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Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice :quelle est la différence ? Quoi de mieux ?

Les entreprises peuvent choisir entre deux méthodes comptables principales :la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. L'adage "le timing est tout" capture la plus grande différence entre eux. La comptabilité de caisse reflète les transactions commerciales sur les états financiers d'une entreprise lorsque les liquidités entrent ou sortent de l'entreprise. La comptabilité d'exercice reconnaît les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont encourues, indépendamment du moment où l'argent change réellement de mains. La différence de calendrier se répercute sur les comptes de résultat et le bilan de l'entreprise, et affecte par la suite son assujettissement à l'impôt.

Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients. Notamment, la méthode de l'argent comptant est plus simple. Mais seule la comptabilité d'exercice est acceptée par les principes comptables généralement reconnus (PCGR), qui est un ensemble de règles établies par le Financial Accounting Standards Board (FASB). Selon la situation de l'entreprise, il peut être facile de choisir la méthode qui convient le mieux.

Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice :quelle est la différence ?

Comptabilité de caisse est la plus facile des deux méthodes car, comme son nom l'indique, toute la comptabilité suit simplement la trésorerie. La société enregistre les revenus lorsque les paiements des clients sont reçus. Il enregistre les dépenses lorsqu'il effectue des paiements aux fournisseurs. Les impôts sont calculés sur le revenu net qui en résulte.

Dans le cadre de la comptabilité de caisse, il n'est pas nécessaire de comptabiliser les ventes à crédit des clients (c'est-à-dire les comptes débiteurs) jusqu'à ce qu'ils paient. De la même manière, aucune comptabilité n'est requise pour les achats à crédit auprès des fournisseurs (c'est-à-dire les comptes créditeurs ou les charges à payer) jusqu'à ce que l'entreprise les paie. La comptabilité de caisse est un moyen simple de voir facilement l'état de la trésorerie d'une entreprise.

Exemple: L'exemple suivant illustre le calendrier et la simplicité de la comptabilité de caisse pour une petite entreprise. Il montre également les fluctuations du revenu imposable qui peuvent résulter de l'utilisation de cette méthode.

ITCHY Inc., une entreprise d'épandage d'arbres, fournit un service mensuel de pulvérisation de prévention des insections à ses clients. Un client signe un contrat annuel et paie 1 $, 200 à l'avance le 1er juin 2020. ITCHY paie 50 $ à son fournisseur de produits chimiques pour chaque réservoir d'insecticide lorsqu'il récupère le réservoir le matin de chaque pulvérisation mensuelle.

  • ITCHY enregistre tous les $1, 200 de chiffre d'affaires en juin.
  • ITCHY enregistre 50 $ de dépenses chaque mois, juin-mai.
  • Les revenus/(pertes) d'ITCHY pour chacun des 12 mois sont indiqués ci-dessous.
  • ITCHY paie des impôts sur le revenu sur 850 $ de revenu pour 2020 et affiche une perte pour 2021.
20 juin 20 juil. 20 août 20 sept. 20 oct. 20 novembre Déc-20 21 janvier Fév-21 Mar-21 Avr-21 Le 21 mai Revenu $1, 200 $ – $ – $ – $ – $ – $ – $ – $ – $ – $ – $ – Dépense 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 Revenu / (Perte) 1 $, 150$ (50)$(50)$(50)$(50)$(50)$(50)$(50)$(50)$(50)$(50)$(50) Revenu imposable 850$ Revenu imposable (250 $)

Comptabilité d'exercice combine deux principes comptables importants :le principe d'appariement et le principe de reconnaissance des revenus. En vertu de ces principes, les revenus sont constatés lorsqu'ils sont gagnés, et les dépenses sont reflétées dans la période qui correspond le mieux aux revenus qu'elles contribuent à créer. La comptabilité d'exercice est découplée du moment où l'argent en cause change réellement de mains, lissant ainsi l'impact du timing et donnant une image globale plus précise des opérations d'une entreprise.

Exemple: En utilisant le même exemple ci-dessus, le graphique suivant montre les résultats financiers d'ITCHY selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

  • ITCHY répartit uniformément le 1 $, 200 espèces en tant que 100 $ de revenus pour chacune des 12 pulvérisations obligatoires.
  • ITCHY enregistre 50 $ de dépenses chaque mois, juin-mai.
  • Les revenus/(pertes) d'ITCHY sont indiqués pour chacun des 12 mois.
  • ITCHY paie des impôts sur les revenus de 350 $ pour 2020 et de 250 $ pour 2021.
20 juin 20 juil. 20 août 20 sept. 20 oct. 20 novembre Déc-20 21 janvier Fév-21 Mar-21 Avr-21 Le 21 mai Recettes 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ Dépenses 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 Revenu / (Perte) 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ Revenu imposable 350 $ Revenu imposable 250 $

Différences clés, Avantages et inconvénients

La principale différence entre les méthodes de trésorerie et de comptabilité d'exercice concerne le calendrier des revenus et des dépenses :quand ils sont reçus/payés et quand ils sont gagnés/engagés.

De nombreuses entreprises préfèrent utiliser la comptabilité de caisse car les états financiers reflètent étroitement leur situation de trésorerie, ce qui est particulièrement important pour les propriétaires de petites entreprises. La simplicité rend également la comptabilité plus facile et moins chère. Et dans le cadre de la comptabilité de caisse, une entreprise n'a pas à payer d'impôts sur les espèces qu'elle n'a pas perçues.

