planification avec peu de perspicacité ou de considération de leur effet combiné sur l'entreprise.

xP&A, d'autre part, prend les processus structurés et les principes de FP&A et les applique à toutes les fonctions de l'entreprise. Lorsque les principes standards de FP&A sont adoptés au sein d'autres départements, il ouvre la voie à une plus grande intégration, une planification et une analyse financières plus précises et des performances améliorées. Avec des FP&A plus traditionnels, Ventes, commercialisation, la fabrication et les autres équipes ont leurs propres campagnes, des plans, prévisions et objectifs - et même les RH élaborent leurs propres plans pour les niveaux de dotation et de rémunération. Avec xP&A, vous travaillez à intégrer toutes ces fonctions. Par exemple, il peut devenir évident pour les cadres supérieurs comment la croissance prévue par l'équipe de vente nécessitera une capacité de fabrication accrue, ce qui signifie du personnel et de l'équipement supplémentaires.

Avec xP&A, la planification devient un processus plus transversal qui peut évoluer en continu, produisant une entreprise plus intégrée et plus agile.

FP&A traditionnel xP&A Se produit uniquement dans la fonction financière S'étend à toutes les fonctions de l'entreprise Inclut uniquement les données de la fonction financière centrale Intègre les données/activités de l'ensemble de l'entreprise Mise à jour mensuelle et trimestrielle Fournit des analyses et une planification de scénarios en temps réel Crée une planification et des processus cloisonnés ou disjoints Permet la collaboration pla nning et une source unique de données et d'analyses axé sur les données actuelles Prospective et prédictive

Pourquoi xP&A est-il important pour les entreprises ?

Une approche FP&A autonome est incapable de répondre aux exigences de planification variées des départements non financiers. En revanche, xP&A peut être utilisé pour créer un processus de planification financière et opérationnelle organisationnelle continue. Il coordonne les données, personnes, processus et business plans au sein d'une plateforme unique, offrant une vision globale de l'entreprise. Cette intégration de la planification financière et opérationnelle au sein d'une plate-forme unique est transformationnelle pour les organisations modernes.

Grâce aux avancées du numérique, les entreprises peuvent désormais tirer parti des outils xP&A qui répondent aux différents besoins des différentes fonctions de l'entreprise, préservez l'exactitude et le contrôle des données et intégrez l'automatisation et l'intelligence dans les tâches FP&A. Par conséquent, les organisations financières peuvent créer un plan d'affaires holistique et offrir une visibilité totale sur les performances organisationnelles. Les organisations qui adoptent xP&A obtiennent souvent des performances commerciales améliorées et une plus grande agilité.

En 2020, de nombreuses entreprises se sont tournées vers leurs équipes FP&A pour obtenir des informations et des analyses prêtes à faire face à des perturbations et à des incertitudes extrêmes. Alors que les fonctions financières anticipent un avenir de volatilité continue, xP&A offre des fonctionnalités qui permettent des informations plus larges et plus opportunes pour la prise de décision d'entreprise. Comme indiqué dans les prévisions FP&A pour 2021, l'agilité sera une priorité pour la finance, et une planification financière solide mais flexible sera vitale.

Comment utiliser xP&A

La principale différence entre le FP&A traditionnel et le xP&A est la variété et le volume de données qui entrent dans les processus et la connexion de xP&A aux objectifs commerciaux du service. Par conséquent, xP&A ne vaut que par les données qui l'alimentent et l'intégration de l'analyse qui en résulte dans la stratégie, gestion et prise de décision.

Le processus xP&A commence par la coordination financière avec d'autres responsables fonctionnels et opérationnels pour comprendre leurs indicateurs clés et leur impact sur les résultats commerciaux. Par exemple, si les RH valorisent la rétention et les coûts d'embauche ou si les ventes se concentrent sur le nombre et les revenus de son pipeline, leur réflexion est intégrée au processus xP&A. En connectant chaque partie de l'entreprise à un plan intégré, les chefs d'entreprise peuvent mieux piloter leurs organisations, notamment en période de perturbation. Ils peuvent immédiatement analyser l'impact sur la performance commerciale des changements réels, changements anticipés ou même plusieurs décisions possibles différentes.

