Cloud ERP 101 :tout ce que vous devez savoir sur Cloud ERP + commerce électronique

Comme l'a dit un sage (et inconnu) :"Je ne serai pas impressionné par la technologie tant que je ne pourrai pas télécharger de la nourriture sur Internet".

Ce sera peut-être possible un jour, mais nous devons nous contenter de commander presque tout ce dont nous avons besoin en ligne pour l'instant. Le commerce électronique, l'achat et la vente de biens (ou de services) sur Internet, est devenu le choix d'achat pratique pour des millions de personnes dans le monde, ce que la plupart des entreprises de tous les secteurs ont rapidement remarqué et adopté.

Cependant, les entreprises qui ne l'ont pas été ont été obligées de réévaluer cette décision lorsque la crise du COVID-19 a frappé. Le commerce électronique n'est plus une proposition future mais une nécessité immédiate pour la survie.

Selon Statista, 2020 a vu les revenus du commerce électronique de détail dépasser 431 milliards de dollars américains. Les revenus devraient augmenter pour atteindre plus de 563 milliards de dollars américains d'ici 2025. Comment les entreprises de commerce électronique peuvent-elles gérer cette croissance incroyable tout en répondant aux attentes plus élevées que jamais des clients ?

IDC, l'une des principales sociétés mondiales d'intelligence de marché, a publié un nouveau livre blanc, Better Together :SaaS Digital Commerce Platforms and ERP Help Organizations Grow Past Legacy Limitations, qui déclare que la réponse est une combinaison d'efforts d'équipe et la bonne technologie.

En ce qui concerne l'effort d'équipe, les analystes d'IDC écrivent :"Répondre aux attentes des clients est un effort d'équipe et dépend de tous les domaines d'une organisation (par exemple, commerce, service client, RH, finances, chaîne d'approvisionnement). ”

En ce qui concerne la bonne technologie, les analystes affirment que les entreprises doivent investir dans une solution intégrée d'ERP et de commerce numérique dans le cloud, telle que le connecteur natif Acumatica pour BigCommerce, si elles veulent mûrir et devenir une entreprise. organisations de niveau.

Avant de découvrir à quoi ressemble cette solution transparente, discutons d'abord de ce qu'est un logiciel ERP cloud.

Qu'est-ce que l'ERP Cloud ?

Pour comprendre les solutions ERP cloud, nous devons d'abord comprendre le cloud computing. Un article Microsoft Azure fournit une définition claire :

« En termes simples, le cloud computing est la fourniture de services informatiques, y compris les serveurs, le stockage, les bases de données, la mise en réseau, les logiciels, l'analyse et l'intelligence, sur Internet (« le cloud ») pour offrir une innovation plus rapide. , des ressources flexibles et des économies d'échelle. Vous ne payez généralement que pour les services cloud que vous utilisez, ce qui vous aide à réduire vos coûts d'exploitation, à gérer votre infrastructure plus efficacement et à évoluer au fur et à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent."

Le logiciel Cloud ERP est donc un logiciel en tant que service (SaaS) qui permet aux utilisateurs d'accéder au logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) via une connexion Internet. Une solution ERP basée sur le cloud agit comme un système d'enregistrement pour une organisation. Les données des systèmes financiers, de distribution, CRM (etc.) convergent au sein de l'ERP en temps réel. L'ERP agit comme un référentiel centralisé pour toutes les données de l'entreprise, intègre les processus métier et fournit une "source unique de vérité" pour chaque employé. De plus (et surtout), les utilisateurs peuvent accéder au système à tout moment, de n'importe où, à l'aide de l'appareil compatible avec le navigateur de leur choix.

En règle générale, si une entreprise s'appuie sur une solution héritée ou sur plusieurs systèmes déconnectés et bricolés pour gérer son inventaire complexe, ses multiples entrepôts et ses besoins financiers importants et est frustrée par la des résultats inefficaces et exigeants en main-d'œuvre, il est temps d'investir dans une solution ERP efficace et automatisée basée sur le cloud.

Cloud ERP contre Cloud ERP privé

Pour bien comprendre les solutions ERP cloud, nous devons comprendre l'autre option ERP disponible :l'ERP cloud privé. Voici un aperçu des deux options.

