Comment organiser une retraite virtuelle

Vous cherchez à planifier une retraite virtuelle pour votre entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer ? Nous partagerons nos propres trucs et astuces pour que votre retraite virtuelle soit également un succès.

C'était un triste jour où nous avons décidé d'annuler notre retraite bien-aimée de l'équipe YNAB en 2020. (COVID!). Notre entreprise est entièrement à distance depuis ses débuts, et ces retraites en personne une fois par an sont légendaires, après tout ! Mais avec une planification réfléchie, nous avons réussi une retraite virtuelle qui a encore capturé la magie.

Notre retraite s'est déroulée sur deux jours de semaine, six heures par jour, y compris les pauses. Voici quelques activités que nous avons incluses, ainsi que des conseils et des leçons apprises pour vous inspirer !

Comment nous avons organisé une retraite virtuelle réussie

Créer l'excitation

Environ un mois avant la retraite, nous avons créé une chaîne Slack dédiée à la retraite pour susciter l'enthousiasme et susciter de bonnes discussions. L'anticipation est la clé ! Nous avons lancé des teasers sur le swag à venir, les jeux de société et d'autres choses sur lesquelles notre équipe est enthousiasmée.

Apportez la magie avec des collations

Les collations sont une partie non négociable de nos retraites en personne ! Donc, pour toujours les inclure, nous avons utilisé SnackMagic, une plateforme de cadeaux de collations. Environ une semaine avant la retraite, tout le monde a reçu un e-mail de SnackMagic les traitant avec une boîte pleine de collations qu'ils pouvaient choisir. Les boîtes sont arrivées juste avant la retraite, et wow, vous auriez pensé que nous avions surpris l'équipe avec un voyage à Maui ! ! (Note de la rédaction :ce n'est pas exagéré. Ils étaient géniaux.)

Vous ne pouvez pas vous tromper avec les cartes-cadeaux de livraison de repas

Manger des repas ensemble est également une partie très appréciée des retraites en personne à YNAB. Nous avons envoyé à chaque membre de l'équipe une carte-cadeau électronique à un service de livraison de nourriture (ce qu'ils avaient sur place) afin que les gens puissent toujours manger « ensemble » s'ils le souhaitaient.

Jouez à des jeux en ligne (et testez-les d'abord)

Les jeux de société sont un must absolu aux retraites YNAB ! (Peut-être l'incontournable numéro 1.) Notre équipe des opérations a essayé quelques jeux en ligne à l'avance (hé, quelqu'un devait le faire !), puis nous avons demandé à l'équipe de s'inscrire au(x) jeu(x) qu'elle souhaitait jouer chaque jour. Avant et pendant la retraite, nous nous sommes assurés que tout le monde savait où se trouver pour chaque jeu, qui était leur chef de groupe, et nous avons même envoyé des invitations de calendrier qui comprenaient les informations du groupe et les liens du jeu. Codenames et Drawphone ont tous deux été de grands succès !

Planifiez des activités amusantes et inattendues

Nous avons inclus d'autres activités amusantes et inattendues qui ont aidé les gens à se réunir en petits groupes et à apprendre à se connaître. Nous avons utilisé Puzzle Break pour une salle d'évasion virtuelle (j'ai adoré ça !), Icebreaker pour des discussions en tête-à-tête assignées au hasard et un projet de travail amusant que nous avons intitulé Small Teams Super Secret Work Project. Nous avons gardé les détails de celui-ci, eh bien, secrets, jusqu'à ce que le projet démarre !

Essayez les visites de la ville natale

Les membres de l'équipe pouvaient chacun choisir de créer une vidéo facultative nous montrant leur maison ou leur ville natale. Nous avons regardé ces visites de la ville natale ensemble pendant des tranches de 30 minutes à quelques reprises tout au long de la retraite. Nous avons adoré avoir ces aperçus des maisons et des quartiers de chacun !

