10 coûts inattendus que votre entreprise pourrait rencontrer

Les coûts inattendus ont tendance à apparaître au pire moment. Nous énumérons nos 10 principaux coûts inattendus que les entreprises peuvent rencontrer et les moyens d'être mieux préparés s'ils se présentent.

Vous avez passé des heures à préparer votre budget d'entreprise, en vous assurant que tous vos coûts réguliers sont inclus. Vous avez même franchi une étape supplémentaire en ajoutant une augmentation pour l'année prochaine. Lorsque votre logiciel de comptabilité produit vos états financiers et votre budget prévisionnel, vous poussez un soupir de soulagement, heureux que le processus soit terminé.

Ou est-ce ?

Votre budget tiendra-t-il le coup ou la loi de Murphy s'appliquera-t-elle ? Si vous n'êtes pas familier avec la loi de Murphy, cela garantit que si vous budgétisez 20 dépenses, la seule que vous encourrez sera celle pour laquelle vous n'avez pas budgétisé.

Bien qu'il n'y ait pratiquement aucune limite au nombre de dépenses imprévues pouvant affecter votre entreprise (juste ce que vous vouliez entendre), certaines dépenses imprévues peuvent affecter les entreprises plus fréquemment que d'autres. Découvrez ces 10 exemples et commencez à planifier en conséquence.

1. Panne d'équipement

Mike possède une installation qui propose des sports d'intérieur, comme le basket-ball et le volley-ball. Cependant, la majorité des revenus de Mike proviennent de la patinoire, une seule sur trois dans toute la région. Bien que Mike ait toujours budgétisé les réparations de la patinoire elle-même, il n'a pas budgétisé les réparations du compresseur, qui s'est éteint un vendredi soir lors d'un patinage libre. Le coût de remplacement du compresseur :30 000 $.

Non seulement les 30 000 $ rongent le budget soigneusement conçu de Mike, mais cela a également un impact sur ses revenus puisque la majorité de ses revenus proviennent des patineurs. Une meilleure budgétisation ne résoudrait pas ce problème, mais un fonds d'urgence pourrait le faire. Encore plus utile serait une ligne de crédit de la banque de Mike qu'il pourrait utiliser pour une urgence comme celle-ci.

2. Taxes

Bien qu'il soit relativement facile d'estimer le montant des taxes que vous devrez payer, il y a toujours une chance que votre estimation soit erronée. Il est également possible que vous soyez audité. Et même si l'audit révèle qu'aucun impôt supplémentaire n'est dû, les frais de paiement d'un CPA ou d'un avocat fiscaliste pour aider à l'audit peuvent faire des ravages dans votre budget.

Par exemple, David possède un petit magasin de fleurs. Lorsqu'il a produit sa déclaration de revenus en fin d'année, il a fait une erreur mathématique lors de la saisie de ses dépenses d'entreprise. Cela a attiré l'attention de l'IRS, qui a décidé que l'entreprise de David devait être auditée.

Comme la plupart des propriétaires d'entreprise, David ne savait presque rien des impôts et a demandé l'aide d'un CPA qui pourrait l'aider à répondre aux demandes de l'IRS. Au cours des six semaines suivantes, les auditeurs ont examiné à peu près toutes les factures, chèques, reçus, déclarations de revenus et dépôts bancaires de Dave au cours des deux dernières années. Ils ont conclu que rien n'était dû.

Cependant, David n'a pas eu autant de chance car il devait maintenant plus de 4 000 $ à son CPA pour ses heures d'aide. Bien qu'il n'y ait aucun moyen de prédire si vous aurez la malchance d'être audité ou poursuivi par un client, assurez-vous d'intégrer les frais de services professionnels dans votre budget. J'espère que vous n'aurez pas à les exploiter.

3. Augmentation des coûts des fournisseurs

Lorsque vous vendez un produit, vous devez toujours tenir compte du coût des fournitures nécessaires à la fabrication de vos produits. Qu'il s'agisse de bois pour créer des chaises à bascule ou de produits finis que vous achetez pour la revente, le coût du fournisseur joue un rôle majeur dans votre coût de marchandises vendues, et finalement combien vous gagnez sur chaque produit.