Si l'entreprise est confrontée à des problèmes dans la chaîne d'approvisionnement, les dirigeants peuvent identifier plus rapidement des solutions de sourcing. Ils peuvent examiner les prévisions de ventes et le retour sur investissement projeté des campagnes marketing en corrélation avec les tendances macroéconomiques pour identifier de nouvelles opportunités de croissance. Intégrer les plans de main-d'œuvre au budget, les prévisions de revenus et les plans financiers de l'entreprise aident l'entreprise à déterminer quand et où se développer ensuite et comment doter en personnel les nouveaux emplacements ou les domaines de pratique à développer. En effet, xP&A crée une meilleure visibilité pour tous les dirigeants pour voir ce qui se passe dans tous les coins de l'entreprise. xP&A peut également créer une base pour la planification de scénarios afin que les entreprises puissent analyser l'impact de diverses stratégies pour prendre les meilleures décisions basées sur les données pour l'avenir.

xP&A et l'évolution du rôle du directeur financier

Bien plus que des intendants financiers, le rôle des directeurs financiers continue d'évoluer. Une récente enquête NetSuite CFO a révélé que la compétence des CFO - même dans les petites et moyennes entreprises - s'étend au-delà des responsabilités traditionnelles. En effet, la plus grande préoccupation des directeurs financiers est de gérer leurs responsabilités multiples et croissantes. Une approche xP&A est particulièrement bénéfique lorsque les directeurs financiers font progresser leurs rôles dans l'entreprise ; xP&A est plus holistique, les analyses basées sur les données peuvent permettre aux directeurs financiers de diriger des initiatives stratégiques à l'échelle de l'entreprise et d'optimiser les résultats commerciaux.

Les directeurs financiers des petites et moyennes entreprises assument désormais des rôles qui n'existaient autrefois que dans les services financiers d'entreprises beaucoup plus grandes. Leurs entreprises veulent également des précisions, englobant, des données et des informations en temps réel pour la prise de décision. Par conséquent, ces directeurs financiers trouveront de la valeur dans les processus et outils xP&A pour fournir des renseignements financiers et une analyse des risques plus complets et précis dans l'ensemble de l'entreprise pour un avantage concurrentiel.

9 avantages clés de xP&A

L'intégration à l'échelle de l'entreprise, standardisation et alignement qu'une approche xP&A confère un large éventail d'avantages non seulement pour les équipes financières, mais aussi pour l'ensemble de leurs organisations. Les principaux avantages sont les suivants.

1. Une vision globale de la performance financière : xP&A brise les silos organisationnels et de données pour créer une vue unique de l'activité financière et opérationnelle. Cela donne aux dirigeants financiers une visibilité sur tous les actifs, les ressources et les changements dans l'ensemble de l'entreprise. Autrefois, un tel rapprochement nécessiterait un travail manuel important. Cette vue holistique permet à la finance d'élaborer un plan pour l'ensemble de l'organisation.

2. Harmonisation des données : xP&A rassemble différents types de données financières et opérationnelles de l'ensemble de l'entreprise (finance, Ventes, commercialisation, HEURE, opérations, IT) en une plateforme unique avec un modèle de données unifié, fournissant ainsi des informations cohérentes.

3. Temps de cycle plus courts : Grâce à l'automatisation et à l'intégration délivrées par une approche et des outils xP&A, les entreprises peuvent réduire considérablement les temps de cycle des processus de planification clés. La budgétisation et les prévisions peuvent évoluer d'exercices trimestriels vers des processus continus.

4. Alignement commercial amélioré : Parce que xP&A connecte les informations de tous les coins de l'entreprise pour créer un plan intégré, l'entreprise devient plus alignée. Les objectifs stratégiques peuvent être liés aux activités qui conduisent aux résultats souhaités. En outre, les dirigeants peuvent rapidement visualiser et analyser l'impact des changements ou des perturbations.

5. Plus d'agilité : Les organisations qui adoptent xP&A peuvent rendre les processus tels que la définition d'objectifs et la planification de scénarios plus efficaces. Ceci est particulièrement important alors que les organisations explorent de nouveaux modèles commerciaux numériques et naviguent dans les incertitudes ou la volatilité économiques.

6. Collaboration et responsabilisation accrues : Lorsque l'ensemble de l'organisation utilise les mêmes données et hypothèses, ils peuvent collaborer plus efficacement à la planification des activités. La transparence conférée par les données partagées illustre comment les activités d'une fonction impactent celles d'une autre, promettant une plus grande responsabilité.

7. Des prévisions plus précises : Les processus et outils xP&A intégrés peuvent fournir des prévisions de meilleure qualité qui intègrent les données clés de toutes les parties prenantes de l'entreprise. Lorsque les prévisions sont plus précises, les dirigeants peuvent réagir plus efficacement aux écarts.

8. Évolutivité : La clarté et les informations fournies par le modèle de données unifié de xP&A peuvent permettre à une entreprise de se développer avec ses données. Considérez les énormes volumes de données générés par le marketing numérique sur les clients et prospects, ou par les technologies de l'Internet des objets sur les machines industrielles dans les usines (juste un exemple d'utilisation potentielle de l'IoT).

9. Identification plus facile des opportunités et des risques : Grâce à une visibilité accrue, les dirigeants peuvent identifier plus rapidement les améliorations de coûts ou d'efficacité, opportunités de croissance et risques émergents. La modélisation de scénarios peut être utilisée pour simuler les résultats des changements proposés ou anticipés.

