Gestion des dépenses pour les startups :principes de base et logiciels

La gestion des dépenses est le processus et les politiques par lesquels les entreprises suivent et remboursent les dépenses engagées par les employés. Une meilleure gestion des dépenses conduit à une meilleure gestion des dépenses.

C'est vraiment important en ce moment pour les startups :les petites entreprises de tous les secteurs ont été affectées de manière disproportionnée par la pandémie de COVID-19, selon McKinsey. Le taux de combustion est une préoccupation majeure, et en attendant, le passage au travail à domicile a étiré les politiques de dépenses - si elles existaient même - alors que les réclamations commencent à affluer pour des biens et services tels que l'équipement de bureau à domicile, abonnements logiciels et plus encore.

Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante pour les startups ?

Les startups travaillent déjà généralement avec des liquidités limitées, temps et ressources. Et ne pas prêter attention aux politiques de gestion des dépenses consomme plus des trois. Pour une chose, cela coûte de l'argent juste pour traiter les notes de frais des employés - et plus d'argent s'ils ne sont pas exacts. Combien? En moyenne, 58 $ par rapport plus 52 $ supplémentaires pour en corriger un, selon GBTA.

De petits gains d'efficacité font une énorme différence. Prenez Spark MicroGrants, une startup qui accorde des subventions de démarrage aux communautés d'Afrique de l'Est afin que les gens puissent lancer leur propre entreprise. Pour chacun des quatre pays dans lesquels Spark opère, il a fallu une journée à l'agent des finances pour rapprocher toutes les notes de frais.

Le directeur financier examinerait ces rapports, et les allers-retours commenceraient. De meilleurs processus de gestion des dépenses, à savoir, la mise en œuvre d'un système logiciel de gestion des dépenses - ont économisé 64 heures chaque mois.

Les erreurs courantes en ne mettant pas en œuvre les processus de gestion des dépenses dès le début incluent :

• Ne pas développer une politique de gestion des dépenses qui définit ce qui est couvert, ce qui n'est pas couvert et les limites et seuils de déclenchement des agréments.
• Pas de communication claire et d'application de la politique.
• Ne pas conserver une base de données d'informations facilement accessible pour les audits internes réguliers ainsi que les rapports et les audits externes requis pour la conformité fiscale et, parfois, par les prêteurs et les organismes de réglementation.
• Ne pas examiner et mettre à jour régulièrement la politique pour suivre le rythme des demandes des entreprises et du climat économique.

En quoi la gestion des dépenses est-elle différente pour les startups ?

Les entreprises peuvent dédier une ou plusieurs personnes en finance pour gérer les frais de traitement. Il existe au moins une couche entre l'employé soumettant les dépenses et l'équipe financière pour aider à signaler les dépenses inappropriées et à appliquer les politiques.

Les startups ne sont pas des entreprises. Souvent, tout le monde relève d'un membre de la haute direction, qui n'a pas le temps de parcourir les notes de frais. Il n'y a peut-être même pas de financier, encore moins une équipe, pour traiter les dépenses. Embaucher une aide comptable professionnelle ici est une très bonne idée, même si cela signifie passer un contrat avec une agence pour aider à construire et à définir la politique, ainsi que d'obtenir les meilleures pratiques sur la façon dont d'autres startups intègrent des technologies pour rationaliser le processus, commencer.

Quoi de plus, les startups n'ont pas le luxe dont jouissent les entreprises de « nous avons toujours fait comme ça, ” politiques qui entraînent des paiements intempestifs et des processus indisciplinés. Les startups se livrent une concurrence féroce pour conserver les talents, et pour les employés censés voyager dans le cadre de leur rôle, le processus de gestion des dépenses sera une partie importante de leur expérience globale des employés. Ils s'attendront à ce que la gestion des dépenses inclue des capacités de paiement mobile, applications mobiles pour une entrée facile et plus encore.

Quoi de plus, les conseils de gestion des dépenses qui sont pertinents pour les entreprises ou les entreprises plus établies ne s'appliquent pas toujours aux startups, et être capable d'explorer et d'analyser les données peut aider les petites entreprises à catégoriser et à justifier leurs dépenses.

Prenez le tampon, qui vend un logiciel de planification de réseaux sociaux, par exemple. Une analyse approfondie des finances de Buffer par Inc. a révélé que parmi ses dépenses les plus importantes figuraient les «retraites des employés». Ces voyages coûtent trois fois le montant moyen que les entreprises dépensent en voyages d'affaires en pourcentage du chiffre d'affaires, selon Inc. Mais, l'entreprise a pu retracer deux idées de produits majeures à ces retraites, donc dépenser plus que la norme de l'industrie peut être une bonne stratégie commerciale. Mais comment une entreprise saura-t-elle cela si elle ne peut pas suivre et analyser les dépenses ?

Principes de base de la gestion des dépenses de démarrage

Le suivi des dépenses engagées par les employés est nécessaire à des fins fiscales. C'est vrai pour toutes les entreprises. Pour les startups, les avantages supplémentaires incluent la recherche d'informations pour réduire les taux de combustion et pour apporter des modifications en fonction de l'industrie, conditions du marché et de l'environnement, selon le taux de croissance.

