Utilisation des outils de création de rapports CRM

Notes pour accompagner le webinaire "Gérer vos rapports CRM"

Really Simple Systems CRM comprend deux puissants outils de création de rapports CRM que vous pouvez utiliser pour générer des rapports détaillés sur vos données et les télécharger pour une analyse plus approfondie.

Le rédacteur de rapport de liste rend compte de tout aspect des données d'activité passées stockées dans votre CRM, par exemple, vos ventes, vos tâches, vos appels traités et vos campagnes marketing. Le rédacteur du rapport de prévision utilise les données de vos lignes d'opportunité pour prévoir vos ventes au cours des semaines ou des mois à venir. Les deux rédacteurs de rapports sont disponibles en standard dans tous nos forfaits CRM, y compris la version gratuite.

Des fonctionnalités supplémentaires sont disponibles avec la fonction Rapports avancés qui offre la possibilité de planifier, de sous-totaliser et de résumer les rapports, d'augmenter le nombre de champs de rapport et de critères de tri, et d'afficher des vues avancées. Les rapports avancés sont disponibles en standard dans Enterprise.

Les rapports peuvent être téléchargés soit au format PDF pour faciliter leur impression, soit sous forme de fichiers de données, par ex. avec Excel, pour une analyse plus approfondie.

Rapports prédéfinis

Lorsque vous vous connectez pour la première fois à votre système CRM, vous verrez que certains rapports prédéfinis sont chargés. Vous pouvez les utiliser ou les modifier pour les faire fonctionner pour votre entreprise.

Rapports de liste

Création d'un nouveau rapport

Dans l'outil Ventes, sélectionnez l'option Rapports dans le menu principal. Pour créer un nouveau rapport d'annonce, cliquez sur le bouton bleu Ajouter une annonce.

Par exemple, je vais créer un rapport pour lister tous mes contacts basés à Londres. Donc, pour le titre du rapport, je l'appellerai "Contacts de Londres". La zone Options de champ affiche les options pour le niveau de détail disponible dans votre CRM, donc dans ce cas, je sélectionnerai "Contacts". Je souhaite exécuter le rapport pour tous les contacts. Dans la zone Étendue, sélectionnez "Tous les comptes".

Champs de rapport

Ensuite, dans Champs disponibles sur la gauche, vous devez sélectionner les champs que vous souhaitez inclure dans votre rapport et les faire glisser vers la section Champs du rapport sur la droite. Chaque champ apparaîtra dans une colonne distincte dans votre rapport. Donc, pour mes contacts à Londres, j'aimerais inclure les champs suivants :

Account.Name
Account.AddressPostcode/Zip
Account.WebSite
Contact.FullName
Contact.Email

Champs de critères

Champs de critères, vous permet de choisir les critères de sélection ou les filtres pour les données que vous souhaitez dans votre rapport. Dans cet exemple, je souhaite sélectionner uniquement des contacts à Londres. Mes critères de sélection seront donc :

Account.AddressCity =Londres

Trier les champs

Ici, vous pouvez choisir comment vous souhaitez que les données de votre rapport soient triées, dans cet exemple, trier par code postal :

Account.Address.Postcode/Zip avec la commande comme "Ascending"

Une fois que vous êtes prêt à exécuter le rapport, faites défiler vers le haut de la page et Enregistrer . Vous pouvez ensuite cliquer sur Exécuter le rapport bouton. Cela renverra l'option d'afficher le rapport sur votre écran, sous forme de fichier PDF ou de fichier CSV. Cliquez sur Exécuter le rapport .

Sur mon écran, toutes les données sont liées par un lien hypertexte vers le compte ou le contact afin que je puisse cliquer sur les données pour ouvrir le détail. Le rapport sera stocké dans votre liste de rapports afin que vous puissiez le réexécuter ou le modifier si nécessaire.

Rapports de prévision

Dans l'outil Ventes, sélectionnez l'option Rapports dans le menu principal. Pour créer un nouveau rapport de prévision, cliquez sur le bouton bleu Ajouter une prévision. Ici, l'écran est un peu différent de celui de l'éditeur de rapport de liste.

Dans cet exemple, je vais créer un rapport sur les opportunités de vente au Royaume-Uni pour les 6 prochains mois. Les entrées sont :

Journal de rapport

Titre du rapport – Opportunité de vente au Royaume-Uni pendant 6 mois
Portée – Tous les comptes
Champ de valeur de prévision – Valeur de l'opportunité
Champ de phase de date de prévision – Date de clôture de l'opportunité

Mois et valeurs

Nombre de mois – 6
Valeur non pondérée – Oui
Nombre d'opportunités – Oui
Mois – Oui

Champs de rapport

Utilisateur.Groupe
Utilisateur.Initiales
Compte.Nom
Opportunité.Nom
Opportunité.Probabilité
Opportunité.Prévision

Sous-total

Sous-total par utilisateur.groupe

Enregistrer et exécuter le rapport pour afficher les options de date "Exécution", en spécifiant à partir de quand le rapport doit commencer.

Une fois que vous vous serez familiarisé avec les rédacteurs du rapport, vous vous demanderez comment vous avez réussi auparavant. Si vous avez besoin d'aide pour configurer des rapports spécifiques, veuillez contacter notre équipe d'assistance à l'adresse [email protected].

Exemples de rapports

Voici quelques exemples de champs de données et de critères que vous pourriez utiliser dans d'autres exemples de rapport de liste.

1) Pour obtenir un rapport sur tous les appels commerciaux enregistrés cette semaine, intitulé "Appels commerciaux cette semaine"

Titre du rapport – Appels commerciaux cette semaine
Options de champ – Activité
Étendue – Tous les comptes

Champs de rapport

User.Initials
Account.Name
Account.Type
Activity.Type
Activity.Count

Champs de critères

Activity.Type =Appel

Trier l'ordre

User.Initials – Croissant – Sous-total
Account.Name – Croissant – Résumé

2) Pour un rapport sur les contacts qui ont cliqué sur une campagne marketing intitulée "Campaign Dragon's Den Clickthroughs"

Titre du rapport – Clics Dragon's Den
Options de champ – Détails de la campagne
Portée – Tous les comptes

Champs de rapport

Account.Name
Contact.FullName
Contact.Email
CampaignDetail.Status

Champs de critères

Campaign.Name =Dragon's Den
CampaignDetails.Status =Clics

Trier l'ordre

Nom.Compte