Disons que vous vous êtes toujours approvisionné chez Val's, qui proposait les articles dont vous aviez besoin à un prix raisonnable. Cependant, vous avez reçu une lettre par la poste hier vous informant que Val's augmentera ses prix de 30 % le mois prochain.

Les hausses de prix inattendues sont difficiles à prévoir. Intégrer une augmentation annuelle des coûts des produits peut aider, mais ils ne font rien pour couvrir une augmentation des prix en milieu d'année. Vous pouvez commencer à chercher un nouveau fournisseur, mais vous devrez toujours trouver un moyen d'absorber l'augmentation des prix de Val's, au moins temporairement. Vous devrez peut-être également augmenter vos prix pour couvrir certains de vos coûts supplémentaires.

4. Assurance

Les coûts d'assurance restent généralement assez constants, ce qui les rend faciles à budgétiser en intégrant simplement une augmentation de prime annuelle. Sauf si vous avez une réclamation.

Lorsque le toit du restaurant de Jill a été endommagé plus tôt dans l'année par une tornade, elle a déposé une réclamation auprès de sa compagnie d'assurance, qui a couvert les frais de réparation. Jill était satisfaite du service et de l'attention rapide que la compagnie d'assurance lui a accordée jusqu'au moment du renouvellement de sa police.

Sa prime annuelle avait augmenté de près de 1 600 $, soit 133 $ de plus par mois. Si les affaires avaient été à des niveaux normaux, Jill aurait pu facilement tenir compte des dépenses supplémentaires, mais avec des affaires en baisse, elle perdait de l'argent chaque mois et n'était pas en mesure d'ajouter quoi que ce soit de plus.

Lorsque vous établissez votre budget, intégrez toujours une augmentation de prix dans les coûts non variables. Il ne pourra peut-être pas couvrir la totalité de l'augmentation, mais vous serez toujours en meilleure forme financièrement.

5. Augmentation du loyer

Si vous êtes propriétaire de l'immeuble dans lequel se trouve votre entreprise, vous n'aurez pas à vous soucier d'une augmentation inattendue de votre prêt hypothécaire. Mais pour ceux d'entre vous qui sont locataires, il n'y a aucun moyen de prédire l'augmentation de votre loyer.

Debbie loue un petit bureau où elle pratique le droit. Debbie ne sait pas que son propriétaire a récemment vendu l'immeuble jusqu'à ce qu'il soit temps de renouveler son bail. À sa grande surprise, la nouvelle propriétaire demande presque le double, faisant passer son loyer de 1 100 $ à 2 000 $ par mois.

Debbie a deux choix. Elle peut accepter le nouveau montant du loyer ou déménager. L'une ou l'autre option lui coûtera de l'argent qu'elle n'avait pas budgétisé, c'est donc à elle de déterminer laquelle coûtera moins cher.

Dans ce cas, avoir à portée de main un fonds d'urgence pour les entreprises serait utile pour Debbie, lui permettant de faire le meilleur choix pour son entreprise, plutôt que de simplement payer l'augmentation du loyer.

6. Matériel de bureau

Votre ordinateur tombe en panne. Votre copieur arrête de copier. Votre imprimante décide de cracher de l'encre sur tout ce qui est en vue. Ce ne sont là que quelques-uns des problèmes qui peuvent survenir avec les équipements de bureau vieillissants. Bien que le coût de remplacement d'un ordinateur de bureau soit minime, le coût d'un nouveau copieur et d'une nouvelle imprimante peut avoir un impact considérable sur le budget d'une petite entreprise.

Si votre équipement vieillit, la meilleure chose à faire est de le budgétiser dans vos dépenses à venir et de le remplacer avant qu'il ne tombe en panne. Et si vous avez prévu des employés supplémentaires pour l'année prochaine, assurez-vous d'inclure le coût de leur fournir l'équipement dont ils auront besoin pour faire leur travail.

7. Avantages

Si vous offrez des avantages sociaux, tels qu'une assurance maladie et dentaire, à vos employés, vous incluez probablement une augmentation annuelle des primes dans votre budget. Mais cela pourrait ne pas suffire.