Comment se lancer dans la gestion des dépenses en tant que startup ?

1. Déterminez combien votre entreprise dépensera pour les déplacements et autres dépenses. Une directive de base de la Global Business Travel Association est d'environ 1% du chiffre d'affaires annuel, mais cela peut être plus ou moins en fonction de votre modèle d'entreprise.
2. Rédigez une politique de dépenses. Cela devrait inclure :
• Une liste des dépenses admissibles, comment soumettre une réclamation et le calendrier de remboursement. Selon Orba, les catégories devraient inclure les voyages, repas, divertissement et fournitures. Incluez également des exemples de dépenses qui ne sont pas admissibles.
• Des limites de dépenses qui s'inscrivent dans des paramètres raisonnables. Pour obtenir des conseils sur les dépenses liées aux déplacements, la GSA des États-Unis a une calculatrice qui montre les allocations pour l'hébergement, les repas et les faux frais pour les employés fédéraux selon le lieu de déplacement. L'IRS publie des taux de remboursement de kilométrage standard chaque année. Et le Bureau of Transportation Statistics fournit des conseils sur les tarifs aériens moyens.
3. Considérez les sous-traitants :les politiques standard s'étendront-elles à eux, ou avez-vous besoin d'un document séparé?
4. Demandez aux cadres supérieurs de communiquer la politique. Donnez le ton dès le début sur les conséquences du non-respect des directives. Dans les cas où les employés utilisent leurs propres cartes de crédit et sont remboursés, le processus de refus sera différent de celui des employés qui utilisent des cartes payées par l'entreprise.
5. Établissez un processus pour examiner et approuver les dépenses et conserver ces dossiers. Enregistrez toutes les dépenses afin qu'elles puissent être facilement accessibles et suivies conformément aux règles de l'IRS selon lesquelles l'entreprise choisit de déclarer les revenus et les dépenses. Le processus est différent pour la méthode de comptabilité de caisse et la méthode de comptabilité d'exercice.

En mettant ces processus en place, vous serez en mesure d'utiliser les données sur les dépenses pour éclairer les stratégies de croissance.

Comment le suivi des dépenses aide-t-il une start-up à se développer ?

Le suivi des dépenses aide les startups à financer correctement les initiatives pour leur donner leurs plus grandes chances de succès. Par exemple, Spark MicroGrants peut voir combien coûte un trajet en taxi au Burundi par rapport au Rwanda ; cette connaissance les aide à doter leurs équipes de terrain des ressources appropriées. Peut-être qu'une location est plus économique pour certains déplacements.

Cela les aide également à prendre des décisions plus stratégiques sur l'endroit où contrôler les coûts et étendre les services basés sur les données, pas de conjectures. Un solide processus de gestion des dépenses permet à l'entreprise d'être « prête pour ces conversations folles, », a déclaré le directeur des finances et des opérations de Spark MicroGrants.

L'automatisation du processus de suivi et de traitement des dépenses libère également du temps pour un travail à plus forte valeur ajoutée. Philz Coffee résume sa stratégie de croissance à la réplication de son premier magasin 1, 000 fois pour « garder cette particularité qui a fait notre succès ». Une bonne gestion des dépenses réduit le temps de rapprochement des cartes de crédit de l'entreprise - ce qui prenait auparavant quatre jours prend maintenant quelques heures. Cela donne à l'équipe financière le temps de se concentrer sur les objectifs stratégiques.

Ces deux entreprises utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour mieux suivre, gérer et traiter les dépenses.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses pour les startups ?

Pour les employés, un logiciel de gestion des notes de frais facilite le dépôt des notes de frais, gagner du temps. Pour les startups, le principal avantage est de signaler les valeurs aberrantes et de mieux suivre les notes de frais pour une meilleure image des dépenses initiées par les employés.

Choisissez le bon logiciel de gestion des dépenses pour votre entreprise en tenant compte des éléments suivants :

• Aurez-vous besoin d'un support multilingue ou multi-devises ?
• Vos employés travailleront-ils à partir de plusieurs endroits à travers le pays ou dans le monde ?
• Existe-t-il un support mobile, notamment pour la capture des reçus papier, ainsi que l'intégration GPS pour le suivi du kilométrage ?
• Existe-t-il des intégrateurs prédéfinis qui permettront au système de gestion des dépenses de communiquer plus facilement avec les systèmes AP et de paie pour rationaliser les processus de transaction-à-rapprochement ?
• Le logiciel évoluera-t-il au fur et à mesure que l'entreprise se développera et évoluera ?
• A-t-il des capacités de tableau de bord et de reporting pour un accès facile aux informations pour les audits, à la fois pour l'analyse interne et la conformité réglementaire externe ?

Parce qu'il prend en charge ces scénarios, le logiciel de gestion des dépenses basé sur le cloud est un bon choix pour les startups.