8 choses à faire d'une retraite virtuelle

1. Soyez clair sur l'ordre du jour . Y a-t-il certaines activités auxquelles tous les membres de l'équipe voudront participer ? Qu'est-ce qui est facultatif ?
2. Soyez sensible au fait que les gens assisteront à domicile. Ils auront des besoins et des interruptions (bonjour, tout-petit affamé !) qui ne seraient pas là si la retraite était en personne. Faites savoir à votre groupe qu'il est acceptable d'être flexible avec son emploi du temps en cas de besoin !
3. Laissez un peu de mystère ! Prévoyez des surprises ou des activités sans montrer toutes vos cartes.
4. Donnez aux gens la possibilité d'interagir en tête-à-tête ou en petits groupes. Autant que possible, recréez les discussions impromptues qui ont lieu en personne, lorsque les gens apprennent à se connaître vraiment.
5. Donner de la nourriture d'une manière ou d'une autre !! Beaucoup de gens se rapportent à la nourriture. Mais si la nourriture n'est pas le truc de votre équipe, trouvez autre chose qui fait établissez des liens au sein de votre équipe et intégrez-les.
6. Communiquer, communiquer, communiquer. Informez votre groupe des dates, des échéanciers et (au moins) des plans provisoires à l'avance, puis assurez-vous que tout le monde sait où aller à un moment donné. Nous avions un ordre du jour principal (document Google) et avons publié des liens et des rappels de réunion Zoom dans Slack tout au long de la retraite.
7. Connais ton équipe ! Ont-ils besoin d'une semaine entière pour une retraite ? Qu'est-ce qui déclenche les conversations ? Qu'est-ce qui les aide à se connecter ? De quelles activités passées ont-ils parlé longtemps après qu'elles se sont produites ? Quelles blagues internes reviennent souvent?
8. Parcourez toute la retraite comme si vous étiez un membre de l'équipe. Quelles questions pourraient surgir pour quelqu'un à certains moments ? Ajustez votre emploi du temps, vos instructions et vos plans afin qu'il soit le moins stressant possible pour votre équipe. Aidez-les à s'écouler pour eux.

3 choses à éviter lors d'une retraite virtuelle

1. Faire trop d'activités. Il existe de nombreuses options amusantes pour les retraites virtuelles, mais résistez à l'envie de toutes les faire. Choisissez ceux qui correspondent le mieux à votre équipe ! Pensez à la qualité plutôt qu'à la quantité.
2. Créer quelque chose ensemble. Même une retraite virtuelle nécessite beaucoup de planification minutieuse, sinon cela ressemblera à une autre conférence ringard. Ne vous contentez pas d'organiser une retraite pour le plaisir d'une retraite.
3. Penser que ce sera parfait. Faites de votre mieux pour planifier et être obsédé par les détails, mais continuez avec les coups quand quelque chose ne se passe pas tout à fait comme prévu.

Ce que nous avons appris d'autre

• Incorporez de vraies pauses. Envisagez d'inclure des moments pendant les heures de retraite qui sont de vraies pauses, quand il ne se passe rien. De cette façon, les gens n'ont pas à choisir entre des activités «facultatives» ou vraiment se donner une pause dans la sociabilité de la retraite. Il aide à diminuer le FOMO. 🙂
• Soyez sensible aux membres de l'équipe dans différents fuseaux horaires. Cette fois, nous avons maintenu nos activités aux heures de travail standard pour la plupart de l'équipe. Mais comme nous avons aussi une grande poignée de membres internationaux dans l'équipe, la prochaine fois, nous planifierons plus d'activités pendant leur heures de travail standard.
• Laissez de l'espace entre les activités. Les gens veulent du temps pour simplement discuter et rattraper leur retard, sans jouer à un jeu ensemble ou faire une autre activité. Ils ont besoin d'opportunités pour des conversations et des interactions non planifiées. La prochaine fois, nous laisserons peut-être un peu plus de marge de manœuvre entre les activités.

Dans toute retraite, virtuelle ou non, la partie la plus importante est le peuple. Ton équipe. Donc, quoi que vous choisissiez de faire pour votre retraite virtuelle, gardez vos gens à l'esprit et amusez-vous avec. Si vous visez à les ravir et à leur montrer à quel point ils sont appréciés, vous pouvez être prrreeeetty certain que vous y arriverez !

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