1. ERP en nuage.

Nous avons déjà établi que les options ERP cloud permettent aux utilisateurs d'accéder à leurs applications métier qui s'exécutent sur des ressources informatiques partagées via Internet. Cet accès Internet permet aux utilisateurs de s'intégrer facilement à des applications tierces tout en offrant l'agilité et l'évolutivité dont les entreprises ont besoin dans une économie dynamique. Les fournisseurs d'ERP cloud assument la responsabilité de la sécurité, des mises à jour et des mises à niveau. Généralement, les entreprises paient des frais d'abonnement en fonction des utilisateurs ou des ressources utilisées (selon le fournisseur d'ERP cloud).

2. ERP cloud privé.

La principale différence entre les systèmes ERP cloud et les systèmes ERP cloud privés réside dans l'emplacement physique du logiciel. Le logiciel est acheté, installé et entretenu dans les propres locaux de l'entreprise. Le service informatique de l'organisation est seul responsable du déploiement des logiciels d'application et de la maintenance et de la sécurité continues des logiciels et du matériel. Les coûts initiaux des licences logicielles et du matériel peuvent être prohibitifs. L'accès à distance, bien que possible, n'est généralement pas une fonction intégrée. Au lieu de cela, il peut nécessiter l'aide d'une application et d'un appareil tiers.

Défis liés à l'utilisation d'un ERP en cloud privé

Toutes les options ERP ont leurs propres défis, mais les entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises (PME), doivent prêter attention aux défis ERP du cloud privé.

Par exemple, les solutions ERP de cloud privé peuvent parfois coûter plus cher à mettre en œuvre et à entretenir avec des dépenses d'investissement initiales plus importantes. Les entreprises sont obligées de garder un personnel informatique à temps plein sous la main. Les solutions de cloud privé nécessitent souvent des temps de déploiement plus longs, nécessitent plus de matériel pour accueillir des utilisateurs supplémentaires et peuvent manquer d'accessibilité mobile.

En outre, les solutions ERP de cloud privé sont souvent des systèmes hérités dépourvus de capacités d'intégration modernes. Il en résulte des équipes cloisonnées (marketing, ventes, finance et informatique qui ne sont pas sur la même longueur d'onde) et les clients en souffrent.

Quand un ERP cloud est-il pertinent pour une boutique en ligne ?

Maintenant que nous comprenons les différences entre les différentes solutions ERP disponibles (et les défis), il est temps de ramener le commerce électronique dans l'image.

Les entreprises de commerce électronique ont besoin d'une plate-forme de commerce électronique pour mettre leurs produits/services devant leurs clients et entre leurs mains. Une plateforme de commerce électronique est une application logicielle qui permet aux entreprises en ligne de gérer leur site Web, leur marketing, leurs ventes et leurs opérations.

Selon le livre blanc d'IDC, quelle que soit la plate-forme de commerce électronique choisie par les entreprises, elle doit se combiner de manière transparente et native avec une solution ERP, de préférence une solution ERP cloud.

"Les entreprises numériques les plus prospères sont celles qui ont une stratégie globale de transformation numérique et sélectionnent des systèmes ERP et de commerce numérique étroitement intégrés ou couplés", écrivent les analystes d'IDC. "Il est important de noter qu'une plate-forme d'entreprise numérique évolutive s'appuie sur des systèmes SaaS modernes conçus pour le cloud."

Une solution ERP cloud est toujours judicieuse pour une boutique en ligne, et les avantages des systèmes ERP cloud le prouvent.

Avantages de l'utilisation de Cloud ERP pour le commerce électronique

Dans de nombreux cas, les solutions Cloud ERP peuvent fournir des temps de mise en œuvre plus rapides, des coûts initiaux réduits et une communication synchronisée en temps réel avec les plates-formes de commerce électronique. Les solutions Cloud ERP avec une verticale de commerce électronique, comme l'édition Commerce de détail d'Acumatica, offrent aux entreprises de nombreux autres avantages, notamment :

1. Flexibilité et adaptabilité.

L'un des principaux indicateurs du succès d'une entreprise est sa capacité à s'adapter aux inévitables fluctuations du marché. Avec la bonne solution ERP cloud, les entreprises peuvent effectuer les personnalisations nécessaires sans l'aide d'un personnel informatique complet, en adaptant facilement leurs processus et flux de travail de back-office, ainsi que leurs applications orientées client, à l'évolution des circonstances.

