Un guide pour les petites entreprises sur la comptabilité des restaurants

Les restaurants fonctionnent différemment des autres types d'entreprises, donc la comptabilité des restaurants est différente. Voici comment créer un système de comptabilité pour un restaurant.

Vous ne voudriez jamais que je sois votre sous-chef ; Je suis connu pour brûler des toasts et j'ai récemment laissé le couvercle d'un récipient à beurre sur un brûleur chaud. Néanmoins, j'espère que vous vous joindrez à moi en tant que chef invité dans ma cuisine de comptabilité figurative.

Présentation :Qu'est-ce que la comptabilité d'un restaurant ?

Lorsque vous êtes assis à une table en attendant que votre apéritif arrive, il est facile de penser que les restaurants sont des entreprises comme les autres. Ceux qui possèdent et gèrent des restaurants connaissent le feu auquel ils sont confrontés dans la cuisine, au propre comme au figuré.

Comptabiliser les restaurants implique de gérer des marges étroites et de payer avec précision les employés à pourboire. Les restaurants sont confrontés à des défis sans précédent dans d'autres secteurs, ils doivent donc tenir des registres comptables impeccables.

La comptabilité analytique des restaurants est un domaine d'expertise prisé. Entre la tarification des nouveaux éléments de menu et la détermination de la bonne quantité de nourriture à commander, de nombreuses analyses sont nécessaires pour maintenir les finances d'un restaurant.

4 considérations spécifiques à la comptabilité des restaurants

Les restaurateurs s'inquiètent non seulement de tout ce qui préoccupe les autres propriétaires d'entreprise, mais ils doivent également gérer des problèmes uniques de paie et d'inventaire. Gardez ces quatre considérations à l'esprit lorsque vous créez le système de comptabilité de votre restaurant.

1. Contrôles d'inventaire

L'inventaire d'un restaurant est composé d'aliments et de boissons, qui ont tous deux des dates d'expiration. Alors que de nombreux secteurs connaissent des détériorations (lorsque leur inventaire n'est plus utilisable), les restaurants doivent activement évaluer leur inventaire au moins une fois par semaine.

Lorsque vous jetez des aliments qui ont mal tourné, vous devez le noter dans vos registres comptables en débitant un compte de dépenses pour détérioration et en créditant un compte d'inventaire.

Tenir un registre des pertes devrait vous aider à déterminer la bonne quantité de nourriture et de boissons à commander à l'avenir. Le gaspillage réduit vos profits, vous voulez donc le garder bas. Cependant, la rupture de stock est tout aussi problématique pour votre résultat net.

2. Conseils

Les serveurs et autres travailleurs de la restauration aux États-Unis gagnent généralement une partie de leurs revenus grâce aux pourboires des clients, le reste étant couvert par leurs employeurs. Créez le plan comptable de votre restaurant et le processus de paie pour tenir compte des pourboires.

La plupart des États ont un crédit pour pourboire qui réduit effectivement le salaire minimum de l'État pour les travailleurs à pourboire. Par exemple, les employeurs de l'Ohio doivent payer aux travailleurs sans pourboire au moins 8,70 $ de l'heure en 2020. En raison du crédit pour pourboire de l'Ohio, les travailleurs à pourboire de l'État peuvent gagner aussi peu que 4,35 $ de l'heure de la part de leurs employeurs, à condition que les pourboires puissent leur rapporter. salaire horaire moyen jusqu'à 8,70 $ de l'heure pour la période de paie.

Les conseils soulèvent la question :les employeurs sont-ils responsables des charges sociales sur les salaires reçus des clients ? La réponse est oui, bien que les restaurants puissent se faire rembourser les taxes FICA (Federal Insurance Contributions Act) payées par l'employeur par le biais du crédit d'impôt FICA pourboire.

Avant de payer aux employés leurs pourboires gagnés, vous devez avoir un compte de pourboires à payer dans votre plan comptable pour reconnaître l'obligation. Les pourboires ne sont pas des revenus pour votre entreprise, comme vous le verrez dans l'entrée de journal de la catégorie suivante.

3. Coûts de la nourriture et des boissons

Lorsqu'une entreprise autre qu'un restaurant vend son inventaire, vous débitez le compte de dépenses du coût des marchandises vendues et vous créditez l'inventaire. Le même concept s'applique aux restaurants, mais le compte de dépenses est appelé coût de la nourriture et des boissons.

Par exemple, imaginons que votre restaurant ait vendu pour 50 $ de nourriture et de boissons pour 100 $ la nuit dernière. Vous enregistrez deux écritures de journal :une pour comptabiliser les revenus et une autre pour réduire votre solde de stock. L'écriture du journal des revenus indiquerait :

Compte	Débit	Crédit
Espèces	125 $
Ventes d'aliments et de boissons		100 $
Taxe de vente à payer		5 $
Pourboires à payer		20 $

Ensuite, vous enregistrerez l'ajustement dans votre compte d'inventaire :

Compte	Débit	Crédit
Coût de la nourriture et des boissons	50 $
Inventaire		50 $

Le logiciel de comptabilité de restaurant peut enregistrer automatiquement ces écritures de journal.

4. Mesures de performance financière

Vous savez couper les carottes en julienne, mais savez-vous comment calculer les coûts de revient de votre restaurant ?

