5 façons de contrôler efficacement les coûts dans votre petite entreprise

Contrairement aux simples réductions de dépenses, le contrôle des coûts est une action ciblée conçue pour maîtriser les coûts tout en augmentant les bénéfices. Découvrez pourquoi le contrôle des coûts est important pour votre entreprise.

Lorsque nous nous lançons en affaires, nous nous attendons à réaliser un profit. La clé est de bien planifier la manière dont ce profit sera réalisé. C'est là qu'intervient le contrôle des coûts. Découvrez ce qu'est le contrôle des coûts, en quoi il diffère de la gestion des coûts et les mesures que vous pouvez prendre pour mieux contrôler les coûts et augmenter les bénéfices de votre entreprise.

Présentation :Qu'est-ce que le contrôle des coûts ?

Nous avons tous des dépenses de base que nous sommes responsables de contrôler. Imaginez essayer de payer votre loyer ou votre hypothèque si vous n'aviez pas prévu cette dépense mensuelle. La même théorie s'applique au monde des affaires. Les mesures de contrôle des coûts sont conçues pour établir une mesure de référence qui peut être utilisée pour mesurer les dépenses réelles par rapport aux dépenses prévues.

En affaires, lorsque nous budgétisons les dépenses pour la production d'un produit, nous estimons combien il en coûtera pour produire et livrer cet article à nos clients. Nous mesurons ensuite nos coûts réels par rapport à notre budget pour déterminer à quel point nous nous rapprochons de la base de référence et apporter des ajustements en conséquence.

Lorsque nous examinons ces écarts budgétaires, nous pouvons voir exactement où nos estimations étaient exactes et où elles se trompent. Il nous incombe ensuite d'examiner ces différences de coûts et de déterminer les mesures de contrôle des coûts à mettre en place.

Par exemple, supposons que vous ayez budgétisé un bénéfice de 4 € pour chaque produit vendu, mais que les dépenses de vos fournisseurs aient dépassé le budget en raison d'une augmentation de prix inattendue, vous n'avez réalisé qu'un bénéfice de 2 € sur chaque produit vendu.

Étant donné que vous avez pu identifier la cause de votre réduction de bénéfices, vous pouvez résoudre le problème en changeant de fournisseur, en augmentant les prix ou en réduisant d'autres coûts liés à la production afin de revenir à votre objectif initial.

Le moyen le plus simple de créer un budget pouvant être lié à vos dépenses consiste à utiliser votre logiciel de comptabilité. Si votre logiciel n'offre pas de capacité de budgétisation, vous pouvez utiliser un tableur pour créer votre budget, bien que les mises à jour devront être saisies manuellement. Quoi qu'il en soit, un budget est une nécessité pour mieux suivre et contrôler les dépenses.

Gestion des coûts et contrôle des coûts :quelle est la différence ?

La gestion des coûts et le contrôle des coûts sont souvent utilisés de manière interchangeable, même s'il s'agit de deux choses différentes. La gestion des coûts traite de la planification et de la budgétisation, tandis que le contrôle des coûts traite des coûts réels et des mesures prises en conséquence de ces coûts.

Par exemple, lors de la création d'un budget pour l'année suivante, vous utilisez la gestion des coûts pour le préparer. Vous commencez par le processus de planification, qui comprend les produits ou services que vous souhaitez offrir et la façon dont vous les livrerez à vos clients. La phase de planification doit également inclure des projections financières initiales, qui seront ensuite utilisées dans votre budget.

Ensuite, vous devrez estimer les coûts associés à ces processus et utiliser ces chiffres pour créer un budget ou une référence par rapport à laquelle mesurer.

C'est là qu'intervient le contrôle des coûts. Le contrôle des coûts mesure les dépenses réelles par rapport aux dépenses estimées ou budgétées afin de traiter de manière proactive les écarts. Le contrôle des coûts va de la résolution directe de vos écarts budgétaires à la mise en place d'actions correctives qui vous permettront de réduire les coûts imprévus.

Mais vous n'avez pas encore fini. Même si des mesures correctives sont prises, vous devrez toujours suivre les dépenses futures pour rester confiant que les mesures mises en œuvre sont efficaces.

Cinq astuces pour réduire et contrôler efficacement les coûts de votre petite entreprise

Un système de contrôle des coûts efficace commence par une budgétisation précise, y compris un moyen de mesurer les écarts budgétaires en temps réel. Par exemple, si vous gérez un projet, vous souhaiterez mesurer de manière proactive vos écarts tout au long du budget et traiter rapidement les écarts tels que les dépassements pour assurer le bon déroulement du projet.

