Automatisation de la gestion des dépenses :qu'est-ce que c'est ? Comment ça marche?

Après la paie et les avantages sociaux des employés, Les voyages d'affaires et divertissements (T&E) sont la deuxième dépense contrôlable pour les entreprises. Parce qu'il constitue une si grande partie des sorties financières d'une entreprise, les frais de déplacement ne doivent pas être gérés à l'aide de documents papier, reçus froissés et feuilles de calcul Excel.

En automatisant le processus de gestion des dépenses, les entreprises peuvent gagner un temps considérable, améliorer la précision et réduire le temps nécessaire pour rembourser les dépenses des employés.

Qu'est-ce que l'automatisation de la gestion des dépenses ?

Les entreprises bénéficiant de l'automatisation de la gestion des dépenses utilisent un logiciel pour gérer le processus d'enregistrement, suivi, approuver et payer les dépenses remboursables engagées par les employés. Conformément à la politique de gestion des dépenses de l'entreprise, le logiciel permet également de s'assurer que l'entreprise ne dépense pas trop dans des domaines de dépenses approuvés ou non approuvés.

L'automatisation de la gestion des dépenses implique également l'utilisation d'outils analytiques pour prendre des décisions de dépenses plus judicieuses et aider les organisations à maintenir la conformité et la responsabilité en suivant et en rendant compte avec précision de toutes les dépenses.

Pourquoi automatiser la gestion des dépenses ?

La gestion manuelle des dépenses nécessite beaucoup de papier et de feuilles de calcul; qui peut rendre le processus inefficace, chronophage et source d'erreurs. Une enquête auprès de près de 600 professionnels de la finance a montré que 43% des entreprises utilisent des processus manuels pour gérer les notes de frais, et 46% ne suivent pas les coûts associés à ce travail.

De ceux qui le font, 25 % disent que cela coûte plus de 11 $ par enregistrement ; pour 8%, ce chiffre s'élève à 31 $ ou même plus.

Toujours, le coût n'est pas le principal moteur de l'automatisation. Selon les 82 % d'entreprises qui ont investi ou envisagent d'investir dans la technologie pour améliorer la gestion des dépenses, la simplification du processus de déclaration des dépenses pour les employés et les gestionnaires est l'une des principales raisons du déménagement.

D'autres motivations incluent l'accès à des informations en temps réel pour une visibilité sur les tendances des dépenses et le désir de disposer de toutes les données de dépenses de l'entreprise sur une seule plate-forme, plutôt que d'être dispersées sur des feuilles de calcul et des systèmes papier.

Processus traditionnel de gestion des dépenses

11 étapes pour traiter une note de frais d'employé

1. Les employés rassemblent des reçus papier au fur et à mesure qu'ils accumulent des dépenses.
2. Sur une base mensuelle ou trimestrielle, ils prennent ces reçus et les enregistrent dans un rapport de dépenses basé sur une feuille de calcul.
3. Le rapport est examiné par l'équipe comptable ou financière et le supérieur hiérarchique direct de l'employé.
4. Le rapport est envoyé aux approbateurs appropriés (gestionnaires, cadres supérieurs—pour examen.
5. La note de frais est approuvée en tout ou en partie, avec toutes les dépenses non approuvées renvoyées à l'équipe comptable et, ensuite, l'employé pour examen et révision.
6. Le rapport est envoyé au coordonnateur des comptes fournisseurs pour être affiché et réglé pour le paiement.
7. Tous les reçus soumis sont vérifiés comme étant légitimes.
8. Les justificatifs sont inscrits au dossier à des fins fiscales et comptables.
9. L'équipe comptable entre les codes de taxe corrects dans la note de frais.
10. La note de frais est publiée dans le système comptable ou l'ERP de l'entreprise à des fins d'audit et de comptabilité.
11. Le paiement du remboursement est autorisé et émis au nom de l'employé ou de la société émettrice de la carte de crédit, le cas échéant.

#1 Dépense
Logiciel de gestion

Moyens traditionnels ou automatisés de gestion des dépenses

La gestion des dépenses suit le comportement des employés en matière de dépenses et détermine comment l'organisation les remboursera pour les coûts encourus.

Avec la gestion traditionnelle des dépenses, les entreprises utilisent un système de traitement basé sur papier et tableur, payer et contrôler les dépenses de leurs employés. Ces dépenses couvrent généralement les déplacements, hébergements, les repas et autres dépenses engagées pendant qu'un employé mène « des affaires officielles, » mais les salariés peuvent également passer en charges les frais de télétravail, logiciel en tant que service, fournitures de bureau et plus.