De plus, chaque marchand opère de manière unique. Chacun a des attentes client uniques, des données produit uniques et des procédures de traitement des commandes parfois complexes mais obligatoires. Encore une fois, grâce à des outils de configuration et sans code, la bonne solution ERP cloud s'adaptera aux flux de travail uniques dont un commerçant a besoin, plutôt que d'obliger le commerçant à s'intégrer dans le logiciel ERP.

2. Meilleure sécurité.

Parce que les logiciels ERP basés sur le cloud sont hébergés par des centres de données, tels qu'Amazon Web Services (AWS) et Microsoft Azure, ils disposent des ressources dont les PME n'ont peut-être pas besoin pour fournir une sécurité de premier ordre. Les avantages de l'utilisation d'un service d'hébergement cloud incluent :

• Contrôle de l'accès physique à l'équipement.
• Protection de l'environnement.
• Protection contre les catastrophes imprévues.
• Outils de prévention, de détection et d'audit des intrusions sur le réseau
• Maintenance régulière du système.

3. Peut soutenir la croissance de l'entreprise.

Lorsque les entreprises grandissent, elles s'attendent à ce que leur solution de gestion d'entreprise de commerce électronique grandisse avec elles, mais ce n'est pas toujours possible. Les solutions héritées ont du mal à suivre l'innovation technologique constante que nous voyons se produire chaque jour.

Les solutions basées sur le cloud, en revanche, reçoivent des mises à jour et des mises à niveau cohérentes. Ces améliorations permettent aux entreprises de commerce électronique de rester compétitives et ouvrent la porte à une croissance continue.

4. Compatible avec de nombreux outils.

Indépendamment de ce qu'une entreprise vend ou du service qu'elle fournit, elle doit s'intégrer aux applications commerciales critiques, telles que celles fournies sur le marché Acumatica. Si une entreprise a besoin d'étendre la plate-forme Acumatica, Acumatica a plus que probablement un partenaire technologique qui peut l'aider à le faire.

Par exemple, BigCommerce pour Acumatica permet aux entreprises de recevoir et de traiter les commandes, de gérer les stocks, de fixer les prix et de traiter la logistique entrante, le tout dans Acumatica.

Étapes de mise en œuvre de l'ERP Cloud

À l'heure actuelle, connecter une solution ERP cloud à une plate-forme de commerce électronique pour le succès d'une entreprise de commerce électronique peut sembler être une sage décision. Si tel est le cas, il y a quelques étapes à suivre lors du choix et de la mise en œuvre d'une solution ERP cloud. Il est important de noter que les fournisseurs d'ERP cloud peuvent différer légèrement dans le nombre et la dénomination des étapes, mais le résultat final est le même :le succès du commerce électronique.

1. Rechercher.

Dans la première étape, les entreprises de commerce électronique devraient prendre le temps de bien étudier leurs options. Comparer et mettre en contraste les nombreux systèmes ERP cloud sur le marché aujourd'hui peut prendre un certain temps, mais se précipiter dans cette partie du processus pourrait conduire à faire un mauvais choix.

Un moyen simple de rechercher puis d'évaluer les options consiste à utiliser une liste de contrôle d'évaluation, telle que la liste de contrôle d'évaluation du système de gestion d'entreprise d'Acumatica. Il aide les entreprises à comparer les fonctionnalités et les avantages de différents fournisseurs en fonction de cinq catégories :productivité, fonctionnalité, technologie, valeur et risque.

L'utilisation de cette liste de contrôle (ou d'une liste similaire), la vérification de ce que les analystes technologiques ont à dire sur les différentes options d'ERP cloud et la lecture des avis des clients aideront grandement les entreprises à trouver le système qui leur convient .

2. Mise en place.

La deuxième étape consiste à installer le logiciel. Cela nécessite d'abord la constitution d'une équipe interne pour aider à l'installation. Ces équipes comprennent souvent un sponsor exécutif, un chef de projet (ou chef de projet), un responsable technique et des experts en la matière (PME).

Dans cette étape, il est nécessaire de définir vos besoins. Pour les clients d'Acumatica, les exigences sont classées comme essentielles, souhaitables, non immédiates et agréables à avoir. Le résultat est une liste de fonctionnalités et de fonctions abordables et adaptées au calendrier du projet.