Cela est également vrai lors de la mesure des écarts à l'échelle de l'entreprise. Par exemple, si vos coûts de fabrication et de production sont très élevés, vous ne voulez pas attendre la fin de l'année pour résoudre les problèmes à l'origine de la hausse des coûts de production. C'est pourquoi l'examen mensuel de vos écarts budgétaires peut vous aider à éviter une catastrophe en vous permettant d'apporter des modifications rapidement.

Découvrez ces autres choses que vous pouvez faire pour aider à contrôler les coûts de votre entreprise.

1. Explorez derrière les chiffres

Lorsque vous exécutez vos états financiers à la fin du mois, vous constatez que votre bénéfice net est beaucoup plus faible que prévu. Mais pour traiter la raison de la baisse inattendue des bénéfices, vous devez savoir pourquoi ils sont en baisse.

Vos coûts fixes sont-ils supérieurs à vos prévisions financières initiales ? Votre fournisseur a-t-il augmenté ses prix ? Avez-vous dû payer des heures supplémentaires aux employés pour que les produits soient livrés à temps ? Tous ces éléments peuvent affecter vos bénéfices, mais vous ne pourrez pas résoudre le problème si vous ne savez pas ce qui l'a causé.

Par exemple, si vos coûts ont augmenté en raison d'un changement de prix du fournisseur, vous devrez résoudre ce problème avec des mesures correctives, qui peuvent inclure la négociation d'un tarif réduit ou même le changement de fournisseur. En identifiant le problème, vous regagnez plus de contrôle sur vos coûts et pouvez commencer à travailler vers votre objectif d'augmentation des bénéfices.

2. Bien préparer les budgets

La meilleure façon de mettre en œuvre à la fois les procédures de gestion et de contrôle des coûts est de créer un budget. Prenez le temps de créer un budget qui n'est pas seulement une estimation approximative, mais qui utilise des chiffres historiques comme base. Si ce processus ne fonctionne pas pour vous, envisagez d'utiliser un budget base zéro, qui vous permet de repartir de zéro, en justifiant chaque dépense d'exploitation avant de la placer dans votre budget.

Mais créer un budget ne suffit pas. Vous devez également surveiller régulièrement ce budget pour rester au courant des écarts au fur et à mesure qu'ils surviennent, et non plusieurs mois après, lorsque les mesures correctives ne sont plus une option viable.

3. Gérez mieux vos projets

Vous êtes sur le point d'organiser votre premier événement de l'année. Quelle meilleure façon de s'assurer que les coûts prévus restent sur la cible que de gérer les différentes composantes de l'événement ? Bien qu'il puisse être utile d'examiner les coûts après la fin de l'événement pour voir ce qui s'est bien passé et ce qui ne s'est pas passé, n'est-il pas préférable de surveiller les dépenses de votre projet en temps réel et de prendre des mesures correctives avant que votre projet ne dépasse son budget de milliers de dollars ?

4. Gardez un œil sur votre inventaire

Vos niveaux de stocks peuvent jouer un rôle important dans la hausse, la baisse ou la stagnation des bénéfices. Si vous vendez des produits, vous devez apprendre à faire la distinction entre avoir suffisamment de stock en stock pour exécuter les commandes en temps voulu et avoir un stock excédentaire, qui augmente les coûts et peut devenir un gaspillage.

Ceci est particulièrement important si votre inventaire a une date d'expiration. Gérez correctement votre inventaire et vos coûts seront probablement réduits également.

5. Réduire les réparations

Un meilleur contrôle des dépenses signifie souvent être proactif plutôt que réactif. Par exemple, l'utilisation d'équipements anciens ou défectueux dans votre bureau ou votre chaîne de production peut être désastreuse, avec une panne informatique inattendue ou des machines défectueuses qui vous coûteront du temps et de l'argent.

Bien que vous dépensiez de l'argent pour vous assurer que votre équipement de bureau et d'usine est à jour, vous éliminerez également les surprises coûteuses qui peuvent survenir et faire des ravages avec votre budget et vos coûts.

Le contrôle des coûts est une nécessité pour une entreprise prospère

Nous aimons tous penser que notre entreprise fera des bénéfices. Mais il y a des choses que vous pouvez faire pour concrétiser cette idée, en commençant par mettre en œuvre à la fois des mesures de gestion et de contrôle des coûts.

Garder vos coûts sous contrôle commence par la création d'un budget qui est utilisé comme un outil actif et pas seulement consulté de temps en temps. Connaître vos écarts tous les mois peut vous aider à atténuer une crise avant qu'elle ne se déclare, ce qui vous permet de mettre en œuvre des mesures correctives, qu'il s'agisse de rechercher un nouveau fournisseur, d'éliminer les heures supplémentaires des employés ou d'ajuster les niveaux de production.

Contrôler les coûts en mettant en œuvre des mesures de contrôle des coûts vous permet de contrôler votre entreprise et ses bénéfices.