En utilisant des systèmes automatisés de gestion des dépenses, les entreprises peuvent simplifier le processus de soumission des rapports, éliminer le papier, réduire les erreurs et le risque de fraude sur les dépenses, et rembourser leurs employés plus rapidement.

Avantages de la gestion automatisée des dépenses

Les entreprises peuvent obtenir des avantages significatifs en automatisant leurs processus de gestion des dépenses. En moyenne, cela prend 20 minutes et coûte 58 $ pour traiter manuellement une seule note de frais, selon la Global Business Travel Association.

Si des erreurs sont trouvées dans le rapport, une correction peut ajouter 18 minutes de temps et 52 $ en coûts au processus. C'est un prix élevé à payer pour ce qui pourrait être une simple erreur de paperasse.

Selon la GBTA, les entreprises traitent en moyenne 51, 000 notes de frais chaque année; cela se traduit par environ 2 $, 650, 000 en frais. L'association affirme que 19% de ces rapports contiennent des erreurs, en ajoutant 562 $ supplémentaires, 000 et 3, 000 heures à l'effort.

En automatisant le processus de déclaration des dépenses, les entreprises peuvent réduire le temps consacré à la collecte de dossiers, faire approuver ces enregistrements, puis corriger les erreurs. Cette, à son tour, réduit considérablement les coûts impliqués.

Les avantages supplémentaires de l'automatisation comprennent :

• Meilleure conformité.
• Une responsabilisation améliorée.
• Moins de fraude aux dépenses et moins d'entrées en double.
• Un système qui s'aligne directement sur les politiques de gestion des dépenses de votre entreprise.
• Élimination des feuilles de calcul et des dossiers et rapports papier.
• Un service comptable qui a le temps de travailler sur des projets plus importants.
• Visibilité en temps réel des données financières pour les dépenses payées par l'entreprise.
• Identification et résolution plus faciles des problèmes sous-jacents, telles que des politiques de dépenses obsolètes ou non conformes que les employés continuent de suivre.
• Des employés qui ne sont pas embourbés par la paperasse et les reçus.

Un système automatisé accélère également le processus d'approbation et aide les employés à se faire rembourser plus rapidement. Cela conduit à une meilleure satisfaction au travail et à moins de frustration pour les associés qui attendent avec impatience le remboursement des dépenses qu'ils ont payées eux-mêmes.

Fonctionnalités des solutions de gestion automatisée des dépenses

Les solutions automatisées de gestion des dépenses aident les équipes comptables à suivre les dépenses, obtenir des approbations rapides sur les notes de frais des employés et rembourser les associés à temps. Ils aident également à éliminer les erreurs et la fraude et fournissent des données de dépenses précises qui se traduisent par une meilleure prise de décision.

Les principales caractéristiques de ces systèmes incluent, sans s'y limiter :

• Un moyen facile pour les employés de soumettre et de gérer leurs dépenses.
• Un processus pour soumettre des dépenses de n'importe où via un navigateur Web ou un appareil mobile.
• Extraction automatique des données de, par exemple, frais, des astuces, taxes et informations sur le vendeur, pour simplifier le processus de dépôt.
• Vérification en temps réel des politiques de dépenses de l'entreprise et notifications immédiates de toute violation.
• Intégration avec les systèmes de reporting des cartes de crédit d'entreprise.
• Un tableau de bord que les administrateurs et les approbateurs peuvent utiliser pour afficher et approuver les notes de frais.
• Plusieurs niveaux d'autorisation pour les approbateurs, comme demandé.
• Intégration directe dans l'ERP de l'entreprise ou d'autres systèmes financiers et comptables centraux.
• Preuve documentée de tous les reçus, interactions, acceptations et refus en cas d'audit.
• Des rapports de données et des informations qui aident les entreprises à suivre leurs dépenses et à contrôler leurs budgets.

Choisir le bon logiciel de gestion automatisée des dépenses

Lorsque vous magasinez pour un logiciel de gestion automatisée des dépenses, vous apprendrez rapidement que tous les systèmes ne sont pas identiques. Cherchez une solution qui élimine le papier, permet un meilleur suivi et conformité, maximise l'exactitude et la rapidité des rapports de dépenses et améliore l'expérience utilisateur globale pour tout le monde.

Vous voudrez également vous assurer que la solution offre le bon niveau de fonctionnalité, peut répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et est livré avec le support après-vente nécessaire. Plus important encore, trouver une solution qui s'intègre directement à votre ERP ou à d'autres systèmes financiers. Cela aidera à éliminer la saisie manuelle des données, la rentrée et les erreurs associées.