Le métier de la restauration est exigeant. Il est normal que même les restaurants populaires dégagent des marges bénéficiaires extrêmement minces, ce qui rend encore plus difficile pour l'industrie de rebondir après les revers causés par les pandémies ou les ralentissements économiques. Les restaurants doivent garder un œil vigilant sur leurs indicateurs financiers et ajuster régulièrement leurs dépenses pour rester dans le noir.

Les restaurants traitent les coûts de base comme une mesure clé de la performance financière. Également observés dans l'industrie manufacturière, les coûts de revient font référence aux dépenses engagées pour les matériaux directs et la main-d'œuvre directe. Les matériaux directs d'un restaurant sont les ingrédients et les boissons, tandis que la main-d'œuvre directe correspond aux salaires des serveurs, des serveurs, des hôtes et des cuisiniers.

Coûts totaux des aliments et des boissons + coûts de main-d'œuvre = coûts principaux

Vous voulez que les coûts de revient soient faibles par rapport à vos ventes nettes. Toast POS, un logiciel de restauration, suggère qu'un ratio coût de revient/ventes sain est inférieur à 60 %.

Coûts principaux ÷ Ventes nettes =Ratio coûts principaux/ventes

Les ratios sont plus perspicaces lorsqu'ils sont comparés au passé de votre entreprise et aux références de l'industrie. Analysez en permanence la santé financière de votre entreprise et suivez ses progrès.

Quel type de comptabilité de restaurant convient à votre entreprise ?

Vous pouvez suivre les dépenses et les revenus du restaurant en utilisant la méthode de comptabilité de caisse ou d'exercice.

1. Comptabilité de caisse

Les restaurants qui utilisent la méthode de caisse comptabilisent les revenus lorsque l'argent entre et les dépenses lorsque l'argent sort.

À moins que votre entreprise n'ait un problème de restauration rapide, vous ne devriez pas avoir à vous soucier des comptes clients ou du solde que les clients doivent pour les biens et services déjà rendus. La méthode de comptabilité de caisse est idéale pour les petits restaurants, car elle ne suit les revenus que lorsque l'argent entre dans la caisse.

Vous ne pouvez utiliser la méthode de comptabilité de caisse que lorsque les recettes brutes moyennes de votre entreprise (un mot fantaisiste pour le revenu total moyen) des trois dernières années sont inférieures à 25 millions de dollars.

La comptabilité de caisse ne reconnaît pas les comptes fournisseurs ni les factures que vous devez mais que vous n'avez pas encore payées. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel pour suivre les comptes fournisseurs.

2. Comptabilité d'exercice

La comptabilité d'exercice offre plus de précision mais nécessite plus de tenue de livres. Au lieu de comptabiliser les revenus et les dépenses lorsque l'argent change de main, la comptabilité d'exercice fait correspondre les revenus et les dépenses lorsqu'ils sont encourus.

Supposons que vous achetiez 1 000 $ de nourriture auprès d'un fournisseur de restaurant. Une entreprise de comptabilité d'exercice enregistrerait un créditeur dans son logiciel de comptabilité une fois qu'elle aurait reçu la facture. Une entreprise en comptabilité de caisse attendrait de comptabiliser l'achat de stocks jusqu'à ce qu'elle ait payé la facture.

La méthode de comptabilité d'exercice vous donne une idée plus précise de la situation financière de votre restaurant. Toute entreprise qui vacille sur la rentabilité - ce que font de nombreux restaurants - devrait utiliser la méthode de comptabilité d'exercice pour savoir où elle en est.

3 états financiers incontournables pour les restaurants

Comme les entreprises de tous les secteurs, les restaurants produisent des bilans, des états des résultats et des états des flux de trésorerie pour communiquer leur situation financière.

Bilan

Considérez le bilan comme une image de votre entreprise à une date précise. Cela prouve l'équation comptable essentielle :

Actif =Passif + Capitaux propres

Les investisseurs et les prêteurs demanderont le bilan de votre restaurant pour voir sa situation de trésorerie, ses comptes débiteurs et ses dettes. La différence entre les actifs et les passifs constitue les capitaux propres, également appelés la valeur comptable nette d'une entreprise.

Compte de résultat

Le compte de résultat compare les revenus et les dépenses de votre restaurant. Ils existent en plusieurs formats, mais le meilleur compte de résultat pour les restaurants est le compte de résultat en plusieurs étapes.

Les états des résultats en plusieurs étapes indiquent séparément la marge bénéficiaire brute d'un restaurant ou la différence entre les ventes nettes et les coûts des aliments et des boissons.

État des flux de trésorerie

L'état des flux de trésorerie montre la porte tournante de la trésorerie dans votre entreprise. Il décompose vos dépenses et recettes en espèces en catégories d'exploitation, d'investissement et de financement.

Les entreprises basées sur la comptabilité d'exercice s'appuient sur le tableau des flux de trésorerie pour analyser leur situation de trésorerie. Les comptes de résultat selon la méthode de la comptabilité d'exercice reflètent les revenus et les dépenses comptabilisés par l'entreprise, qui peuvent différer des liquidités entrées ou sorties de l'entreprise.

Les investisseurs potentiels prêtent attention aux états des flux de trésorerie pour voir si votre entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour couvrir ses dépenses.

Il n'y a pas de cuisine dans la comptabilité, mais il y a de la comptabilité dans la cuisine

Gérer un restaurant n'est pas une mince tâche, même avant d'envisager des responsabilités comptables. Considérez comment un logiciel pour restaurant peut alléger votre charge administrative.