6 étapes pour passer à xP&A

Une planification et une analyse étendues peuvent être l'évolution logique de FP&A, mais en élargissant l'utilisation de ces procédés, les données et les outils au-delà de la fonction financière nécessitent une réflexion et une planification minutieuses. Les organisations qui souhaitent introduire xP&A peuvent prendre un certain nombre de mesures pour augmenter les chances d'une adoption réussie dans l'ensemble de l'entreprise :

1. Obtenez l'adhésion. L'évolution de FP&A vers xP&A nécessite le soutien de l'équipe de direction et de la direction du service. La finance doit s'assurer que chacun comprenne non seulement son rôle dans ces nouveaux processus, mais aussi les avantages que xP&A peut leur apporter.

2. Développer une stratégie xP&A. Les finances doivent créer un plan sur la façon dont elles dirigeront l'extension de FP&A dans l'ensemble de l'entreprise. Il devrait également élaborer une stratégie pour la coordination continue de la planification continue et de la gestion des performances, intégrant les contributions des principales parties prenantes.

3. Repensez les données et l'architecture. Un « lift and shift » des systèmes existants peut ne pas être suffisant pour tirer pleinement parti de xP&A. Déterminez quels outils et capacités numériques permettront d'atteindre les objectifs xP&A de l'organisation. Il sera probablement nécessaire de modifier l'architecture afin d'intégrer toutes les données commerciales pertinentes sur une seule plate-forme. Il sera également important de prendre en compte les exigences accrues en matière de gestion des données.

4. Décidez des données et des mesures clés. Les finances peuvent travailler avec d'autres départements et unités commerciales pour comprendre quelles données sont les plus importantes à la fois pour leurs performances opérationnelles et leurs résultats financiers, quels changements pourraient être apportés et, finalement, quelles métriques intégrer dans xP&A.

5. Investissez dans la gestion du changement. La mise en œuvre de xP&A exige des changements de la part de toutes les personnes impliquées, des cadres et des membres du conseil d'administration aux gestionnaires et aux utilisateurs, sans parler du service informatique. Ne lésinez pas sur la gestion du changement et la communication tout au long du processus de déploiement xP&A.

6. Planifier l'amélioration continue. Les processus xP&A peuvent être étendus et améliorés au fil du temps. L'adoption d'une approche de test et d'apprentissage peut permettre une plus grande réussite à mesure que les organisations adaptent leur utilisation de xP&A à différentes fonctions, des unités commerciales ou des emplacements géographiques.

   

Intégration de xP&A à l'ERP

Les entreprises qui passent à xP&A auront besoin de certaines capacités technologiques pour prendre en charge leur nouvelle approche de planification à l'échelle de l'entreprise.

• Planification et données intégrées : Ils auront besoin d'une solution de planification et de budgétisation qui extrait automatiquement des données précises et à jour de leur système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Cela garantit que les données sont au même endroit et visibles par tous, renforcer la collaboration et la responsabilisation.

• Prise en charge de plusieurs types de planification : Parce que xP&A s'étend à toutes les fonctions de l'entreprise, les systèmes financiers doivent prendre en charge les besoins variés des différents domaines opérationnels ainsi que la budgétisation à la fois de l'entreprise et du service au sein d'une même collaboration, solution évolutive. Ils devront soutenir la planification des effectifs pour les RH, planification des ventes et planification de la demande. Une solution de gestion des performances d'entreprise peut offrir des solutions spécialement conçues pour améliorer et gérer les processus de planification des ventes, commercialisation, ressources humaines, Fonctions informatiques et de la chaîne d'approvisionnement.

• Découverte unifiée des données : xP&A nécessite le type de modèle de données unifié fourni par ERP, rendre la découverte des données plus facile et plus intuitive.

• Reporting automatisé, outils de visualisation et de planification prédictive : Les équipes FP&A les plus efficaces sont plus susceptibles d'avoir des rapports automatisés, visualisation des données et capacités prédictives. Lorsque ceux-ci sont intégrés aux systèmes et aux processus, les services financiers peuvent offrir des cycles de planification plus rapides, une modélisation plus sophistiquée et des prévisions plus précises pour l'entreprise.

Conclusion

La finance est dans une position unique et précieuse pour conduire une planification et une analyse étendues et continues pour l'ensemble de l'entreprise, aider à prendre de meilleures décisions et de meilleurs résultats. Il y a certainement des défis à relever des processus de planification financière traditionnels et des sources de données disparates pour créer des données plus intégrées, systèmes et processus exigés par xP&A. Mais les organisations qui abordent ces problèmes et intègrent xP&A dans leurs activités peuvent élever le rôle de la finance en permettant l'amélioration des performances de l'entreprise, dans toute l'entreprise.