3. Migration.

La migration des données de l'ancien système vers le nouveau est un processus complexe, mais une liste de contrôle peut aider à le rendre ordonné et défini. La liste de contrôle de migration des données d'Acumatica en est un bon exemple :

• Assurez-vous que toutes les coordonnées des clients existants sont exactes et à jour
• Supprimer les données incorrectes ou redondantes (fournisseurs abandonnés, contacts qui ne font plus partie de l'entreprise)
• Supprimez les données d'entreprise incorrectes ou obsolètes (anciennes références, produits abandonnés).
• Configurer votre base de données Acumatica
• Mappez vos anciennes données ERP vers les nouveaux champs de la base de données Acumatica
• Transférer les données vers le nouveau système
• Tester le nouveau système pour vérifier que toutes les données héritées ont été déplacées et sont accessibles
• Vérifier que de nouvelles données peuvent être ajoutées au système (nouvelles informations sur le produit, emplacement de l'article en stock, nouvelles informations sur le client)

4. Test.

Avant qu'un nouveau produit ou service ne soit mis entre les mains d'un client, il doit être testé et approuvé. Les fournisseurs d'ERP cloud auront leurs propres méthodes et procédures pour développer un plan de test, mais la plupart des plans de test testeront chaque exigence du système.

Les tests peuvent suivre ces consignes générales : 

• Objectif :objet du test
• Exigence :l'exigence spécifique testée
• Configuration :configurations système requises pour effectuer le test
• Procédure :processus pas à pas pour réaliser le test)
• Données de test :si nécessaire, une PME peut les produire et les données de test doivent représenter des situations réelles
• Résultat attendu :les résultats qui devraient être produits si le système fonctionne conformément aux exigences 
• Réussite/Échec :détermine si le test a réussi
• Commentaires :observations ajoutées, comportement du système et réussites partielles
• Formation

La formation est une étape extrêmement importante. Si les utilisateurs et les administrateurs système ne sont pas correctement formés dès le début, ils risquent de ne pas s'intégrer pleinement et le nouveau système ERP cloud ne sera pas utilisé à son plein potentiel.

Le fournisseur d'ERP cloud doit fournir une assistance à la formation ainsi que les cours de formation et la documentation nécessaires pour une expérience de formation complète.

5. Déploiement.

Le déploiement est également appelé "go-live". C'est le grand jour (ou les jours), et le fournisseur d'ERP cloud sera sur place pour appuyer sur le bouton de mise en service.

La première décision au cours de cette étape est de décider quand mettre en ligne. C'est généralement le jour ou les jours qui auront le moins d'impact sur l'entreprise. À partir de là, les entreprises devront décider si elles veulent activer le nouveau système et désactiver l'ancien système simultanément, si elles veulent avancer dans une approche progressive ou si elles veulent que les systèmes fonctionnent en même temps.

Quelle que soit la méthode d'activation choisie, le résultat final est une entreprise fonctionnant sur une solution ERP cloud flexible et mobile… mais il y a encore une chose.

6. Assistance.

Après l'excitation d'une mise en service réussie, il y a toujours des questions et une assistance supplémentaire, comme la nécessité éventuelle d'intégrer des applications tierces et personnalisées. Le fournisseur d'ERP cloud doit être disponible pendant que l'entreprise continue d'affiner ses processus métier et pour tout besoin d'assistance continu.

Conclusion

Les entreprises de commerce électronique connaissent une économie en plein essor et anticipent une croissance encore plus importante dans les années à venir. Cependant, pour profiter pleinement des avantages d'une telle économie, ces entreprises doivent être efficaces, flexibles et adaptables, ce qui est possible lorsqu'elles adoptent la bonne solution ERP cloud qui s'intègre nativement à la bonne plateforme de commerce électronique.

"Déjà à un niveau record, le taux de changement de l'économie mondiale devrait continuer à s'accélérer au cours de la prochaine décennie", écrivent les analystes d'IDC. « Pour s'adapter à ce changement et rester compétitifs, les commerçants B2B et B2C ont besoin d'applications front-office et back-office modernes et étroitement intégrées. Ces applications étroitement intégrées offrent une résilience permettant aux commerçants de s'adapter aux obstacles avec agilité au lieu d'attendre que leurs systèmes rattrapent leur retard."

Les forces combinées de BigCommerce et d'Acumatica apporteront une automatisation indispensable aux entreprises de commerce électronique, les aidant à rationaliser leurs nombreux processus commerciaux, à rivaliser sur un marché national et international en pleine croissance et, en fin de compte, à réussir sur le marché actuel.