Lorsque Kate a commencé à proposer une assurance maladie à ses employés, elle en payait la totalité. Mais au fil des années, elle a commencé à reporter une plus grande partie des coûts sur ses employés. Même ainsi, lorsqu'elle a reçu son avis de renouvellement, sa prime avait augmenté de plus de 40 %, mettant le coût hors de sa portée.

Étant donné que l'inscription était déjà terminée et que les employés avaient souscrit à l'assurance sur la base du montant qu'elle avait précédemment retenu plus 10 %, il était trop tard pour augmenter le pourcentage des employés payés, donc Kate a dû se démener pour trouver un moyen de payer le supplément. coût de la prime.

En examinant les options d'assurance plus tôt dans l'année, vous aurez amplement le temps d'informer vos employés de tout changement pour l'année à venir tout en éliminant la menace de dépenses imprévues.

8. Retards de paiement

Votre client principal vous paie toujours à temps. Sauf maintenant parce qu'ils déposent le bilan. Et si vous avez la chance d'être inclus dans le règlement de la faillite, ce ne sera qu'une fraction de ce qu'ils vous doivent, et vous ne le verrez probablement pas avant des mois, voire jamais.

Il est difficile de gérer une entreprise lorsque vous comptez sur un seul client pour fournir la majorité de vos revenus. Que vous arrive-t-il si quelque chose leur arrive ?

Bien qu'un retard de paiement ne soit pas un coût, il peut avoir tout autant d'impact sur votre entreprise. Assurez-vous que lorsque vous budgétisez vos dépenses pour l'année, vous n'êtes pas trop généreux avec le total des revenus. Augmenter votre clientèle serait également utile.

9. Maladie

Si vous avez un effectif important, votre maladie ou celle d'un employé clé sera probablement un inconvénient temporaire. Cependant, si vous êtes le seul employé, cela change. Être hors service pendant des semaines peut avoir un impact sérieux sur votre entreprise. La situation devient encore plus grave si votre entreprise est la principale source de revenus de votre famille.

Stéphanie possède un petit salon de manucure où elle a employé deux techniciennes en manucure à temps partiel. Un soir, en rentrant du salon, Stéphanie a eu un grave accident de voiture et n'a pas pu travailler pendant six semaines. Alors que ses deux techniciens essayaient de remplir autant que possible, l'entreprise a perdu une part importante de son chiffre d'affaires. Dans ce cas, disposer d'un fonds d'urgence ou d'une marge de crédit aurait été extrêmement utile pour permettre à l'entreprise de traverser une période difficile jusqu'à ce que Stéphanie puisse reprendre le travail.

10. Inventaire endommagé

Lorsque Cara a commencé à concevoir des colliers steampunk, elle n'aurait jamais imaginé que son entreprise décollerait. Elle avait une semaine de commandes qu'elle ne pouvait pas remplir parce qu'elle attendait une livraison de stock. Malheureusement, l'inventaire qu'elle attendait a été endommagé lors de l'expédition, ce qui la place encore plus en retard qu'elle ne l'était déjà.

Lorsque Cara a dit à ses clients que le temps d'attente pour un collier était désormais de quatre semaines au lieu d'une, beaucoup d'entre eux ont annulé leurs commandes, ce qui a coûté très cher à Cara.

Bien que les expéditions imprévisibles ou endommagées ne soient pas sous votre contrôle, il serait extrêmement utile de disposer de fonds supplémentaires pour traverser un ralentissement temporaire. Cela pourrait même faire la différence entre l'entreprise de Cara connaissant un revers temporaire ou cessant complètement ses activités.

Vous ne pouvez pas prévoir les catastrophes, mais vous pouvez les planifier

Peu importe à quel point vous êtes avisé en affaires, vous ne pouvez pas prédire que vous aurez un accident de voiture sur le chemin du retour. Vous ne pouvez pas prédire que la société de transport endommagerait votre commande ou que votre plus gros client déposerait inopinément le bilan.

Mais il existe des moyens de vous protéger contre les dépenses imprévues. La création d'un fonds de dépenses d'urgence ou l'obtention d'une marge de crédit auprès de votre banque peuvent grandement contribuer à gérer les factures imprévues. Bien que des fonds supplémentaires n'empêchent pas la catastrophe de se produire, ils peuvent aider votre entreprise à survivre quoi que la vie lui réserve.