Le principal inconvénient de la comptabilité de caisse est que les résultats financiers d'une période donnée peuvent sembler faussés. Ces distorsions peuvent compliquer la planification et les prévisions. Aussi, la comptabilité de caisse n'est pas acceptée par les PCGR, et tous les états financiers qui en résultent sont considérés comme insuffisants par la plupart des prêteurs et sont interdits pour les sociétés cotées en bourse.

La comptabilité d'exercice est l'étalon-or car elle donne une représentation plus précise des finances d'une entreprise. Avec la comptabilité d'exercice, les entreprises peuvent suivre plus facilement les opérations de crédit à l'aide d'un système de comptes débiteurs, qui montre l'historique complet des transactions de chaque client. Un système de comptes fournisseurs affiche l'historique des transactions entre votre entreprise et un vendeur ou un fournisseur. Une comptabilité d'exercice conforme aux PCGR est requise pour les entreprises d'une certaine taille, avec certaines clauses restrictives de la dette ou qui sont cotées en bourse.

Un inconvénient de la comptabilité d'exercice est la comptabilité supplémentaire. Plutôt que de simplement regarder les entrées et sorties d'argent, les entreprises utilisant la comptabilité d'exercice surveillent les créances, dépenses payées d'avance, créditeurs et autres charges à payer. Cela nécessite également des fermetures plus fréquentes des livres de l'entreprise. Un autre inconvénient est que la comptabilité d'exercice peut masquer les problèmes de trésorerie à court terme dans une entreprise qui semble rentable sur le papier.

Un résumé des principales différences entre les deux méthodes, ainsi que leurs avantages et inconvénients sont dans le tableau ci-dessous.

Que sont les transactions d'enregistrement ?

Pour les états financiers les plus précis et utiles, les comptables enregistrent les transactions en utilisant la comptabilité en partie double. Chaque opération est inscrite sur deux comptes :débits et crédits. Ces deux entrées sont égales et opposées. Tout répertorier deux fois peut aider les entreprises à détecter les erreurs et à prévenir la fraude, et cela peut être bénéfique pour l'audit. La comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice peuvent utiliser la comptabilité en partie double. En comptabilité d'exercice, les cinq types de comptes—recettes, frais, actif, responsabilité, et capitaux propres—sont utilisés pour catégoriser les transactions.

Le système à entrée unique ressemble un peu plus à un compte bancaire personnel où les montants sont crédités ou débités dans une table ou un grand livre. Il ne peut être utilisé qu'avec la comptabilité de caisse, pas la comptabilité d'exercice.

Choisir entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

Pour toutes les sociétés cotées en bourse et la plupart des entreprises avec des investisseurs ou des prêteurs, il n'y a pas de choix de méthode comptable. Ces sociétés doivent se conformer aux PCGR et utiliser la comptabilité d'exercice à la fois pour l'information financière et à des fins fiscales.

Les entreprises dont les recettes brutes sont inférieures à 25 millions de dollars ont le choix. Pour plus de détails sur la façon d'appliquer le test des recettes brutes, les directives de l'IRS sur les méthodes comptables acceptables et comment changer votre méthode comptable, reportez-vous à la publication IRS 538.

La comptabilité de caisse peut convenir à votre entreprise si vous comptez sur des paiements en espèces pour les revenus et les dépenses. Inversement, les entreprises qui accordent du crédit à leurs clients ou utilisent le crédit auprès de leurs fournisseurs ont tendance à trouver que la comptabilité d'exercice donne une meilleure image de la santé financière globale. Les entreprises qui détiennent de grandes quantités de stocks bénéficient également de la comptabilité d'exercice. En général, plus le délai de conversion en espèces provenant des ventes est important, plus l'argument en faveur de la comptabilité d'exercice est fort.

Effets de la comptabilité de trésorerie et d'exercice sur les flux de trésorerie, Impôts et politique

La méthode comptable, comptant ou à payer, peut avoir un impact significatif sur les flux de trésorerie et les obligations fiscales d'une entreprise, comme illustré ci-dessus. Cela peut également avoir un impact sur les politiques et les processus qu'une entreprise doit adopter. Voici quelques exemples :

  • Les entreprises qui utilisent la méthode de comptabilité de caisse n'auront pas de grand livre des comptes clients et auront besoin de processus pour rester au courant des comptes clients impayés.
  • Les entreprises utilisent généralement la méthode de comptabilité de caisse car elles traitent principalement des transactions en espèces. Ils ont besoin de garanties sur les reçus et les décaissements d'argent afin qu'ils ne soient pas perdus ou volés.
  • Les entreprises qui utilisent la méthode de comptabilité d'exercice mettent en œuvre des procédures pour rapprocher les comptes bancaires et garder un œil sur les flux de trésorerie à court terme.
  • Les start-ups et les entrepreneurs qui utilisent la comptabilité de caisse pour plus de simplicité doivent souvent modifier leurs politiques comptables à des stades ultérieurs lorsqu'ils commencent à investir dans des actifs à long terme ou envisagent des offres publiques initiales.

Utilisation d'un logiciel de comptabilité pour rationaliser votre processus comptable

Un logiciel de comptabilité peut automatiser des fonctions, rendre les workflows et les processus plus efficaces, réduisez les erreurs et les frais de personnel grâce à la comptabilité de caisse et d'exercice. Et ces avantages sont particulièrement utiles pour la méthode de comptabilité d'exercice plus complexe. écritures récurrentes au journal, les rapprochements bancaires et les comptes d'équilibrage, tous les éléments clés de la comptabilité d'exercice, sont inclus dans la fonctionnalité de base de la plupart des logiciels de comptabilité.

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